Quản lý công việc luôn là một vấn đề khó khăn đối với cá nhân nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nói chung. Giải pháp nào cho những nhà quản trị có thể quản lý được hệ thống doanh nghiệp mà không mất nhiều thời gian nhưng đảm bảo hiệu quả tối đa. Dưới đây là quy trình quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp.
Tại sao cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả
Sự thật là những công việc tuân thủ đúng quy trình sẽ cho kết quả tốt nhất và đồng nhất.
Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Lý do mà doanh nghiệp cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả đó chính là:
– Mỗi cá nhân khác nhau đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình quản lý tốt sẽ giúp cho người thực hiện biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước nhiệm vụ nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?
– Giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự. Mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?
– Quy trình cũng giúp ích cho quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên
Quy trình quản lý công việc hiệu quả
1. Liệt kê những công việc cần làm
Trước khi bắt tay vào việc, điều quan trọng nhất chính là phải biết những việc cần làm là gì. Đây được xem là kim chỉ nam, các định đúng hướng đi và nhiều điều cần thiết để đạt được kết quả. Việc này hạn chế tình trạng bỏ lỡ hoặc nhầm lẫn công việc trong cả quá trình xử lý. Liệt kê những công việc cần làm là bước nền tảng mà cấp quản lý cần hoạch định sẵn trong đầu.
2. Sắp xếp thứ tự những công việc cần làm
Việc sắp xếp các công việc cần làm sẽ xác định được tầm quan trọng của những công việc đó. Nên có sự phân biệt giữa những đầu việc quan trọng, cấp thiết, nhiệm vụ mang tính đột phá để đầu tư đủ nguồn lực. Việc xác định đúng sẽ có ảnh hưởng trực tiếp và tích cực đến kết quả công việc. Công việc đạt chất lượng mới được coi là có quá trình quản lý giao việc hiệu quả.
3. Phân loại công việc
Trong doanh nghiệp, có rất nhiều loại công việc khác nhau cần phải thực hiện. Có những công việc liên quan trực tiếp đến thực thi chiến lược. Lại có những công việc chỉ liên quan đến việc triển khai kế hoạch kinh doanh. Thậm chí có nhiều công việc chỉ nằm trong phạm vi bộ phận, theo mô tả chức năng và nhiệm vụ. Các cá nhân có thể có các đầu việc được giao từ công cy, bộ phận. Cũng có những công việc do cá nhân tự đặt ra để hoàn thành các công việc khác hoặc tăng cường năng lực.
Phân loại công việc thành các hạng mục khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý công việc tốt hơn.
4. Rà soát công việc và cập nhật tiến trình công việc
Rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến trình công việc là điều hiển nhiên trong doanh nghiệp. Đây là công việc đòi hỏi cả nhân sự và quản lý cập nhật và kiểm tra thường xuyên, đảm bảo tính realtime của kết quả. Cập nhật kết quả theo thời gian thực là cách duy nhất để khẳng định chất lượng cũng như hiệu suất của cá nhân, phòng ban.
Theo truyền thống, doanh nghiệp rà soát và cập nhật tiến trình công việc thủ công, bằng danh sách công việc. Tính realtime trong báo cáo kết quả là hoàn toàn không có khi phải chờ đến ngày đến kỳ nộp báo cáo. Điều này sẽ rất khó khăn với doanh nghiệp lớn cũng lúc phải chạy nhiều dự án, quản lý đội ngũ lớn.
Ngày nay, bài toàn về quản lý công việc đã được giải bằng những áp dụng công nghệ. Phần mềm quản lý công việc và cộng tác đang cho thấy những vượt trội khi tích hợp chức năng giao việc, cập nhạt, theo dõi và giám sát chất lượng. Với nhân sự, đây là một nền tảng đống nhất hỗ trợ giao tiếp, nắm bắt thông tin giữa các mắt nối trong quá trình làm việc.
5. Báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện công việc
Cuối cùng, cần có báo báo cáo về kết quả thực hiện công việc của các bộ phận, nhân viên. Đây là loại thông tin cho nhà quản lý có cái nhìn cô đọng nhưng tổng quan về mức độ hoàn thành và chất lượng. Ngoài ra, cán bộ quản lý hoàn toàn có thể theo dõi hiệu suất của từng cá nhân, phòng ban. Nếu kết quả thực hiện không tốt, cần có hoạt động tăng cường năng lực cho nhân viên và tạo động lực. Nếu kết quả thực hiện tốt, cần có khen thưởng, động viên kịp thời.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Phần mềm quản lý công việc không còn xa lạ trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp lớn hiện nay. Sử dụng phần mềm quản lý công việc là một phương pháp để thúc đẩy quy trình quản lý.công việc hiệu quả trong thời đại công nghiệp 4.0 nhanh, gọn và tin cậy:
- Quản lý đồng bộ hệ thống dữ liệu
- Giao việc cho nhân viên
- Giám sát quá trình làm việc của nhân viên
- Đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên
- Cân đối được khối lượng công việc của từng nhân viên
- Tích hợp với các đầu công việc được giao từ KPI/OKR của công ty
- Báo cáo tiến độ và kết quản thực hiện công việc
Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTeamW – sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Được các doanh nghiệp đánh giá cao nhờ thiết kế đẹp, thân thiện, tính năng phong phú, khả năng tùy biến cao. Sử dụng được cả trên web hoặc mobile, đồng bộ với hệ thống chung của công ty. Người dùng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, đa dạng trên nhiều thiết bị, giúp quá trình giao việc tối ưu.
Ưu điểm của phần mềm digiiTeamW
Phần mềm digiiTeamW được phát triển dựa trên nhu cầu quản lý công việc theo nhiều phương pháp các nhau, giúp đồng bộ quản lý và giám sát chuyên sâu.
- Sử dụng 1 giao diện thống nhất cho các phương pháp: đơn giản, dễ học, dễ làm quen
- Sử dụng giao diện cuộn theo chiều dọc – tiết kiệm thời gian thao tác
- Màn hình nhập liệu cho phép thao tác như Excel
- Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự
- Phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng) giúp tiết kiệm đáng kể thời gian
- Quy đồng cơ chế tính điểm của KPI và OKR, cho phép sử dụng chung một hệ đo lường cho kết quả cuối cùng
- Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm.
- Kết hợp giữa chart trạng thái chỉ tiêu/hoạt động và kết quả cuối cùng. Điều đó giúp nhà quản lý nắm được tình hình thực hiện của nhân viên khi chưa đến kỳ đánh giá.
- Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng
- Công cụ tương tác theo ngữ cảnh, giúp trao đổi thông tin trật tự và chính xác
Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc digiiTeamW
Quy trình quản lý giao việc hiệu quả không còn là vấn đề khi nhà quản lý nắm bắt được những yếu tố cơ bản, cũng như biết ứng dụng phần mềm quản lý công việc trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
_______________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
Hotline/Zalo: 0886595688
Email: [email protected]
Website: https://ooc.vn
