Chỉ số đo lường hiệu quả công việc – KPI là gì? Vai trò của KPI trong việc thúc đẩy kết quả kinh doanh của doanh nghiệp? Có những loại KPI phổ biến nào? Làm thế nào để xây dựng và triển khai KPI hiệu quả? Người lao động cần lưu ý gì khi doanh nghiệp trả lương theo KPI?
🔰KPI là gì?
Key Performance Indicator, viết tắt là KPI, được hiểu là chỉ số đo lường hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc của công ty, bộ phận hay cá nhân. KPI thường được thể hiện qua các chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của DN, bộ phận hay cá nhân. Để hiểu một cách gần gũi hơn về KPI, tham khảo bài viết KPI là gì? Lợi ích của KPI
KPI thường được xây dựng theo phương pháp bảng điểm cân bằng (BSC). Chiến lược công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược trong bản đồ chiến lược, theo 4 viễn cảnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển. Từ đó, DN xây dựng các KPI cụ thể ở các cấp công ty, bộ phận và cá nhân.
Chỉ số KPI cần phù hợp với chức năng của bộ phận, vị trí. Nhà quản lý áp dụng KPI để đánh giá hiệu quả của vị trí. Từ đó tính toán và trả lương kết quả hoặc thưởng KPI cho nhân viên.
=> Tìm hiểu thêm: Xây dựng và triển khai KPI
🔰 Tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp
Vai trò của KPI là gì?
Giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể:
Hoạch định và hỗ trợ triển khai chiến lược kinh doanh
- Định hình và triển khai chiến lược của doanh nghiệp đến bộ phận và cá nhân.
- Công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện chiến lược.
Đo lường và đánh giá hiệu suất doanh nghiệp và các bộ phận
- Đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, bộ phận. Đánh giá mức độ hoàn thành so với số kế hoạch
Đánh giá chính xác đóng góp và năng lực của người lao động
- Đánh giá chính xác đóng góp của NLĐ, qua đó đánh giá được năng lực của NLĐ.
- Giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc. Hiểu rõ các chỉ tiêu ưu tiên cần tập trung
Tạo môi trường hướng kết quả và khuyến khích động lực học hỏi của nhân viên
- KPI hướng tới kết quả. Áp dụng KPI sẽ tạo văn hóa hướng kết quả của người lao động
- Triển khai KPI giúp tạo động lực học hỏi để thực hiện công việc tốt hơn của nhân viên
Căn cứ xây dựng chính sách đãi ngộ và quản lý nhân sự
- Hỗ trợ quản lý đưa ra chế độ lương thưởng theo kết quả hợp lý.
- Tạo động lực cho nhân sự chất lượng cao và loại bỏ những nhân sự yếu kém
Vai trò của KPI đối với người lao động là gì?
- Thay đổi cơ chế đánh giá, ghi nhận thành tích trong doanh nghiệp. Điều này tạo ra sự công bằng thực sự trong doanh nghiệp
- Thay đổi thói quen làm việc và văn hóa chú trọng kết quả của NLĐ
- KPI có thể tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên trong bộ phận để tạo ra kết quả chung tốt hơn
Xem thêm: Vai trò của KPI trong quản trị doanh nghiệp
🔰 Phân loại KPI
Bước đầu tiên trong việc xây dựng hệ thống đo lường hiệu suất là phân loại KPI là chìa khóa để đảm bảo chiến lược doanh nghiệp được triển khai hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu và đặc thù riêng, do đó, có nhiều cách phân loại KPI. Phân biệt đơn giản theo chức năng, có thể phân loại KPI thành những nhóm chức năng sau:
- KPI tài chính
- Chỉ tiêu KPI marketing
- KPI kinh doanh/bán hàng
- Chỉ tiêu KPI về sản xuất
- KPI nhân sự
- KPI quản lý dự án
Việc lựa chọn đúng loại KPI không chỉ tạo ra sự rõ ràng trong quá trình quản lý mà còn giúp tối ưu hóa nguồn lực và nắm bắt cơ hội phát triển. Chỉ khi KPI được phân loại chính xác, chúng ta mới có thể biết được đâu là những yếu tố cần cải thiện và điều chỉnh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác, nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu có thể được phát triển từ chiến lược của doanh nghiệp, rồi phân bổ xuống các phòng ban, theo chức năng hoặc từ chính các vấn đề trong hoạt động của các mảng/chức năng của doanh nghiệp.
🔰Đặc điểm của bộ chỉ số KPI tốt là gì?
Bộ chỉ số KPI tốt phải đáp ứng các tiêu chí:
- Phù hợp với các mục tiêu chiến lược
- Trọng tâm – thể hiện ở trọng số của các chỉ tiêu. Nghĩa là các mục tiêu phải có tính tập trung (vào định hướng chiến lược và ưu tiên).
- Chỉ số KPI bộ phận và cá nhân phải phù hợp với chức năng được phân bổ. Công ty giao chức năng Quản lý công nợ cho Phòng Kinh doanh thì chỉ tiêu “Tỉ lệ nợ xấu” không thể giao cho Phòng Kế toán.
- Đáp ứng tiêu chí SMART
Xem thêm: Lợi ích của KPI đối với doanh nghiệp
🔰Tiêu chí SMART của chỉ số KPI là gì?
Cụ thể (Specific)
- Từng thông số của chỉ số phải được tách rõ ràng: Tên chỉ số, Công thức tính, Nguồn thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số Kế hoạch và Số thực hiện.
- Tên chỉ số phải ngắn gọn nhưng cần phản ánh được bản chất của chỉ số.
- Số kế hoạch: Là con số hoặc mốc thời gian, thể hiện rõ ràng mục tiêu.
Đo lường được (Measurable)
- KPI phải có khả năng đo lường. Lý tưởng là từ các phần mềm quản lý sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất… Nếu không, phải chỉ rõ nguồn dữ liệu. Nếu chỉ số chưa có phương thức đo lường quá khứ, cần bổ sung.
Có thể đạt được (Achievable)
- Chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hay bộ phận, mặc dù nên đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường.
Thực tế (Realistic)
- Tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu. Ví dụ, đại dịch Covid-19 có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt mục tiêu của hầu hết doanh nghiệp, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch.
Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound)
- KPI phải có mốc thời gian cụ thể. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể trong năm.
🔰Quy trình xây dựng chỉ số KPI
Trước khi xây dựng bộ KPI, cần kiểm tra lại các yếu tố
- Doanh nghiệp đã có định hướng/chiến lược phát triển?
- Đã xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng và mạch lạc, các phòng, ban được phân bổ chức năng phù hợp
Xác định các mục tiêu chiến lược
Doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu chiến lược trước khi xây dựng KPI. Ví dụ:
- Tăng trưởng mạnh doanh thu
- Đảm bảo lợi nhuận đạt mức 2 con số
- Trở thành doanh nghiệp top 5 lĩnh vực phát triển bất động sản
Xây dựng hệ thống chỉ tiêu công ty/tập đoàn
- Thiết kế các chỉ tiêu công ty hay tập đoàn theo cấu trúc tên chỉ tiêu / kỳ đánh giá / đơn vị tính / người chịu trách nhiệm / trọng số/ số kế hoạch
- Xác định số kế hoạch cho các chỉ tiêu
- Thiết lập công thức tính mức độ hoàn thành
- Xác định Trọng số của chỉ tiêu
- Duyệt chỉ tiêu
Xây dựng hệ thống chỉ tiêu cho bộ phận/cá nhân
- Phân bổ chỉ tiêu từ công ty xuống bộ phận theo chức năng. Bổ sung các chỉ tiêu riêng của bộ phận
- Phân bổ chỉ tiêu từ bộ phận xuống cá nhân theo chức năng của vị trí. Bổ sung các chỉ tiêu riêng của cá nhân
- Đảm bảo cấu trúc chỉ tiêu như trên
- Xác định số kế hoạch cho các chỉ tiêu
- Thiết lập công thức tính mức độ hoàn thành
- Xác định Trọng số của chỉ tiêu
- Duyệt chỉ tiêu
Thiết lập, xây dựng quy chế đánh giá
- Xây dựng quy chế đánh giá
- Thiết lập quy chế đánh giá trên phần mềm
Giao chỉ tiêu và hướng dẫn đánh giá
- Giao chỉ tiêu cho các chủ thể/người phụ trách. Việc này có thể thực hiện bằng thủ công, giấy tờ hay trên phần mềm
- Hướng dẫn cập nhật kết quả, duyệt, đánh giá
Cập nhật kết quả, theo dõi và đánh giá
- Cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu
- Duyệt kết quả
- Đánh giá mức độ hoàn thảnh của các chủ thể: công ty, bộ phận hay cá nhân
- Xếp loại thực hiện KPI cho bộ phận và cá nhân
Điều chỉnh chỉ số đo lường hiệu quả công việc
- Vì nhiều lý do, KPI có thể không hoàn toàn phù hợp ngay trong năm đầu tiên. Có thể kể đến như thiếu số liệu lịch sử làm căn cứ, thiếu hệ thống đo lường… Do đó theo dõi và điều chỉnh KPI cho phù hợp hơn là cần thiết đối với doanh nghiệp.
🔰Công cụ triển khai KPI
Việc triển khai chỉ số đo lường hiệu quả công việc ở quy mô vừa và lớn rất khó thực hiện trên Excel do số lượng chỉ tiêu lớn, phân quyền duyệt chỉ tiêu và đánh giá là rất phức tạp. Để đảm bảo việc triển khai KPI ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc sử dụng một phần mềm KPI là tất yếu.
Phần mềm KPI giúp thu thập, sắp xếp, tổ chức và trực quan hóa các số liệu thực hiện chỉ số đo lường hiệu quả công việc của DN, từ đó giúp nhà điều hành luôn cập nhật với tình hình hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian thực thông qua KPI Dashboard. Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC là một phần mềm tối ưu cho xây dựng và quản lý KPI ở các quy mô khác nhau.
=> Tìm hiểu thêm: Phần mềm triển khai KPI tốt nhất hiện nay.
