Quản lý chi phí dự án: Tối ưu nguồn lực, đạt hiệu quả kinh tế

Last updated on 16/01/2024

Hãy tưởng tượng bạn đang tham gia vào một dự án mới, và bạn cảm thấy một cảm giác sự háo hức và hứng thú. Tuy nhiên, sau một thời gian, bạn nhận ra rằng dự án của bạn đã vượt quá ngân sách dự kiến và bạn đang đối mặt với rủi ro tài chính. Đây là lúc quản lý chi phí dự án trở nên vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quản lý chi phí dự án và tại sao nó là yếu tố quyết định cho sự thành công của dự án.

Quản lý chi phí dự án là gì? Và một số khái niệm liên quan?

Quản lý chi phí dự án là quá trình xác định, ước lượng, phân bổ và kiểm soát các nguồn lực tài chính để đảm bảo dự án được thực hiện trong ngân sách đã định và đạt được hiệu quả kinh tế. Quản lý ngâ sách của dự án đòi hỏi sự lập kế hoạch và theo dõi kỹ lưỡng của các khoản chi phí liên quan đến công việc, nguồn lực, vật liệu và các yếu tố khác trong quá trình dự án.

Một quản lý chi phí dự án thông minh có khả năng ước lượng ngân sách một cách chính xác từ đầu, phân bổ nguồn lực tài chính theo đúng kế hoạch và tiến hành kiểm soát ngân sách trong suốt quá trình dự án. Việc thực hiện quản lý chi phí dự án hiệu quả giúp tránh lãng phí tài nguyên, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo sự thành công của dự án.

Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?

Ngân sách dự án (Project Budget):

Ngân sách dự án là số tiền dự kiến mà dự án sẽ tiêu tốn để thực hiện các hoạt động và giao dịch liên quan đến dự án. Bao gồm các khoản chi phí như tiền lương, vật liệu, thiết bị, dịch vụ, phí tổ chức, phí hỗ trợ, và các khoản chi phí khác liên quan đến dự án.

Ước lượng chi phí (Cost Estimation):

Ước lượng chi phí là quá trình đánh giá và dự đoán số tiền cần thiết để thực hiện các hoạt động trong dự án. Việc ước lượng chi phí được thực hiện dựa trên các phương pháp và công cụ như ước lượng từ trên xuống, ước lượng từ dưới lên, ước lượng ba điểm, kinh nghiệm trước đó và thông tin liên quan từ các nguồn tài liệu tham khảo.

Kiểm soát chi phí (Cost Control):

Kiểm soát chi phí là quá trình giám sát và điều chỉnh chi phí dự án để đảm bảo rằng nó vẫn trong giới hạn của ngân sách dự án. Quá trình này bao gồm theo dõi chi phí thực tế, so sánh với ngân sách dự kiến, phân tích các sai lệch và tìm cách điều chỉnh chi phí để duy trì sự ổn định tài chính và tuân thủ ngân sách.

Phân bổ ngân sách (Budget Allocation):

Phân bổ ngân sách là quá trình chia nhỏ ngân sách dự án thành các khoản chi phí cụ thể cho các hoạt động, giai đoạn, thành phần hoặc nguồn lực trong dự án. Việc phân bổ ngân sách giúp đảm bảo rằng các nguồn lực và chi phí được phân chia một cách hợp lý và hiệu quả.

Tầm quan trọng và lợi ích của quản lý chi phí dự án

Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án không chỉ đảm bảo sự ổn định tài chính của dự án, mà còn có ảnh hưởng đáng kể đến các khía cạnh khác của dự án như thời gian hoàn thành, chất lượng và phạm vi công việc. Một chi phí dự án không kiểm soát có thể gây ra thiếu tiền, làm trễ dự án hoặc thậm chí dẫn đến thất bại toàn bộ.

Lợi ích của quản lý chi phí dự án

• Đảm bảo tuân thủ ngân sách dự kiến và sự minh bạch tài chính.
• Tăng khả năng dự đoán chi phí và quản lý rủi ro tài chính.
• Giảm thiểu lãng phí tài nguyên và tối ưu hóa sử dụng tài sản dự án.
• Tạo ra kế hoạch dự án cụ thể, bao gồm việc phân bổ nguồn lực và xác định ưu tiên.
• Xác định các vấn đề và mối quan tâm về chi phí sớm để có thể đưa ra các biện pháp kiểm soát sớm.

Quy trình để quản lý chi phí dự án hiệu quả

Quản lý chi phí dự án là quá trình liên tục và yêu cầu sự chính xác, theo dõi và đánh giá liên tục.

Xác định yêu cầu chi phí:

Bước đầu tiên là xác định và phân tích các yêu cầu chi phí của dự án. Điều này bao gồm việc xác định các thành phần, hoạt động và tài nguyên liên quan đến chi phí. Điều này giúp tạo ra một cái nhìn tổng quan về mục tiêu chi phí và phạm vi của dự án.

Ước lượng chi phí:

Bước tiếp theo là đưa ra ước lượng về chi phí dự án. Sử dụng các phương pháp ước lượng phù hợp như ước lượng từ trên xuống (top-down), ước lượng từ dưới lên (bottom-up) hoặc ước lượng ba điểm, quản lý dự án có thể ước tính mức độ ngân sách cần thiết để hoàn thành dự án.

Xác định ngân sách dự án:

Dựa trên ước lượng chi phí, quản lý dự án xác định nguồn vốn và phân bổ ngân sách cho các hoạt động và giai đoạn của dự án. Điều này bao gồm xác định số tiền dự kiến và việc phân chia ngân sách cho các yếu tố khác nhau như nhân lực, thiết bị, vật liệu, phần mềm và các chi phí khác liên quan đến dự án.

Quản lý chi phí dự án:

Sau khi xác định ngân sách, quản lý dự án tiến hành theo dõi và kiểm soát ngân sách dự án. Điều này bao gồm việc so sánh ngân sách thực tế với ngân sách dự kiến, theo dõi tiến độ thanh toán, và xử lý các biến động ngân sách. Quản lý dự án cần theo dõi mức tiêu thụ, phát hiện sự sai lệch và đưa ra các biện pháp kiểm soát khi cần thiết.

Đánh giá và báo cáo:

Cuối cùng, quản lý dự án đánh giá và báo cáo về tình hình ngân sách dự án. Điều này bao gồm việc so sánh giữa ngân sách thực tế và dự kiến, xác định các xu hướng và biến động chi phí, và đưa ra báo cáo cho các bên liên quan. Báo cáo chi tiết và chính xác về chi phí dự án giúp các bên liên quan hiểu rõ về tình hình tài chính và có thể đưa ra các quyết định và điều chỉnh cần thiết.

Lưu ý quan trọng khi quản lý chi phí dự án

Một số lưu ý quan trọng khi quản lý ngân sách của dự án

1. Đảm bảo rằng yêu cầu và phạm vi của dự án được định rõ trước khi bắt đầu quản lý. Hiểu rõ những gì dự án đòi hỏi và giới hạn của nó sẽ giúp bạn xác định và ước lượng chi phí một cách chính xác hơn.
2. Lựa chọn phương pháp ước lượng chi phí phù hợp với loại công việc và thông tin có sẵn. 
3. Xác định và đưa vào tính toán các rủi ro liên quan đến chi phí. Xác định các yếu tố có thể gây ra biến động chi phí và định ra các biện pháp phòng ngừa hoặc dự phòng để giảm thiểu tác động của rủi ro chi phí.
4. Theo dõi và ghi lại chi phí thực tế liên tục để so sánh với ngân sách dự kiến.  Điều này giúp xác định sự sai lệch và thực hiện các biện pháp kiểm soát khi cần thiết.
5. Cung cấp báo cáo chi phí định kỳ và minh bạch cho các bên liên quan. Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan, bao gồm quản lý dự án, nhóm dự án và khách hàng, để đảm bảo sự thống nhất và sự hiểu biết về tình hình.
6. Dựa trên báo cáo và sự phân tích, quản lý dự án có thể đưa ra quyết định về việc điều chỉnh ngân sách, tài chính hoặc xác định các biện pháp kiểm soát ngân sách để đảm bảo tuân thủ ngân sách và đạt được mục tiêu dự án.

Quản lý chi phí dự án đơn giản với phần mềm digiiPM

digiiPM là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý…

Tính năng chính của phần mềm quản lý dự án digiiPM

• Lập kế hoạch dự án
• Quản lý tiến độ hoạt động dự án
• Theo dõi chất lượng và khối lượng của dự án
• Quản lý nhân sự dự án
• Quản lý chi phí dự án
• Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh
• Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm
• Bảo mật thông tin với nhiều người dùng

Tích hợp phần mềm quản lý dự án digiiPM với các phần mềm khác

• Tích hợp và kết nối với các chỉ tiêu KPI tại Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW khi cần chẻ nhỏ từ chỉ tiêu thành các dự án về phần mềm Quản lý dự án digiiPM. Hơn nữa, phần mềm cho phép đồng bộ dữ liệu cơ cấu, chức danh, nhân sự với phần mềm KPI. 
• Tích hợp với phần mềm quản lý nhâ n sự, tiền lương để cung cấp thông tin về ngày công dự án của các thành viên cũng như quá trình tham gia các dự án của nhân sự công ty
• Tích hợp với phần mềm quản lý sản xuất để quản lý các hạng mục cần sản xuất dưới dạng kế hoạch sản xuất hay lệnh sản xuất cho 1 phân xưởng trong doanh nghiệp. Kết quả thực hiện lệnh sản xuất (danh mục sản phẩm, số lượng, quy cách) có thể được nghiệm thu như là kết quả của 1 hạng mục dự án.

Xem thêm: TOP 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất năm 2023

Kết luận

Trong môi trường dự án phức tạp hiện nay, quản lý chi phí dự án đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo thành công dự án. Bằng cách áp dụng quy trình quản lý chi phí đúng cách và theo dõi chi phí một cách cẩn thận, bạn có thể tối ưu hóa tài nguyên, đáp ứng ngân sách dự kiến và đạt được các mục tiêu dự án. Sự thành công của dự án phụ thuộc vào việc quản lý hiệu quả và tiên phong trong xác định và giải quyết các vấn đề . Hãy áp dụng các phương pháp quản lý chi phí dự án và lưu ý quan trọng để đảm bảo rằng dự án của bạn diễn ra thuận lợi và đạt được mục tiêu đề ra.

Đọc thêm: 

• Phần mềm quản lý dự án digiiPM
• Dự án là gì?
• Chương trình đào tạo quản lý dự án
• Công cụ quản lý dự án thông