Xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI

KPI không chỉ là những con số khô khan, mà là ánh sáng soi đường cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Cùng khám phá cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả với bản đồ chiến lược, nguyên tắc thiết kế, và ví dụ minh họa cụ thể.

Bản đồ chiến lược – Xác định các mục tiêu chiến lược

Hãy tưởng tượng bạn đang lập một kế hoạch cho chuyến du lịch, bạn cần có một bản đồ để không bị lạc. Tương tự, doanh nghiệp cần có một bản đồ chiến lược để xác định hướng đi và các mục tiêu cụ thể. Bản đồ chiến lược sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng về nơi bạn đang ở và nơi bạn muốn đến.

• Xác định mục tiêu chiến lược: Đây là bước quan trọng nhất, nơi bạn cần phải đặt ra các câu hỏi như: “Chúng ta muốn đạt được điều gì trong năm nay?” hoặc “Thị trường nào là mục tiêu tiếp theo của chúng ta?”. Mục tiêu nên cụ thể, đo lường được và có thời gian rõ ràng để thực hiện.

Nguyên tắc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI

Bây giờ, hãy cùng xem xét các nguyên tắc thiết kế chỉ tiêu KPI. Bạn không thể chỉ đưa ra những con số và hy vọng mọi thứ sẽ ổn thỏa. Dưới đây là ba nguyên tắc vàng:

• Phù hợp với mục tiêu chiến lược: KPI của bạn cần phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược đã đặt ra. Nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh thu, thì các chỉ tiêu KPI nên liên quan đến doanh số bán hàng, số lượng khách hàng mới, v.v.
• Phù hợp với CSFs (Critical Success Factors): Đây là những yếu tố quyết định đến thành công của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn đạt được mục tiêu doanh thu, hãy đảm bảo rằng các KPI bạn thiết kế hỗ trợ cho các yếu tố quan trọng này.
• Phù hợp với chức năng: Đối với chỉ tiêu cấp phòng ban và vị trí cá nhân, hãy chắc chắn rằng KPI phù hợp với nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận. Một nhân viên bán hàng không thể bị đánh giá theo chỉ tiêu của bộ phận marketing, đúng không?

Xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI theo 4 viễn cảnh của BSC

BSC (Balanced Scorecard) là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận một cách toàn diện hơn về hiệu quả hoạt động. BSC chia chỉ tiêu KPI thành bốn viễn cảnh:

• Tài chính: Chỉ tiêu này tập trung vào kết quả tài chính như doanh thu, lợi nhuận, và tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu. Ví dụ: “Tăng doanh thu lên 20% so với năm trước.”
• Khách hàng: Đây là các chỉ tiêu liên quan đến sự hài lòng và tương tác của khách hàng. Ví dụ: “Đạt được 90% sự hài lòng của khách hàng qua khảo sát hàng tháng.”
• Quy trình nội bộ: Các chỉ tiêu này đo lường hiệu suất của các quy trình bên trong doanh nghiệp. Ví dụ: “Giảm thời gian xử lý đơn hàng xuống còn 2 ngày.”
• Học hỏi và phát triển: Chỉ tiêu này tập trung vào việc phát triển nhân lực và cải tiến quy trình. Ví dụ: “Đào tạo 100% nhân viên về kỹ năng mới trong vòng 6 tháng.”

Quy trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI

Quy trình thiết kế chỉ tiêu KPI có thể được chia thành các bước sau:

• Xác định mục tiêu: Trước hết, cần phải xác định các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Lựa chọn chỉ tiêu KPI: Chọn những chỉ tiêu có thể đo lường được và phù hợp với các mục tiêu đã xác định.
• Định rõ trách nhiệm: Ai sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và đạt được các chỉ tiêu này? Cần chỉ định rõ người phụ trách (PIC) cho từng KPI.
• Thiết lập kỳ đánh giá: Quyết định thời gian nào sẽ tiến hành đánh giá KPI: hàng tháng, hàng quý hay hàng năm.
• Theo dõi và điều chỉnh: Theo dõi kết quả và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo KPI luôn phù hợp với tình hình thực tế.

Cấu trúc cơ bản của chỉ tiêu KPI

Một chỉ tiêu KPI hiệu quả cần có cấu trúc rõ ràng, bao gồm các yếu tố sau:

• Tên chỉ tiêu: Tên gọi cụ thể của chỉ tiêu KPI.
• Chủ thể thực hiện: Ai sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và đạt được chỉ tiêu này?
• PIC (Person In Charge): Người phụ trách chính cho chỉ tiêu KPI.
• Kỳ đánh giá: Thời gian để đánh giá chỉ tiêu KPI (hàng tháng, quý, năm).
• Đơn vị tính: Đơn vị đo lường của chỉ tiêu (triệu đồng, %).
• Số kế hoạch: Mục tiêu dự kiến mà doanh nghiệp đặt ra.
• Số thực hiện: Kết quả thực tế đạt được.
• Kết quả thực hiện KPI: Thường là Số thực hiện / Số kế hoạch hoặc 1 công thức khác tương ứng
• Quy ước tính kết quả thực hiện: Cách thức đánh giá kết quả, ví dụ: “Trên 90% đạt yêu cầu”.
• Nguồn dữ liệu: Nơi thu thập dữ liệu để tính toán chỉ tiêu KPI.

Bảng mẫu chỉ tiêu KPI

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là bảng mẫu chỉ tiêu KPI với đủ 4 viễn cảnh của BSC:

Lưu ý:

• Bạn có thể bổ sung kết quả thực hiện KPI vào cột “Số thực hiện” khi có dữ liệu để tính mức độ hoàn thành KPI
• Thông tin này sẽ giúp theo dõi hiệu suất và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Trở ngại khi xây dựng hệ thống KPI

• Thiếu sự đồng thuận trong tổ chức: Một trong những trở ngại lớn nhất khi triển khai hệ thống KPI là sự thiếu đồng thuận giữa các bộ phận trong công ty. Nếu các phòng ban không đồng ý với các chỉ tiêu KPI được đặt ra, việc thực hiện và theo dõi sẽ gặp khó khăn.
  • Giải pháp: Tổ chức các buổi họp để thảo luận về các mục tiêu và chỉ tiêu KPI, khuyến khích sự tham gia của tất cả các bên liên quan để đạt được sự đồng thuận.
• KPI không phù hợp với mục tiêu chiến lược: Nếu các chỉ tiêu KPI không phản ánh đúng các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, việc đo lường hiệu suất sẽ trở nên vô nghĩa.
  • Giải pháp: Đảm bảo rằng mỗi chỉ tiêu KPI đều liên quan đến các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và thường xuyên rà soát lại để điều chỉnh nếu cần.
• Quá nhiều KPI: Việc tạo ra quá nhiều chỉ tiêu KPI có thể gây nhầm lẫn và làm giảm tập trung vào các mục tiêu chính. Nhân viên có thể cảm thấy quá tải và không biết nên ưu tiên chỉ tiêu nào.
  • Giải pháp: Lựa chọn một số ít KPI chính phù hợp với từng bộ phận và tổng thể, giúp mọi người dễ dàng theo dõi và đạt được các mục tiêu.
• Dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ: Để KPI có giá trị, dữ liệu cần phải chính xác và đầy đủ. Nếu dữ liệu bị thiếu hoặc không đáng tin cậy, các quyết định sẽ không hiệu quả.
  • Giải pháp: Đầu tư vào các công cụ quản lý dữ liệu và hệ thống báo cáo, đảm bảo dữ liệu được thu thập và xử lý chính xác. Phần mềm KPI như digiiTeamW có thể là giải pháp tốt để quản lý KPI, nhưng có thể bạn cũng cần những hệ thống quản lý và ghi nhận dữ liệu giao dịch trực tiếp của các chức năng như ERP, MES, CRM.
• Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo: Sự thiếu quan tâm và hỗ trợ từ ban lãnh đạo có thể khiến việc triển khai hệ thống KPI không được chú trọng, dẫn đến việc không đạt được kết quả như mong đợi.
  • Giải pháp: Lãnh đạo cần thể hiện cam kết và sự hỗ trợ cho hệ thống KPI bằng cách tham gia vào quá trình thiết lập và theo dõi các chỉ tiêu.
• Khó khăn trong việc đánh giá và điều chỉnh KPI: Khi một KPI không hoạt động như mong đợi, việc điều chỉnh có thể khó khăn, đặc biệt là khi các nhân viên cảm thấy không thoải mái với sự thay đổi.
  • Giải pháp: Tạo ra một quy trình linh hoạt cho phép điều chỉnh KPI dựa trên các phản hồi và tình hình thực tế, đồng thời giải thích lý do điều chỉnh để mọi người hiểu.
• Thiếu đào tạo về KPI: Nhân viên có thể không hiểu rõ về KPI và cách thức chúng hoạt động, dẫn đến việc thực hiện không hiệu quả.
  • Giải pháp:
    • Cung cấp các khóa đào tạo và tài liệu hướng dẫn để nhân viên hiểu rõ về các chỉ tiêu KPI, vai trò của chúng trong tổ chức và cách thức theo dõi.
    • Cung cấp các ebook về KPI để cán bộ/nhân viên tự tìm hiểu và có hiểu biết chung về cách xây dựng KPI

Đọc thêm những ebook do OOC biên soạn để hiểu thêm về KPI và cách thức xây dựng KPI:

KPI là gì? Xây dựng và triển khai KPI  Ebook này cung cấp cái nhìn tổng quan về KPI (Key Performance Indicators) và hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng và triển khai hệ thống KPI trong doanh nghiệp. Tài liệu giải thích các khái niệm cơ bản, tầm quan trọng của KPI trong việc đo lường hiệu suất, cùng với các bước cần thiết để thiết lập và duy trì một hệ thống KPI hiệu quả. Đặc biệt, ebook còn bao gồm các ví dụ thực tiễn và mẫu biểu giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày.	KPI là gì? Xây dựng và triển khai KPI
Rào cản triển khai KPI tại doanh nghiệp lớn	Rào cản triển khai KPI ở doanh nghiệp lớn  Ebook này tập trung vào những thách thức mà doanh nghiệp lớn thường gặp phải khi triển khai phần mềm KPI. Tài liệu phân tích các rào cản văn hóa, kỹ thuật và tổ chức có thể làm chậm quá trình áp dụng KPI. Bên cạnh đó, e-book cung cấp những giải pháp thiết thực và hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp vượt qua những khó khăn này, nhằm xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả và bền vững.
Bí quyết đánh giá và điều chỉnh KPI  Ebook này cung cấp những chiến lược và phương pháp để đánh giá và điều chỉnh hệ thống KPI trong doanh nghiệp. Tài liệu hướng dẫn các nhà quản lý cách theo dõi, đánh giá hiệu suất của KPI và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống KPI luôn phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.	Bí quyết đánh giá và điều chỉnh KPI

Ngoài ra, với tất cả những khó khăn trên, doanh nghiệp bạn có thể cân nhắc thuê Dịch vụ Tư vấn KPI như một giải pháp tổng thể cho những vấn đề trên. Đây là lý do tại sao bạn cần đến Công ty Tư vấn KPI chuyên nghiệp?

Kết luận

Xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả không phải là điều dễ dàng, nhưng việc nhận biết và vượt qua những trở ngại trên sẽ giúp tổ chức của bạn phát triển mạnh mẽ hơn. Hãy nhớ rằng, KPI không chỉ là những con số, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp định hướng và phát triển.

Kết luận

Xây dựng hệ thống KPI không phải là điều khó khăn nếu bạn có một kế hoạch rõ ràng và biết cách áp dụng những nguyên tắc thiết kế hợp lý. Hãy nhớ rằng KPI chỉ có thể trở thành công cụ hữu ích nếu chúng phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp bạn.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quát và dễ hiểu về cách xây dựng hệ thống KPI. Bây giờ, hãy bắt tay vào thực hiện ngay để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới! Đánh giá KPI là bước tiếp theo bạn cần thực hiện để đưa hệ thống KPI đi vào cuộc sống.