Phần mềm chấm công có thể giúp ích cho các doanh nghiệp về nhiều mặt. Giúp quản lý theo dõi giờ làm việc của nhân viên, sắp xếp ca làm việc và tự động hóa nhiều nhiệm vụ hành chính cùng với nhiều lợi ích khác.
Để có thể chắc chắn được tất cả các lợi ích trên phần mềm chấm công cần thiết 10 tính năng sau:
1.Báo cáo và phân tích
Một phần mềm chấm công hiệu sẽ có các công cụ báo cáo và thu thập dữ liệu mạnh mẽ theo tiêu chuẩn. Dữ liệu này giúp dự báo đội ngũ nhân viên trong tương lai, làm bằng chứng cho các vi phạm và hỗ trợ các vấn đề về nhân sự. Phần mềm chấm công hiệu cần có khả năng lưu trữ thông tin và nhật ký thời gian tăng ca, làm việc cuối tuần, ngày nghỉ…
2.Khả năng hợp nhất
Một trong những tính năng hàng đầu của tất cả phần mềm chấm công cần thiết là khả năng tích hợp với phần mềm và công cụ khác được sử dụng. Đây là một tính năng quan trọng nhưng phải nhanh và an toàn với các hệ thống hiện có. Từ đó sẽ giúp công ty tiết kiệm điện năng được khá thời gian và chi phí liên quan đến hệ thống mới, đào tạo bổ sung.
Khả năng tương thích với các phần mềm và công cụ khác
3.Check in và check out
Đó là một tính năng cốt lõi của bất kỳ phần mềm chấm công nào. Một công cụ ghi chép và báo cáo kiểm tra, kiểm tra chất lượng sẽ giúp đảm bảo rằng không có lỗi xảy ra khi ghi lại sự kiện và giảm thiểu các vấn đề trong chuỗi vấn đề trong quản lý hành chính.
4. Công cụ bảng có thể tương tác
Phần mềm chấm công phải có bảng chấm công để có thể dễ dàng truy cập vào một tài khoản đơn giản để nhân viên có thể xem ca làm việc sắp tới, yêu cầu ngày nghỉ, thời gian nghỉ… Thông tin này giúp cải thiện công việc lập kế hoạch làm việc và hỗ trợ tính lương và sự chủ động cho nhân viên công ty
5.Quản lý nghỉ phép
Một phần chấm công cần có các công cụ quản lý nghỉ phép để cho phép thiết lập kế hoạch một cách dễ dàng và thực hiện dễ dàng các công tác quản lý nhân viên.
6.Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
Phần mềm chấm công tốt nhất và hiện đại nhất phải là giải pháp dựa trên nền tảng đám mây. Điều này đảm bảo người quản lý và nhân viên có thể truy cập thông tin cần thiết từ mọi lúc mọi nơi. Chỉ truy cập tại chỗ có thể dẫn đến các vấn đề về lỗi “quên” của kẻ lừa đảo. Giải pháp đám mây cho phép bạn lưu trữ thông tin để chỉ những người có liên quan mới có quyền truy cập vào thông tin mà họ yêu cầu. Đây là một cách tiếp cận chón nhanh, hiệu quả và an toàn để chia sẻ và truy cập thông tin.
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
7.Lập thời gian biểu nâng cao
Thời gian biểu biểu tự động phải là một phần quan trọng trong khả năng phần mềm của bạn. Việc ghi lại thời gian và dấu chấm công không bắt đầu khi nhân viên đến, mà khi họ đã đăng ký và chỉ định giờ làm việc. Lập kế hoạch làm việc rất quan trọng đối với nhiều ngành công nghiệp như chăm sóc sức khỏe, khách sạn, bán lẻ và nhiều lĩnh vực có lịch trình làm việc phức tạp.
Phần mềm trực quan có thể hỗ trợ thiết lập lịch trình bằng cách dự báo ca làm việc, ghi lại những thay đổi trong ca làm việc và loại bỏ nhiều công việc hành chính tẻ nhạt đi kèm với việc ghi chép và báo cáo.
8.Tích hợp với bảng lương
Phần mềm chấm công cũng phải hoàn toàn phù hợp với hệ thống tính lương của doanh nghiệp. Với các báo cáo chính xác về giờ làm hành chính, giờ làm thêm, nghỉ lễ,vv sẽ đảm bảo rằng bảng lương được tính chính xác. Điều này làm giảm hoặc loại bỏ nhu cầu thuê thêm người tính lương, nghĩa là bạn tiết kiệm chi phí và tạo ra bảng lương chính xác cho nhân viên của mình mà không có lỗi từ kẻ lừa đảo.
9.Có khả năng giao tiếp
Phần mềm của bạn nên có công cụ cho phép nhân viên giao tiếp với quản lý. Có thể yêu cầu thời gian nghỉ, thông báo những thay đổi hoặc trực tiếp cấu hình thời gian nghỉ trên biểu của họ một cách an toàn và bảo mật. Giao tiếp hiệu quả là điều quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Sử dụng phần mềm phù hợp để đạt được điều này có nghĩa là mọi thay đổi đều được thông báo một cách chính xác và kịp thời.
10.Thông báo, cảnh báo
Thông báo về sự vắng mặt, xin nghỉ phép, đổi ca làm việc .vv là một lợi ích tuyệt vời cho nhà quản lý nhân sự và nhân viên. Vì vậy, nên chọn một phần mềm chấm công có thể tự động gửi thông báo qua các kênh liên lạc nhất định giúp giảm thiểu tình trạng hỗn loạn thông tin, chậm trễ hoặc nhầm lẫn về thời gian.
Nhân viên có thể tận dụng và linh hoạt các tính năng bổ sung, quản lý có hồ sơ cập nhật và cảnh báo được tự động hóa chắc chắn một cách tiến tới miễn phí và công bằng đối với tất cả mọi người.
Nguồn: ttz.com.vn
