Khi đối mặt với môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và biến đổi, việc quản lý công việc một cách hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc là một yêu cầu thiết yếu cho mọi doanh nghiệp và tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về Kanban – một phương pháp quản lý dự án và công việc linh hoạt, dễ triển khai và hiệu quả cao.
Kanban là gì?
Kanban là một phương pháp quản lý công việc và quy trình làm việc được phát triển từ hệ thống sản xuất của Toyota vào những năm 1940. Từ đó, Kanban đã lan rộng ra nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau như phát triển phần mềm, quản lý dự án, tiếp thị, kinh doanh và quản lý công việc cá nhân.
Phương pháp Kanban tập trung vào việc hình dung quy trình làm việc thông qua bảng Kanban. Bảng này thể hiện các công việc dưới dạng các thẻ (thường là sticky note) di chuyển qua các cột khác nhau, biểu thị từng giai đoạn hoặc trạng thái của công việc. Nhờ vào tính trực quan và đơn giản của Kanban, nó giúp cả nhóm làm việc và người quản lý hiểu rõ hơn về tiến độ công việc và tập trung vào việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
=> Tìm hiểu thêm: Mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp
Các thành phần của Kanban
- Bảng Kanban: Đây là công cụ trực quan chính của phương pháp Kanban. Bảng gồm các cột biểu thị từng giai đoạn hoặc trạng thái trong quy trình làm việc. Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn cụ thể và chứa các thẻ thể hiện các công việc.
- Thẻ Kanban: Thẻ Kanban thể hiện từng công việc cụ thể và chứa thông tin quan trọng như tên công việc, người thực hiện, mô tả công việc và thời hạn hoàn thành. Thẻ này di chuyển qua các cột trên bảng để thể hiện tiến độ công việc.
- Cột Kanban: Mỗi cột trên bảng biểu thị một giai đoạn hoặc trạng thái trong quy trình làm việc. Ví dụ: “Đang chờ xử lý”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thành”.
5 Nguyên lí cơ bản của Kanban
Nguyên lý cơ bản của phương pháp Kanban là tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua việc hình dung và quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Các nguyên lý chính của Kanban bao gồm:
Trực quan hóa luồng công việc
Nguyên lý này đặt trọng tâm vào việc biểu thị công việc một cách trực quan và dễ hiểu thông qua bảng Kanban. Mỗi công việc được biểu thị bằng một thẻ và di chuyển qua các cột tương ứng với các giai đoạn trong quy trình làm việc. Điều này giúp tất cả các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc và hiểu rõ từng bước trong quy trình.
Giới hạn công việc đồng thời (WIP Limit)
Nguyên lý này hướng tới việc giới hạn số lượng công việc đồng thời đang trong quá trình thực hiện trong mỗi giai đoạn. Việc giới hạn WIP giúp tránh quá tải công việc và tập trung vào việc hoàn thành các công việc hiện tại trước khi tiếp tục công việc mới. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, tăng hiệu suất và giúp đưa ra quyết định đúng đắn về việc bắt đầu công việc mới.
Quản lý luồng công việc
Nguyên lý này tập trung vào việc theo dõi và quản lý tiến độ công việc thông qua bảng Kanban. Bằng cách hình dung luồng công việc, nhóm có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề và trở ngại trong quy trình làm việc. Nhờ đó, nhóm có thể đưa ra các biện pháp cải tiến và điều chỉnh quy trình một cách linh hoạt và kịp thời để tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Phát triển liên tục và cùng nhau tiến bộ
Kanban khuyến khích tinh thần phát triển liên tục và học hỏi từ những thứ đã thử nghiệm khoa học. Cả nhóm nên nắm vững và cải tiến tập thể các quy trình làm việc, từ đó giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc và đạt được kết quả tốt hơn. Tinh thần cùng nhau tiến bộ tạo ra sự đoàn kết và khích lệ việc chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức trong nhóm.
Tự động điều chỉnh và linh hoạt
Kanban có khả năng tự động điều chỉnh dựa trên tình hình thực tế của công việc và nhu cầu của nhóm. Hệ thống Kanban linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng các thay đổi, giúp nhóm hoạt động một cách hiệu quả và linh hoạt đối mặt với các thay đổi không ngừng trong môi trường làm việc. Việc tự động điều chỉnh và linh hoạt giúp nhóm giữ vững hiệu suất và ứng phó với các tình huống mới một cách dễ dàng.
*Tham khảo: Top 9 biểu đồ quản lý dự án phổ biến
Lợi ích của Kanban trong Quản lý dự án
Phương pháp Kanban mang đến nhiều lợi ích đáng kể trong quản lý dự án, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình công việc. Dưới đây là một số lợi ích chính của Kanban trong quản lý dự án:
Trực quan hóa luồng công việc
Kanban sử dụng bảng Kanban để biểu thị công việc và tiến độ của chúng một cách trực quan. Mỗi công việc được biểu thị bằng một thẻ và di chuyển qua các cột biểu thị các giai đoạn trong quy trình làm việc. Điều này giúp tất cả các thành viên trong nhóm dễ dàng nhìn thấy và hiểu rõ tình hình công việc, từ đó tránh thiếu sót thông tin và tăng tính rõ ràng trong quản lý dự án.
Tối ưu hóa hiệu suất công việc
Nguyên tắc giới hạn WIP của Kanban hạn chế số lượng công việc đồng thời trong mỗi giai đoạn của quy trình làm việc. Điều này giúp tránh quá tải công việc và tập trung vào hoàn thành các công việc hiện tại trước khi tiếp tục công việc mới. Khi công việc được xử lý hiệu quả, thời gian hoàn thành dự án được rút ngắn và hiệu suất làm việc tăng lên đáng kể.
Dễ dàng quản lý ưu tiên
Bảng Kanban cho phép nhóm dễ dàng xác định các công việc ưu tiên cao và sắp xếp chúng trong thứ tự quan trọng nhất. Việc quản lý ưu tiên giúp đảm bảo rằng các công việc quan trọng và ảnh hưởng lớn được hoàn thành trước, giúp tránh tình trạng hoãn dự án và tối ưu hóa sự phân công công việc.
Định hướng đồng đội
Kanban tạo môi trường làm việc đồng đội, khích lệ sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm. Thông qua bảng Kanban, mọi người có cái nhìn rõ ràng về tiến độ công việc và mục tiêu chung của dự án. Sự định hướng đồng đội tạo sự đoàn kết và khích lệ việc chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức và giải pháp trong quá trình làm việc.
Dễ dàng phát triển liên tục
Nguyên lý phát triển liên tục của Kanban khuyến khích nhóm nắm bắt những vấn đề xuất hiện trong quy trình làm việc và thực hiện các cải tiến linh hoạt. Qua việc giám sát quy trình công việc, nhóm có thể dễ dàng nhận ra các điểm yếu và vùng cần cải thiện, từ đó thực hiện những thay đổi nhỏ và liên tục nhằm tối ưu hóa hiệu quả dự án.
Định hướng khách hàng
Kanban tập trung vào giá trị thực tế của công việc từ góc độ khách hàng. Bằng cách đảm bảo rằng công việc đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, dự án sẽ mang lại giá trị cao nhất và đạt được sự hài lòng từ khách hàng. Việc định hướng khách hàng giúp đảm bảo tính linh hoạt và sự thích ứng trong quản lý dự án để đáp ứng yêu cầu thay đổi của khách hàng.
5 Bước ứng dụng Kanban vào quản lý dự án
Xác định quy trình công việc
- Để bắt đầu, hãy xác định rõ ràng quy trình công việc của dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Thảo luận với nhóm dự án và các bên liên quan để đảm bảo hiểu rõ từng bước và giai đoạn trong quy trình làm việc. Việc xác định quy trình làm việc đúng đắn sẽ giúp tối ưu hóa việc thực hiện dự án và giảm thiểu sự mâu thuẫn trong quá trình làm việc.
Tạo bảng Kanban
- Tạo bảng Kanban với các cột biểu thị các giai đoạn của quy trình làm việc. Các cột thường bao gồm: “Đang chờ”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành” và “Kiểm tra và đánh giá”. Tùy thuộc vào yêu cầu của dự án, bạn cũng có thể thêm hoặc sắp xếp lại các cột khác để phù hợp với quy trình công việc cụ thể của dự án.
Tạo thẻ công việc
- Mỗi công việc sẽ được biểu thị bằng một thẻ trên bảng Kanban. Viết rõ tên công việc, mô tả công việc, người phụ trách và thời gian dự kiến hoàn thành trên mỗi thẻ. Thẻ công việc nên mang đầy đủ thông tin để mọi thành viên trong nhóm có thể hiểu và thực hiện công việc một cách dễ dàng.
Di chuyển thẻ công việc
- Khi công việc bắt đầu hoặc tiến triển, di chuyển thẻ công việc qua các cột tương ứng với giai đoạn hiện tại của quy trình làm việc. Di chuyển thẻ công việc giữa các cột sẽ giúp mọi người trong nhóm cập nhật tiến độ công việc một cách trực quan và dễ dàng.
Theo dõi và cải tiến
- Thường xuyên theo dõi tiến độ dự án qua bảng Kanban và tổ chức các cuộc họp Kanban thường xuyên. Cuộc họp này giúp nhóm xem xét các công việc đang chờ, đánh giá tiến độ và đưa ra các quyết định cần thiết để thúc đẩy dự án. Dựa vào phản hồi và thông tin từ các cuộc họp Kanban, nhóm có thể cải tiến quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của dự án.
Bằng cách áp dụng Kanban vào quản lý dự án, nhóm sẽ tăng tính linh hoạt, cải thiện hiệu suất và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, Kanban còn khuyến khích sự hợp tác trong nhóm và phát triển liên tục để đảm bảo dự án đạt được kết quả tốt nhất.
Cùng với Gantt Chart, phương pháp Kanban được ứng dụng trong Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM của OOC để tăng tính trực quan cho công tác quản lý dự án.
Phần mềm Quản lý Dự án chuyên nghiệp digiiPM
digiiPM là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý…
Tính năng của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM
Lập kế hoạch dự án
Phần mềm digiiPM được thiết kế để hỗ trợ thiết kế và quản lý dự án theo cấu trúc WBS điển hình. Kế hoạch dự án gồm các hạng mục và được tách nhỏ hơn thành các hoạt động, giao cho các thành viên cụ thể của dự án phụ trách. Cấu trúc WBS mạch lạch giúp trưởng dự án quản lý các hạng mục và hoạt động của dự án một cách dễ dàng. Ngoài ra, digiiPM cũng cho phép trình bày giao diện hoạt động dự án dưới dạng Kanban để mỗi thành viên dự án dễ dàng theo dõi các hoạt động của dự án theo tiến trình Chưa thực hiện, Đang thực hiện và Đã hoàn thành.
Ngoài kế hoạch hoạt động, tiến độ và nhân sự, kế hoạch về ngân sách của dự án cũng có thể được dự trù để quản lý dự án có đủ thông tin và căn cứ để quản lý dự án.
Kế hoạch dự án sau khi lập, nếu có điều chỉnh sẽ được lưu thành các baseline để giúp đối chiếu các phiên bản khác nhau của kế hoạch dự án.
Giao diện Kanban để quản lý hoạt động dự án
Quản lý tiến độ hoạt động dự án
Tình hình tiến độ dự án sẽ luôn được phần mềm digiiPM ghi nhận và báo cáo real-time theo lượt update. Dựa vào những lần cập nhật tiến độ cho từng đầu việc phần mềm có thể cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc đó. Trưởng dự án có thể dựa vào các con số phần trăm để đánh giá mức độ đúng hẹn của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày bắt đầu và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn. Kết hợp với trọng số của từng dự án, phần mềm kết luận về mức độ rủi ro mà cả team phải đối mặt khi không hoàn thành đúng deadline.
Quản lý chất lượng và khối lượng của dự án
Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cho phép nhập số kế hoạch và kết quả hoàn thành khối lượng công việc theo từng dự án. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo.
Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…).
Quản lý nhân sự dự án
Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm cập nhật đơn vị đảm nhận dự án, cá nhân thực hiện công việc. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc. Hơn thế nữa, nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt nhanh số lượng công việc mỗi nhân viên đang đảm nhận. Số lượng và chất lượng dự án/ công việc của mỗi thành viên trong team sẽ được thống kê và báo cáo trên phần mềm. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.
Quản lý ngày công của nhân sự trong dự án
Trên cơ sở hoạt động của dự án được phân rã thành các hoạt động nhỏ và phân công cho nhân sự phụ trách hoặc thực hiện cụ thể, có thể thực hiện chấm công cho nhân sự tham gia dự án. Các thành viên dự án sẽ được định nghĩa vai trò ứng với hệ số lương hoặc đơn giá lương theo ngày công (man-day). Từ đó, trên cơ sở ngày công thực tế hiệu quả của nhân sự được chấm trong dự án, có thể tính được tiền lương tham gia dự án của từng thành viên, từ trưởng dự án đến các thành viên chuyên môn. Lương hoặc ngày công dự án có thể so sánh với lương hoặc ngày công kế hoạch để phân tích hiệu quả.
Quản lý chi phí dự án
Ngoài chi phí nhân công thì các chi phí khác của dự án như vật tư, thuê nhân công bên ngoài cũng cần được quản lý. Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.
Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh
Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM. Trưởng Dự án hoàn toàn có thể nắm được bức tranh toàn cảnh cũng như từng khía cạnh của dự án. Ngoài ra, các báo có thể xuất file dưới dạng excel, pdf, phục vụ cho công tác tổng kết, đóng dự án.
Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm
Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện…
Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ngoài ra, các thao tác nhập liệu cũng được tối giản để nhập liệu trực hoặc import theo file mẫu. Tùy vào mức độ quan trọng, người thiết lập có thể chọn các nội dung được hiển thị trên bảng tin. Có thể thiết lập thời gian chạy tự động (bắt đầu, kết thúc), tốc độ chạy bảng tin.
Bảo mật thông tin với nhiều người dùng
Hệ thống được phân quyền chặt chẽ tối ưu đến từng cá nhân được quyền truy cập. Có nhiều chế độ phân quyền như: nhập dữ liệu, xem, sửa, xóa và duyệt dữ liệu cuối kỳ.
Đọc thêm
