KPI là một công cụ quan trọng để các nhà quản trị có thể quản lý công ty mình một cách tối ưu nhất. Bằng cách thiết lập KPI, nhà quản trị có thể xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Từ đó nó cũng giúp tìm ra biện pháp để thúc đẩy doanh thu và gia tăng lợi nhuận. Trong đó, KPI kế toán luôn là một vấn đề cần lưu ý. Bộ phận này nắm giữ chốt chặn quan trọng của toàn công ty nên đánh giá phòng kế toán luôn là vấn đề đau đầu. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách xây dựng KPI hiệu quả cho bộ phận này nhé.
KPI kế toán là gì?
KPI kế toán là các chỉ số đo lường được thiết lập để đánh giá hiệu quả của nhân viên kế toán. Tùy vào hoàn cảnh của từng công ty, KPI được đưa ra cũng có sự khác nhau sao cho phù hợp . Việc này có thể tránh được tình trạng quá tải đồng thời cũng tối ưu hóa hiệu quả khi công tác. KPI cũng sẽ giúp sớm nhận ra những thiếu sót để có biện pháp khắc phục nhanh nhất.
Chiến lược xây dựng KPI cho phòng kế toán
Các KPI đặt ra cho phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhân viên kế toán của công ty. Nhân viên hoàn thành tốt KPI sẽ đóng góp hiệu quả vào mục tiêu chung của công ty. KPI có thể thúc đẩy nhân viên kế toán hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn. Chỉ số KPI phòng kế toán sẽ được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ… khác nhau và phù hợp với chỉ tiêu. Hệ thống chỉ tiêu KPI lại được tính toán kỹ lưỡng với từng mức độ khác nhau phụ thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề của mỗi công ty. Dưới đây, OOC sẽ đưa ra một chiến lược xây dựng KPI thật hiệu quả.
Hợp nhất KPI giữa ban lãnh đạo công ty với phòng kế toán
KPI được đặt ra cần phải đồng bộ giữa ban lãnh đạo với kế hoạch của phòng kế toán. Hơn như vậy, việc đồng bộ cần phải phù hợp với năng lực của toàn bộ nhân viên. Thực hiện đồng bộ như vậy cũng thúc đẩy sự hợp nhất một mục tiêu với toàn công ty. Doanh nghiệp thống nhất một mục tiêu chung sẽ phát triển công ty đi lên.
Đặt KPI kế toán vào mục tiêu chung của doanh nghiệp
KPI kế toán được đặt ra không được mâu thuẫn với mục tiêu chung của công ty. KPI kế toán nếu như đặt ngoài mục tiêu chung sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực cho công ty. Không thống nhất KPI giữa các bộ phận với kế toán sẽ ảnh hưởng đến việc quay vòng vốn của công ty. Sau khi đặt vào mục tiêu chung của công ty, kế toán trưởng sẽ đưa mục tiêu về từng vị trí. Tiếp đó mới đánh giá chỉ số KPI phù hợp và đưa về cho mỗi vị trí. Việc đánh giá KPI cho từng nhân viên đảm bảo được mỗi người đều hoàn thành tốt nhiệm vụ. Từ đó, mục tiêu chung của cả tập đoàn được thực hiện hoàn chỉnh và công ty sẽ ngày càng phát triển hoàn thiện.
Thường xuyên điều chỉnh KPI
Theo từng giai đoạn làm việc, sẽ có nhiều sự thay đổi khác nhau trong nội bộ của doanh nghiệp. Việc thường xuyên cập nhật và điều chỉnh KPI sẽ giúp tối ưu được kế hoạch kinh doanh của các cấp quản trị. Đồng thời, nó cũng sẽ giúp việc theo dõi, đánh giá KPI thống nhất chung nhưng lại thích nghi trong từng bối cảnh để ngày càng hoàn thiện. Công tác thay đổi như vậy cũng sẽ phản ánh được chân thực và đầy đủ nhất hiệu quả của phòng kế toán và dòng tiền của công ty.
Sử dụng các phần mềm và công cụ hỗ trợ tự động
Hiện nay, nhà phát triển đã cho ra mắt rất nhiều phần mềm hỗ trợ thiết lập KPI. Với phần mềm này, nhà lãnh đạo quản lý một cách sát sao cũng như tổng quan chung được tình hình của các bộ phận. Phần mềm cũng hỗ trợ trong công tác đánh giá của nhân viên trong bộ phận. Chính vì vậy, có thể sớm phát hiện những sai sót để đưa ra điều chỉnh và thay đổi kịp thời.
Tăng cường đào tạo và huấn luyện nhân viên
Để đảm bảo triển khai KPI hiệu quả, rất cần đào tạo cho nhân viên kế toán hiểu được KPI bộ phận. Khi tiến hành đánh giá, KPI cũng hỗ trợ cho ban lãnh đạo quản lý có thể theo sát tình hình, hiểu rõ năng lực của nhân viên. Số liệu cụ thể rõ ràng hỗ trợ cấp trên đưa ra kế hoạch tăng cường đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ cho cán bộ. Điều này mang lại sự chỉnh chu hơn nữa trong từng bộ phận, trong đó có bộ phận kế toán.
Các bước xây dựng KPI cho phòng kế toán
Xác định mục tiêu, vai trò của người đặt ra KPI
Trước khi xây dựng KPI cho phòng kế toán, cần xác định được vai trò của bộ phận này. Công việc của phòng kế toán gồm nắm bắt thông tin tài chính, hạch toán và báo cáo tài chính. Mục tiêu KPI của phòng này sẽ được thực hiện dựa trên những đầu việc như trên. Từ đó mới có thể đo lường được hiệu quả công việc của mỗi thành viên. Sau đó, cần xác định xem ai sẽ là người đưa ra KPI cho phòng, đồng thời là vai trò của người đó. Có hai trường hợp được đặt ra như sau:
Trường hợp 1: Trưởng phòng kế toán là người đặt ra.
Việc để trưởng phòng kế toán là người trực tiếp đưa ra KPI cho nhân viên sẽ có rất nhiều lợi ích. Trưởng phòng kế toán là người gắn bó lâu dài với nhân viên. Để trưởng phòng kế toán đặt ra KPI sẽ phù hợp với năng lực của từng nhân viên. Chính do đó có thể để năng lực của mỗi người được bộc lộ một cách tốt nhất.
Trường hợp 2: Ban lãnh đạo trực tiếp đặt ra KPI.
Việc này có thể dễ dàng hợp nhất với mục tiêu chung của cả công ty. Tuy nhiên, việc này cũng cần sự tư vấn từ phía chuyên gia. Điều tra kỹ lưỡng cùng tư vấn của chuyên gia giúp quá trình đặt ra KPI mới có được kết quả tối ưu nhất.
Đánh giá các tiêu chí của KPI
Các tiêu chí KPI được đưa ra phải phù hợp với mục tiêu của phòng. Sau khi hình thành nên các tiêu chí này, kế toán trưởng sẽ tiến hành đánh giá dựa trên bản mô tả công việc. Tỷ lệ hoàn thành công việc sẽ càng thêm chính xác nếu như được hạch toán đúng chuẩn. Các tiêu chí cần được đánh giá bao gồm
- Các tiêu chí có thể đo lường được bằng số liệu cụ thể để đánh giá hiệu suất của công ty.
- Tiêu chí đưa ra phải thích hợp với mục tiêu của phòng và công ty.
- Các tiêu chí cần có sự khả thi và có thể thực hiện được.
- Tiêu chí đặt ra cũng cần có sự cạnh tranh nhất định để nhân viên có thể cùng nhau cố gắng.
- KPI cần có tính liên tục và được theo dõi thường xuyên để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên.
- Tiêu chí này có thể nhận được sự phản hồi của nhân viên.
Xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán
Khi xây dựng chỉ số KPI, nhà quản lý cần đảm bảo được sự thống nhất với mục tiêu chung. Kế hoạch KPI cần đảm bảo ứng dụng mô hình SMART để đánh giá chính xác từng công việc. Việc ứng dụng mô hình này sẽ mang lại tính rõ ràng và hiệu quả đánh giá tốt nhất. Mô hình SMART cùng các tiêu chí gồm
- Specific (mục tiêu cụ thể)
- Measurable (có thể đo lường được)
- Achievable (có tính khả thi)
- Realistic (có tính thực tế)
- Time – bound (có đưa ra được thời hạn cụ thể)
Khi áp dụng KPI cho phòng kế toán, người triển khai nên áp dụng cả ba góc độ là theo mục tiêu của cấp trên, của toàn công ty và dành riêng cho từng nhân viên. Đây sẽ là thước đo toàn diện nhất cho nhân viên kế toán của công ty. Từ đây sẽ đảm bảo nhân viên tại phòng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và vai trò của mình. Điều này sẽ cung cấp bộ dữ liệu hoàn chỉnh giúp công việc quản lý được tối ưu tốt nhất.
Các tiêu chí KPI được xác định cho nhân viên kế toán
Các tiêu chí KPI của phòng kế toán được xác định tùy theo chức năng của từng vị trí và bộ phận. Việc quy định như vậy sẽ giúp công việc đánh giá trở nên toàn diện và đầy đủ hơn.
Tiêu chí KPI cho kế toán trưởng
- Giảm chi phí hàng tồn kho
- Giảm chi phí mua hàng
- Nâng cao năng lực quản lý phòng kế toán của kế toán trưởng
- Xây dựng chuẩn năng lực của cả phòng kế toán
- Hoàn thành đúng và chính xác báo cáo tài chính
- Chỉ tiêu của các dòng tiền hợp lý
- Kiểm soát chặt chẽ, kịp thời và chính xác mọi số liệu
- Hoạch định các chiến lược để cân đối dòng tiền sao cho hợp lý
KPI cho kế toán tổng hợp
- Nâng cao năng lực quản lý cao nhất của phòng kế toán
- Kết quả và mục tiêu của cá nhân gắn cùng với KPI bộ phận
- Phân tích chính xác chỉ số tài chính
- Hoàn thành đúng tiến độ và chính xác báo cáo tài chính
- Quản lý chặt chẽ các công nợ
- Quản lý chặt chẽ các tài sản vô hình và hữu hình
- Kiểm soát và tuân thủ quy định về thuế
- Các dự án đột xuất cần phải được hoàn thành tốt nhất
KPI cho kế toán thanh toán
- Kết quả và mục tiêu của cá nhân gắn cùng với KPI bộ phận
- Thực hiện chuẩn năng lực của một phòng
- Chi tiêu dòng tiền thu – chi hợp lý
- Cập nhật một cách chính xác và kịp thời số liệu lên hệ thống
- Tuân thủ các quy định về thuế
- Các dự án đột xuất cần phải được hoàn thành tốt nhất
Các chỉ số KPI cho phòng kế toán
Với mỗi tiêu chí trên, lãnh đạo sẽ kết hợp để đưa ra các chỉ số chính cho phòng kế toán. Các chỉ số được đưa ra sẽ phù hợp được với hoàn cảnh cũng như phản ánh được mối liên hệ chặt chẽ với mục tiêu chung và đảm bảo thực hiện chúng tốt nhất. Tại phần này, chúng tôi sẽ gợi ý một vài những chỉ số chính, quan trọng mà người dùng cần chú ý.
Số ngày bình quân mà doanh nghiệp phải thanh toán (DPO)
Đây là chỉ số biểu hiện số ngày trung bình cần thiết để công ty chi trả các hóa đơn. Nếu DPO càng cao, công ty sẽ được giữ tiền mặt càng lâu và ngược lại. Việc giữ tiền mặt càng lâu giúp công ty có thể tranh thủ đầu tư ngắn hạn và gia tăng dòng tiền tự do nằm ngoài sở hữu của tập đoàn. Công thức tính số ngày chi trả như sau:
DPO = (Khoản phải trả / giá vốn bán hàng) x số ngày
Chi phí cho mỗi hóa đơn
Chỉ số KPI này để chỉ tổng chi phí trung bình để chi trả từ khi nhận đến khi tất toán của hóa đơn. Chi phí quá cao sẽ cho thấy sự không hiệu quả của bộ phận tài khoản phải trả.
Chi phí trên mỗi hóa đơn = Tổng chi phí của bộ phận AP / Số hóa đơn
Tỷ lệ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử tiện lợi hơn rất nhiều so với hóa đơn bằng giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Tỷ lệ hóa đơn điện tử = Tổng số hóa đơn điện tử / Tổng số hóa đơn
Thời gian giải quyết lỗi
Số liệu gặp lỗi cũng rất khó tránh khỏi. Đây là số liệu để chỉ thời gian cần thiết để xử lý lỗi gặp phải. Công thức tính thời gian giải quyết lỗi
Thời gian giải quyết lỗi = Tổng thời gian giải quyết lỗi / Tổng số lỗi.
Trên đây là một số thông tin cơ bản về KPI tài chính dành cho phòng tài chính của công ty. Việc kiểm soát tốt chỉ số KPI tài chính là điều mà mọi công ty đều cần phải quan tâm. KPI tài chính cũng là một chỉ số quan trọng không thua kém so với các chỉ số KPI khác.
