Các doanh nghiệp đông nhân sự và phân thành nhiều phòng ban, cấp bậc thường gặp khó khăn trong việc truyền tải thông tin và giao tiếp trong tổ chức. Chính vì vậy, cần có một hệ thống quản lý giao tiếp giữa nhân viên hay cấp trên và cấp dưới.
Giao tiếp trong doanh nghiệp là gì
Đây là quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân, phòng ban trong tổ chức. Giao tiếp hiệu quả là cách mà nhân viên và quản lý tương tác với nhau để đạt được mục tiêu dựa trên giá trị cốt lõi của công ty. Mục đích chính của nó là cải thiện các hoạt động trong tổ chức, đảm bảo dòng thông tin trôi chảy và giảm thiểu sai sót.
Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa dẫn đến thành công của doanh nghiệp. Theo McKinsey, năng suất công ty có thể tăng đến 25% nếu nhân viên kết nối chặt chẽ với nhau.
Phân loại giao tiếp trong doanh nghiệp
Giao tiếp hướng lên
Đây là giao tiếp giữa cấp dưới và cấp trên. Quản lý nên chủ động tiếp nhận thông tin từ cấp dưới để thấu hiểu vận hành của công ty. Các hình thức giao tiếp bao gồm khảo sát, phản hồi hay báo cáo.
Giao tiếp hướng xuống
Đây là sự truyền thông tin từ cấp trên xuống một hay nhiều cấp dưới. Hình thức giao tiếp có thể là email, văn bản hay chỉ thị qua lời nói. Ví dụ như thông báo về nội quy hay nguyên tắc an toàn lao động mới. Trong trường hợp này, người quản lý cần giao tiếp một cách chuyên nghiệp và rõ ràng
Giao tiếp ngang
Giao tiếp ngang là giao tiếp giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Có thể là giữa nhân viên trong cùng phòng ban hay giữa các phòng ban với nhau. Giao tiếp ngang có thể dưới các hình thức: email, nhắn tin trên các nền tảng, phần mềm công nghệ. Sự giao tiếp thường xuyên đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất công ty và tăng sự gắn gó. Thực tế, doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả có tỷ lệ thay đổi nhân sự thấp hơn 50% (Clear Company)
Tại sao phải chú trọng giao tiếp trong doanh nghiệp
Tăng sự gắn bó của nhân viên
Cứ 5 người thì có 4 người tin rằng giao tiếp hiệu quả giúp cải thiện hiệu quả công việc. Với lượng thông tin dày đặc, nhân viên mất khá nhiều thời gian tìm kiếm các thông tin quan trọng. Điều này vô tình dẫn đến sự mất mát về thời gian khi nhân viên có thể dành thời gian đó để tạo nên giá trị cho công ty. Giao tiếp tốt sẽ dẫn đến sự hài lòng của nhân viên trong công ty, bởi họ loại bỏ được sự khó chịu trong quá trình làm việc. Và hiển nhiên, sự gắn bó của nhân viên sẽ được đảm bảo.
Tăng hiệu quả công việc
Kém giao tiếp có thể dẫn đến sự hiểu lầm hay kém thấu hiểu giữa các phòng ban, nhân viên. Kết quả là đầu ra của công việc không như mong muốn, và sẽ tốn thời gian để sửa chữa. Ngoài ra, đôi khi một vài đầu việc có thể bị quên mất do giao tiếp không hiệu quả.
Chia sẻ kiến thức
Một mục đích để doanh nghiệp đầu tư vào giao tiếp nội bộ chính là bổ sung tri thức và tăng nhạy bén của nhân viên. Trong một thế giới xoay chuyển mỗi ngày, kiến thức được cập nhật liên tục, nhân viên cần được dễ dàng tiếp nhận những thông tin đó. Nếu không có chiến lược truyền thông nội bộ, việc chia sẻ kiến thức chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.
Xây dựng văn hóa công ty
Một chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp rất quan trọng để xây dựng văn hóa công ty và môi trường làm việc tốt. Các công ty giao tiếp cởi mở, minh bạch thường có môi trường làm việc lành mạnh hơn và độ hài lòng của nhân viên cũng cao hơn.
Thực trạng giao tiếp trong doanh nghiệp
Mặc dù giao tiếp nội bộ quan trọng thế, nhưng một vài số liệu dưới đây thật đáng kinh ngạc. Đến 72% nhân viên không hiểu rõ chiến lược của công ty họ (IBM) hay đến 41% quản lý không có khả năng cập nhật thông tin kịp thời (PwC).
Hiện nay ở Việt Nam, nền tảng giao tiếp được sử dụng phổ biến là Zalo, Skype hay Google email. Các công cụ này cho phép người dùng giao tiếp nhanh chóng, dễ dàng. Các thông tin truyền tải kịp thời giữa các phòng ban, bộ phận giúp công việc được update liên tục. Tuy nhiên, điều này đôi khi dẫn đến sự quá tải hay thiếu sót thông tin. Theo báo cáo của Radicati, trung bình mỗi nhân viên dành 25% thời gian làm việc để xử lý email. Hay các nhóm chat Zalo có quá nhiều tin nhắn dẫn đến tình trạng trôi thông tin.
Giải pháp hỗ trợ giao tiếp trong doanh nghiệp
Để giải quyết các vấn đề tồn đọng trong giao tiếp nội bộ, phần mềm Quản lý Cộng tác và Công việc digiiTeamW ra đời. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý và giao việc cho nhân viên. Cũng trên nền tảng này, nhân viên có thể trao đổi, giao tiếp liên quan đến công việc.
Các tính năng của digiiTeamW:
- Linh hoạt trong lựa chọn cách thức quản lý công việc của cá nhân, đội nhóm theo những phương pháp tiên tiến hoặc quản lý dự án chặt chẽ.
- Dễ dàng tạo mục tiêu, chỉ tiêu, kế hoạch theo cây cơ cơ cấu/ Dự án/ Nhóm cá nhân/ Cá nhân một cách khoa học, chặt chẽ hoặc linh hoạt.
- Dễ dàng phân bổ nhân sự tham gia, yêu cầu về kết quả, tiến độ, và quy ước kết quả hoàn thành đối với từng công việc chi tiết.
- Cơ chế ghi nhận, duyệt kết quả đơn giản theo phân quyền chi tiết và chặt chẽ.
- Tiện lợi với cơ chế thảo luận nội bộ theo từng đầu việc hoặc trong từng dự án và đồng bộ lịch công việc.
- Hệ thống báo cáo động, thời gian thực đa dạng, trực quan, hỗ trợ tối đa cho nhà quản lý ra quyết định kịp thời, tối ưu.
Đọc : https://ooc.vn/phan-mem-quan-ly-cong-viec-kpi-okr-digiiteamw/
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
_______________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
- Hotline/Zalo: 0886595688
- Email: [email protected]
- Website: https://ooc.vn
