Để trở thành một quản lý dự án, bạn cần phải chăm chỉ, tư duy nhanh nhạy và giỏi kỹ năng mềm. Tuy nhiên, cũng có một kỹ năng khác quan trọng, đó là biết sử dụng đúng công cụ vào đúng mục đích. Trong đó, trực quan hóa dữ liệu là một công cụ không thể thiếu trong bất cứ dự án nào. Những công cụ này giúp cung cấp những thông tin sâu sắc về dự án và giúp dự án đi đúng hướng. Bài viết này sẽ cung cấp top 10 biểu đồ hữu dụng thường được sử dụng trong quản lý dự án.
Biểu đồ quản lý dự án là gì?
Biểu đồ quản lý dự án là biểu đồ trực quan hóa dữ liệu liên quan đến một dự án. Có rất nhiều loại biểu đồ quản lý dự án khác nhau mà bạn có thể sử dụng để kiểm soát và đưa ra quyết định trong suốt dự án. Các biểu đồ này cũng rất hữu ích để hợp lý hóa các hoạt động của dự án, quản lý tài nguyên một cách hiệu quả và cải thiện việc quản lý thời gian. Quan trọng hơn, biểu đồ giúp cho các dữ liệu phức tạp trở nên dễ hiểu hơn. Có rất nhiều loại biểu đồ mà các quản lý dự án sử dụng để phân tích và giám sát các khía cạnh của dự án.
Tại sao cần biểu đồ quản lý dự án?
Đối với các dự án nhỏ và đơn giản, quản lý cũng như thành viên có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình. Thế nhưng khi mức độ phức tạp của dự án tăng lên, bạn cần theo dõi ngày càng nhiều dữ liệu. Khi đó, các biểu đồ, hình ảnh sẽ trở nên hữu ích hơn rất nhiều.
Ưu điểm lớn nhất của biểu đồ quản lý dự án đó là nó cho phép bạn phân tích và trích xuất thông tin dễ dàng. Những biểu đồ này sắp xếp thông tin một cách hệ thống và giúp đánh giá dự án đơn giản hơn.
Dưới đây là một vài lợi ích của sử dụng biểu đồ quản lý dự án:
- Không mất thời gian để nhặt nhạnh thông tin thường xuyên.
- Cập nhật thông tin về dự án nhanh chóng, hiệu quả.
- Thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả.
- Có sự minh bạch, rõ ràng về dự án.
- Thực hiện thay đổi dễ dàng hơn khi gặp các vấn đề ngoài mong muốn.
- Tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, cổ đông khi đọc kế hoạch dự án.
Tuy nhiên, có rất nhiều loại biểu đồ, mỗi loại có ưu nhược điểm riêng. Điều quan trọng là biết áp dụng vào đúng từng tình huống cụ thể để có thể phát huy hết công dụng của chúng.
Top 9 biểu đồ sử dụng trong quản lý dự án
Dưới đây là những loại bản đồ được đánh giá cao và ưa chuộng bởi các nhà quản lý dự án nhiều kinh nghiệm.
Biểu đồ Gantt
Đây đích thị là biểu đồ phổ biến nhất mà các doanh nghiệp và nhà quản lý hiện đại sử dụng để kiểm soát các dự án của họ. Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về timeline của các giai đoạn trong dự án. Nó cho phép bạn hình dung các nhiệm vụ/ hoạt động khác nhau của một dự án được kết nối với nhau thế nào và chúng ở trên tiến trình tổng thể của dự án.
Biểu đồ Gantt về cơ bản là một biến thể của biểu đồ thanh và khá dễ hiểu. Trục tung liệt kê các nhiệm vụ của dự án và trục hoành thể hiện thời gian hoàn thành.
Ưu điểm: Biểu đồ này khá dễ làm và có tính ứng dụng cao. Nó cho phép lập kế hoạch, lên lịch và phân công nhiệm vụ, liên kết các mốc quan trọng của dự án và theo dõi tiến độ. Thường được dùng trong tự động hóa báo cáo tiến độ, quản lý nhiệm vụ và sắp xếp tất cả các bên liên quan theo lịch trình dự án.
Nhược điểm: Biểu đồ Gantt có thể tương đối dài đối với các dự án phức tạp, và nó sẽ khó để biểu diễn trong 1 trang giấy. Độ dài của các thanh thực chất không biểu diễn khối lượng công việc. Ngoài ra, biểu đồ này đòi hỏi cập nhật thường xuyên trên thực tế dự án.
Biểu đồ PERT
Một loại biểu đồ phổ biến khác được sử dụng để lên kế hoạch, kiểm soát và quản lý các nhiệm vụ của dự án. PERT (Program Evaluation and Review Technique) thường được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp.
Biểu đồ PERT biểu diễn các hoạt động và cột mốc dưới dạng giản đồ hệ thống. PERT bao gồm các hình tròn và mũi tên. Trong đó hình tròn biểu diễn nhiệm vụ và mũi tên thể hiện thứ tự nhiệm vụ. Với biểu đồ PERT, bạn có thể xác định hoạt động quan trọng và không quan trọng. Ngoài ra, biểu đồ cung cấp thông tin về các hoạt động có thể làm song song để tăng tốc độ dự án mà không gây áp lực lên các nguồn lực.
Ưu điểm: Dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ có khung thời gian không cố định. Hơn nữa, bạn có thể biết được các nhiệm vụ nào hoạt động độc lập với nhau. Thích hợp với các dự án có nhiều nhiệm vụ không có thời gian cố định.
Nhược điểm: Đọc hiểu PERT sẽ hơi phức tạp. Biểu đồ này cũng không thích hợp để theo dõi các nhiệm vụ bị ràng buộc về thời gian.
Sơ đồ Work Breakdown Structure (WBS)
Sơ đồ WBS chia dự án thành các phần nhỏ hơn có thể quản lý được. Nhìn chung, biểu đồ WBS thể hiện các cấp độ của dự án. Mặc dù WBS không có thống kê hoặc số liệu để hiển thị, nhưng nó vô cùng hữu ích trong việc đơn giản hóa cách bạn quản lý dự án. Nó cho phép bạn thực hiện dự án một cách có hệ thống và đảm bảo phân bổ nguồn lực hợp lý.
Cấu trúc phân tích công việc cung cấp một cách thực tế và đơn giản từng nhiệm vụ nhỏ cần thực hiện. Bằng cách chia nhỏ dự án và tạo hệ thống phân cấp nhiệm vụ, bạn có thể lập kế hoạch dự án tốt hơn, lên lịch và phân công công việc. Thích hợp với các dự án có thể chia nhỏ một cách hợp lý.
Ưu điểm: Đơn giản hóa các nhiệm vụ cần làm. Dễ dàng phân chia ngân sách, nhân lực.
Nhược điểm: Không thể hiện được sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và dòng thời gian của dự án.
Sơ đồ (Flowchart)
Flowchart sử dụng các hình hộp và mũi tên để biểu diễn quá trình của dự án. Những dự án có quy trình phức tạp sẽ được đơn giản hóa dưới dạng sơ đồ.
Sơ đồ thể hiện logic của dự án để chia sẻ với thành viên, khách hàng, nhà đầu tư,… Nó cũng cung cấp mục tiêu và cái nhìn tổng quan về những gì sẽ xảy ra trong các giai đoạn khác nhau.
Ưu điểm: Nó biểu diễn từng bước và giai đoạn của dự án ở dạng sơ đồ, vậy nên ai cũng có thể hình dung được.
Nhược điểm: Không phù hợp với các dự án có nhiều bước hay nhiều đơn vị thực hiện.
Sơ đồ nguyên nhân – kết quả
Vai trò của người quản lý dự án giống như một người giải quyết vấn đề. Khi sự cố xảy ra, quản lý phải tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp cho nó.
Sơ đồ nguyên nhân – kết quả cho phép quản lý đưa ra các nguyên nhân cho một vấn đề. Bằng cách này, quản lý sẽ thực hiện phân tích toàn diện và kỹ lưỡng các vấn đề xảy ra và phát triển các giải pháp khả thi.
Sơ đồ được biểu diễn dưới dạng xương cá, rất dễ hiểu. Ngoài nguyên nhân – kết quả, nó có thể sử dụng để lên ý tưởng và giải pháp sáng tạo.
Ưu điểm: Các thành viên của dự án có thể suy nghĩ về vấn đề có thể xảy ra và đưa ra các ý tưởng để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Nhược điểm: Chỉ tập trung vào một phần nhỏ của dự án chứ không hề đưa ra cái nhìn tổng quan về dự án.
Critical Path Diagram (CPM)
CPM biểu diễn nhiệm vụ nhỏ trong dự án lớn cùng với thời gian có thể linh động. Trong quản lý dự án, “critical path” thể hiện chuỗi hoạt động dài nhất của dự án. Bất cứ nhiệm vụ chậm trễ nào cũng sẽ khiến cả dự án kéo dài thêm.
Sử dụng sơ đồ này giúp nhà quản lý chỉ ra những hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian của dự án cũng như tính toán các phương án thời gian hoàn thành dự án.
Ưu điểm: Giải pháp cho chi phí lạm phát liên quan đến việc lập kế hoạch. Phương pháp này hữu ích khi đưa ra những linh hoạt về thời gian trong dự án.
Nhược điểm: Sơ đồ này nặng về tính toán, nó đòi hỏi một sự chính xác tuyệt đối khi lên kế hoạch. Không phù hợp với những dự án quá phức tạp.
Biểu đồ cột
Loại biểu đồ này phổ biến ở mọi nơi bởi tính đơn giản, linh hoạt và dễ diễn giải. Trong quản lý dự án, biểu đồ cột dùng để biểu diễn nhiều loại dữ liệu khác nhau.
Một biểu đồ cột thông thường sẽ có 2 trục, 1 trục thể hiện các danh mục, trục còn lại thể hiện tham số so sánh. Biểu đồ này thường được sử dụng bởi hầu hết các phần mềm quản lý dự án.
Ưu điểm: Dễ dàng tạo và truyền tải thông tin. Có thể tổng hợp một lượng lớn thông tin chỉ trong 1 trang giấy.
Nhược điểm: Chỉ có thể dùng cho một khía cạnh nhỏ của dự án.
Biểu đồ tròn
Đây cũng là một biểu đồ đơn giản và phổ biến. Tương tự biểu đồ cột, nó có thể biểu diễn nhiều loại dữ liệu. Mục đích chính của biểu đồ tròn là để minh họa tỷ lệ của các danh mục khác nhau. Biểu đồ tròn cực kỳ phù hợp trong các tình huống cần chia ngân sách, nguồn lực,…
Ưu điểm: Giúp quản lý dễ dàng nhận ra tỉ trọng của từng phần đối với tổng thể. Giao diện thân thiện với người dùng.
Nhược điểm: Chỉ biểu diễn được một khía cạnh nhỏ. Trong trường hợp có quá nhiều danh mục và mỗi danh mục chiếm tỉ trọng nhỏ, biểu đồ tròn sẽ bị mất ý nghĩa của nó.
Bảng Kanban
Bảng Kanban là biểu đồ thể hiện tiến trình công việc, gồm cột trạng thái và các thẻ công việc. Mỗi cột thể hiện các trạng thái của công việc như: mới, đang thực hiện, chờ duyệt, hoàn thành,… Trong khi đó, các thẻ ghi nhiệm vụ cần hoàn thành. Các thẻ này sẽ được chuyển qua từng cột theo đúng trình tự hoàn thành.
Thông qua bảng Kanban, quản lý sẽ cập nhật được tiến độ của các công việc để đốc thúc và
Ưu điểm: Linh hoạt và có thể điều chỉnh cho từng dự án. Có thể tạo động lực cho các thành viên, xác định các nút thắt trong quá trình làm việc.
Nhược điểm: Không biểu diễn được thời gian trên bảng Kanban
Biểu đồ quản lý dự án sẽ giúp bạn quản lý các giai đoạn khác nhau của dự án. Các biểu đồ này giúp biểu diễn lượng lớn thông tin như tiến độ dự án, dự án có bị quá hạn hay thiếu ngân sách hay không,…
Với cương vị một người quản lý, bạn có thể sử dụng nhiều loại biểu đồ dựa trên thói quen và sở thích. Trên đây là một vài loại biểu đồ được sử dụng rộng rãi để cải thiện chất lượng dự án và đảm bảo tiến trình công việc.
Tham khảo:
3 phương pháp quản lý dự án đã được chứng minh hiệu quả.
Phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất
