Thiết lập OKR – hiện nay, rất nhiều tổ chức đang áp dụng phương pháp luận Mục tiêu và Kết quả Chính của Google. Quá trình này bắt đầu với việc nhóm điều hành thiết lập các mục tiêu của tổ chức. Đó có thể là mục tiêu hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào công ty. Khi hiểu các nhà quản lý hiểu toàn bộ công ty đang cố gắng đạt được điều gì. Họ sẽ đặt ra mục tiêu cho các phòng ban, đảm bảo rằng các nhóm làm việc sẽ phù hợp với bức tranh toàn cảnh của DN.
Sau đó, nhân viên được yêu cầu thiết lập và chia sẻ các mục tiêu cá nhân sẽ đóng góp cho bộ phận của họ. Và trên thực tế, không ít nhân viên phải vật lộn với việc xác định mục tiêu của họ. Thông thường, họ biết kết quả cuối cùng sẽ như thế nào, nhưng lại bị choáng ngợp khi đặt ra kế hoạch hành động về cách đạt được điều đó. Bởi vì kết quả chính sẽ là điều mà nhiều nhà quản lý sẽ quy ra trách nhiệm cho nhân viên.
OKR được Google áp dụng từ khi mới thành lập cho đến tận ngày nay. Google triển khai áp dụng OKR ở 3 cấp độ: cá nhân, phòng ban và công ty. Google thực hiện quy trình OKR hàng năm để đặt các mục tiêu lớn nhưng vẫn sửa đổi được. Google thường đặt 4 – 6 OKR mỗi quý. Google khuyến khích nhóm của mình đặt các mục tiêu hàng quý này càng cao càng tốt. Một trong những lợi ích của quy trình OKR là mọi người trong công ty đều tập trung vào cùng một mục tiêu. Vào cuối mỗi quý, các thành viên nhóm của Google chấm điểm các kết quả chính của họ theo thang điểm 0-1. Mặc dù OKR không phải là một hệ thống để đánh giá hiệu suất của nhân viên, nhưng chúng có thể giúp nhân viên tham khảo và ghi nhớ những điều họ đã làm cho công ty như một phần của quy trình OKR.
OKR của Google có thể truy cập được cho mọi người, từ người đứng đầu cho đến nhân viên tuyến đầu. Đó là một phần của hồ sơ nội bộ của Google. Không chỉ bất kì ai cũng có thể nhìn thấy mục tiêu của người khác, mà còn có thể nhìn thấy điểm số của nhau. Điều này có vẻ đáng sợ, nhưng tại Google, thực tiễn này giúp mọi người hiểu những gì người khác đang làm. Chẳng hạn, khi Rick Klau của Google Ventures đang làm việc trên trang chủ của YouTube, OKR của anh ấy được hiển thị cho nhóm của anh ấy và mọi người khác trong Google. Họ có thể kiểm tra OKR của anh ấy, xem anh ấy định làm gì, và định hình hoặc mô hình hóa các mục tiêu của riêng họ và nhận hướng dẫn về cách họ có thể thiết lập OKR cho quý tiếp theo.
Như vậy, có thể tổng kết lại những điểm chính trong cách triển khai OKR ở Google như sau:
Có nhiều cách tiếp cận để thiết lập mục tiêu kinh doanh, nhưng không cách nào cũng có sức mạnh như OKRs. OKR được xây dựng dựa trên 2 phương pháp thiết lập mục tiêu cực kỳ hiệu quả: SMART và MBO. Chúng được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp đang phát triển và môi trường làm việc có nhịp độ nhanh như ngày nay. Chúng tập trung vào việc thiết lập mục tiêu, đo lường và theo dõi điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp: kết quả.
Thiết lập OKR có những điều gì đặc biệt?
OKR giúp bạn cân nhắc các ưu tiên quan trọng trong kinh doanh. Có thể mục tiêu của doanh nghiệp là tăng doanh thu hoặc xây dựng cơ sở khách hàng. Đây là những mục tiêu thiết yếu nhất mà với tư cách là giám đốc điều hành hướng tới. Nhưng khi mọi người trong tổ chức có danh sách các công việc ưu tiên không phù hợp, mục tiêu của bạn có thể nằm ngoài tầm với.
Thiết lập OKRs giải quyết vấn đề này thông qua sắp xếp mục tiêu theo tầng:
Kết quả chính của OKR là điều khiến mục tiêu trở nên hiệu quả. OKR chia nhỏ các mục tiêu thành các bước nhỏ hơn. Chúng được xác định rõ ràng, cụ thể, giúp nhân viên và người quản lý của họ dễ dàng theo dõi tiến độ.
Để tối đa hóa hiệu quả, mỗi mục tiêu nhỏ của OKR đều phải:
Hãy lưu ý về lời khuyên dưới đây khi thiết lập OKR
Hãy tập trung vào các mục tiêu mà bạn biết mình có khả năng đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Nhiều nhân viên nghĩ rằng họ cần phải đóng góp cho mọi mục tiêu của bộ phận. Và cuối cùng, họ lại chẳng thể làm gì quá tốt. Cách tốt nhất là hãy ưu tiên các mục tiêu của bạn dựa theo những gì doanh nghiệp cần nhất. Không có con số kỳ diệu nào cho việc bạn nên có bao nhiêu mục tiêu vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mức độ phức tạp của mục tiêu, thời gian và nguồn lực sẵn có và những thay đổi bất ngờ trong công việc kinh doanh.
Khi thiết lập các mục tiêu, hãy suy nghĩ về các phương thức khác nhau để có thể đạt được kết quả cuối cùng. Hãy vạch ra kế hoạch hành động để cụ thể hơn về cách thức đạt được mục tiêu của mình. Đối với mỗi kết quả chính, hãy nghĩ về cách người quản lý của bạn sẽ đánh giá hiệu suất của bạn như thế nào. Bạn càng cụ thể, kỳ vọng của bạn càng rõ ràng. Bạn muốn có những mục tiêu ngắn gọn để bạn biết chính xác những gì bạn cần làm và làm thế nào để hoàn thành mục tiêu của mình.
Các mục tiêu của tổ chức có thể quá sức đối với một số nhân viên vì họ không thấy công việc của mình đang đóng góp như thế nào vào thành công của công ty. Một số nhân viên sẽ tự đặt ra câu hỏi là: với tư cách là nhân viên biên chế, làm cách nào để giúp công ty của tôi tiếp cận 10.000 người dùng? Bằng cách phân loại các mục tiêu từ cấp tổ chức đến cấp phòng ban và cuối cùng là cấp cá nhân, nhân viên sẽ có tầm nhìn rõ ràng hơn về các mục tiêu mà họ có thể đặt ra để đóng góp vào thành công của công ty. Chia sẻ các mục tiêu cấp cao hơn để tất cả các thành viên trong tổ chức của bạn đều phù hợp với tầm nhìn của công ty bạn.
Kết quả chính của bạn cần phải có một đơn vị đo lường. Cho dù bạn cần viết 10 blog trong tháng hay kiếm được 10.000 đô la doanh thu, việc có thể đo lường kết quả chính sẽ cho bạn biết khi nào bạn đã đạt được mục tiêu của mình. Bước này khó hơn đối với các mục tiêu không thể định lượng được. Trong những trường hợp này, hãy tự hỏi bản thân “làm thế nào tôi biết được khi nào tôi đã đạt được mục tiêu?” Các phép đo cho các mục tiêu không được xác định là chủ quan. Có một cuộc họp 1-1 với người quản lý của bạn để thương lượng về các biện pháp mà bạn sẽ phải chịu trách nhiệm.
Mong muốn có những mục tiêu có thể đạt được và đồng thời cũng là thách thức đối với việc thiết lập OKR. Nhiều nhà quản lý sẽ đặt ra các mục tiêu kéo dài cho nhóm làm việc như một cách để thúc đẩy họ. Tuy nhiên, các mục tiêu kéo dài cần được thiết lập vô cùng cẩn thận. Nhân viên sẽ trở nên bực bội khi họ liên tục bỏ lỡ các mục tiêu bởi vì chúng là những mục tiêu kéo dài. Một số nhà quản lý sẽ sử dụng phần thưởng tài chính như tiền thưởng để thúc đẩy nhóm của họ đạt được các mục tiêu. Khen thưởng nhân viên của bạn cho kết quả cuối cùng thay vì hành vi của họ có thể có tác dụng ngược lại những gì bạn muốn. Đảm bảo rằng mục tiêu của bạn đủ thách thức nhưng quan trọng hơn, chúng phải thực tế.
Hãy thiết lập các mục tiêu nhỏ hơn trong các kết quả chính. Biết mình phải làm gì để đạt được kết quả quan trọng sẽ giúp mục tiêu của bạn trở nên cụ thể hơn. Chúng giúp bạn tập trung vào việc điều chỉnh kế hoạch hành động với các kết quả chính cho các mục tiêu. Mục tiêu nhỏ cũng giúp bạn thiết lập các cột mốc quan trọng trong suốt quá trình của mình. Hiểu một cách đơn giản, chúng giúp bạn đi đúng hướng khi biết bạn phải làm gì để đạt được kết quả quan trọng. Mục tiêu nhỏ có thể là các mục hành động bạn cần làm.
Ví dụ: mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng lên 10% trong quý này và một trong những kết quả chính của bạn là có được 5 khách hàng mới. Hãy nghĩ về cách bạn lập kế hoạch thu hút khách hàng mới: chẳng hạn như viết một bài đăng blog mỗi tuần vì tiếp thị trong nước có thể là một trong những mục tiêu nhỏ của bạn.
Khen thưởng và ghi nhận sự cố gắng và kết quả của bản thân cũng như những người khác khi đạt được một mốc quan trọng là điều nên làm khi doanh nghiệp thiết lập OKR. Càng nhận được nhiều sự củng cố tích cực, nhân viên càng có nhiều động lực để tiếp tục phấn đấu. Cũng đừng ngần ngại sử dụng các nền tảng xã hội để chia sẻ thành tích của bạn với đồng nghiệp. Đừng đợi đến khi kết thúc mục tiêu mới công nhận nỗ lực đạt được cột mốc quan trọng. Tự thưởng cho bản thân vì những tiến bộ bạn đạt được sẽ giúp bạn đi đúng hướng hơn để đạt được mục tiêu của mình.
Thiết lập OKR của bạn có lợi cho mỗi nhân viên. Nó thúc đẩy kỷ luật và quyết tâm để đạt được mục tiêu của bạn. Nó cũng cung cấp cho bạn một hướng dẫn rõ ràng về những gì bạn cần tập trung nỗ lực cho khung thời gian đó. Khuyến khích tất cả đồng nghiệp của bạn chia sẻ công khai OKR của họ để bạn có thể tạo hệ thống hỗ trợ trong nhóm của mình. Giúp đỡ nhau để đạt được mục tiêu của họ và cùng nhau ăn mừng khi tất cả các bạn đã đạt được mục tiêu mong muốn.
Bất kỳ số liệu nào được sử dụng trong các kết quả chính đều phải cụ thể: có thể đo lường được, có thể đạt được trong chu kỳ nhất định của mục tiêu, phù hợp và có thời hạn. Sau đây là một số chỉ số có thể phù hợp với việc thiết lập OKR:
Chỉ số cơ bản được coi là chỉ số “chấp nhận được”. Ví dụ: có thời gian phản hồi phiếu hỗ trợ từ 4 giờ trở xuống có KPI cơ bản là 4. Bất kỳ điều gì trên 4 giờ đều không thể chấp nhận được.
Số liệu tích cực được sử dụng khi bạn muốn tăng số liệu cơ bản của mình. Ví dụ: nếu điểm khả năng sử dụng trung bình của bạn cho quy trình làm việc cốt lõi trong sản phẩm hiện là 70% và bạn muốn tăng nó lên> 80%, thì bạn đang đi theo hướng tích cực. Chỉ số phủ định được sử dụng khi bạn muốn giảm chỉ số cơ sở của mình. Ví dụ: nếu thời gian phản hồi hỗ trợ trung bình là 10 và bạn muốn nó là 4, thì bạn đang đi theo hướng tiêu cực.
Chỉ số ngưỡng là một phạm vi số được coi là có thể chấp nhận được. Dưới đây là một ví dụ: Bán hàng cần tạo ra doanh thu định kỳ hàng tháng tối thiểu là 90.000.000 VND để doanh nghiệp duy trì dòng tiền đều. Để doanh nghiệp có dòng tiền dương, doanh thu định kỳ phải trên 110.000.000 VND mỗi tháng. Đây là chỉ số mục tiêu ngưỡng vì nó chỉ định các giá trị cao và thấp có thể chấp nhận được, tạo ra một loạt các mục tiêu tập trung vào chỉ số có thể chấp nhận được.
Nguồn: OOC tổng hợp