Bà Nguyễn Thị Nam Phương, Tư vấn trưởng Công ty Tư vấn Quản lý OCD, Trưởng dự án Tư vấn Xây dựng và triển khai hệ thống chỉ số KPIs cho Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCCo), chia sẻ một số kinh nghiệm để thành công và tránh thất bại trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống BSC – KPI và triển khai KPI trong doanh nghiệp.
Chào chị, được biết Công ty Tư vấn Quản lý OCD đang tư vấn cho PVFCCo xây dựng và triển khai hệ thống chỉ số BSC-KPI. Chị có thể giải thích một cách đơn giản BSC-KPI là gì?
BSC là viết tắt của từ Balanced ScoreCard – Thẻ điểm cân bằng, là một hệ thống các mục tiêu chiến lược và chỉ tiêu đo lường xây dựng từ mục tiêu đó, được kết nối với nhau theo nguyên tắc nhân quả trong tập hợp của bốn viễn cảnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Chỉ tiêu đo lường BSC thường là các “chỉ tiêu đánh giá hiệu suất cốt lõi”, viết tắt là KPI (Key Performance Indicators).
Sự khác biệt căn bản của hệ thống BSC so với các hệ mục tiêu thông thường của doanh nghiệp là tính kết nối với chiến lược và bao trùm được các khía cạnh tài chính và phi tài chính của doanh nghiệp.
Xin chị cho biết giá trị mà BSC-KPI có thể tạo ra cho doanh nghiệp? Vui lòng nêu một vài ví dụ cụ thể.
Có 3 giá trị căn bản mà BSC-KPI mang tới cho các nhà quản lý và nhân viên là:
- Một là, triển khai chỉ số KPIs giúp doanh nghiệp triển khai chiến lược một cách nhất quán và cụ thể theo thời gian và không gian.
- Hai là, BSC-KPI là một công cụ hữu hiệu để thực hành giao việc và quản lý theo mục tiêu. Đây là một hình thức quản trị nhân sự tiên tiến, tạo sự chủ động, năng động và tinh thần đồng đội cao. Với hệ mục tiêu được thiết kế và áp dụng theo nguyên tắc thống nhất qua thời gian, nhà quản lý không cần phải can thiệp vào công việc hàng ngày của nhân viên, có nhiều thời gian để tập trung vào những hoạt động quản lý khác. Đây là cũng là cơ hội để nhân viên có thể chủ động và sáng tạo thực hiện công việc của mình, quản lý được kỳ vọng của cấp trên cũng như kết quả của mình.
- Ba là, triển khai chỉ số KPIs giúp cho nhà quản lý có cơ sở để đánh giá, phân tích và ra quyết định liên quan tới kết quả và hiệu quả công việc. Với một hệ chỉ tiêu lượng hóa và khách quan, việc đánh giá trở nên minh bạch và khách quan hơn, có nhiều hơn những số liệu giúp cho nhà quản lý ra quyết định tốt hơn. Bản thân nhân viên cũng rõ hơn tiến độ thực hiện và chất lượng công việc của mình qua hệ thống theo dõi hàng kỳ.
Rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã áp dụng thành công BSC và đây được coi là một trong những công cụ quản lý được sử dụng rộng rãi nhất.
Vì sao có doanh nghiệp triển khai chỉ số KPIs thành công, và có doanh nghiệp không thành công? Những sai lầm chủ yếu nào cần tránh?
KPI và Triển khai chỉ số KPIs , cũng như rất nhiều các phương pháp công cụ quản trị khác, đòi hỏi kiến thức và kỹ năng của người sử dụng. Những doanh nghiệp triển khai không thành công chỉ số KPIs thường có mấy Sai lầm căn bản khi triển khai chỉ số kpi sau đây:
- Không coi việc xây dựng triển khai KPI là công việc của cấp lãnh đạo.
- Không có hệ thống theo dõi giám sát thực hiện chỉ tiêu.
- Xây dựng KPI không xuất phát từ mục tiêu chiến lược.
- Không biết cách kết nối KPI với kế hoạch kinh doanh.
- Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí.
- Đánh giá quá cao vai trò của triển khai KPI, dẫn đến việc triển khai xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho tất cả các vị trí.
- Giao chỉ tiêu một cách máy móc mà không phân tích rõ (1) khả năng tác động của bộ phận/cá nhân đó vào chỉ tiêu và (2) cách thức tác động vào chỉ tiêu.
- Giao chỉ tiêu KPI không gắn với hệ thống trả lương, thưởng.
Những doanh nghiệp ứng dụng thành công là vì họ đã tránh được các sai lầm vừa nêu.
Trong vai trò là nhà tư vấn, OCD nhận xét thế nào khi tư vấn triển khai dự án này cho PVFCCo? OCD có khuyến nghị gì thêm với PVFCCo để dự án tiến hành thành công?
Chúng tôi có nhiều thuận lợi trong thực hiện dự án này tại PVFCCo. Đầu tiên là sự hỗ trợ và sát sao của Ban lãnh đạo đối với quá trình dự án. Chúng tôi luôn có đươc phản hồi nhanh và rõ ràng từ Ban lãnh đạo Công ty đối với các hoạt động của dự án, có được sự chú ý và quan tâm giải quyết mỗi khi có khó khăn trong thực hiện công việc.
Một yếu tố thuận lợi nữa là khá nhiều anh chị em Trưởng Ban là những người có trình độ cao, dễ nắm bắt kiến thức mới và tích cực áp dụng. Hơn nữa, Tổ dự án của PVFCCo cũng là một nhóm làm việc ăn ý, tận tâm và có kế hoạch phối hợp tốt.
Chúng tôi chỉ có gặp chút khó khăn khách quan do lịch và cường độ làm việc của đội ngũ cán bộ chủ chốt thường trải rộng, dày và thường xuyên đi công tác trong khi dự án đòi hỏi có sự hiểu biết và thống nhất tại các buổi tập huấn, thảo luận chung. Tuy nhiên, khó khăn này đã được thống nhất và tháo gỡ ngay.
Trong thời gian tới, khi triển khai KPI đến từng bộ phận và cá nhân, chúng tôi và các bộ phận liên quan sẽ triển khai truyền thông về dự án một cách phù hợp nhất, nhằm đảm bảo cho toàn thể CBCNV đều thông hiểu và tham gia tích cực, đây là điều rất quan trọng góp phần vào thành công của dự án.
Đọc thêm: Thiết kế và triển khai KPI – sai lầm cần tránh và giải pháp
