Phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự nếu không có công cụ hợp lý sẽ trở thành một cơn ác mộng với nhân viên nhân sự. Do quy mô công ty lớn, do số lượng hợp đồng trên mỗi nhân sự nhiều hay do nhân viên cũ nghỉ, dù là bất kỳ lý do gì cũng có thể dễ dàng sai, sót thông tin, thất lạc hồ sơ. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý thông tin nhân sự lại hoàn toàn có thể giảm thiểu rủi ro này.

Quản lý trên giấy tờ hoặc excel giờ đã không còn tối ưu đặc biệt với doanh nghiệp lớn. Nhân viên nhân sự mất nhiều thời gian để nhập liệu, chỉnh sửa và tìm kiếm thông tin. Trong khi đó, rủi ro từ việc quản lý truyền thống lại gia tăng đồng thời khiến công việc trở nên nhàm chán.

Một công cụ hỗ trợ lưu trữ hồ sơ và thao tác nhập liệu đơn giản, bảo mật cao cùng khả năng lưu giữ trong thời gian lâu dài sẽ là trợ thủ đắc lực giải quyết khó khăn cũng như hạn chế rủi ro. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần được thiết kế dựa trên 5 tiêu chí dưới đây để đảm bảo tính phù hợp của sản phẩm.

5 Tiêu chí cần đáp ứng của một phần mềm quản lý hồ sơ

1. Phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Để chọn một ‘trợ lý” lý tưởng, phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tùy vào mỗi bối cảnh doanh nghiệp, loại ngành nghề mà mỗi công ty lại có một văn hóa quản lý và nhu cầu nắm bắt riêng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ bản thân để có thể chọn ra trợ thủ đắc lực nhất

Tuy nhiên, về cơ bản phần mềm quản lý nhân sự cần đảm bảo thực hiện đơn giản các thao tác nghiệp vụ như:

Nhập, chỉnh sửa, lưu trữ thông tin nhân sự: Thông tin cá nhân, thân nhân, trình độ học vấn,..

Thông báo về các hợp đồng, quyết định nhân sự cần xử lý, bảo đảm nhân viên phòng nhân sự có thể gia hạn, thanh lý hợp đồng.

Ghi nhận lịch sử phát triển của nhân viên trong tổ chức: số lần tăng lương, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kiêm nhiệm

Tích hợp bảng chấm công đối với từng cá nhân theo tháng, cập nhật nhanh chóng số lượng nghỉ phép của nhân viên.

Quản lý quỹ ngày phép hiệu quả đảm bảo lợi ích của người lao động cũng như doanh nghiệp, cũng như kế hoạch làm việc trong ngày/ trong tuần của doanh nghiệp.

Hệ thống báo cáo dashboard được thiết kế sát thực với nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp. Nhìn vào hệ thống dashboard nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt nhanh bức tranh nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự được thiết kế phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

2. Thân thiện dễ sử dụng

Phần mềm quản lý hồ sơ chỉ được coi là trợ lý toàn năng của nhân sự khi nó có cơ chế nhập liệu dễ dàng với giao diện thân thiện. Do tính chất công việc quản lý hồ sơ với nhiều trường thông tin nên các thao tác nhập liệu cũng là việc mất thời gian và công sức. Tuy nhiên, phần mềm quản lý thông tin lý tưởng cần tính đến những trải nghiệm không cần thiết mà người sử dụng có thể gặp phải để tối ưu phần mềm. Các thao tác có được thể giảm đáng kể nếu phần mềm có chế độ default phù hợp hoặc cơ chế gợi ý, gợi ý nhanh.

Ngoài ra, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thân thiện cần có cơ chế nhập liệu số lớn cho phép import dữ liệu từ file excel. Điều này là đặc biệt cần thiết với những doanh nghiệp đang quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự bằng file excel. Cơ chế này đảm bảo nhân viên nhân sự không cần tốn công nhập dữ liệu cũ và có thể sao lưu trực tiếp lên phần mềm với vài thao tác. Hơn thế nữa, phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần có cơ chế xuất báo cáo dưới nhiều dạng .excel .pdf để hỗ trợ nhân viên lập mẫu báo cáo nhanh.

3. Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Thông tin là một phần tài sản quan trọng của doanh nghiệp nên chia sẻ trên phần mềm quản lý hồ sơ chỉ được chia sẻ với những người có liên quan. Do tính bảo mật cao, phần mềm cần có cơ chế phân quyền rõ ràng đảm bảo đúng người được truy cập vào đúng vùng dữ liệu họ được cho phép.

Khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ trên nền tảng cloud, doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín và đối tác cung cấp cloud của họ đáng tin cậy. Đây là 2 bảo chứng minh chứng mức độ bảo mật thông tin an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.

4. Quản lý dữ liệu tập trung

Không chỉ đơn thuần là quản lý hồ sơ giấy tờ, phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần được tận dụng để biến thành công cụ hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định. Vậy nên, đây cần được xem như một phần mềm hỗ trợ số hóa, quản lý thông tin tập trung trên một nền tảng. Việc hỗ trợ quản lý thông tin tập trung đảm bảo khả năng tìm kiếm dễ dàng, và nhu cầu nắm bắt tình hình nhân sự nhanh chóng.

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần hõ trợ quản lý dữ liệu tập trung

Ngoài ra, quản lý tập trung hồ sơ nhân sự sẽ là cơ sở để liên kết dễ dàng với các phần mềm tính lương, đánh giá năng lực, đánh giá KPI giúp khái quát hóa bức tranh nhân sự. Đúng với phương châm phát triển nhân sự, phòng HR cần nắm bắt cơ cấu nhân sự hiện tại để có thể lập kế hoạch tuyển dụng, chiêu mộ cũng như giữ chân nhân tài.

5. Giúp đánh giá được nguồn nhân lực, lập kế hoạch nhân sự

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự vừa là nơi lưu trữ dữ liệu nhân sự từ thông tin cá nhân, trình độ, năm kinh nghiệm, … đến lịch sử lương, thăng tiến, kết quả đánh giá năng lực. Mà nó còn là dữ liệu đầu vào để đánh giá quy mô, cơ cấu nhân sự và sức khỏe doanh nghiệp về mặt nguồn nhân lực nói riêng.

Các kịch bản dự đoán và những kế hoạch phát triển sẽ là thành quả được kết luận dựa trên các con số, dữ liệu từ phần mềm quản lý thông tin. Vậy nên hãy chắc rằng phần mềm quản lý thông tin nhân sự doanh nghiệp bạn đang hướng đến cho phép kết nối dữ liệu với các phần mềm nghiệp vụ nhân sự khác. Cổng API sẽ là một yếu tố cần thiết để các dữ liệu liên kết với nhau đảm bảo nhà quản lý có cái nhìn tổng quát.