Phương pháp PRINCE2 là gì? Điều bạn cần biết về PRINCE2

Last updated on 16/01/2024

Phương pháp PRINCE2 đã trở thành một xu hướng quản lý dự án chuyên nghiệp và phổ biến trên toàn cầu. Vậy PRINCE2 là gì? Đây là một phương pháp tiếp cận theo qui trình cho việc quản lý dự án. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết về nó, đúng không? Đừng lo, tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp này.

Phương pháp PRINCE2 là gì?

Khái niệm

PRINCE2, viết tắt của “Projects IN Controlled Environments”, là một phương pháp quản lý dự án tiếp cận theo qui trình cho việc quản lý dự án. Nó được thiết kế để giúp các nhà quản lý dự án tối đa hóa kết quả và đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng theo phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng. Dưới đây là một số thông tin chi tiết về PRINCE2, các thành phần của nó và lợi ích mà nó mang lại.

=> Đọc thêm: Mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp

Lịch sử phát triển của PRINCE2

PRINCE2 được phát triển từ năm 1989 và được mở rộng và cải tiến thành PRINCE2 vào năm 1996. Từ đó, nó đã được sử dụng rộng rãi ở Anh và quốc tế, bao gồm cả khu vực tư nhân. Phương pháp này có nguồn gốc từ việc đúc kết các kinh nghiệm thực tế và đã được công nhận toàn cầu. Nó đã trở thành một cách tiếp cận có cấu trúc và dựa vào quy trình để quản lý dự án. Phương pháp PRINCE2 đã được phát triển để hướng dẫn người quản lý dự án, nhóm dự án và các bên liên quan từ giai đoạn khởi đầu đến kết thúc của dự án.

Ý nghĩa của PRINCE2

Phương pháp này nổi tiếng với tính linh hoạt và khả năng mở rộng, làm cho nó phù hợp cho một loạt các dự án trong nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau. Nó cung cấp một khung làm toàn diện và giúp người quản lý dự án đánh giá mức độ thành công của từng giai đoạn, phê duyệt kế hoạch giai đoạn tiếp theo và xem xét khả năng tiếp tục phát triển và chấp nhận rủi ro.

7 nguyên tắc quan trọng của phương pháp PRINCE2

Continued Business Justification

Đều cần thiết là hiểu rõ tầm quan trọng của việc có một lý do kinh doanh rõ ràng và liên tục cho bất kỳ dự án nào. Phương thức PRINCE2 nhấn mạnh điểm này, vì đầu tư thời gian và nguồn lực mà không có kỳ vọng hợp lý về lợi nhuận là ngược phần tư tưởng và không hiệu quả. Một lý do kinh doanh được xác định rõ ràng, đề cập đến các lợi ích dự kiến và sắp xếp chúng với sứ mệnh chung của tổ chức. Bằng cách hiểu lý do kinh doanh đằng sau dự án, nhóm có thể đưa ra quyết định thông minh và ưu tiên các công việc. Mà không có một lý do kinh doanh rõ ràng, dự án đối mặt với nguy cơ chậm trễ hoặc thất bại do thiếu hướng dẫn và mục tiêu không rõ ràng. 

Learn from Experience

PRINCE2 là phương pháp quản lý dự án khuyến khích các nhà quản lý dự án đánh giá các bài học được rút ra từ kinh nghiệm trước đó. Bằng cách phân tích các dự án trước đó, nhóm dự án có thể xác định các lĩnh vực cần cải tiến và tránh những sai lầm đắt giá. Tiếp cận chủ động này nhấn mạnh sự quan trọng của việc cải tiến liên tục trong suốt vòng đời của dự án. Bằng cách phản ánh về các thành công và thách thức trước đó, nhà quản lý dự án có thể tối ưu hóa quy trình, tăng năng suất và đảm bảo các kết quả dự án tốt hơn. Hơn nữa, thực hành này thúc đẩy văn hóa học tập và phát triển trong cộng đồng quản lý dự án, khuyến khích tư duy cải tiến liên tục. 

Defined Roles and Responsibilities

Tưởng tượng một dự án không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Hỗn loạn và sự rối loạn! PRINCE2 nhấn mạnh sự quan trọng của việc xác định và giao nhiệm vụ trong một nhóm dự án. Vì chúng ta đều biết việc có ai để đổ lỗi cho thất bại của bạn đã chiến đấu nửa trận. Khi không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng được giao, dự án trở thành một tình huống mua đồng sống, trong đó mỗi thành viên trong nhóm không biết mình hoặc ai đó phụ trách công việc gì. Kết quả là hỗn loạn, với việc nhân đôi công việc, bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng, và sự thiếu đồng bộ trong công việc dự án. 

Manage by Stages

Nó rất hợp lý khi chia một dự án thành các giai đoạn quản lý được với mục tiêu rõ ràng và các thành phẩm cụ thể, như được đề xuất bởi PRINCE2. Bằng cách chia nó thành các giai đoạn riêng biệt, bạn có thể lập kế hoạch và thực hiện mỗi giai đoạn một cách hiệu quả, đảm bảo tiến bộ và đạt được mục tiêu. Mỗi giai đoạn trở thành một bước đệm để hoàn thành toàn bộ dự án, cho phép kiểm soát và quản lý tốt hơn các nguồn lực, thời gian và công việc. Cách tiếp cận này không chỉ mang lại cảm giác hoàn thành khi mỗi giai đoạn được hoàn thành thành công, mà còn nâng cao hiệu quả và thành công tổng thể của dự án.

Manage by Exception

Khi quản lý dự án, giao nhiệm vụ và cấp quyền tự chủ cho các thành viên trong nhóm có thể tạo ra một trải nghiệm đầy sức sống. PRINCE2, một hệ thống quản lý dự án được công nhận rộng rãi, đề cao tầm quan trọng của việc giao quyền quyết định trong một ranh giới được định rõ. Khái niệm này có thể được xem như một bài tập tin cậy cho thế giới quản lý dự án. Bằng cách cho các thành viên trong nhóm cơ hội đảm nhận trách nhiệm và đưa ra quyết định trong vai trò được chỉ định của họ, một cảm giác sự hào hứng và động lực có thể nổi lên. Theo cách này, giao quyền có tác động tích cực cho sự phát triển cá nhân và tập thể, góp phần vào kết quả dự án thành công hơn.

Focus on Products

Không có gì bí mật khi mà một trong những niềm vui ngọt ngào nhất trong cuộc sống là đạt được kết quả rõ ràng và cụ thể. PRINCE2, một công nghệ quản lý dự án, đặt nặng tầm quan trọng của việc xác định và đồng ý với sản phẩm cần phải được cung cấp trong một dự án. Sau cùng, một dự án mà không đưa ra bất kỳ kết quả cung cấp nào cũng giống như một chiếc bánh pizza đơn giản và vô vị, thiếu đi lớp phủ để làm cho nó hấp dẫn hơn. Xác định và đồng ý với các sản phẩm cần tiếp nhận đảm bảo rằng dự án luôn tập trung và tất cả mọi người đều có cùng tầm nhìn. 

Tailor to Suit the Project Environment

PRINCE2 đã nhận ra sự đẹp của tính linh hoạt trong quản lý dự án. Nó nhận thức rằng không có phương pháp một cỡ phù hợp với mọi nhu cầu của dự án. Thay vào đó, nó khuyến khích các quản lý dự án tùy chỉnh phương pháp của họ để phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng dự án. Tính linh hoạt là chìa khóa, bạn của tôi ạ! Tư duy thích ứng này giúp đội làm việc tiếp nhận thay đổi, thích ứng với các tình huống không lường trước và thực hiện những điều chỉnh cần thiết trên quãng đường. Bằng cách thúc đẩy tính linh hoạt, PRINCE2 giúp quản lý dự án điều hướng một cách dễ dàng trên cảnh quan động của quản lý dự án và đưa ra quyết định hiệu quả. 

Các yếu tố chính của phương pháp PRINCE2

PRINCE2 là một phương pháp quản lý dự án phi thường, giúp đảm bảo rằng bạn sẽ không lạc lõng khi quản lý dự án. Vì ai mà muốn bị lạc trong mê cung không phải các bạn nhỉ? PRINCE2 cung cấp một khung làm việc có cấu trúc, giúp bạn hướng dẫn từng bước trong quá trình quản lý dự án.

Phân chia dự án thành các giai đoạn

Nguyên lý đầu tiên của PRINCE2 là việc phân chia dự án thành các giai đoạn. Điều này như việc dùng dấu chấm và dấu phẩy khi viết, để đảm bảo rằng mọi thứ được rõ ràng và không bị nhầm lẫn. Bước này là rất quan trọng, vì việc hoàn thành một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo sẽ giúp bạn kiểm soát và định hình lại quy trình dự án của mình.

Xác định và phân công các vai trò trong dự án

Tiếp theo là việc xác định và phân công các vai trò trong dự án. Đây là như việc phân phát bánh Trung thu cho mọi người, để mọi người chơi và vui vẻ mà không ai ghen tỵ. Gói quản lý dự án, quản lý sản phẩm và quản lý cấp cao là ba vị khách quan trong, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn không xao lạc giữa các trách nhiệm của họ.

Đánh giá và quản lý rủi ro

Cuối cùng, PRINCE2 còn tập trung vào việc đánh giá và quản lý rủi ro. Đây là giống như việc chơi “bắn cung” với lòng tin, nhưng trong trường hợp này là để đảm bảo rằng bạn đã xem xét tất cả các khả năng tiếp tục phát triển và chấp nhận rủi ro của dự án. Không ai muốn bị thừa cân vì quá nhiều rủi ro, phải không?

Vậy là bạn đã hiểu về những yếu tố chính của PRINCE2. Hãy áp dụng phương pháp này vào dự án của bạn và chắc chắn rằng bạn sẽ không lạc lõng trong mê cung quản lý dự án.

Lợi ích của việc sử dụng phương pháp PRINCE2

Hmm, PRINCE2, nghe có vẻ như một phương pháp quản lý dự án tinh tế đấy. Nhưng thực ra, lợi ích cụ thể của việc sử dụng PRINCE2 là gì? Hãy để tôi giải thích một cách thú vị cho bạn.

Cung cấp phương pháp

Thứ nhất, PRINCE2 cung cấp cho bạn các phương pháp, đó là phiên bản chịu chơi của việc quản lý dự án. Các phương pháp này, còn được gọi là nguyên tắc, giúp bạn thực hiện các dự án một cách chuyên nghiệp. Vì vậy, nếu bạn gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, PRINCE2 sẽ đến cứu nguy cho bạn!

Tập trung vào sản phẩm

Không chỉ vậy, PRINCE2 tập trung vào sản phẩm. Đúng vậy, sản phẩm! Đó là việc thống nhất về số lượng và chất lượng, ngọt như đường và không thể thiếu. Bởi vì, hãy thừa nhận đi, một dự án mà không có sản phẩm là như một chiếc bánh mà thiếu nguyên liệu. Đơn giản là không thể!

Thích ứng với môi trường

Nhưng chờ đã! PRINCE2 còn là việc thích ứng với môi trường. Đó là như một con tắc kè hoà quyện và thích nghi với các rủi ro, độ phức tạp, quy mô và sự quan trọng của dự án. Bởi vì, thật tâm thật tầm, không một kích cỡ nào phù hợp cho tất cả, đúng không?

Áp dụng vào nhiều dự án khác nhau

Bây giờ, hãy nói về cách PRINCE2 có thể được áp dụng vào các dự án có kích thước khác nhau. Dù bạn đang làm việc với một dự án nhỏ bé hay một dự án vô cùng khổng lồ, PRINCE2 sẽ luôn ở bên bạn. Đó như việc có một hòm công cụ với các chiếc công cụ khác nhau. Bạn có thể chọn công cụ phù hợp cho công việc, ngọt như mật ong!

Sự linh hoạt

Nhưng đây là một bí mật dành cho bạn – PRINCE2 mang lại cho bạn sự linh hoạt để phá vỡ các quy tắc, tạo ra các quy tắc mới và phá vỡ chúng một lần nữa! Đó như một thiếu niên nổi loạn, uốn cong các quy tắc và tạo ra con đường riêng của mình. Vì vậy, nếu bạn yêu thích việc phá vỡ quy tắc, PRINCE2 có thể chính là thứ bạn đang tìm kiếm!

Tóm lại, PRINCE2 mang lại cho bạn các phương pháp để làm cho trò chơi quản lý dự án của bạn trở nên hoàn hảo. Nó tập trung vào sản phẩm, thích ứng với môi trường và có thể áp dụng cho các dự án có kích thước khác nhau. Đó như một vị sư phụ thầm thì khôn ngoan về quản lý dự án cất tiếng thì thầm vào tai bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn trở thành một ngôi sao rock quản lý dự án, PRINCE2 là lựa chọn tuyệt vời!

Phương pháp thi hành PRINCE2

Để thành công trong việc thi hành PRINCE2, bạn cần biết về các cấp độ công nhận và lợi ích của việc áp dụng phương pháp này.

Các cấp độ công nhận

PRINCE2 cung cấp hai cấp độ công nhận, đó là “Foundation” và “Practitioner”. Kỳ thi “Foundation” kéo dài một giờ và yêu cầu bạn hiểu các khái niệm cơ bản của phương pháp. Còn kỳ thi “Practitioner” kéo dài ba giờ và yêu cầu bạn áp dụng kiến thức vào các trường hợp thực tế. Đáng chú ý là các kỳ thi “Practitioner” sử dụng cuốn sách mở, vì vậy bạn có thể chuẩn bị tốt hơn. Trên thực tế, có rất nhiều đào tạo PRINCE2 trên toàn thế giới, vì vậy bạn không chỉ phụ thuộc vào việc tự học.

Học phí và lợi ích

Đương nhiên, học PRINCE2 đòi hỏi bạn đầu tư một khoản học phí và thời gian. Tuy nhiên, lợi ích mà bạn nhận được từ việc thi hành phương pháp này rất đáng kể. PRINCE2 cung cấp cho bạn một cách tiếp cận có cấu trúc và tổ chức để quản lý dự án. Bạn có thể điều chỉnh các theme và process theo nhu cầu của dự án, giúp bạn hoạt động hiệu quả trong nhiều kích thước dự án khác nhau. Không chỉ vậy, PRINCE2 còn giúp bạn đảm bảo chất lượng sản phẩm và kiểm soát rủi ro.

Vậy tại sao không nghĩ đến việc học PRINCE2 để trở thành một chuyên gia quản lý dự án chuyên nghiệp? Bạn sẽ không chỉ được học cách điều hành dự án hiệu quả mà còn có cơ hội nâng cao khả năng làm việc và phát triển sự nghiệp của mình. Đừng ngần ngại, hãy tham gia khóa học và khẳng định mình trong lĩnh vực quản lý dự án.

7 chủ đề của phương pháp PRINCE2

• Business Case (Kịch bản kinh doanh): Chủ đề này đề cập đến việc xác định, thiết lập và duy trì lý do kinh doanh cho dự án. Nó bao gồm việc đảm bảo rằng dự án vẫn mang lại giá trị kinh tế và mang lại lợi ích cho tổ chức.
• Organization (Tổ chức): Chủ đề này liên quan đến việc xác định các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án, cũng như cách thức quản lý và liên lạc giữa các bên liên quan.
• Quality (Chất lượng): Chủ đề này tập trung vào việc đảm bảo rằng các sản phẩm và kết quả của dự án đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã định.
• Plans (Kế hoạch): Chủ đề này bao gồm việc lập kế hoạch và lập lịch cho dự án, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động và tài nguyên được quản lý một cách hiệu quả.
• Risk (Rủi ro): Chủ đề này tập trung vào việc xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
• Change (Thay đổi): Chủ đề này bao gồm việc quản lý và kiểm soát các yêu cầu thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
• Progress (Tiến trình): Chủ đề này tập trung vào việc theo dõi và báo cáo tiến trình của dự án, đảm bảo rằng nó đang diễn ra theo kế hoạch và đáp ứng các mục tiêu đề ra.

Các chủ đề này cung cấp một cơ sở vững chắc để quản lý dự án theo phương pháp PRINCE2, giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và mang lại giá trị cho tổ chức.

Phương pháp PRINCE2 trong thực tế

Doanh nghiệp áp dụng PRINCE2

Một điểm quan trọng mà cần nhấn mạnh khi nói về phương pháp PRINCE2 là ngày nay nó không chỉ áp dụng cho các dự án trong lĩnh vực công nghệ thông tin như một số người cho rằng. Đối với các doanh nghiệp, PRINCE2 cung cấp một phương pháp quản lý dự án có cấu trúc và dựa trên quy trình, giúp hướng dẫn việc thực hiện dự án từ đầu đến cuối.

Các doanh nghiệp ngày nay đang hoạt động trong nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau, từ xây dựng, tài chính, y tế, thương mại điện tử đến sản xuất và giáo dục. Vì vậy, việc sử dụng một phương pháp quản lý dự án đồng nhất như PRINCE2 có thể giúp đảm bảo rằng các dự án được tiến hành theo cách có tổ chức và đạt được mục tiêu đề ra.

Sự linh hoạt và mở rộng của PRINCE2

Một trong những lợi ích lớn của PRINCE2 là tính linh hoạt và khả năng mở rộng của nó. Phương pháp này có thể được áp dụng cho các dự án nhỏ từ việc xây dựng một trang web mới cho đến phát triển một ứng dụng di động, cũng như các dự án lớn hơn như xây dựng một toà nhà mới hoặc triển khai một hệ thống quản lý tài chính.

Điều này có nghĩa là PRINCE2 là một phương pháp linh hoạt, nó không đòi hỏi một quá trình quản lý cứng nhắc và có thể điều chỉnh quy trình cho phù hợp với kích thước và phạm vi của dự án. Điều này mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp, cho phép họ tận dụng PRINCE2 ở nhiều mức độ khác nhau và trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Với PRINCE2, bạn không chỉ có một phương pháp linh hoạt cho việc quản lý dự án, mà bạn còn nhận được một cách tiếp cận chuyên nghiệp để hướng dẫn việc thực hiện dự án của mình. Bạn có thể tin rằng các dự án của bạn sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.

Với PRINCE2, không có giới hạn cho các doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp này. Nếu bạn muốn quản lý dự án của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, PRINCE2 là lựa chọn tốt nhất cho bạn.