Hàng năm, chúng tôi nhận được rất nhiều yêu cầu tư vấn hệ thống chỉ tiêu KPI. Đại đa số các yêu cầu về tư vấn KPI đều xuất phát từ phòng nhân sự của các công ty. Tương tự, hầu hết các công ty công nghệ đều giới thiệu phần mềm quản lý và đánh giá KPI như một phần của bộ phận nhân sự. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp cũng như bộ phận nhân sự coi KPI là một mảng của quản trị nhân sự – quản lý hiệu quả công việc. Vậy nên hiểu thế nào cho đúng về phần mềm KPI? Trước tiên, hãy tìm hiểu xem KPI do ai chịu trách nhiệm? (Ban lãnh đạo, quản lý cấp trung, bộ phận nhân sự hay một bộ phận riêng lẻ nào khác?)
KPI do ai chịu trách nhiệm?
KPI không đơn thuần là những con số đo lường hiệu quả. Đây là công cụ phản ánh chiến lược và định hướng của doanh nghiệp. Nhưng điều gì xảy ra nếu những con số này không đạt mục tiêu? Ai là người đứng ra chịu trách nhiệm? Trả lời câu hỏi này không chỉ giúp xác định vai trò, mà còn đảm bảo KPI được thực hiện hiệu quả, đồng thời gắn kết trách nhiệm với thành công chung.
Ban lãnh đạo: Người đặt hướng đi KPI
Ban lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm cao nhất trong việc xác định các KPI chiến lược. Họ là những người đặt ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, đảm bảo rằng KPI phản ánh đúng tầm nhìn của tổ chức. Tuy nhiên, việc chỉ đặt mục tiêu không đủ; lãnh đạo cần đảm bảo các nguồn lực, chính sách và văn hóa hỗ trợ đạt được KPI.
Quản lý cấp trung: Chuyển đổi mục tiêu thành hành động
Các quản lý cấp trung đóng vai trò cầu nối giữa chiến lược và thực thi. Họ chịu trách nhiệm chuyển giao KPI từ cấp lãnh đạo xuống đội nhóm, đồng thời giám sát và hỗ trợ nhân viên trong quá trình đạt được mục tiêu. Nếu KPI thất bại ở cấp độ phòng ban, quản lý cấp trung là người đầu tiên phải đánh giá nguyên nhân và đưa ra giải pháp.
Nhân viên: Người thực thi trực tiêp
Không thể bỏ qua vai trò của từng nhân viên trong việc thực hiện KPI. Nhân viên là những người trực tiếp hành động, đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chung. Họ chịu trách nhiệm cá nhân về các KPI cụ thể của mình, đồng thời cần hợp tác với đội nhóm để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong công việc.
Bộ phận nhân sự: Theo dõi và đảm bảo cơ chế
Trong vai trò giám sát và hỗ trợ, bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống đo lường KPI minh bạch và công bằng. Họ đảm bảo rằng các mục tiêu được thiết kế hợp lý, khả thi, và được nhân viên hiểu rõ. Đồng thời, nhân sự cũng chịu trách nhiệm tạo cơ chế thưởng phạt và thúc đẩy động lực để KPI trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa doanh nghiệp.
>>> KPI không nên là con số “vô chủ” hay nhiệm vụ mơ hồ. Chỉ khi trách nhiệm được phân bổ rõ ràng và mọi người cam kết hành động, KPI mới thực sự mang lại giá trị. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng mỗi chỉ tiêu đều gắn liền với một cá nhân hoặc bộ phận cụ thể, đồng thời duy trì sự minh bạch và gắn kết trong toàn tổ chức. Trách nhiệm đúng nơi, thành công sẽ đúng chỗ.
Cần phải hiểu phần mềm quản lý và đánh giá KPI như thế nào?
KPI không hoàn toàn là một bộ phận của phần mềm nhân sự. Nó là phần mềm KPI giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống mục tiêu chiến lược.
Phần mềm KPI cũng không phải là phần mềm quản lý các mảng công việc theo chức năng. Ví dụ như marketing, kinh doanh hay sản xuất,… Phần mềm quản lý KPI đơn giản là một công cụ thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý các chức năng của DN. Từ đó, tính toán và thể hiện kết quả của các chỉ tiêu KPI dưới một định dạng đã quy định, hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).
Hơn thế nữa, phần mềm quản lý KPI không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của DN. Thứ cần thiết là thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Chính vì vậy, nó cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để giúp nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật. Nếu không tích hợp, DN có thể dùng cơ chế import dữ liệu hoặc nhập trực tiếp. Tuy nhiên, trong dài hạn, phương thức này thường khó có thể vận hành tốt do tốn thời gian và nỗ lực. Điều này cũng ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cá nhân, hoặc do sai số do nhập liệu nhiều lần.
Kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI cá nhân được kết xuất từ phần mềm KPI ra hoặc chuyển sang phần mềm nhân sự. Dựa vào kết quả đó để làm đầu vào cho việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Nói cách khác, phần mềm nhân sự chỉ sử dụng lại kết quả thực hiện theo các chỉ tiêu trọng yếu.
Lựa chọn phần mềm KPI phù hợp với doanh nghiệp
Việc triển khai hệ thống KPI hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào việc xây dựng các chỉ tiêu phù hợp, mà còn đòi hỏi một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để đảm bảo đo lường, theo dõi và phân tích kết quả chính xác. Trong bối cảnh hiện nay, các phần mềm KPI trở thành lựa chọn hàng đầu để doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm phù hợp cần dựa trên những tiêu chí rõ ràng, giúp tối ưu hóa chi phí đầu tư và gia tăng hiệu quả vận hành.
Trải nghiệm người dùng thân thiện
Không chỉ tập trung vào công nghệ, phần mềm KPI cần đảm bảo rằng mọi nhân viên trong tổ chức đều có thể sử dụng dễ dàng. Một giao diện người dùng trực quan, các hướng dẫn sử dụng rõ ràng, và khả năng truy cập trên nhiều nền tảng là những yếu tố quan trọng. Các chuyên gia từ Forrester Research cho rằng sự thân thiện trong trải nghiệm người dùng giúp tăng cường mức độ chấp nhận của nhân viên với hệ thống, từ đó nâng cao tỷ lệ áp dụng và sử dụng hiệu quả phần mềm. Đặc biệt, các doanh nghiệp lớn với đội ngũ nhân viên đa dạng về trình độ kỹ thuật số cần một phần mềm có khả năng đào tạo nhanh và hỗ trợ người dùng hiệu quả.
Khả năng cung cấp báo cáo theo thời gian thực
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao, việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác là yếu tố sống còn. Theo một nghiên cứu từ McKinsey, các doanh nghiệp ứng dụng phân tích dữ liệu thời gian thực tăng hiệu suất vận hành lên đến 20%. Phần mềm KPI phù hợp cần có khả năng cung cấp dữ liệu tức thời, giúp người quản lý theo dõi tiến độ và phát hiện các vấn đề phát sinh ngay khi chúng xảy ra. Chẳng hạn, trong lĩnh vực logistics, việc theo dõi thời gian giao hàng thực tế so với kế hoạch giúp các doanh nghiệp điều chỉnh ngay lập tức để tránh ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Dữ liệu theo thời gian thực cũng tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể, đặc biệt trong các quyết định chiến lược ngắn hạn.
Khả năng tích hợp
Một trong những tiêu chí quan trọng đầu tiên là khả năng tích hợp của phần mềm KPI với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp, chẳng hạn như ERP, CRM hay các phần mềm kế toán. Các chuyên gia như Gartner đã chỉ ra rằng khả năng tích hợp linh hoạt giúp giảm thiểu xung đột dữ liệu, đồng thời tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công. Một phần mềm tốt cần có khả năng kết nối qua API hoặc các giao thức tiêu chuẩn, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu một cách tự động và liền mạch. Nếu phần mềm không tích hợp được, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng thông tin bị phân mảnh, gây khó khăn trong việc phân tích và ra quyết định.
Tính năng tùy biến theo yêu cầu
Không có phần mềm KPI nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp, vì mỗi tổ chức có đặc thù riêng về ngành nghề, quy mô và chiến lược kinh doanh. Do đó, tính năng tùy biến là yếu tố không thể bỏ qua. Một hệ thống KPI linh hoạt cần cho phép người dùng điều chỉnh các chỉ số đo lường, cấu trúc báo cáo, hoặc cách hiển thị dữ liệu để phù hợp với mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.
Ví dụ, trong các công ty sản xuất, phần mềm cần hỗ trợ các chỉ số như tỷ lệ sản phẩm lỗi hoặc hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE), trong khi doanh nghiệp bán lẻ lại cần tập trung vào các chỉ số như doanh thu trên mỗi cửa hàng hoặc tỷ lệ chuyển đổi. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng phần mềm có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu thay đổi liên tục của doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Top 10 phần mềm đánh giá kết quả KPI tốt nhất cho doanh nghiệp 2024.
Nguồn: Công ty CP giải pháp Công nghệ OOC
