0963 63 60 66

OKR là gì? Đặt mục tiêu với OKRs – Phương pháp Google

Top 7 câu hỏi giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp online trong thời gian "giãn cách xã hội"
Top 7 câu hỏi giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp online trong thời gian “giãn cách xã hội”
11/04/2020
Digital marketing là gì? Vai trò của digital marketing trong thời đại số.
Digital Marketing là gì? Vai trò của Digital Marketing trong thời đại số.
14/04/2020
Show all
Google OKRs

Google OKRs

Các nghiên cứu đã cho thấy rằng việc cam kết với một mục tiêu có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên. Nhưng cụ thể hơn, nghiên cứu cũng phát hiện ra việc đặt các muc tiêu thách thức và cụ thể có thể nâng cao sự cam kết của nhân viên trong việc đạt được các mục tiêu đó. Google thường sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu OKRs – Mục tiêu và Kế quả then chốt để thiết lập các mục tiêu tham vọng và theo dõi tiến trình.

Sơ lược về OKR

  • Các mục tiêu tham vọng và có thể cảm thấy chút không thoải mái
  • Các kết quả chính có thể đo lương được và dễ dàng dánh giá bằng thang đo (Google sử dụng thang 0 – 10)
  • Mục tiêu OKRs công khai để mọi người trong doanh nghiệp có thể thấy người khác đang làm gì
  • Vùng thoải mái của OKR là khoảng 60-70%. Nếu ai đó có thể dễ dàng đạt mục tiêu một cách nhất quán, chứng tỏ mục tiêu OKRs không đủ tham vọng và cần nghĩ lớn hơn.
  • Điểm thấp có thể làm căn cứ để lập mục tiêu OKRs kỳ tiếp theo
  • OKRs không đồng nghĩa với đánh giá nhân viên
  • OKRs không phải là một danh mục công việc được chia sẻ

Trong thực tế, sử dụng OKRs khác với các kỹ thuật thiết lập mục tiêu khác vì nó hướng tới các mục tiêu rất tham vọng. Khi sử dụng theo cách này, OKRs có thể hỗ trợ các nhóm tập trung vào một “vụ cá cược” lớn và đạt được kết quả lớn hơn tưởng tượng của nhóm, thậm chí ngay cả khi họ không thể đạt hoàn thành mục tiêu đã tuyên bố. Mục tiêu OKRs có thể giúp các nhóm và cá nhân thoát khỏi vùng an toàn của họ, ưu tiên công việc và học từ cả thành công và thất bại.  

Lược sử OKRs

Cựu CEO của Intel – Andy Grove, giải thích trong cuốn sách Quản lý Hiệu suất Cao (High Output Management), có 2 câu hỏi cần được trả lời để thiết lập một hệ thống mục tiêu chung như OKRs:

  1. Tôi muốn đi đâu? Câu trả lời cung cấp Mục tiêu
  2. Làm thế nào tôi bước nhanh hơn để đến đích? Câu trả lời cung cấp Kết quả then chốt.

John Doerr, một trong những nhà đầu tư đầu tiên của Google và hiện là thành viên Hội đồng Quản trị học phương pháp OKRs từ Andy Grove khi còn làm việc ở Intel. Doerr giải thích rằng khi ông tham gia Intel, công ty đang dịch chuyển từ một công ty sản xuất bộ nhớ sang một công ty sản xuất bộ vi xử lý, và Grove và ban lãnh đạo cần một cách để giúp nhân viên tập trung vào một tập các ưu tiêp để thực hiện chuyển đổi thành công. OKRs giúp họ trao đổi về các ưu tiên, đảm bảo đi đúng hướng và thực hiện sự chuyển đổi. 

Vài thập kỷ sau, đầu năm 2000, Doerr giới thiệu OKRs với ban lãnh đạo Google những người thấy được giá trị của nó và bắt đầu thử nghiệm chúng trong vài quý tiếp theo. Ngày nay, Google thiết lập OKRs năm và quý và thực hiện các cuộc họp toàn công ty hàng quý để chia sẻ và đánh giá OKRs.

OKRs cũng được sử dụng rộng rãi ngoài Thung lũng Silicon, trong nhiều doanh nghiệp. Sears Holding Company, một công ty trong Fortune 100, triển khai OKRs cho hơn 20,000 nhân viên và thấy được các tác động về lợi nhuận ròng và hiệu suất nhân viên.

OKR at Google

OKR at Google

OKRs và các Mục tiêu đột phá

Google thường sử dụng các mục tiêu vượt quá ngưỡng khả thi, đôi khi được gọi là những mục tiêu đột phá. Tạo ra các mục tiêu không thể đạt được là một thủ thuật và có thể coi là đặt một nhóm vào tình thế đối mặt với thất bại. Tuy nhiên, những mục tiêu đó lại có thể có xu hướng thu hút những nhân sự tốt nhất và tạo ra một môi trường làm việc kích thích sự say mê. Hơn nữa, khi đặt mục tiêu cao, kể cả khi mục tiêu thất bại vẫn có thể đạt được thành tựu đáng kể. 

Chìa khóa ở đây là trao đổi rõ ràng về bản chất của các mục tiêu đột phá và đâu là ngưỡng của thành công. Google thích thiết lâp OKRs mà thành công có nghĩa là đạt được 70% mục tiêu, trong khi hoàn thành mục tiêu có nghĩa là đạt được thành tích phi thường. 

Những mục tiêu đột phá này là những viên gạch để đạt được những thành tựu phi thường trong dài hạn. 

Mang OKR đến doanh nghiệp bạn

Một phần quan trọng về OKRs là tính minh bạch. Khi triển khai OKRs tại doanh nghiệp, sẽ hữu ích nếu hiểu rõ OKRs là gì, vì sao lại hữu ích và cách thức sử dụng chúng. Nghiên cứu cho thấy hiệu suất cao hơn nếu mọi người cam kết với mục tiêu của họ, vì vậy điều quan trọng là cần làm cho mọi người tham gia. 

Mẹo giới thiệu OKR

  • OKR là gì? Giải thích những điều cơ bản về OKRs và cách thức hoạt động của OKRs
  • Tại sao sử dụng OKRs? Rà soát cách thức xây dựng mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp và có hạn chế hay giới hạn nào của cách làm đó. 
  • OKRs vận hành như thế nào? Giải thích thời gian, kỳ vọng đối với mỗi người, các cột mốc quan trọng và mọi người sẽ chịu trách nhiệm như thế nào.
  • Vẫn thận trọng với OKRs? Dành thời gian cho câu hỏi, đặc biệt là nhấn mạnh cụ thể vào việc lôi kéo những người thận trọng, nghi ngờ.

Căn chỉnh

Một khi doanh nghiệp biết rõ trọng tâm và cách đo lường thành tựu, sẽ dễ dàng cho các cá nhân kết nối các dự án của họ với mục tiêu của doanh nghiệp.  

Kỷ luật và Ưu tiên

Có thể khó cho bất kỳ một nhóm nào trong công ty để nói “không” với một ý tưởng tốt, một sự án đáng giá hoặc một cái tiến cần thiết. Một khi mọi người đồng ý với các mục tiêu quan trọng nhất, có thể dễ dàng nói “không” với các ý tưởng kém quan trọng hợn. Nói không không phải là một sự tranh luận mang tính chính trị hoặc cảm xúc. Nó trở thành một phản ứng mang tính lý trí với một sự cam kết mà toàn bộ doanh nghiệp đã thống nhất.

Giao tiếp

OKRs nên công khai trong doanh nghiệp để mọi nhân viên biết mục tiêu của doanh nghiệp và thước đo thành công. Trong một phỏng vấn, Dick Costolo, nhân viên cũ của Googler và là cựu CEO Twitter, được hỏi “Ông học được gì từ Google và áp dụng vào Twitter?” và chia sẻ:

“Điều tôi thấy ở Google và chắc chắn đã áp dụng ở Twitter là OKRs – Mục tiêu và Kết quả then chốt. Chúng là một phương thức tuyệt vời để giúp mọi người trong công ty hiểu điều gì quan trọng và cách thức bạn đo lường những điều quan trọng đó. Đó chắc chắn là một cách tốt để truyền thông chiến lược và làm thế nào đo lường được chiến lược.

Và đó là cách chúng tôi sử dụng chúng. Khi bạn phát triển một công ty, điều duy nhất khó tăng quy mô là giao tiếp. Điều đó thực sự rất khó. OKRs là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người hiểu cách thức bạn đo lường chiến lược và thành công”

Thiết lập mục tiêu và các kết quả chính

Khi thiết lập các mục tiêu, Google thường bắt đầu với các OKRs doanh nghiệp và xác định sự ưu tiêu sử sử dụng 3 đến 5 mục tiêu với các 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu. OKRs thành công có thể đến từ một cách tiếp cận kết hợp giữa trên xuống và dưới lên, cho phép các cá nhân từ mọi bộ phận nêu rõ cái gì họ tin là đáng giá với thời gian của họ và làm thế nào họ có thể sử dụng nỗ lực tốt nhất của họ.

Mẹo thiết lập mục tiêu

  • Chọn 3-5 mục tiêu – nhiều hơn có thể làm rối các team và pha loãng nỗ lực.
  • Tránh những thuật ngũ không thúc đẩy thành tựu mới, như “tiếp tục thuê”, “giữ thị phần”,”tiếp tục làm…”
  • Sử dụng các thuật ngữ truyền tải đích đến và tuyên bố như  “ra mắt sản phẩm X”…
  • Sử dụng các thuật ngữ hữu hình, có mục tiêu và không gây nhầm lẫn. Và hiển nhiên là một chỉ số kết quả quan sát được. Nghiên cứu cho thấy các mục tiêu cụ thể có thể mang đến kết quả cao hơn và đạt được mục tiêu.

Mẹo thiết lập kết quả chính

  • Xác định 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu
  • Các kết quả then chốt thể hiện các mốc đo lường được, mà nếu đạt được sẽ trực tiếp đạt được mục tiêu.  
  • Kết quả chính nên mô tả đầu ra, không phải hoạt động. Ví dụ nếu kết quả chính bao gồm các từ như “tư vấn”, “giúp”, “phân tích”, “tham gia”, chúng đang mô tả hoạt động. Thay vào đó, mô tả kết quả của những hoạt đông đó, ví dụ “xuất bản báo cáo về mức độ hài lòng của khách hàng vào 17/3, hơn là đánh giá sự hài lòng của khách hàng.
  • Các cột mốc đo lường được nên bao gồm bằng chứng hoàn thành và bằng chứng này nên sẵn sàng, đáng tin cậy và dễ dàng tìm thấy. 

Tránh các lỗi viết mục tiêu OKR

Xây dựng các OKRs trong đó thiết lập mục tiêu rõ ràng, đo lường bằng các kết quả đã được thống nhất, có  thể thúc đẩy các nhóm đạt được những kết quả đột phá và giúp doanh nghiệp tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất. Những OKRs được viết không tốt có thể tạo ra chiến lược không rõ ràng, coi nhẹ các  thước đo nội bộ và và khiến các nhóm tập trung vào việc duy trì hiện trạng. Khi xây dựng OKRs, tránh các lỗi sau: 

Truyền thông sai về các mục tiêu OKRs đột phá

Thiết lập mục tiêu đột phá đòi hỏi việc truyền thông cẩn thận trọng các nhóm chịu trách nhiệm chính về các mục tiêu và các nhóm phụ thuộc vào công việc được chuyển giao như một phần của mục tiêu OKRs. Nếu dự án của bạn phụ thuộc vào các mục tiêu của nhóm khác, hãy chắc chắn bạn hiểu triết lý thiết lập mục tiêu của họ. Nếu họ sử dụng mục tiêu đột phá, bạn nên kỳ vọng họ đạt được khoảng 70% mục tiêu của họ.

Các mục tiêu OKRs thông thường của kinh doanh

OKRs thường được viết dựa trên điều các nhóm tin tưởng có thể đạt được mà không thay đổi nhưng điều họ họ đang làm, hơn là mong muốn của nhóm hoặc khách hàng. Để thử điều này, hãy thử xếp hạng công việc hiện tại và những dự án mới được yêu cầu của nhóm theo giá trị và nỗ lực yêu cầu. Nếu OKRs chứa bất kỳ điều gì mà không phải là những nỗ lực hàng đầu, đó chỉ là những OKRs thông thường của doanh nghiệp.

Lược bỏ những nỗ lực ưu tiên thấp và bố trí lại nguồn lực vào những OKRs hàng đầu. Có những mục tiêu sẽ không đổi từ quý này sang quý khác, như “Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng trên XX%,” và điều đó là ổn nếu mục tiêu đó có ưu tiên cao. Nhưng kết quả chính nên bao gồm việc thức đẩy nhóm tiếp tục sáng tạo và trở nên hiệu quả hơn.

Cộng tác

Các nhóm có thể đạt được OKRs của họ mà không cần tất cả các nguồn lực của nhóm có thể đang tích trữ quá mức nguồn lực, hoặc không thúc đẩy nhóm của họ, hoặc cả hai. 

Các mục tiêu giá trị thấp

 OKRs nên hứa hẹn một giá trị kinh doanh rõ ràng – nếu không, không có lý do mở rộng nguồn lực thực hiện chúng. Các mục tiêu giá trị thấp, kể cả khi hoàn thành 100%, không tạo ra nhiều sự khác biệt cho doanh nghiệp. Hãy hỏi, liệu có chỉ tiêu KPI đạt 1.0 điểm (100%) dưới điều kiện bình thường mà không mang lại một lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp? Nếu có, nên viết lại KPI để tập trung vào lợi ích hiện hữu. 

Không đủ Kết quả chính cho các mục tiêu

Nếu các kết quả chính cho một mục tiêu cụ thể không đại diện cho tất cả các kết quả để hoàn thành mục tiêu đó, có thể mục tiêu OKR đó đã thiếu kết quả chính. Điều này có thể dẫn đến sự trì hoãn việc phát hiện các yêu cầu nguồn lực và mục tiêu đó không hoàn thành đúng hạn. 

Xây dựng mục tiêu OKR nhóm

Trước tiên thống nhất các mục tiêu doanh nghiệp, để các nhóm và cá nhân có thể đặt mục tiêu của họ để phục vụ các mục tiêu lớn hơn. Điều này có thể giúp tạo ra sự nhất quán trong doanh nghiệp. Quyết định tiếp theo là doanh nghiệp cần bao nhiêu lớp OKRs nhóm – liệu mỗi phòng ban, chức năng và nhóm nhỏ có cần OKRs?

Không nhất thiết OKR công ty được phản ánh trong mọi OKR của nhóm. Có thể các OKRs của một nhóm tập trung vào 1 khía cạnh của OKRs doanh nghiệp. Nhưng cần có một vài liên hệ giữa OKRs nhóm và ít nhất 1 OKRs công ty.

Một cách để lập OKR nhóm là yêu cầu các trưởng nhóm họp để thiết lập mục tiêu. Ở Google, các trưởng nhóm đôi khi phải liệt kê các ưu tiên cho quý tới trong bối cảnh của OKRs công ty. Khi tạo ra các ưu tiên này, cần chú ý tới OKRs công ty và kiểm tra: 

  • Ưu tiên của nhóm có liên hệ với bất kỳ kết quả chính nào của DN?
  • Ưu tiên của nhóm có khiến việc đạt OKRs của DN thuận loại hơn? 
  • Liệu có thiếu những ưu tiên mà các nhóm khác nghĩ là nhóm này nên đặt ra? 
  • Có nhiều hơn 3 ưu tiên? 

OKRs không phải là checklist. Chúng không phải là danh sách mọi công việc cần làm trong quý. Sử dụng OKRs để xác định tác động mà nhóm muốn nhìn thấy và để nhóm tự quyết định đạt được chúng bằng cách nào.

Dưới đây là một số ví dụ về OKRs nhóm hoặc cá nhân có thể đặt ra với mục tiêu DN là “đạt được xx% thị phần”.

Ví dụ về OKR nhóm hoặc cá nhân

Mục tiêu: Tăng mạnh tốc độ tăng trưởng doanh thu của sản phẩm A

Kết quả chính:

  • Phát hành 05 tính năng mới tới tất cả khách hàng
  • Thực hiện 05 sáng kiến để tăng doanh thu lên xx% / khách hàng
  • Thực hiện 03 thử nghiệm để xác định yếu tố chi phối doanh thu
  • Đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật để xây 03 tính năng mới trong Quý 1

Mục tiêu: Cải thiện danh tiếng của sản phẩm B

Kết quả chính:

  • Thiết lập hình ảnh dẫn đầu của sản phẩm B bằng cách nói chuyện trước 3 sự kiện ngành
  • Xác định và tiếp cận trực tiếp top 100 người dùng
  • Rút ngắn thời gian phản ứng với các lỗi do người dùng phát hiện 30%

Công cụ: thang đo OKRs

Tại Google, OKRs thường được đánh giá trên thang đo 0.0 to 1.0, 1.0 nghĩa là mục tiêu hoàn thành 100%. Nếu các kết quả chính của cá nhân được đánh giá và khi đó, sử dụng một phép bình quân đơn giản, thì mức độ hoàn thành mục tiêu được tính tương ứng. Điều này được mô tả là “đơn giản” vì chưa tính đến trọng số của các kết quả chính. Một số két quả chính hoặc là 0 hoặc là 1. Ví dụ “Tiến hành một chiến dịch marketing qua mạng lưới thành viên” có thể kết quả là Có hoặc Không, hay nói cách khác, 1 hoặc 0. Không có điểm 0.5 trong trường hợp này. 

Lưu ý khi đánh giá OKR:

Vùng an toàn của OKR là khoảng 60-70%

Điểm thấp hơn có nghĩa DN không đạt đủ mức có thể. Đạt cao hơn có thể có nghĩa là một mục tiêu đột phá có thể chưa được thiết lập đủ cao. Với thang đo Google’s 0.0 – 1.0, kỳ vọng đạt được bình quân 0.6 to 0.7 đối với tất cả cả OKRs. Với các DN mới triển khai OKRs, ý nghĩa sai lệch về “thất bại” trong việc đạt được các mục tiêu thách thức bản thân nó đã “không thoải mái”. 

OKRs không đồng nghĩa với đánh giá kết quả

Nghĩa là OKRs không phải làm một công cụ đầy đủ (hoàn chỉnh) để đánh giá một doanh nghiệp hay cá nhân. Thay vào đó, nó có thể được sử dụng để tóm tắt hững gì một người đã làm trong kỳ trước và có thể cho thấy đóng góp và tác động tới mục tiêu doanh nghiệp. 

Đánh giá OKR công ty một cách công khai

Tại Google, các OKRs công ty thường được chia sẻ và đánh giá hàng năm và hàng quý. Đầu năm, có cuộc họp toàn công ty trong đó kết quả đánh giá OKR kỳ trước được công bố và OKRs mới được chia sẻ, cho cả năm và quý tiếp theo. Sau đó, công ty họp hàng quý để đánh giá OKR và đặt OKR cho quý tiếp theo. Ở những cuộc họp này, chủ của mỗi OKR (thưởng là các trưởng nhóm giải thích cách tính điểm và điều chỉnh cho quý sau, nếu có. 

Kiểm tra trong kỳ

Trước kỳ đánh giá cuối cùng, có thể hữu ích nếu có rà soát OKR giữa quý cho OKR tất cả các cấp độ để cung cấp cho các cá nhân và nhóm một cảm giác về mức độ đạt OKRs hiện tại. Cuối quý, rà soát cũng có thể được sử dụng để chuẩn bị cho đánh giá cuối kỳ.

Công cụ: Phần mềm OOC digiiOKR

Phần mềm digiiOKR sẽ được ra mắt vào Quý 2-2020, giúp doanh nghiệp có công cụ thiết lập và quản lý OKR trực quan và thuận tiện hơn.

Cập nhật OKR thường xuyên

OKRs hỗ trợ thiết lập chiến lược kinh doanh ở Google – chúng là các mục tiêu mà công ty cố gắng đạt được. Ở góc độ đó, một số nhóm sẽ thấy cần rà soát các mục tiêu vài lần trong quý. Theo nghĩa đó, chúng đóng vai trò như một công cụ đo lường thử, cho mọi người một cơ hội điều chỉnh thông tin mới, loại bỏ các mục tiêu rõ ràng không xảy ra, tăng sự chú ý cho các mục tiêu đanh ở ranh giới mà sẽ cải thiện đáng kể nếu có thêm nguồn lực. Dưới đây là một ví dụ về dòng thời gian một nhóm có thể sử dụng để đặt OKRs. 

Sample OKR timeline

Cách một nhóm rà soát sẽ phụ thuộc và nhu cầu mùa vụ, chất lượng giao tieps trong nhóm và khả năng dự báo kết quả dựa vào khả năng thực thi. 

Một số nhóm ở Google thấy cần có rà soát giữa kỳ và có thể đảm bảo mọi người đang tập trung vào đúng mục tiêu. Đối với một số nhóm khác, 1 lần đánh giá cuối quý là đủ. Khi đó họ sẽ dùng cách chính thống hơn. 

Xem bài trình bày về OKR của Google(video)

Nhóm Google Ventures chia sẻ những điều Google đã học được về việc sử dụng OKRs với các công ty khác. Rick Klau, Partner của Google Ventures, trình bày với nhiều startups đang triển khai OKRs lần đầu tiên. Bài trình bày gồm các nội dung OKRs là gì, Chúng giúp các startup tăng trưởng nhanh giữ được sự tập trung như thế nào và điều gì nên tránh khi triển khai OKRs.

Nguồn: 
https://rework.withgoogle.com/guides/set-goals-with-okrs/steps/introduction/
//]]>