Bảng điểm cân bằng BSC (Balanced ScoreCard) là phương pháp quản lý khá phổ biến, giúp doanh nghiệp hiện thực hóa hệ thống mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu định lượng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai thành công công cụ này. Dưới đây là 10 lý do gây ra thất bại khi thực hiện BSC tại doanh nghiệp.
1. Thiếu sự tham gia của lãnh đạo cấp cao với tầm nhìn chiến lược
Bất kỳ cách tiếp cận mới và khác nhau đối với chiến lược kinh doanh và quản lý hiệu quả tổ chức đều cần có CEO mạnh mẽ và tích cực tham gia và cam kết để thành công. Thiếu sự tham gia của lãnh đạo và sự cam kết, bảng điểm cân bằng BSC và xây dựng một tổ chức tập trung vào chiến lược sẽ gần như chắc chắn dẫn đến sự thất bại của bảng điểm cân bằng trong tổ chức. Trên thực tế, khi thiếu CEO, giám đốc điều hành cấp cao và đội ngũ lãnh đạo quản lý chiến lược, các tổ chức, doanh nghiệp không nên tiến hành phát triển và triển khai cân bằng bảng điểm BSC.
Hãy đảm bảo ban điều hành và lãnh đạo doanh nghiệp cam kết sử dụng bảng điểm cân bằng trước và trong cả quá trình triển khai.
2. Giới thiệu thẻ điểm cân bằng vì những lý do khác ngoài những lý do liên quan đến quản lý hoạt động kinh doanh
Nếu tổ chức của bạn đang áp dụng thẻ điểm cân bằng BSC để bắt kịp với những đối thủ cạnh tranh đã bắt đầu sử dụng nó, để phát triển một kế hoạch bù đắp thay đổi hoặc đưa ra hình ảnh tư duy tiến đến khán giả, sẽ được khuyến cáo dừng dùng bảng điểm cân bằng. BSC được thiết kế để cung cấp cho các doanh nghiệp công cụ (và quy trình) để quản lý hiệu suất tổ chức, tạo điều kiện cho các nỗ lực cải tiến mục tiêu và đầu tư tài nguyên, và cho phép cải thiện hiệu suất chiến lược.
Hãy đảm bảo rằng thẻ điểm cân bằng BSC đang được triển khai trong doanh nghiệp bạn với với lý do hợp lý và có thể cải thiện được hiệu suất của doanh nghiệp trong công ty.
3. Thiếu sự tham gia của nhân viên ở các chức năng khác nhau
Sự tham gia nhiệt tình từ các nhân viên vào việc thành lập thẻ điểm cân bằng cho tổ chức sẽ mang lại một sản phẩm chất lượng cao hơn, nhận được sự ủng hộ của nhân viên nhiều hơn để thực hiện chiến lược và quản lý bằng phương pháp BSC. Sự tham gia của nhân viên vào việc phát triển bảng điểm cân bằng BSC của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc thất bại hay thành công của bảng điểm cân bằng.
Hãy đảm bảo sự tham gia rộng rãi, đa chức năng của nhân viên vào các quy trình thực hiện và phát triển bảng điểm cân bằng của bạn.
4. Các chỉ số thẻ điểm cân bằng không có liên kết rõ ràng với các mục tiêu chiến lược.
Nói một cách đơn giản, một bảng điểm cân bằng không có căn cứ. Nó liên kết rõ ràng với chiến lược kinh doanh chỉ là một tập hợp các biện pháp quản lý không liên quan đến nhau và việc này trực tiếp dẫn đến sự thất bại của bảng điểm cân bằng BSC.
Hãy đảm bảo tính liên kết rõ ràng giữa các chỉ số với các mục tiêu chiến lược để tối đa hóa giá trị của bảng điểm cân bằng như một công cụ quản lý chiến lược.
5. Thẻ điểm cân bằng là một công cụ để đo lường tính đúng đắn của chiến lược kinh doanh
Thẻ điểm cân bằng BSC là một công cụ phản ảnh về việc thực hiện chiến lược kinh doanh cho các nhà quản lý, nhân viên và các bên liên quan chính. BSC không phải là một công cụ quản lý hiệu suất hoạt động. Nó sử dụng một hoặc hai chỉ số (tối đa) để chứng minh một dấu hiệu thực tế về cách thực hiện mục tiêu chiến lược. Các chỉ số của BSC phải phản ánh được mục tiêu chiến lược và phải là biện pháp trực tiếp hoặc gián tiếp thực hiện mục tiêu chiến lược. Thẻ điểm cân bằng hoạt động kém không cho chúng ta biết điều gì đang xảy ra – chúng kích thích điều tra bảng về các vấn đề nguyên nhân gốc rễ (thường sử dụng các biện pháp hoạt động).
Hãy chọn các chỉ số của thẻ điểm cân bằng BSC phản ánh mục đích của các mục tiêu chiến lược của bạn và cho phép bạn dõi chặt chẽ từng mục tiêu chiến lược.
6. Không tập trung vào trọng điểm của nhóm
Một bảng điểm cân bằng tuyệt vời bao gồm một bộ chỉ số tập trung (tối đa 16 đến 32) cộng với các mục tiêu chiến lược liên quan. Các chỉ tiêu quan trọng cần phải tập trung vào chiến lược của doanh nghiệp. Đồng thời, tập trung vào một số cấu phần quan trọng của một chiến lược tổ chức. Ngược lại, nhiều BSC hiển thị quá nhiều chỉ số và không có mục tiêu chiến lược nào.
Mặc dù thông thường là các BSC dự thảo đầu tiên bao gồm nhiều thông tin. Nhưng hầu hết các doanh nghiệp sẽ cập nhật và sửa đổi BSC của họ qua thời gian và sử dụng. Do không bám sát chiến lược kinh doanh đã hoạch định nên BSC có thể bị quá tải thông tin, không tập trung vào được những yếu tố quan trọng khiến cho người dùng khó hiểu, khó sử dụng. Đây là yêu tố chính dẫn đến thật bại của doanh nghiệp khi xây dựng và triển khai BSC.
Tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất và thường xuyên cập nhật bảng điểm cân bằng của doanh nghiệp.
7. Không thay đổi các chỉ số bảng điểm cân bằng khi cần thiết
Thống kê cho thấy 90% các chỉ số BSC ban đầu sẽ thay đổi sau một năm sử dụng. Có thể một số chỉ số mà bạn nghĩ là tốt hóa ra lại không hiệu quả như đã được đánh giá. Và nhiều chỉ số có vẻ tồi tệ hóa ra là nguồn thông tin quản lý chiến lược tuyệt vời. Điều quan trọng là thử các chỉ số BSC một thời gian nhất định. Sau đó chỉnh sửa và không giữ các chỉ số ít thông tin quá lâu. Giữ các chỉ số xấu trên bảng điểm cân bằng của bạn chỉ để phát triển dữ liệu xu hướng là lý do dẫn đến thất bại khi triển khai BSC.
Luôn giữ cho bảng điểm cân bằng tối ưu và phù hợp bằng cách thay bảng các chỉ số xấu / không có ích khi cần thiết.
8. Sử dụng kết quả hiệu suất BSC để “trừng phạt dựa trên kết quả công việc”
Mặc dù rất hấp dẫn, nhưng các trường hợp chỉ số hoạt động kém hiệu quả không nên được sử dụng để đổ lỗi hoặc trừng phạt chủ sở hữu của chỉ số. Thực tế là chỉ số hoạt động kém hiệu quả có xu hướng được gây ra bởi các vấn đề mang tính hệ thống, tổ chức và sự cố quy trình – chứ không phải vấn đề hiệu suất của nhân sự. Thực hiện một cách tiếp cận đổ lỗi như vậy khiến các nhân viên sợ bảng điểm cân bằng. Vì vậy dễ khiến họ thực hiện các bước để che giấu hiệu suất thấp bằng mọi giá.
Các doanh nghiệp đã có kinh nghiệm triển khai BSC hiểu rẳng các chỉ số hoạt động kém hiệu quả thực sự mang đến cho họ cơ hội – để làm nổi bật các vấn đề quan trọng chiến lược đòi hỏi sự chú ý và phân bổ nguồn lực có mục tiêu để đạt được kết quả được cải thiện. Trong các tổ chức này, mối quan tâm không được nêu ra khi các chỉ số hoạt động kém. Chúng được nêu ra khi công việc phân tích nguyên nhân gốc rễ không được thực hiện. Và hoặc khi các kế hoạch hành động khắc phục đầy đủ không được thực hiện.
Tập trung vào việc xây dựng một nền văn hóa chia sẻ, thảo luận và giải quyết các vấn đề về hiệu suất tổ chức / bảng điểm cân bằng một cách cởi mở và mang tính xây dựng.
9. Coi nỗ lực triển khai BSC như một dự án và không được giao đủ nguồn lực để sử dụng BSC liên tục
Nhiều doanh nghiệp coi việc phát triển BSC là một dự án. Họ giao cho một người quản lý dự án cả quá trình phát triển BSC. Đồng thời, giải phóng tài nguyên khi dự án kết thúc. Sau khi xây dựng xong bảng điểm cân bằng, các nhà quản lý này lại không bàn giao lại tài nguyên cho việc hỗ trợ thực hiện và quản lý liên tục bảng điểm cân bằng.
Việc sử dụng BSC như một quy trình quản lý kinh doanh phải được quản lý như bất kỳ quy trình nào khác. Như vậy sẽ có thể tối ưu thẻ điểm cân bằng. Để đảm bảo thành công, BSC tối thiểu phải có các vai trò bao gồm người quản lý và quản trị viên BSC. Các vai trò này phải được chính thức phân công sớm trong quá trình thực hiện / phát triển BSC.
Để đảm bảo tính bền vững của bảng điểm BSC, hãy cung cấp nguồn lực đầy đủ ngay từ đầu.
10. Không chia sẻ kết quả bảng điểm cân bằng rộng rãi trong toàn doanh nghiệp
Bảng điểm cân bằng cần phải được chia sẻ và sử dụng trên toàn bộ tổ chức. Đây là cách duy nhất để bảng điểm có thể đóng vai trò trong việc tạo điều kiện tiếp cận tích hợp. Mục đích để quản lý hiệu quả kinh doanh và hỗ trợ quản lý chiến lược năng động. Nhiều tổ chức đã phạm sai lầm khi chỉ sử dụng BSC và kết quả BSC ở cấp điều hành cao cấp. Các tổ chức thành công bao gồm nhân viên và các bên liên quan trong các cuộc họp và diễn đàn thảo luận về kết quả cân bằng và trao đổi rộng rãi bảng điểm cân bằng của họ tới nhiều đối tượng bên trong và bên ngoài.
Ngoài ra, các tổ chức có hiệu suất cao xây dựng chiến lược kinh doanh, tận dụng khung điểm cân bằng, vào càng nhiều quy trình kinh doanh càng tốt. Khi họ làm điều này, các tổ chức làm cho bảng điểm cân bằng trở thành một thành phần cốt lõi, dễ thấy của những gì họ làm hàng ngày – không phải là một danh sách các biện pháp nằm ngoài hoạt động kinh doanh thông thường.
Đặt chiến lược, thông qua khung kết quả và BSC, phía trước và trung tâm trong quy trình tổ chức và kinh doanh của bạn.
Tham khảo các bài viết khác về KPI và BSC của OOC.
Hệ thống chỉ số KPI – Sai lầm và giải pháp thiết kế và triển khai
Phần mềm KPI – Hướng đi tất yếu để triển khai thành công hệ thống KPI
