Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã làm cho khái niệm “không gian làm việc truyền thống” trở thành quá khứ. Đặc biệt sau biến cố của đại dịch Covid-19 ảnh hưởng toàn cầu. Hình thành thói quen đối với cả tổ chức lẫn nhân viên có thể làm việc ở mọi nơi bất cứ lúc nào. Công nghệ có thể làm thay đổi quan điểm trong quản lý và xác định lại vai trò của công tác quản lý nhân lực trên toàn thế giới. Cách thức quản lý nguồn nhân lực truyền thống dần thay thế bởi quản lý hiện đại. Rào cản về địa lý, về ngôn ngữ, về thời gian…dần bị loại bỏ. Công nghệ dần ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nhân lực trong tổ chức.
Công nghệ hiện đại tác động đến các tổ chức theo nhiều cách thức
- Cung cấp nhiều công cụ tối ưu và hiện đại hơn. Giúp nhà quản lý giảm thiểu thời gian làm các công việc thủ công. Theo đó họ có thể quản lý hiệu quả và cá biệt hóa hơn đến từng tài năng trong tổ chức
- Giúp các nhà quản lý có cái nhìn bao quát, toàn diện hơn. Thay vì quản lý hành chính trong công tác quản lý nhân lực. Giờ đây họ có công cụ để có thể quản lý về hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Và quan trọng là hiệu quả này thúc đẩy và đáp ứng mục tiêu chiến lược, lợi nhuận của doanh nghiệp.
04 xu hướng Công nghệ tác động đến Công tác Quản lý Nhân lực
1. Dữ liệu lớn (Big Data) – Hỗ trợ phân tích nguồn nhân lực toàn diện
Dữ liệu nhân sự trước và trong quá trình người lao động làm việc tại doanh nghiệp ngày một nhiều lên bởi quá trình làm việc và hoạt động của nhân sự. Cùng với sự phát triển của công nghệ, ngày càng nhiều các công cụ và nền tàng giúp số hóa thông tin nguồn nhân lực. Dữ liệu ngày một được làm giàu và trở thành tài sản lớn của doanh nghiệp.
Xu hướng công nghệ Big Data, giúp các chuyên gia nhân sự có thể tổng hợp, phân tích và khai thác triệt để các thông tin về nhân sự mình đang quản lý. Nắm được rõ nhất những thế mạnh, tiềm năng, hạn chế của từng nhân sự. Kết hợp với nguồn dữ liệu lớn về thị trường, khách hàng và mục tiêu của doanh nghiệp. Giúp nhà quản lý nhân sự có thể định hình được chân dung nhân sự mà doanh nghiệp cần tìm kiếm cũng như phát triển. Nhằm đáp ứng được yêu cầu và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp một cách tối ưu và phù hợp nhất.
Big Data cung cấp cho các nhà quản lý nhân sự một cái nhìn toàn diện, thực tế nhất về tình trạng nguồn nhân lực hiện tại. Những khoảng trống thiếu hụt nhân lực cả về chất lượng và số lượng. Giúp quản trị rủi ro trong công tác quản lý nhân lực hiệu quả hơn. Từ đó giúp họ đưa ra được những quyết định nhân sự chính xác nhất, những chính sách phù hợp với những ứng viên tiềm năng và nhân tài trong nội bộ.
2. Ứng dụng trên thiết bị di động – xu thế tất yếu của tương tác và trải nghiệm nhân viên
Điện thoại thông minh có khả năng thống trị xu hướng công tác quản lý nhân lực trong thời gian tới. Các hình thức làm việc đa dạng và linh hoạt hơn. Con người gắn kết với điện thoại thông minh nhiều hơn ở mọi lứa tuổi. Việc tiếp cận đến từng cá nhân người lao động sẽ nhanh chóng hơn khi doanh nghiệp tương tác với họ qua thiết bị cá nhân của họ.
Theo đó, các nhà cung cấp giải pháp ra sức nghiên cứu và đẩy mạnh công nghệ gắn theo thiết bị di động cá nhân. Bằng cách thức này, doanh nghiệp không những có thể tăng sự gắn kết và trải nghiệm nhân viên, mà còn tiết kiệm được rất nhiều các khoản chi phí nhờ tận dụng được các thiết bị cá nhân. Ứng dụng trên thiết bị di động trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhân lực. Nhằm mang lại trải nghiệm nhân viên tốt hơn, tương tác giữa quản lý và nhân viên nhanh chóng và cá biệt hóa nhiều hơn.
Xu hướng tạo ra ngày càng nhiều các ứng dụng trên điện thoại như các app ứng lương, chấm công, đánh giá, nhận thông báo, tương tác, phòng họp ảo…. Những ứng dụng này dần trở nên thân thuộc và cần thiết cho sự phát triển, duy trì và tương tác trong doanh nghiệp. Nâng cao trải nghiệm và gắn kết nhân viên.
3. Mạng xã hội – kênh tương tác nội bộ và bên ngoài
Những năm gần đây, việc sử dụng mạng xã hội không chỉ là công cụ giải trí của các cá nhân. Hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp tận dụng triệt để mạng xã hội để có thể giao tiếp, tương tác, quảng cáo, bán hàng… Các kênh mạng xã hội dần trở thành một kênh đóng vai trò tích cực trong công tác quản lý nhân lực.
Mạng xã hội là kênh tuyển dụng linh hoạt và thu hút
Những năm gần đây, mạng xã hội được dùng rộng rãi để các nhà tuyển dụng đăng tuyển nhân sự. Tại đây họ có thể đăng các yêu cầu tuyển dụng, thu hút và tương tác trước với các ứng viên quan tâm. Nhà tuyển dụng có thể một phần nào đó xem xét tính cách, cách thể hiện, phong cách…của ứng viên thông qua kênh mạng xã hội của họ (facebook, Linkedin, instagram…). Từ đó nhà tuyển dụng có cái nhìn đa chiều hơn về thái độ, tính cách và cuộc sống thường nhật của nhân viên biểu hiện trên mạng xã hội. Là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp.
Kênh tìm hiểu về nhà tuyển dụng
Không chỉ dành cho nhà tuyển dụng, ứng viên cũng sử dụng kênh mạng xã hội như là một kênh để tìm hiểu thêm về nhà tuyển dụng. Để lựa chọn nơi có cùng chung giá trị văn hóa và mục tiêu phù hợp để mình gắn bó. Dựa vào các thông tin được đăng trên các page hay linkedin… chính thống của nhà tuyển dụng.
Kênh giao tiếp nội bộ và lắng nghe nhân viên
Mạng xã hội cung có thể được dùng như là một kênh giao tiếp nội bộ. Chia sẻ văn hóa doanh nghiệp đến các cán bộ nhân viên. Chia sẻ những hoạt động tập thể và tăng sự gắn kết nhân viên. Là kênh để nhà quản lý có thể lắng nghe một cách công khai và thầm lặng nhiều góc nhìn và quan điểm của nhân viên, nhằm đạt được các mục tiêu khảo sát nhân viên. Từ đó hỗ trợ tốt hơn công tác quản lý nhân lực, phát triển nhân tài.
Kênh chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm trong công tác quản lý nhân lực
Nhiều hội nhóm chuyên môn được mở ra trên mạng xã hội, thu hút hàng trăm đến hàng nghìn người tham gia. Xóa bỏ khoảng cách địa lý, tạo cơ hội gắn kết và chia sẻ trong cộng đồng. Nếu như trước đây việc chia sẻ kiến thức quản trị nguồn nhân lực, các ý kiến của chuyên gia…chủ yếu thông qua giáo trình, hội thảo, kênh báo đài… Thì nay, việc chia sẻ kiến thức ngành, các kinh nghiệm thực tiễn trong công tác quản lý nhân lực… dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn bao giờ hết.
Mạng xã hội là một kênh truyền thông nhanh chóng, hữu hiệu và lan tỏa rộng. Là nơi chia sẻ tin tức, xu hướng công nghệ và cả các công cụ, kiến thức thực tiễn đa dạng. Cá nhân biết tận dụng được những lợi ích này, sẽ có thể gặt hái được rất nhiều kiến thức, kinh nghiệm từ các chuyên gia mà nhiều khi phải tốn chi phí và thời gian rất lâu để có được. Bởi vậy, mạng xã hội trở thành nền tảng lý tưởng để chia sẻ, truyền thông, hợp tác, thu hút nhân viên và nhà quản lý nghiệp vụ. Tạo mối quan hệ gắn kết hiệu quả.
4. Điện toán đám mây (Cloud) – thay đổi quan điểm quản lý công tác nhân lực
SaaP và SaaS
Khác với quan điểm sử dụng nguồn lực trước kia, nguồn lực hay tài sản cần phải thuộc quyền sở hữu. Các tài sản được mua về và sử dụng gói gọn trong doanh nghiệp. Phần mềm chỉ có khái niệm SaaP (Software as a Product). Tức là người dùng cuối hoặc doanh nghiệp sẽ trả tiền bản quyền trọn gói một lần để sử dụng phần mềm trọn đời. Giống như mua một chiếc xe về tự quản lý và sử dụng đến khi hỏng hoặc bán đi.
Tuy nhiên, ngày nay quan điểm sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp có nhiều đổi khác. SaaS (Software as a Service) ra đời dần thâm nhập nhiều hơn và thay đổi thói quen của người dùng. Có nghĩa là phần mềm được cung cấp trực tuyến, qua mạng, thường thông qua điện toán đám mây và tính phí theo thời gian sử dụng. Khái niệm quyền sử dụng với phần mềm thay vì quyền sở hữu. Các ứng dụng dựa trên điện toán đám mây cung cấp các nguồn lực có thể gọi là vô hạn phụ thuộc vào sự đầu tư của doanh nghiệp.
Điện toán đám mây phát triển, mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không bị bó hẹp bởi năng lực phần cứng cũng như địa lý và thời gian. Việc thu thập dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn. Sự lưu trữ dữ liệu khổng lồ thành Big Data trở nên nhanh chóng. Các thông tin đều có khả năng truy cập trực tuyến mọi lúc mọi nơi với sự phân quyền chặt chẽ.
Tác động của điện toán đám mây đến công tác quản lý nhân lực
Công tác quản lý nhân lực cũng từng bước trải qua quá trình ứng dụng công nghệ. Đầu tiên phải kể đến lợi ích của điện toán đám mây giúp lưu trữ hồ sơ, dữ liệu nhân sự ngày một lớn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp càng lớn thì dữ liệu được làm giàu càng nhanh. Khoảng cách địa lý hay sự kiểm soát không còn là bài toán khó khăn của các doanh nghiệp có sự phân bổ nhân sự tại nhiều vùng miền nữa. Vì khi ứng dụng điện toán đám mây, cánh tay quản lý nối dài của doanh nghiệp chạm đến từng điểm chạm của người lao động. Truy cập trực tuyến giúp gắn kết và tăng khả năng tương tác, quản lý của doanh nghiệp, khai thác tối đa các nguồn lực của mình.
Lựa chọn công nghệ thông minh và phù hợp
Mỗi một công nghệ, công cụ đều có những mặt ưu điểm và hạn chế của nó. Doanh nghiệp càng phát triển, công nghệ càng ứng dụng nhiều. Công tác quản lý nhân lực thủ công ngày càng được hỗ trợ tốt hơn bởi công nghệ. Nhân sự ngày một tinh nhuệ và có thời gian để thực hiện các công việc phân tích tầm cao.
Tuy nhiên, việc quản lý công nghệ không tốt hoặc sự phụ thuộc quá vào yếu tố công nghệ cũng mang lại những hạn chế và rủi ro cao. Một ví dụ thực tế như hệ thống core banking của ngân hàng nào đó trong giờ giao dịch xảy ra sự cố, các nhân viên bối rối không biết xử lý công việc ra sao khi phần mềm ngừng hoạt động. Khách hàng đang thực hiện giao dịch phải ngồi chờ hàng giờ để đợi hệ thống được khôi phục. Có thể bởi quy trình của tổ chức không được xây dựng linh hoạt để khi có tình huống đột xuất xảy ra thì nhân viên có thể ngay lập tức xoay chuyển để giải quyết các vấn đề tạm thời.
Kết luận
Chuyển đổi số công tác quản lý nhân lực là tất yếu và quan trọng để nâng cao năng lực đội ngũ, tăng khả năng cạnh tranh và phát triển của tổ chức. Song doanh nghiệp vẫn cần đào tạo, xây dựng các quy trình làm việc, tương tác và quản lý một cách linh hoạt, chủ động. Tận dụng được lợi thế của công nghệ nhưng cũng nâng cao sự linh hoạt, sáng tạo của nhân viên. Nhằm cung cấp nguồn lực phù hợp nhất với mục tiêu phát triển và định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Phần mềm Quản lý OOC digiiMS là công cụ điển hình hỗ trợ đắc lực công tác quản lý nhân lực toàn diện.
ThS. Vũ Thị Thanh Hằng
CEO | Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
