Làm sao để khiến NV làm việc từ xa (remote employees) gắn bó với DN?

Last updated on 08/09/2020

Nhân viên làm việc từ xa (remote employees) đang dần trở nên phổ biến hơn, đi kèm với những tích cực mà nó mang lại. Trung bình, các doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng 11.000 USD/năm/nhân viên khi họ chuyển sang trạng thái làm việc từ xa, theo Global Workplace Analytics.

Các khoản tiết kiệm của doanh nghiệp là kết quả của việc tăng năng suất làm việc và giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Đồng thời, người lao động tiết kiệm được từ 2.000 đến 4.000 đô la hàng năm bằng cách làm việc tại nhà. Những người làm việc từ xa cũng cho biết họ có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn (91%), tập trung vào năng suất làm việc tốt hơn (79 %) và ít căng thẳng hơn (78 %). Với những lợi ích như trên, doanh nghiệp phải làm gì để giữ chân các nhân viên khi làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc?

Là một chuyên gia nhân sự, điều quan trọng là phải động viên, điều chỉnh và thu hút nhân viên làm việc từ xa. Bạn có thể tự hỏi điều gì sẽ xảy ra với tinh thần đồng đội và sự gắn kết của tập thể nếu nhân viên của bạn không có sự tương tác trực tiếp trong cùng một không gian làm việc. Dưới đây là 5 mẹo quản lý về cách khiến nhân viên làm việc từ xa cảm thấy gắn bó và có động lực. 

1. Để người lao động tự kiểm soát lịch trình của họ

Khi doanh nghiệp đã cho phép người lao động làm việc từ xa, thì việc cho phép họ đặt lịch trình của riêng mình là điều cần thiết. Có ai thích làm việc từ 6pm đến 2am hay không? Ngoại trừ deadline công việc hay những cuộc hội thảo cố định thì việc xác định lịch trình cho người lao động từ xa không phải vấn đề. Bạn sẽ không thể tối đa hóa sự hài lòng của nhân viên làm việc từ xa nếu bắt buộc họ làm việc từ 8h sáng như một nhân viên văn phòng bình thường.

Điều quan trọng cần lưu ý là môi trường làm việc ở nhà của nhân viên ít được kiểm soát hơn văn phòng. Chẳng hạn, họ có thể phải rời đi bất cứ lúc nào để chăm sóc con cái, nhận các cuộc điện thoại cá nhân hoặc giải quyết tình huống khẩn cấp trong nhà bếp. Mặt tích cực của làm việc từ xa là  giúp mọi người cân bằng nhu cầu về thời gian của họ.

Dustin Grosse, COO của ClearSlide, đưa ra lời khuyên cho các nhà quản lý rằng: “Thay vì quản lý vi mô khi người lao động đang làm việc, hãy tập trung vào những gì họ đạt được.” Grosse chỉ ra rằng việc cho phép mọi người tự kiểm soát thời gian của họ nhiều hơn sẽ giúp người lao động cảm thấy hạnh phúc và gắn bó với công việc hơn.

2. Làm việc để xây dựng một cộng đồng nhân viên tích cực

Vấn đề lớn nhất khi nói đến cách để gắn kết các nhân viên làm việc từ xa (remote employees) là giải quyết cảm giác bị cô lập mà một người có thể có với tập thể của họ. Các nỗ lực quản lý nên hướng tới việc khiến mọi người xích lại gần nhau hơn, nuôi dưỡng những cảm giác tích cực của nhân viên cần có. Có một cách để làm được điều này là đảm bảo các thành viên có cơ hội giao tiếp trên nhiều nền tảng như email, hệ thống nhắn tin, hội nghị online,… Hãy cung cấp cho nhân viên làm việc từ xa các công cụ cần thiết để giao tiếp với đồng nghiệp và người quản lý một cách dễ dàng. (remote employees)

Ngày nay, các nền tảng liên lạc từ xa rất hiện đại và tinh vi. Đây là cơ hội để các cuộc trò chuyện trở nên thực tế giống như cách mọi người đang giao tiếp trong cùng một không gian. Tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ những phản hồi của họ bất kỳ lúc nào trong ngày (cho dù thông qua công cụ phản hồi trực tuyến hoặc chatbot) cũng là một cách giá trị để xây dựng môi trường mang tính kết nối. Thu thập phản hồi và lắng nghe có giá trị rất lớn trong việc tăng cường động lực của nhân viên và xây dựng các mối quan hệ tập trung vào sự tin tưởng và trao quyền.

3. Tạo điều kiện cho các cuộc họp “chân thật” toàn công ty 

Văn hóa công ty là chìa khóa cho bản sắc thương hiệu của doanh nghiệp. Văn hóa công ty cũng có thể bị ảnh hưởng rất lớn khi các thành viên trong 1 tổ chức hay nhóm nhỏ có sự cách biệt về khoảng cách địa lý. Trên tờ Entrepreneur, huấn luyện viên lãnh đạo Beth Miller lưu ý rằng “khi một công ty phát triển, việc khiến mọi người phù hợp với tầm nhìn để duy trì văn hóa doanh nghiệp sẽ khó khăn hơn”. Cô cũng lưu ý rằng các cuộc họp thường xuyên hàng quý của tổ chức sẽ có lợi cho việc giữ chân nhân viên và năng suất chung của toàn thể tổ chức. Điều quan trọng là cung cấp các tài khoản liên lạc thường xuyên (như hangout) để đảm bảo tất cả nhân viên cảm thấy được hòa nhập và là một phần của tổ chức.  (remote employees)

Mặc dù nhân viên có thể thường xuyên tham dự các cuộc họp từ xa qua điện thoại với các thành viên trong nhóm của họ, nhưng họ cũng có thể gặp mặt các thành viên đến từ các bộ phận khác. Thiết lập các cuộc trò chuyện trực tuyến một đối một mang lại cho nhân viên cơ hội gặp gỡ các thành viên khác trong doanh nghiệp. Điều này khuyến khích nhân viên xây dựng mối quan hệ với mọi người giữa các phòng ban và vị trí địa lý.

4. Đầu tư vào phát triển nghề nghiệp

Cung cấp các khóa đào tạo và phát triển chuyên môn cho nhân viên làm việc từ xa là một cách chân thực để công nhận giá trị về những đóng góp của họ, đồng thời khiến họ gắn bó, cũng như tăng sự nhiệt tình khi làm việc. Thông qua các cuộc tư vấn cá nhân, các hội thảo online hoặc hỗ trợ học phí cho các chương trình giáo dục trực tuyến chuyên sâu, doanh nghiệp có thể giữ chân nhân viên  của mình nhờ việc giúp họ cảm thấy có sự thăng tiến trong nghề nghiệp. Bạn có biết, có tới 40% nhân viên được không phát triển trong công việc sẽ rời bỏ vị trí của họ trong năm đầu tiên? 

5. Sự công nhận đối với remote employees

Khoảng cách địa lý đôi khi khiến việc công nhận thành tích trở nên khó khăn. Bạn có biết rằng, đôi khi chỉ cần 1 lời khen cũng đủ để khiến cấp dưới cảm thấy hào hứng cả ngày. Sự công nhận khiến họ thấy mình quan trọng và mang lại giá trị cho tập thể. Sự công nhận và khen thưởng có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi người lao động ở khoảng cách xa nhau về mặt địa lý, cho  thấy nỗ lực của họ thực sự tạo ra sự khác biệt. Thực tế, sự công nhận có tác động lớn nhất đến sự gắn bó của nhân viên.

Theo một báo cáo gần đây của Achievers, “thiếu sự công nhận” là lý do lớn thứ ba khiến nhân viên cân nhắc rời bỏ công việc và 82% nhân viên mong muốn họ được công nhận nhiều hơn cho công việc mình đang làm. 

Nhân viên luôn luôn khao khát được công nhận. Sự công nhận không chỉ cải thiện sự gắn kết của nhân viên mà còn tác động tích cực đến lợi nhuận của công ty. Với sự công nhận từ xã hội, công ty có khả năng cải thiện giá cổ phiếu cao gấp bốn lần và cải thiện điểm NPS (chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng để đo lường khả năng họ giới thiệu thương hiệu với bạn bè và người thân) và hiệu suất cá nhân cao hơn hai lần.

Sự công nhận dành cho nhân viên làm việc từ xa (remote employees) phụ thuộc rất nhiều vào kết quả công việc của họ. Đối với những viên làm việc từ xa, nhà quản lý rất cần một công cụ để đánh giá tiến độ làm việc: hiệu quả nhiệm vụ, thời gian hoàn thành,… từ đó là dữ liệu để tính lương cũng như các khoản khen thưởng, phụ cấp. Tham khảo phần mềm quản lý công việc digiiTASK và phần mềm tính lương digiiC&B của OOC. 

Nguồn: achievers.com

OOC lược dịch