7 lời khuyên về cách thiết lập OKR (mục tiêu và kết quả chính)

Thiết lập OKR – hiện nay, rất nhiều tổ chức đang áp dụng phương pháp luận Mục tiêu và Kết quả Chính của Google. Quá trình này bắt đầu với việc nhóm điều hành thiết lập các mục tiêu của tổ chức. Đó có thể là mục tiêu hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào công ty. Khi hiểu các nhà quản lý hiểu toàn bộ công ty đang cố gắng đạt được điều gì. Họ sẽ đặt ra mục tiêu cho các phòng ban, đảm bảo rằng các nhóm làm việc sẽ phù hợp với bức tranh toàn cảnh của DN. 

Sau đó, nhân viên được yêu cầu thiết lập và chia sẻ các mục tiêu cá nhân sẽ đóng góp cho bộ phận của họ. Và trên thực tế, không ít nhân viên phải vật lộn với việc xác định mục tiêu của họ. Thông thường, họ biết kết quả cuối cùng sẽ như thế nào, nhưng lại bị choáng ngợp khi đặt ra kế hoạch hành động về cách đạt được điều đó. Bởi vì kết quả chính sẽ là điều mà nhiều nhà quản lý sẽ quy ra trách nhiệm cho nhân viên. 

Google đã áp dụng OKR như thế nào?

OKR được Google áp dụng từ khi mới thành lập cho đến tận ngày nay. Google triển khai áp dụng OKR ở 3 cấp độ: cá nhân, phòng ban và công ty. Google thực hiện quy trình OKR hàng năm để đặt các mục tiêu lớn nhưng vẫn sửa đổi được. Google thường đặt 4 – 6 OKR mỗi quý. Google khuyến khích nhóm của mình đặt các mục tiêu hàng quý này càng cao càng tốt. Một trong những lợi ích của quy trình OKR là mọi người trong công ty đều tập trung vào cùng một mục tiêu. Vào cuối mỗi quý, các thành viên nhóm của Google chấm điểm các kết quả chính của họ theo thang điểm 0-1. Mặc dù OKR không phải là một hệ thống để đánh giá hiệu suất của nhân viên, nhưng chúng có thể giúp nhân viên tham khảo và ghi nhớ những điều họ đã làm cho công ty như một phần của quy trình OKR.

OKR của Google có thể truy cập được cho mọi người, từ người đứng đầu cho đến nhân viên tuyến đầu. Đó là một phần của hồ sơ nội bộ của Google. Không chỉ bất kì ai cũng có thể nhìn thấy mục tiêu của người khác, mà còn có thể nhìn thấy điểm số của nhau. Điều này có vẻ đáng sợ, nhưng tại Google, thực tiễn này giúp mọi người hiểu những gì người khác đang làm. Chẳng hạn, khi Rick Klau của Google Ventures đang làm việc trên trang chủ của YouTube, OKR của anh ấy được hiển thị cho nhóm của anh ấy và mọi người khác trong Google. Họ có thể kiểm tra OKR của anh ấy, xem anh ấy định làm gì, và định hình hoặc mô hình hóa các mục tiêu của riêng họ và nhận hướng dẫn về cách họ có thể thiết lập OKR cho quý tiếp theo.

Như vậy, có thể tổng kết lại những điểm chính trong cách triển khai OKR ở Google như sau:

• Mục tiêu là  tham vọng và Google khuyến khích nhân viên sẵn sàng chấp nhận rủi ro
• Kết quả chính là cụ thể và có thể đo lường được. Nhân viên ở Google có thể dễ dàng chấm điểm OKR của mình bằng một con số (Google sử dụng thang điểm 0 – 1.0 để chấm điểm cho mỗi kết quả then chốt vào cuối mỗi quý)
• OKR là  công khai và minh bạch. Mọi người trong công ty đều có thể nhìn thấy những gì mà người khác đang làm, điểm số OKR của mình và nhân viên khác trong quá khứ và hiện tại.
• Điểm tuyệt vời cho OKR là 0.6  – 0.7 (hoàn thành 60% -70%). Nếu một nhân viên nào đó liên tục nhận được điểm 1.0 thì chứng tỏ mục tiêu OKR đó không đủ thách thức và tham vọng.
• Điểm thấp không phải là một điều xấu, và không gắn liền với các hình phạt hoặc đánh giá nhân viên. Thay vào đó, các dữ liệu OKR được sử dụng làm dữ liệu để giúp tinh chỉnh các OKR của quý tiếp theo.

2 lý do tại sao thiết lập OKR tốt hơn bất kỳ cách tiếp cận nào khác

Có nhiều cách tiếp cận để thiết lập mục tiêu kinh doanh, nhưng không cách nào cũng có sức mạnh như OKRs. OKR được xây dựng dựa trên 2 phương pháp thiết lập mục tiêu cực kỳ hiệu quả: SMART và MBO. Chúng được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp đang phát triển và môi trường làm việc có nhịp độ nhanh  như ngày nay. Chúng tập trung vào việc thiết lập mục tiêu, đo lường và theo dõi điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp: kết quả.

Sắp xếp mục tiêu theo tầng

OKR giúp bạn cân nhắc các ưu tiên quan trọng trong kinh doanh. Có thể mục tiêu của doanh nghiệp là tăng doanh thu hoặc xây dựng cơ sở khách hàng. Đây là những mục tiêu thiết yếu nhất mà  với tư cách là giám đốc điều hành hướng tới. Nhưng khi mọi người trong tổ chức có danh sách các công việc ưu tiên không phù hợp, mục tiêu của bạn có thể nằm ngoài tầm với.

Thiết lập OKRs giải quyết vấn đề này thông qua sắp xếp mục tiêu theo tầng: 

• Xem xét các mục tiêu của công ty: Trước khi bắt đầu quý, giám đốc điều hành sẽ bắt đầu các cuộc họp lập kế hoạch hàng quý để thảo luận về các mục tiêu cơ bản của công ty. Tối đa 3-5 mục tiêu hàng quý sẽ được xác định.
• Xếp tầng xuống: sau khi mục tiêu của giám đốc điều hành đã được xác định, họ sẽ chuyển xuống cấp bộ phận, nhóm và cá nhân đóng góp. Bằng cách đó, mỗi người hoặc một nhóm người sẽ thực hiện công việc trong toàn bộ thời gian của quý để hỗ trợ các mục tiêu tổng quát của công ty.
• Hợp tác: mục tiêu không chỉ được thiết lập bởi các nhà quản lý và điều hành; thay vào đó, nhân viên hợp tác để cùng xác định mục tiêu.
• Khuyến khích các mục tiêu từ dưới lên: để tạo sự đồng tình và cam kết giữa các nhân viên, hãy khuyến khích họ đặt ra một số mục tiêu của riêng mình. Mặc dù những điều này vẫn nên được thảo luận với (và được phê duyệt bởi) các nhà quản lý, nhưng nó khiến nhân viên có cơ hội đóng vai trò tích cực trong quá trình thiết lập mục tiêu (và quá trình hỗ trợ các mục tiêu của công ty). Điều này thúc đẩy sự tương tác, hiệu suất và cuối cùng là kết quả.

Chia nhỏ các mục tiêu

Kết quả chính của OKR là điều khiến mục tiêu trở nên hiệu quả. OKR chia nhỏ các mục tiêu thành các bước nhỏ hơn. Chúng được xác định rõ ràng, cụ thể, giúp nhân viên và người quản lý của họ dễ dàng theo dõi tiến độ.

Để tối đa hóa hiệu quả, mỗi mục tiêu nhỏ của OKR đều phải: 

• Specific: luôn sử dụng ngôn ngữ cụ thể khi miêu tả mục tiêu và kết quả chính của bạn. Ví dụ:  bạn muốn “phát triển doanh nghiệp” là chưa đủ cụ thể. Để biết những gì phải hoàn thành và thực thi OKR của bạn một cách chính xác, bạn cần có ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn.
• Measurable: thiết lập OKR đồng nghĩa với việc luôn phải được “đo lường”. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là: Hoàn thành X dự án PR trong Quý 2 để nâng cao nhận thức về thương hiệu. Kết quả chính của bạn có thể là: Hoàn thành X số lượng dự án PR vào cuối tháng 4. Từ đó, bạn có thể chia nhỏ các kết quả chính thành các chiến thuật và nhiệm vụ.
• Aligned: OKR tự nhiên khuyến khích các mục tiêu xếp tầng. Kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu đều phù hợp với mục tiêu cấp công ty, điều chỉnh chúng theo ý bạn.
• Relevant: Điều gì quan trọng nhất đối với công ty của bạn ngay bây giờ? Các mục tiêu mà bạn đã xác định có phải là những ưu tiên quan trọng nhất cần được xử lý vào thời điểm này không? Bây giờ có phải là thời điểm thích hợp hay có các mục hành động khác cần được ưu tiên thay thế không?
• Time-Based: luôn ấn định thời hạn cho mọi kết quả chính. Xác định những gì có thể làm trong sáu tuần, những gì có thể làm trong một tháng, một tuần và một ngày. Điều này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu lớn hơn – hành động chia nhỏ này là điều khiến OKRs trở nên mạnh mẽ.

Dưới đây là 7 lời khuyên về cách xác định mục tiêu về các kết quả chính.

Khiến mục tiêu trở nên đơn giản

Hãy tập trung vào các mục tiêu mà bạn biết mình có khả năng đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Nhiều nhân viên nghĩ rằng họ cần phải đóng góp cho mọi mục tiêu của bộ phận. Và cuối cùng, họ lại chẳng thể làm gì quá tốt. Cách tốt nhất là hãy ưu tiên các mục tiêu của bạn dựa theo những gì doanh nghiệp cần nhất. Không có con số kỳ diệu nào cho việc bạn nên có bao nhiêu mục tiêu vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mức độ phức tạp của mục tiêu, thời gian và nguồn lực sẵn có và những thay đổi bất ngờ trong công việc kinh doanh.

Mục tiêu phải cụ thể

Khi thiết lập các mục tiêu, hãy suy nghĩ về các phương thức khác nhau để có thể đạt được kết quả cuối cùng. Hãy vạch ra kế hoạch hành động để cụ thể hơn về cách thức đạt được mục tiêu của mình. Đối với mỗi kết quả chính, hãy nghĩ về cách người quản lý của bạn sẽ đánh giá hiệu suất của bạn như thế nào. Bạn càng cụ thể, kỳ vọng của bạn càng rõ ràng. Bạn muốn có những mục tiêu ngắn gọn để bạn biết chính xác những gì bạn cần làm và làm thế nào để hoàn thành mục tiêu của mình.

Phân loại mục tiêu rõ ràng

Các mục tiêu của tổ chức có thể quá sức đối với một số nhân viên vì họ không thấy công việc của mình đang đóng góp như thế nào vào thành công của công ty. Một số nhân viên sẽ tự đặt ra câu hỏi là: với tư cách là nhân viên biên chế, làm cách nào để giúp công ty của tôi tiếp cận 10.000 người dùng? Bằng cách phân loại các mục tiêu từ cấp tổ chức đến cấp phòng ban và cuối cùng là cấp cá nhân, nhân viên sẽ có tầm nhìn rõ ràng hơn về các mục tiêu mà họ có thể đặt ra để đóng góp vào thành công của công ty. Chia sẻ các mục tiêu cấp cao hơn để tất cả các thành viên trong tổ chức của bạn đều phù hợp với tầm nhìn của công ty bạn.

Mục tiêu phải đo lường được

Kết quả chính của bạn cần phải có một đơn vị đo lường. Cho dù bạn cần viết 10 blog trong tháng hay kiếm được 10.000 đô la doanh thu, việc có thể đo lường kết quả chính sẽ cho bạn biết khi nào bạn đã đạt được mục tiêu của mình. Bước này khó hơn đối với các mục tiêu không thể định lượng được. Trong những trường hợp này, hãy tự hỏi bản thân “làm thế nào tôi biết được khi nào tôi đã đạt được mục tiêu?” Các phép đo cho các mục tiêu không được xác định là chủ quan. Có một cuộc họp 1-1 với người quản lý của bạn để thương lượng về các biện pháp mà bạn sẽ phải chịu trách nhiệm.

Đừng lo lắng về mục tiêu kéo dài

Mong muốn có những mục tiêu có thể đạt được và đồng thời cũng là thách thức đối với việc thiết lập OKR. Nhiều nhà quản lý sẽ đặt ra các mục tiêu kéo dài cho nhóm làm việc như một cách để thúc đẩy họ. Tuy nhiên, các mục tiêu kéo dài cần được thiết lập vô cùng cẩn thận. Nhân viên sẽ trở nên bực bội khi họ liên tục bỏ lỡ các mục tiêu bởi vì chúng là những mục tiêu kéo dài. Một số nhà quản lý sẽ sử dụng phần thưởng tài chính như tiền thưởng để thúc đẩy nhóm của họ đạt được các mục tiêu. Khen thưởng nhân viên của bạn cho kết quả cuối cùng thay vì hành vi của họ có thể có tác dụng ngược lại những gì bạn muốn. Đảm bảo rằng mục tiêu của bạn đủ thách thức nhưng quan trọng hơn, chúng phải thực tế.

Xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn

Hãy thiết lập các mục tiêu nhỏ hơn trong các kết quả chính. Biết mình phải làm gì để đạt được kết quả quan trọng sẽ giúp mục tiêu của bạn trở nên cụ thể hơn. Chúng giúp bạn tập trung vào việc điều chỉnh kế hoạch hành động với các kết quả chính cho các mục tiêu. Mục tiêu nhỏ cũng giúp bạn thiết lập các cột mốc quan trọng trong suốt quá trình của mình. Hiểu một cách đơn giản, chúng giúp bạn đi đúng hướng khi biết bạn phải làm gì để đạt được kết quả quan trọng. Mục tiêu nhỏ có thể là các mục hành động bạn cần làm.

Ví dụ: mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng lên 10% trong quý này và một trong những kết quả chính của bạn là có được 5 khách hàng mới. Hãy nghĩ về cách bạn lập kế hoạch thu hút khách hàng mới: chẳng hạn như viết một bài đăng blog mỗi tuần vì tiếp thị trong nước có thể là một trong những mục tiêu nhỏ của bạn.

Ghi nhận kết quả 

Khen thưởng và ghi nhận sự cố gắng và kết quả của bản thân cũng như những người khác khi đạt được một mốc quan trọng là điều nên làm khi doanh nghiệp thiết lập OKR. Càng nhận được nhiều sự củng cố tích cực, nhân viên càng có nhiều động lực để tiếp tục phấn đấu. Cũng đừng ngần ngại sử dụng các nền tảng xã hội để chia sẻ thành tích của bạn với đồng nghiệp. Đừng đợi đến khi kết thúc mục tiêu mới công nhận nỗ lực đạt được cột mốc quan trọng. Tự thưởng cho bản thân vì những tiến bộ bạn đạt được sẽ giúp bạn đi đúng hướng hơn để đạt được mục tiêu của mình.

Thiết lập OKR của bạn có lợi cho mỗi nhân viên. Nó thúc đẩy kỷ luật và quyết tâm để đạt được mục tiêu của bạn. Nó cũng cung cấp cho bạn một hướng dẫn rõ ràng về những gì bạn cần tập trung nỗ lực cho khung thời gian đó. Khuyến khích tất cả đồng nghiệp của bạn chia sẻ công khai OKR của họ để bạn có thể tạo hệ thống hỗ trợ trong nhóm của mình. Giúp đỡ nhau để đạt được mục tiêu của họ và cùng nhau ăn mừng khi tất cả các bạn đã đạt được mục tiêu mong muốn.

Những số liệu nào nên được sử dụng cho OKR?

Bất kỳ số liệu nào được sử dụng trong các kết quả chính đều phải cụ thể: có thể đo lường được, có thể đạt được trong chu kỳ nhất định của mục tiêu, phù hợp và có thời hạn. Sau đây là một số chỉ số có thể phù hợp với việc thiết lập OKR: 

Các chỉ số cơ bản

Chỉ số cơ bản được coi là chỉ số “chấp nhận được”. Ví dụ: có thời gian phản hồi phiếu hỗ trợ từ 4 giờ trở xuống có KPI cơ bản là 4. Bất kỳ điều gì trên 4 giờ đều không thể chấp nhận được.

Số liệu tích cực và tiêu cực

Số liệu tích cực được sử dụng khi bạn muốn tăng số liệu cơ bản của mình. Ví dụ: nếu điểm khả năng sử dụng trung bình của bạn cho quy trình làm việc cốt lõi trong sản phẩm hiện là 70% và bạn muốn tăng nó lên> 80%, thì bạn đang đi theo hướng tích cực. Chỉ số phủ định được sử dụng khi bạn muốn giảm chỉ số cơ sở của mình. Ví dụ: nếu thời gian phản hồi hỗ trợ trung bình  là 10 và bạn muốn nó là 4, thì bạn đang đi theo hướng tiêu cực.

Chỉ số mục tiêu ngưỡng

Chỉ số ngưỡng là một phạm vi số được coi là có thể chấp nhận được. Dưới đây là một ví dụ: Bán hàng cần tạo ra doanh thu định kỳ hàng tháng tối thiểu là 90.000.000 VND để doanh nghiệp duy trì dòng tiền đều. Để doanh nghiệp có dòng tiền dương, doanh thu định kỳ phải trên 110.000.000 VND mỗi tháng. Đây là chỉ số mục tiêu ngưỡng vì nó chỉ định các giá trị cao và thấp có thể chấp nhận được, tạo ra một loạt các mục tiêu tập trung vào chỉ số có thể chấp nhận được.

Nguồn: OOC tổng hợp