Dự án là gì? 10 nội dung chính trong quản lý dự án

Last updated on 13/10/2023

Dự án là gì?

“Dự án là một tập hợp các hoạt động có mục tiêu nhất định, được thiết kế để đạt được kết quả cụ thể trong một khoảng thời gian xác định, với ngân sách và tài nguyên được quản lý để đảm bảo hoàn thành dự án thành công. Một dự án thường bao gồm các giai đoạn khác nhau như lập kế hoạch, triển khai, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Các hoạt động quản lý trong dự án thường liên quan đến nhau và được tổ chức thành các tác vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của dự án.” 

Các dự án có thể được thực hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ xây dựng cơ sở hạ tầng đến phát triển phần mềm hoặc tổ chức sự kiện. Việc QLDA hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, với chất lượng và chi phí hợp lý. Dưới đây là một số nội dung quản lý dự án căn bản.

Các nội dung quản lý dự án?

Khi lập kế hoạch dự án cũng như trong quá trình quản lý dự án, đây là các nội dung chính của quản lý dự án mà một trưởng dự án phải lưu tâm:

Mục tiêu:

Mục tiêu là một nội dung quan trọng của quản lý dự án, là kết quả mà dự án nhắm đến, là điểm dừng cuối cùng của dự án.

Phạm vi:

Phạm vi dự án bao gồm các công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ cần phải được thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án.

Thời gian:

Là khoảng thời gian dự kiến để hoàn thành các công việc trong dự án, bao gồm cả thời gian bắt đầu và kết thúc.

Ngân sách:

Ngân sách là một nội dung quan trọng của quản lý dự án, là tổng số tiền được phân bổ cho dự án để thực hiện các công việc trong phạm vi của dự án. Quản lý ngân sách hay quản lý chi phí dự án có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được thực hiện trong phạm vi nguồn lực tài chính cho phép.

Nhân lực:

Bao gồm các thành viên trong nhóm dự án, bao gồm các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. Quản lý nhân lực dự án đảm bảo hiệu quả sử dụng nhân lực của dự án một cách tối ưu, qua đó cũng tác động đến chi phí dự án.

Tài nguyên:

Bao gồm các tài nguyên vật liệu, thiết bị, phần mềm và công nghệ cần thiết để hoàn thành dự án.

Quản lý rủi ro:

Là kế hoạch quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng đến tiến độ và chất lượng của dự án. Quản lý rủi ro dự án giúp nhà quản lý dự án lường trước rủi ro và có phương án dự phòng cần thiết, tránh bị động và ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án.

Quản lý chất lượng:

Bao gồm kế hoạch kiểm soát chất lượng các sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất trong dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra.

Quản lý tiến độ:

Bao gồm việc giám sát và đánh giá tiến độ của dự án để đảm bảo nó được hoàn thành đúng thời gian. Quản lý tiến độ dự án là một trong những nội dung quan trọng nhất và có mặt ở mọi dự án bất chấp tính chất, đặc điểm hay nguồn lực cho phép.

Quản lý giao tiếp:

Bao gồm việc quản lý thông tin và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan khác đến dự án.

Quản lý dự án là gì?

“QLDA  là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá các hoạt động trong dự án để đảm bảo nó được hoàn thành đúng tiến độ, với chất lượng và chi phí hợp lý.”

QLDA bao gồm nhiều công việc khác nhau, bao gồm:

1. Lập kế hoạch: Là quá trình xác định các mục tiêu của dự án, phạm vi, thời gian, ngân sách và các tài nguyên cần thiết để đạt được các mục tiêu này.
2. Thực hiện: Là quá trình thực hiện các hoạt động được lên kế hoạch, cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ trong phạm vi của dự án.
3. Kiểm soát: Là quá trình giám sát tiến độ, chi phí và chất lượng của dự án để đảm bảo nó đang diễn ra đúng kế hoạch và thực hiện các biện pháp cần thiết để giải quyết các vấn đề phát sinh.
4. Đánh giá: Là quá trình đánh giá kết quả của dự án, so sánh với kế hoạch ban đầu để đánh giá hiệu quả của các hoạt động đã thực hiện và học hỏi từ các kinh nghiệm trong dự án.

Quản lý dự án cũng liên quan đến quản lý nhân sự, tài nguyên và quản lý rủi ro để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra ban đầu. QLDA là một kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực và là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của dự án.

Những công cụ chủ yếu trong quản lý dự án?

Có nhiều công cụ khác nhau để hỗ trợ việc QLDA, tùy thuộc vào phương pháp và phạm vi của dự án. Tuy nhiên, một số công cụ chủ yếu trong QLDA bao gồm:

Sơ đồ tác vụ (Gantt chart):

Sơ đồ GANTT là một công cụ phổ biến được sử dụng để hiển thị các hoạt động và tiến độ của chúng trong dự án. Nó cho phép trưởng dự án theo dõi tiến độ, thời gian và tài nguyên của dự án và giúp quản lý đưa ra quyết định về các hoạt động ưu tiên và lịch trình dự án.

Phân tích SWOT:

SWOT Là công cụ để đánh giá các mặt mạnh, yếu, cơ hội và thách thức liên quan đến dự án. Nó giúp định hướng và đưa ra các chiến lược để tận dụng mặt mạnh và cơ hội, đồng thời giảm thiểu các yếu điểm và thách thức.

Mạng lưới lập lịch (Network diagramming):

Đây là một công cụ để phân tích và hiển thị mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án. Nó giúp xác định sự phụ thuộc giữa các hoạt động và giúp trưởng dự án ước tính thời gian và tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án.

Bảng theo dõi tiến độ (Progress tracking):

Là một công cụ để theo dõi và đánh giá tiến độ của các hoạt động trong dự án. Nó giúp trưởng dự án đánh giá việc hoàn thành các công việc và xác định các hoạt động cần được ưu tiên để đảm bảo tiến độ của dự án.

Phần mềm quản lý dự án (Project management software):

Là một công cụ phổ biến được sử dụng để QLDA. Nó giúp trưởng dự án quản lý thông tin dự án, quản lý tài nguyên và lịch trình, đồng thời cung cấp các báo cáo tiến độ để trưởng dự án có thể đưa ra quyết định hiệu quả.

Ngoài ra, còn có các công cụ khác như biểu đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique)… Tham khảo Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

WBS có vai trò như thế nào trong quản lý dự án?

WBS (Work Breakdown Structure) là một công cụ QLDA quan trọng giúp phân tích và phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn và quản lý chúng một cách hiệu quả.

Cụ thể, WBS giúp trưởng DA thực hiện các công việc DA bằng cách phân tách chúng thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS cung cấp một cách tiếp cận hệ thống hóa và logic hóa các hoạt động trong dự án và giúp trưởng dự án xác định các gói công việc và kế hoạch điều phối tài nguyên.

WBS giúp cho trưởng dự án hiểu rõ các hoạt động cần phải thực hiện, đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo đúng thứ tự và đúng thời gian. Nó giúp trưởng dự án dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đầy đủ và đúng chất lượng.

Ngoài ra, WBS cũng giúp trưởng dự án phân bổ tài nguyên và xác định các chi phí DA. Khi dự án được phân tách thành các phần nhỏ hơn, trưởng dự án có thể đánh giá chi phí, tài nguyên và thời gian cần thiết cho mỗi phần. Điều này giúp trưởng dự án quản lý ngân sách dự án hiệu quả hơn và đưa ra quyết định về các hoạt động ưu tiên.

Tóm lại, WBS đóng vai trò quan trọng trong QLDA bằng cách cung cấp một khung làm việc rõ ràng và hệ thống hóa cho dự án. Nó giúp trưởng dự án xác định các gói công việc và kế hoạch điều phối tài nguyên, quản lý ngân sách DA  và đảm bảo tiến độ DA được thực hiện đầy đủ và đúng chất lượng.

Có những phần mềm quản lý dự án thông dụng nào?

Có rất nhiều phần mềm QLDA thông dụng được sử dụng bởi các trưởng dự án để quản lý các dự án của họ. Sau đây là một số phần mềm QLDA phổ biến:

Microsoft Project:

Microsoft Project là một phần mềm QLDA rất phổ biến được sử dụng để quản lý tiến độ dự án, phân bổ tài nguyên và lập kế hoạch. Nó cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ và chi phí, quản lý tài nguyên và lập lịch.

PM Quản lý Dự án Trello:

Trello là một công cụ QLDA miễn phí, dễ sử dụng và đơn giản. Nó được sử dụng để quản lý công việc, phân chia dự án thành các thẻ và bảng, đồng thời cho phép người dùng thêm nhãn, hình ảnh và bình luận.

PM Quản lý dự án Asana:

Asana là một công cụ trực tuyến được sử dụng để QLDA , phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến độ. Nó cung cấp các tính năng như lập lịch, giao nhiệm vụ và tích hợp với nhiều ứng dụng khác.

Phần mềm Quản lý dự án Jira:

Jira là một công cụ QLDA phát triển phần mềm được sử dụng để quản lý tiến độ dự án, phân bổ tài nguyên và theo dõi sự cố. Nó cung cấp các tính năng như quản lý phiên bản, theo dõi sự cố và báo cáo dự án.

Basecamp:

Basecamp là một công cụ QLDA trực tuyến được sử dụng để quản lý công việc, lập lịch và theo dõi tiến độ. Nó cung cấp các tính năng như phân bổ nhiệm vụ, giao tiếp và tích hợp với nhiều ứng dụng khác.

Phần mềm quản lý dự án digiiPM của OOC

Đây là phần mềm QLDA đa năng, phù hợp cho nhiều đối tượng, và có thể đáp ứng các tính năng chuyên sâu theo nhu cầu cụ thể như quản lý chi phí, quản lý khối lượng công việc, tích hợp phần mềm khác.

Ngoài ra, còn rất nhiều phần mềm QLDA khác như Wrike, Monday.com, Smartsheet, và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào nhu cầu của từng dự án và sở thích của từng nhà QLDA.

Phần mềm quản lý dự án cần có những tính năng gì?

Phần mềm QLDA cần có một số tính năng quan trọng sau đây để hỗ trợ QLDA hiệu quả:

Lập kế hoạch và quản lý tiến độ:

Phần mềm QLDA cần có khả năng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của DA. Nó cần cho phép người dùng tạo lịch trình dự án, phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến độ để đảm bảo DA được hoàn thành đúng thời hạn.

Quản lý tài nguyên:

Phần mềm QLDA cần cho phép người dùng quản lý tài nguyên của DA, bao gồm nhân lực, vật liệu và thiết bị. Nó cần cung cấp tính năng để phân bổ tài nguyên và theo dõi việc sử dụng tài nguyên để đảm bảo tối ưu hóa sử dụng và giảm thiểu lãng phí.

Quản lý chi phí dự án:

Phần mềm QLDA cần cung cấp các tính năng để quản lý chi phí của dự án. Nó cần cho phép người dùng đưa ra dự báo chi phí, theo dõi chi phí thực tế và so sánh với dự báo để đảm bảo dự án được duy trì trong ngân sách.

Giao tiếp và hợp tác trong quản lý dự án:

Phần mềm QLDA cần cung cấp các tính năng để giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong dự án. Nó cần cho phép người dùng gửi tin nhắn, tài liệu và thông tin cập nhật cho nhau để đảm bảo sự hiểu biết và đồng bộ trong dự án.

Báo cáo quản lý dự án:

Phần mềm QLDA cần cung cấp tính năng báo cáo để người dùng có thể tạo ra báo cáo dự án chi tiết và chính xác. Nó cần cho phép người dùng tạo báo cáo tổng hợp về tiến độ dự án, chi phí, tài nguyên và các chỉ số khác để đánh giá hiệu suất của dự án.

Đây là những tính năng cơ bản mà một phần mềm QLDA nên có. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng dự án, các tính năng có thể khác nhau.