KPI kế toán và bí kíp xây dựng KPI cho phòng kế toán thành công

kpi kế toán và chính sách kpi hiệu quả
5/5 - (1 vote)

Last updated on 15/05/2024

KPI là một công cụ quan trọng để các nhà quản trị có thể quản lý công ty mình một cách tối ưu nhất. Bằng cách thiết lập KPI, nhà quản trị có thể xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Từ đó nó cũng giúp tìm ra biện pháp để thúc đẩy doanh thu và gia tăng lợi nhuận. Trong đó, KPI kế toán được dùng để xác định mức độ hoàn thành công việc của phòng kế toán. Và như vậy cũng có thể đánh giá được phòng kế toán có hoàn thành hiệu quả công việc không?

KPI kế toán là gì?

KPI kế toán là thước đo để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên kế toán trong dài hạn. Với mỗi bộ phận kế toán, KPI được đưa ra cũng có sự khác nhau. Tùy thuộc vào từng công ty nên lựa chọn cách thiết lập KPI phù hợp. Việc này có thể tránh được tình trạng quá tải của nhân viên.

kpi kế toán

Ý nghĩa của việc xây dựng KPI cho phòng kế toán

Các KPI đặt ra cho phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhân viên kế toán của công ty. KPI có thể thúc đẩy nhân viên kế toán hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Chỉ số KPI phòng kế toán sẽ được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ… khác nhau và phù hợp với chỉ tiêu. 

KPI phòng kế toán được đặt ra sẽ giúp nhân viên kế toán được đánh giá đúng năng suất làm việc. Đánh giá chính xác hiệu suất làm việc cũng là một thành tố giúp thúc đẩy thực hiện công việc hiệu quả.

Hệ thống KPI tại các bộ phận sẽ được đưa ra với mức độ khác nhau tùy thuộc vào phòng kế toán. Điều này vừa là mục tiêu, vừa là đòn bẩy để thúc đẩy các phòng ban khác làm việc tích cực hơn.

Chiến lược xây dựng KPI cho phòng kế toán

Hợp nhất KPI giữa ban lãnh đạo công ty với phòng kế toán

KPI được đặt ra cần phải đồng bộ giữa ban lãnh đạo với kế hoạch của phòng kế toán. Hơn như vậy, việc đồng bộ cần phải phù hợp với năng lực của toàn bộ nhân viên. Thực hiện đồng bộ như vậy cũng thúc đẩy sự hợp nhất một mục tiêu với toàn công ty. Doanh nghiệp thống nhất một mục tiêu chung sẽ phát triển công ty đi lên.

Đặt KPI kế toán vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

KPI kế toán được đặt ra không được mâu thuẫn với mục tiêu chung của công ty. KPI kế toán nếu như đặt ngoài mục tiêu chung sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực cho công ty. Không thống nhất KPI giữa các bộ phận với kế toán sẽ ảnh hưởng đến việc quay vòng vốn của công ty.

Xác định KPI cho từng nhân viên

Việc đánh giá KPI cho từng nhân viên đảm bảo được mỗi người sẽ hoàn thành nhiệm vụ. Từ đó, từng nhân viên sẽ đóng góp tốt nhất vào KPI của phòng kế toán và mục tiêu chung của cả công ty.

Thường xuyên điều chỉnh KPI

KPI khác nhau ở mỗi giai đoạn làm việc. Việc cập nhật, điều chỉnh KPI sẽ giúp tối ưu được kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả là việc theo dõi và đánh giá KPI sẽ phản ánh chân thực nhất sự phát triển của công ty.

Sử dụng các phần mềm và công cụ hỗ trợ tự động

Hiện nay, nhà phát triển đã cho ra mắt rất nhiều phần mềm hỗ trợ KPI. Các phần mềm này sẽ giúp lãnh đạo quản lý một cách sát sao. Vì vậy có thể sớm đưa ra các điều chỉnh và thay đổi kịp thời.

Tăng cường đào tạo và huấn luyện nhân viên

Để đảm bảo triển khai KPI hiệu quả, rất cần đào tạo cho nhân viên hiểu được KPI kế toán. Việc này có thể giúp nhân viên phòng kế toán không tách rời với KPI chung. Đồng thời, thúc đẩy nhân viên sớm hoàn thành các tiến độ được giao.

Các bước xây dựng KPI cho phòng kế toán

Xác định vai trò của người đặt ra KPI

Trước khi xây dựng KPI cho phòng kế toán, cần xác định được vai trò của bộ phận này. Công việc của phòng kế toán gồm nắm bắt thông tin tài chính, hạch toán và báo cáo tài chính. KPI của phòng này sẽ được thực hiện dựa trên những đầu việc như trên. Như vậy mới có thể đo lường một cách hiệu quả công việc của mỗi người.

Sau đó, cần xác định vai trò xem ai sẽ là người đưa ra KPI cho phòng. Có hai trường hợp được đặt ra như sau:

Trường hợp 1: Trưởng phòng kế toán là người đặt ra. 

Việc để trưởng phòng kế toán là người trực tiếp đưa ra KPI cho nhân viên sẽ có rất nhiều lợi ích. Trưởng phòng kế toán là người gắn bó lâu dài với nhân viên. Để trưởng phòng kế toán đặt ra KPI sẽ phù hợp với năng lực của từng nhân viên. Chính do đó có thể để năng lực của mỗi người được bộc lộ một cách tốt nhất.

Trường hợp 2: Ban lãnh đạo trực tiếp đặt ra KPI.

Việc này có thể dễ dàng hợp nhất với mục tiêu chung của cả công ty. Tuy nhiên, việc này cũng cần sự tư vấn từ phía chuyên gia. Điều tra kỹ lưỡng cùng tư vấn của chuyên gia giúp quá trình đặt ra KPI mới có được kết quả tối ưu nhất.

Đánh giá các tiêu chí của KPI

Các tiêu chí KPI được đưa ra phải phù hợp với mục tiêu của phòng. Các tiêu chí KPI được lựa chọn cần đáp ứng các yếu tố dưới đây

  • Các tiêu chí có thể đo lường được bằng số liệu cụ thể để đánh giá hiệu suất của công ty.
  • Tiêu chí đưa ra phải thích hợp với mục tiêu của phòng và công ty.
  • Các tiêu chí cần có sự khả thi và có thể thực hiện được.
  • Tiêu chí đặt ra cũng cần có sự cạnh tranh nhất định để nhân viên có thể cùng nhau cố gắng.
  • KPI cần có tính liên tục và được theo dõi thường xuyên để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên.
  • Tiêu chí này có thể nhận được sự phản hồi của nhân viên.

Xây dựng chỉ số KPI cho phòng kế toán

Khi xây dựng chỉ số KPI, nhà quản lý cần đảm bảo được sự thống nhất với mục tiêu chung. Kế hoạch KPI cần đảm bảo ứng dụng nguyên tắc SMART để đánh giá chính xác từng công việc.

  • Specific (mục tiêu cụ thể)
  • Measurable (có thể đo lường được)
  • Achievable (có tính khả thi)
  • Realistic (có tính thực tế)
  • Time – bound (có đưa ra được thời hạn cụ thể)

Các tiêu chí KPI được xác định cho nhân viên kế toán

Tiêu chí KPI cho kế toán trưởng

  • Giảm chi phí hàng tồn kho
  • Giảm chi phí mua hàng
  • Nâng cao năng lực quản lý phòng kế toán của kế toán trưởng
  • Xây dựng chuẩn năng lực của cả phòng kế toán
  • Hoàn thành đúng và chính xác báo cáo tài chính
  • Chỉ tiêu của các dòng tiền hợp lý
  • Kiểm soát chặt chẽ, kịp thời và chính xác mọi số liệu
  • Hoạch định các chiến lược để cân đối dòng tiền sao cho hợp lý

KPI cho kế toán tổng hợp

  • Nâng cao năng lực quản lý cao nhất của phòng kế toán
  • Kết quả và mục tiêu của cá nhân gắn cùng với KPI bộ phận
  • Phân tích chính xác chỉ số tài chính 
  • Hoàn thành đúng tiến độ và chính xác báo cáo tài chính
  • Quản lý chặt chẽ các công nợ
  • Quản lý chặt chẽ các tài sản vô hình và hữu hình
  • Kiểm soát và tuân thủ quy định về thuế 
  • Các dự án đột xuất cần phải được hoàn thành tốt nhất

KPI cho kế toán thanh toán

  • Kết quả và mục tiêu của cá nhân gắn cùng với KPI bộ phận
  • Thực hiện chuẩn năng lực của một phòng
  • Chi tiêu dòng tiền thu – chi hợp lý
  • Cập nhật một cách chính xác và kịp thời số liệu lên hệ thống
  • Tuân thủ các quy định về thuế
  • Các dự án đột xuất cần phải được hoàn thành tốt nhất

Các chỉ số KPI cho phòng kế toán

Số ngày bình quân mà doanh nghiệp phải thanh toán(DPO)

Đây là chỉ số biểu hiện số ngày trung bình cần thiết để công ty chi trả các hóa đơn. Nếu DPO càng cao, công ty sẽ được giữ tiền mặt lâu hơn. Công thức tính số ngày chi trả như sau:

DPO = (Khoản phải trả / giá vốn bán hàng) x số ngày

Chi phí cho mỗi hóa đơn

Chỉ số KPI này để chỉ tổng chi phí trung bình để chi trả từ khi nhận đến khi toán của hóa đơn. Chi phí quá cao sẽ cho thấy sự không hiệu quả của phòng kế toán.

Chi phí trên mỗi hóa đơn = Tổng chi phí của bộ phận AP / Số hóa đơn

Tỷ lệ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử tiện lợi hơn rất nhiều so với hóa đơn bằng giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Tỷ lệ hóa đơn điện tử = Tổng số hóa đơn điện tử / Tổng số hóa đơn

Thời gian giải quyết lỗi

Số liệu gặp lỗi cũng rất khó tránh khỏi. Đây là số liệu để chỉ thời gian cần thiết để xử lý lỗi gặp phải. Công thức tính thời gian giải quyết lỗi

Thời gian giải quyết lỗi = Tổng thời gian giải quyết lỗi / Tổng số lỗi.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về KPI tài chính dành cho phòng tài chính của công ty. Việc kiểm soát tốt chỉ số KPI tài chính là điều mà mọi công ty đều cần phải quan tâm. KPI tài chính cũng là một chỉ số quan trọng không thua kém so với các chỉ số KPI khác. 

Contact Us