Chấm công – Làm sao cho chuẩn ?

Last updated on 04/09/2021

“Chấm công” giờ đây đã không còn trở nên xa lạ trong mắt các nhà quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, quản lý nhân sự chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Đặc biệt khi số lượng người lao động vượt quá tầm kiểm soát. Với những DN có trên 50 nhân sự, hay những doanh nghiệp sản xuất, quản lý nhân sự thủ công không còn hiệu quả.

Vì vậy, ta cần hiểu rõ về chấm công cũng như các phương pháp chấm công hợp lý. Từ đó chọn ra lối đi đúng đắn nhất cho doanh nghiệp mình. Dưới đây là tổng quan về các khái niệm chấm công, cũng như các giải pháp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

Chấm công thời gian 

Hiểu đơn giản, chấm công thời gian là thu thập thời gian check in và check out của người lao động. Doanh nghiệp cần lưu lại thời gian làm việc của họ: đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép,… Từ đó, nhà quản lý có thể thực hiện công việc tính lương, trợ cấp chính xác, nhanh chóng và công bằng. 

Tuy nhiên, nhà quản lý dù có ” 3 đầu 6 tay” cũng không thể quản lý giờ giấc làm việc của từng nhân viên mỗi ngày. Trong khi đó, họ có vô vàn những công việc quan trọng khác cần thực hiện. Đó chính là lý do các giải pháp chấm công thời gian ra đời.

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ là sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã id riêng. Mỗi id của thẻ sẽ có thông tin của nhân viên. Mỗi thẻ này sẽ được cấp cho 1 cá nhân người lao động. Doanh nghiệp sẽ sử dụng một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Mỗi khi quẹt thẻ qua máy đọc, thông tin về id của nhân sự sẽ lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ.

Sử dụng thẻ chấm công sẽ có một số ưu nhược điểm dưới đây:

* Ưu điểm

• Đa phần các dòng máy chấm công hiện nay có thiết kế khá đơn giản và gọn nhẹ. Do đó, chúng không đòi hỏi hay tiêu tốn nhiều diện tích lắp đặt.
  
• So với giải pháp chấm công bằng vân tay, sử dụng thẻ từ có độ nhạy bén tốt hơn. Ngoại trừ các trường hợp hỏng máy, thì đa phần việc xác nhận thông tin chỉ diễn ra từ 1s đến 2s
• Bộ nhớ lưu trữ của các dòng thẻ từ cũng cao hơn so với các dòng máy khác
• Chấm công bằng thẻ từ không bị tác động bởi thời tiết, môi trường, ngành nghề hay lĩnh vực công việc.
  

* Nhược điểm

Ưu điểm là thế, nhưng sử dụng thẻ từ cũng bị hạn chế bởi một số nhược điểm dưới đây:

• Trường hợp nhân viên làm mất hay thẻ hỏng hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, nhân sự sẽ phải đợi một thời gian làm thẻ mới.
• Trường hợp nhân viên nhờ chấm công hộ sẽ xảy ra ở một số trường hợp. Do đó, nhà quản lý luôn phải quán triệt vấn đề này.

Giải pháp chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động. Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy. Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy. Hiện nay có 2 loại máy chấm công vân tay phổ biến:

• Máy chấm công sử dụng cảm biến quang. Loại này sử dụng công nghệ quang học để lấy mẫu vân tay. Ưu điểm của nó là giá thành rẻ nhưng có thiết kế tương đối cồng kềnh và dày dặn.
  
• Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung. Loại này sử dụng đế cảm biến điện dung tích hợp các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập dữ liệu về dấu vân tay. Ưu điểm của loại máy này là vân tay giả khó qua mặt được nó. Tuy nhiên, chi phí mua tương đối cao.
  

* Ưu điểm:

• Mỗi nhân viên bắt buộc phải tự mình thực hiện chấm công. Do đó, trường hợp chấm công hộ hoàn toàn không thể xảy ra
• Dữ liệu thu về luôn luôn chính xác và ở mức khách quan tốt nhất.
• Không một ai có thể vào thay đổi được thông tin, dữ liệu bởi máy có hệ thống phân quyền rõ ràng
• Giảm thiểu rắc rối đi kèm vì không phải mang thẻ mỗi ngày đến chỗ làm.
  
• Dữ liệu sẽ được thiết lập tự động tải về máy chủ của trụ sở chính nếu doanh nghiệp có nhiều cơ quan, phòng ban

* Nhược điểm:

• Thời gian chấm công sẽ lâu hơn. Nó phải so sánh hình ảnh của vân tay vừa nhận với những hình ảnh đã tồn tại để xem có trùng khớp hay không.
• Khi đặt vân tay, nếu nhân viên không chú ý có thể đặt sai vị trí so với lúc đăng ký. Vì thế sẽ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến những người phía sau
• Môi trường làm việc và ngành nghề hoạt động cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của thiết bị

Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Chấm công nhận diện khuôn mặt ( Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên.

Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động.

* Ưu điểm:

• Tình trạng chấm công hộ là hoàn toàn không thể xảy ra. Không ai có thể thay đổi thay đổi khuôn mặt để giống với người khác
• Phương pháp này đảm bảo chính xác tuyệt đối, tránh gian lận và công bằng. Do đó, nhân viên phải tuân thủ những nội quy và quy định mà doanh nghiệp đã đề ra.
• Người lao động không cần mang thẻ bên mình. Không có trường hợp tay ướt khiến vân tay không nhạy
• Giải pháp này áp dụng rộng rãi với nhiều mô hình quản lý khác nhau như: nhân viên tại văn phòng, nhà máy,… Thậm chí, các trường học cũng đang áp dụng hình thức này.
• Tính bảo mật: Chấm công bằng khuôn mặt tránh được tình trạng người lạ làm giả thẻ để xâm nhập vào doanh nghiệp. Từ đó, tính an toàn và bảo mật được đảm bảo gần như tối đa.
  
• Chấm công khuôn mặt giúp nhân viên không phải trở về nhà để lấy thẻ từ trong trường hợp bỏ quên hoặc thẻ bị hư hỏng.
  
• Khả năng hoạt động linh hoạt: Chấm công khuôn mặt có thể thực hiện dễ dàng. Chỉ cần không che mặt, không đeo khẩu trang thì thao tác thực hiện nhanh chóng. 
• Khả năng hoạt động ổn định: Chấm công khuôn mặt không yêu cầu nhân viên phải chạm vào máy. Do đó, khi chấm vân tay liên tục của nhiều người có thể khiến phần đầu quét vân tay bị mờ, hỏng hóc.
• Chip xử lý hiện đại: Nhận diện khuôn mặt là phương pháp tiên tiến hơn so với quét vân tay. Do đó, máy chấm công khuôn mặt cũng có bộ xử lý hiện đại và mạnh mẽ hơn.

*Nhược điểm:

• Tốc độ xử lý tương đối chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay hay thẻ từ.
• Giá thành khá cao, cao hơn so với các dòng máy chấm công thông thường cùng phân khúc.

Chấm công hiệu quả thực tế

Thực chất, chấm công nhân viên không thể chỉ dựa trên số lượng thời gian có mặt tại văn phòng. Nó còn đến từ khối lượng công việc người đó làm, kết quả cuối tháng người đó thu được. Vì vậy, chấm công hiệu quả thực tế, đánh giá công sức thực tế của nhân viên là rất cần thiết.

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm như một công cụ chấm công hiệu quả. Việc này giúp tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu công việc và giấy tờ không cần thiết. Với phần mềm, tính minh bạch trong tổ chức cũng trở nên rõ ràng, hạn chế xảy ra trường hợp gian lận, tính sai. 

Lúc này, các giải pháp chấm công thời gian phải có thể tích hợp với phần mềm. Khi đó, công việc kiểm tra ngày công cho đến tính toán lương bổng sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều. 

Phần mềm tính lương digiiC&B của OOC là một trong những giải pháp tính lương được đánh giá cao. digiiC&B có tính năng phân tích ngày công, đồng thời đánh giá chi tiết hiệu quả công việc của nhân viên. Từ đó chủ động giúp nhà quản lý tính toán chi phí với từng nhân sự. 

Phần mềm digiiC&B – xây dựng theo phương pháp trả lương 3P

 

DigiiC&B được xây dựng theo phương pháp 3P, liên kết chặt chẽ với các cấu phần của OOC digiiMS bao gồm Cơ cấu tổ chức, KPI và Đánh giá năng lực và Thông tin nhân sự.

Phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp phân bổ quỹ lương gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Với bảng tính tự động, phần mềm lương digiiC&B sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác thiết kế và điều chỉnh hệ thống, chi tiết tính toán đến từng nhân viên.

Sử dụng hệ thống 3P tiên tiến, hiện đại sẽ giúp DN thu hút và giữ nhân tài trong doanh nghiệp nhờ việc tạo ra sự công bằng, khuyến khích hiệu quả công việc do đãi ngộ tương xứng với đóng góp của nhân viên.

Được thiết kế linh hoạt cho sử dụng, dễ dàng điều chỉnh các biến số của chính sách. Do đó, phần mềm lương digiiC&B giúp DN dễ dàng thiết lập hệ thống đãi ngộ theo phương pháp 3P hay một biến thể nào khác. Phần mềm hỗ trợ tích hợp, tự động cập nhật đầu vào và tính toán, đơn giản hóa quá trình tính toán.

 

Tính năng chính của phần mềm:

• Hoạch định quỹ lương
• Thiết kế hệ thống khung, bậc lương
• Thiết lập chính sách đãi ngộ
• Lập bảng tính lương
• Lập/Duyệt bảng lương tháng
• Báo cáo tổng hợp thu nhập
• Chi tiết thu nhập người lao động
• Phiếu lương
• Kết nối KPI và kết quả đánh giá năng lực
• Kết nối Portal

———————————

Liên hệ

Thông tin về OOC digiiMS được chi tiết tại đây

Địa chỉ: Tầng 15, Toà nhà Viwaseen 48 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: +84 963 636 066

Email: [email protected]