Công nghệ thông tin đang là một lĩnh vực đa dạng, phát triển không ngừng nghỉ. Trong doanh nghiệp, bộ phận công nghệ thông tin vô cùng quan trọng. Sự phát triển khó kiểm soát của công nghệ số khiến nhiều công ty gặp nhiều khó khăn khi thiết lập KPI cho bộ phận IT. Hy vọng bài viết dưới đây sẽ hỗ trợ phần nào cho doanh nghiệp trong công tác xây dựng KPI cho nhân viên IT.
KPI nhân viên IT là gì?
Công nghệ thông tin đang nằm trong top đầu những ngành có lương cao nhất thế giới. Tuy nhiên, lương cao thì cần phải đi cùng với hiệu suất tốt. Bởi lẽ đó, các doanh nghiệp đang dần xây dựng KPI đánh giá hiệu suất cho nhân viên IT.
Chỉ số hiệu suất này được xây dựng nhằm giúp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên IT trong một dự án về Công nghệ. Chỉ số KPI giúp cung cấp nội dung về chi phí, thời gian và kết quả làm việc. Bằng cách phân tích, đánh giá này, ban lãnh đạo sẽ kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và tối ưu nhất.
Nguyên nhân cần đưa ra KPI cho nhân viên IT
Hỗ trợ đo lường mục tiêu và so sánh với mục tiêu chung
KPI là một tiêu chuẩn để so sánh hiệu suất công việc của nhân viên, trong đó có nhân sự phòng công nghệ. Qua việc đánh giá có thể xác định được việc nhân viên IT đã đạt chỉ tiêu chưa? Hơn thế nữa, đây chính là cơ sở để có các biện pháp thưởng phạt phù hợp.
Từ việc lên kế hoạch cho KPI, lãnh đạo có thể xem xét được mục tiêu còn phù hợp với dự án không? Có cần thay đổi gì so với trước đây không? Kết quả là có thể sớm đưa ra các cách thức để giúp dự án hoàn thiện một cách tốt nhất.
Động viên tinh thần cho nhân viên IT
Kế hoạch KPI được đặt ra sẽ tạo ra sự cạnh tranh nhất định giữa nhóm lao động với nhau. Họ sẽ nhìn từ sự cố gắng của đồng nghiệp để biến hóa thành động lực cho bản thân phát triển. Kết quả của sự cạnh tranh này có thể giúp dự án hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
Ban lãnh đạo từ đây sẽ ghi nhận các cố gắng tốt của nhân viên để có khen thưởng phù hợp. Điều này sẽ vừa tạo ra động lực về tinh thần và vật chất để nhân sự tiếp tục cố gắng.
Nhân viên IT lên kế hoạch làm việc rõ ràng
Trước khi đánh giá KPI, cấp trên sẽ đưa ra một bản mô tả công việc rõ ràng. Họ sẽ tiếp tục tiến hành đánh giá dựa trên những tiêu chuẩn đặt trên. Vì vậy, nhân viên IT sẽ dựa vào đây để nắm rõ đầu việc cụ thể. Nhờ đó, họ có thể lên danh sách sắp xếp thứ tự ưu tiên để hoàn thành các công việc cần gấp hơn trước. Kết quả nhận được về hiệu suất làm việc sẽ ngày một tốt hơn.
Cơ sở cho chính sách đãi ngộ của nhân viên
Đây cũng là yếu tố giúp nhân viên cống hiến hết mình cho công việc. Qua chỉ số KPI từng thời kỳ, quản lý có cơ sở đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Hơn nữa, vượt KPI sẽ đem lại lợi nhuận, doanh thu cao và cả uy tín cho thương hiệu. Vì vậy, tất cả các phòng ban khi hoàn thành tốt công việc đều sẽ nhận được lương thưởng và ngược lại. Và bộ phận IT cũng không phải là ngoại lệ.
Quản trị rủi ro trong hoạt động
KPI cung cấp đầy đủ các thông tin về hiệu suất tài chính phổ biến. Mức tài chính biến động sẽ cho ta thấy được các vấn đề của dự án. Ban lãnh đạo có cơ sở phát hiện được rủi ro tiềm ẩn. Nhất là tình trạng thiếu vốn, sự thiếu hụt kinh nghiệm làm việc của nhân viên… Điều này dễ khiến cho hoạt động của công ty gặp trở ngại. Những vấn đề này đặt ra đòi hỏi nhà quản trị phải có những biện pháp khắc phục để dự án sẽ tiếp tục được hoàn thiện.
Các chỉ số KPI cho phòng IT
KPI sẽ được xây dựng tùy vào quy mô, loại hình kinh doanh khác nhau của từng doanh nghiệp. Với mỗi vị trí và thước đo, phòng IT sẽ được xây dựng bảng đánh giá KPI tương đương. Tuy nhiên, các nhà quản trị thường tập trung đánh giá dựa trên 4 nhóm KPI chính dưới đây.
Nhóm KPI về tài chính
Chi phí cho phòng IT so với ngân sách chung
Cần theo dõi việc sử dụng ngân sách cho phòng IT. Đây là một chỉ số quan trọng để đảm bảo rằng bạn không tiêu quá ngân sách. Vì vậy, có thể tính toán chi phí tiết kiệm được và sử dụng tối ưu hơn.
Chi phí tiết kiệm trong các cuộc đàm phán
Tùy thuộc các nhà cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm IT sẽ có các mức giá khác. Bằng việc đàm phán hiệu quả, công ty cũng có thể tiết kiệm được khoản vốn lớn cho IT. Tiếp tục đo lường được số tiền đã tiết kiệm từ đàm phán để đảm bảo không vượt quá KPI chi tiêu.
Lợi nhuận đầu tư IT (IT ROI)
Là cách đánh giá tổng lợi nhuận thu được từ các dự án IT. Đây là một chỉ số quan trọng để đảm bảo đầu tư có giá trị.
Nhóm KPI về bảo mật dữ liệu
KPI cho phòng IT quan trọng khác mà công ty cần lưu ý là việc bảo mật dữ liệu. Nhóm chỉ số này tập trung vào việc đo lường hiệu suất của các nỗ lực bảo mật. Từ đó giúp bảo vệ hệ thống máy tính và mạng công ty khỏi đe dọa bảo mật.
Để cơ sở hạ tầng IT được an toàn, cần lưu ý xem xét bảo mật và có thay đổi định kỳ. Nhóm này bao gồm những chỉ số như:
Triển khai phần mềm diệt virus
Chỉ số này giúp đo lường tình trạng triển khai phần mềm diệt virus. Đây là ứng dụng quan trọng giúp hệ thống máy tính không bị xâm nhập bởi mã độc.
Theo dõi lỗ hổng hệ thống
Thiết bị nào cũng sẽ tồn tại các lỗ hổng. Việc phát hiện những lỗ hổng bảo mật là đặc biệt khó khăn. Công việc của phòng IT là tìm kiếm và xử lý các lỗ hổng đang tồn tại trên hệ thống. Tình trạng hack sẽ gây nên tổn thất lớn với các dữ liệu nội bộ của tập đoàn. Vì vậy, cần phải chú ý đến hệ thống và thường xuyên kiểm tra toàn diện để phòng trừ trường hợp xấu.
Tỷ lệ cập nhật hệ thống thành công
Công nghệ sẽ không ngừng được hiện đại hóa. Chính vì vậy, hệ thống máy tính cũng cần được cập nhật mới nhất. Định kỳ đều sẽ có những đợt máy tính cần cập nhật dữ liệu. Việc đánh giá, triển khai để đảm bảo hệ thống luôn cập nhật là điều vô cùng quan trọng. Máy tính không cập nhật kịp thời sẽ có thể gây ra tình trạng thiếu tài nguyên và không kịp xử lý công việc quan trọng.
Số ngày hệ thống an toàn kể từ sự cố cuối cùng
Mạng thông tin luôn có khả năng gặp phải các sự cố hy hữu. Việc khắc phục sự cố là một vấn đề mà nhân viên IT luôn quan tâm. Họ cần tính toán thời gian kể từ sự cố bảo mật cuối cùng để so sánh với số liệu trước đây. Từ đó, có thể rút ra giải pháp khắc phục tối ưu.
Tỷ lệ sao lưu thành công
Các thông tin bảo mật quan trọng sẽ luôn đứng trước nhiều nguy cơ. Vì vậy, theo dõi, sao lưu dữ liệu là một công việc cần thiết. Tiến hành sao lưu để đảm bảo dữ liệu quan trọng luôn an toàn.
Nhóm KPI về số liệu hệ thống
Các chỉ số KPI hệ thống tập trung đảm bảo đang hoạt động đáng tin cậy. Những chỉ số này giúp công ty đánh giá hiệu suất hệ thống ở quá khứ và dự đoán tương lai. Những chỉ số này cũng sẽ cung cấp những thông số đáng tin cậy. Đội IT có thể sử dụng thông số này để thiết lập hệ thống công nghệ ổn định. Doanh nghiệp có thể tận dụng nhiều cơ hội để phát triển, mở rộng phạm vi.
Tổng số tài sản IT
Đo lường số lượng tài sản IT đang ở trong hệ thống. Bao gồm các thiết bị như máy tính, điện thoại…. Đây sẽ là số liệu để làm tiền đề cho những chỉ số tiếp theo.
Thời gian hoạt động của các thiết bị trong hệ thống
Đây là chỉ số để đo lường thời gian mà một thiết bị ở trong hệ thống. Số liệu này tính đến thời gian hoạt động trên hệ thống của người dùng cuối.
Thời gian hoạt động của máy chủ
Một hệ thống lớn sẽ có nhiều máy chủ hoạt động. Đây là chỉ số để tính toán xem thời gian hoạt động của tất cả máy chủ trên hệ thống.
Tổng hợp sử dụng bộ nhớ máy trạm
Chỉ số đo lường tỷ lệ phần trăm bộ nhớ máy trạm khi được sử dụng tại tổ chức. Từ đó có thể cho ra kết quả về bộ nhớ còn lại trên toàn hệ thống.
Nhóm KPI liên quan đến hoạt động
Các chỉ số hoạt động được sử dụng để theo dõi hiệu quả của doanh nghiệp trong thời gian cụ thể. Chỉ số KPI liên quan hoạt động phổ biến cho phòng IT thường bao gồm:
Tỷ lệ dự án thành công
Các dự án IT đều sẽ được tính toán rất cẩn thận. Việc đo lường phần trăm dự án IT thành công sẽ giúp cho doanh nghiệp luôn có số liệu xác thực. Từng số liệu này đều sẽ là một bài học cho doanh nghiệp trong các dự án tiếp theo.
Số lượng công việc được tự động hóa
Hiện tại, rất nhiều công việc đang chuyển sang sử dụng công nghệ tự động. Việc tính toán số liệu công việc tự động hóa sẽ đo lường phần trăm hoàn thành chuyển đổi. Ghi nhận sự gia tăng hàng năm của tỷ lệ công việc tự động hóa, tăng cường hiệu suất là điều cần thiết.
Đánh giá số lượng điểm cuối cho mỗi kỹ thuật viên
Đánh giá trách nhiệm của từng kỹ thuật viên là điều luôn được quan tâm. Kết quả được tổng kết sẽ là cơ sở để chấm điểm cuối cùng cho kỹ thuật viên. Số điểm có thể được lấy ra so sánh với điểm của dự án trước để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên đó.
Tỷ lệ giữ chân nhân viên
Có thể giữ chân nhân viên lâu hơn so với trước cũng là sự thành công lớn của doanh nghiệp. Việc đo lường thời gian nhân viên ở lại giúp quản lý tốt được nguồn nhân lực. Từ đó, cũng có thể cất nhắc khen thưởng phù hợp để khích lệ nhân viên tốt nhất.
Tựu chung lại, KPI chính là thành tố để quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Việc xây dựng KPI cho nhân viên IT sẽ giúp quản lý tốt nguồn lực doanh nghiệp. Vì vậy có thể mang lại lợi ích phát triển chung cho cả công ty.
