Quản lý rủi ro dự án – Yếu tố quan trọng đảm bảo dự án thành công

Last updated on 16/01/2024

Bạn đang tham gia vào một dự án mới? Bạn có biết rằng quản lý rủi ro trong dự án là một yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công và ổn định? Nếu bạn quan tâm đến việc tăng cường khả năng quản lý rủi ro trong dự án của mình, hãy tiếp tục đọc bài viết này. Chúng tôi sẽ giới thiệu về quản lý rủi ro dự án và quy trình quản lý rủi ro.

Rủi ro là gì?

Rủi ro là một sự kiện hoặc tình huống không mong muốn có thể xảy ra và gây ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu, kế hoạch, hoạt động hoặc dự án. Có thể là một biến cố không mong đợi, một vấn đề tiềm ẩn hoặc một tình huống không lường trước mà có thể ảnh hưởng đến thành công của một hoạt động hay dự án.

Rủi ro có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như môi trường, con người, kỹ thuật, tài chính, chính trị, và thị trường. Các yếu tố không chắc chắn và không kiểm soát quản lý một dự án hoặc hoạt động tạo nên khả năng xảy ra rủi ro.

Quản lý rủi ro là quá trình xác định, đánh giá và ứng phó với các rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực hoặc tận dụng cơ hội tích cực. Quá trình này bao gồm việc xác định rủi ro, đánh giá mức độ và tác động của rủi ro, lập kế hoạch ứng phó và thực hiện biện pháp hạn chế rủi ro.

Mục tiêu của quản lý là giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro, tăng cường khả năng phản ứng và tạo điều kiện thuận lợi để đạt được mục tiêu và thành công trong dự án hay hoạt động.

Vậy Quản lý rủi ro dự án là gì?

Quản lý rủi ro dự án là quá trình xác định, đánh giá, ưu tiên và ứng phó với các rủi ro tiềm năng trong một dự án. Mục tiêu chính của quản lý rủi ro là giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro và tận dụng cơ hội tích cực để đảm bảo thành công của dự án. Việc này giúp bạn phòng ngừa các rủi ro, tăng khả năng ứng phó và đảm bảo rằng dự án diễn ra một cách suôn sẻ.

Một trong những lợi ích quan trọng của quản lý rủi ro là đảm bảo sự ổn định và đáng tin cậy của dự án. Khi bạn xác định và ứng phó với các rủi ro một cách hiệu quả, bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng và đảm bảo rằng dự án tiến triển theo kế hoạch.

Hơn nữa, quản lý còn giúp bảo vệ nguồn lực và ngân sách của dự án. Bằng cách xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến tài nguyên và ngân sách, bạn có thể lập kế hoạch và phòng ngừa trước để tránh lãng phí và vượt quá ngân sách dự án.

Bằng cách chuẩn bị trước và có các kế hoạch ứng phó sẵn có, bạn có thể nhanh chóng thích nghi với các tình huống bất ngờ và giảm thiểu thiệt hại cho dự án.

Phân loại rủi ro trong quản lý rủi  dự án

Trong quản lý dự án, rủi ro có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. 

Rủi ro theo nguồn gốc

Đây là loại rủi ro có thể xảy ra, phát sinh trong dự án như  sự cố kỹ thuật, hiệu suất thiết bị, vấn đề nhân viên hay ở ngoài dự án như thay đổi chính sách, môi trường kinh doanh, thay đổi quy định pháp lý hoặc thị trường.

Rủi ro theo tính chất

Đại đa số các rủi ro xảy ra có thể xác định trước, đo lường và có thể quản lý được thông qua các biện pháp phòng ngừa và ứng phó. Tuy nhiên, bên cạnh đó có một số rủi ro không thể dự đoán được hoặc có thể đo lường chính xác như thời tiết xấu (mưa bão…) hoặc sự cố xảy ra không mong muốn.

Rủi ro theo tác động với dự án

Khi phân loại rủi ro theo tác động sẽ có các rủi ro có tác động tiêu cực đến dự án, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu, lịch trình, nguồn lực hoặc chất lượng dự án hay các rủi ro mang lại cơ hội tích cực hoặc lợi ích cho dự án. Loại rủi ro tích cụ nếu được nhận biết và xử lý tốt, chúng có thể mang lại lợi ích đáng kể cho dự án.

Rủi ro theo mức độ ảnh hưởng

Các rủi ro có thể được chia theo mức độ ảnh hưởng đến dự án. Các rủi ro quan trọng có tác động lớn đến dự án và có thể gây thiệt hại nghiêm trọng nếu không được kiểm soát đúng cách. Còn rủi ro có mức độ ảnh hưởng nhỏ đến dự án và không gây ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của dự án.

Rủi ro theo phạm vi dự án

Đây là loại rủi ro có thể xảy ra liên quan trực tiếp đến dự án cụ thể và có tác động trong phạm vi dự án hoặc rủi ro không liên quan đến dự án nhưng lại ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động hay mô trường xung quanh dự án.

Rủi ro theo khả năng xảy ra

• Rủi ro chung: Các rủi ro chung và phổ biến trong các dự án của cùng ngành hoặc lĩnh vực.
• Một số loại rủi ro đặc thù chỉ xảy ra trong dự án cụ thể và có liên quan đến yếu tố riêng của dự án đó.

Phân loại rủi ro giúp nhóm dự án hiểu rõ hơn về các yếu tố tiềm năng có thể ảnh hưởng đến dự án và xác định các biện pháp quản lý rủi ro phù hợp để đảm bảo sự thành công của dự án. Trên đây chỉ là một số loại rủi ro chính, bên cạnh đó còn rất nhiều loại rủi ro khác nhau mà có thể xảy ra trong quá trình quản lý dự án.

Quy trình quản lý rủi ro dự án

Phải có quy trình quản lý rủi ro như thế nào dự án mới đảm bảo thành công?

1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro: Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch cho quản lý rủi ro của bạn. Xác định phương pháp, quy trình và công cụ quản lý cần thiết để đảm bảo rằng các rủi ro được quản lý một cách có hệ thống và liên tục.
2. Xây dựng danh sách rủi ro: Nắm bắt các vấn đề có thể xảy ra, tìm hiểu kinh nghiệm từ các dự án tương tự và phát triển tư duy phản biện để nhận ra các rủi ro tiềm năng.
3. Phân loại và ưu tiên rủi ro: Phân loại các rủi ro thành các loại khác nhau dựa trên mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra. Ưu tiên các rủi ro quan trọng nhất và tập trung vào việc phòng ngừa và ứng phó với chúng.
4. Tạo kế hoạch phòng ngừa: Đưa ra các biện pháp phòng ngừa cụ thể để giảm thiểu xác suất xảy ra của các rủi ro quan trọng. Tạo ra quy trình, chính sách đảm bảo tính toàn vẹn của dự án và chuẩn bị các giải pháp dự phòng.
5. Xây dựng kế hoạch ứng phó: Chuẩn bị các kế hoạch ứng phó chi tiết để đối phó với các rủi ro xảy ra. Xác định các biện pháp khắc phục, lựa chọn phương án tối ưu và chuẩn bị tâm lý cho đội ngũ dự án để đối mặt với tình huống bất ngờ.

Kết luận

Quản lý rủi ro là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự thành công và ổn định của dự án. Việc xác định, đánh giá, phòng ngừa và ứng phó với các rủi ro đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách ổn định, đáng tin cậy và linh hoạt. Bằng cách áp dụng các phương pháp và bước quản lý rủi ro, bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực và đạt được mục tiêu của kế hoạch một cách hiệu quả.

Đọc thêm:

• Phần mêm quản lý dự án digiiPM
• Top phần mềm quản lý dự án tốt nhất năm 2023