Quy trình đánh giá năng lực nhân viên – Sử dụng phương pháp Khung năng lực

Last updated on 05/06/2023

Khi doanh nghiệp thực hiện được việc đánh giá năng lực nhân viên, kết quả chúng ta thu được không chỉ là sự hài lòng của họ, công bằng trong trả lương, thưởng…, mà quan trọng hơn, chúng ta còn có nhiều cơ hội để cải tiến công việc, tiết kiệm chi phí, hoạch định nguồn nhân lực và hoạch định mục tiêu sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn. Sau đây là quy trình đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả – Sử dụng phương pháp khung năng lực.

Xây dựng từ điển năng lực

Từ điển năng lực là tập hợp tất cả các định nghĩa và thước đo năng lực được chuẩn hóa để đánh giá mọi vị trí chức danh trong một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một bộ “từ điển năng lực” đặc trưng, được xây dựng trên cơ sở phù hợp với chiến lược kinh doanh, văn hóa và giá trị cốt lõi của của doanh nghiệp đó. Xây dựng từ điển năng lực là bước quan trọng trong quy trình đánh giá năng lực nhân viên.

Việc xác định và xây dựng một bộ từ điển năng lực để đánh giá các vị trí chức danh, chuyên môn khác nhau là hết sức quan trọng và mang lại lợi ích to lớn. Từ điển năng lực là công cụ tổng hợp tất cả các năng lực ứng với từng vị trí trong doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể phân tích, đo lường năng lực dễ dàng, chính xác, phục vụ cho việc đánh giá nhân viên.

VD: Bộ từ điển năng lực về mức độ thành thạo tiếng anh của nhân viên

PROFICIENT :Đây là cấp độ tiếng Anh cao nhất. Bạn có thể dễ dàng và sử dụng ngôn ngữ một cách chính xác với người bản xứ trong bất kỳ tình huống và về chủ đề nào.

UPPER INTERMEDIATE: Bạn có thể giao tiếp và hiểu người bản xứ trong các tình huống xảy ra hàng ngày. Giáo viên đôi khi không hiểu ý bạn và mức độ mắc lỗi ngữ pháp, câu… ở mức trung bình. 

INTERMEDIATE: Bạn có khả năng giao tiếp tiếng Anh với người bản xứ trong các tình huống quen thuộc,nhưng gặp khó khăn trong những tình huống mới. 

ELEMENTARY: Đạt được cấp độ tiếng Anh này, bạn có thể giao tiếp tiếng Anh trong những tình huống đơn giản, quen thuộc nhưng vốn từ vựng và ngữ pháp bị hạn chế nhiều. Gần như không thể giao tiếp trong các tình huống mới.

BEGINNER: Ở cấp độ tiếng Anh này, bạn chỉ có thể nói và hiểu được tiếng Anh một cách rất giới hạn trong các cuộc hội thoại cơ bản hằng ngày nếu đối phương nói tiếng Anh chậm và rõ.

Có thể tham khảo các bước xây dựng từ điển năng lực  như sau: 

• Chọn từ điển năng lực mẫu
• Điều chỉnh từ điển năng lực 
• Hoàn tất và chuyển sang bước tiếp theo

Xây dựng khung năng lực 

Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh, thường được gắn liền với 2 khái niệm: 

• Khung năng lực – bộ tiêu chuẩn năng lực cho một vị trí
• Từ điển năng lực – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp

Khung năng lực mang tính ứng dụng cao, phục vụ các vấn đề về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn tạo ra sự công bằng trong tổ chức và tiết kiệm nhiều chi phí về thời gian, tài chính. Nếu từ điển năng lực xây dựng năng lực thì khung năng lực giúp đánh giá mức độ năng lực được phát triển từ từ điển bên trên. Xác định mức độ năng lực cụ thể bằng cấp độ từ 1 đến 5 ứng với đòi hỏi, yêu cầu của từng vị trí trong doanh nghiệp. 

VD: Vị trí giám đốc Marketing cần năng lực chuyên môn 5/5

Trong khi một nhân viên Marketing chỉ yêu cầu năng lực chuyên môn 3.5/5

Xây dựng khung năng lực là bước quan trọng tiếp theo trong quy trình đánh giá năng lực nhân viên.

Xây dựng khung năng lực theo các cấp độ khác nhau, thông thường là từ cấp độ 1 đến cấp độ 4 hoặc 5. Cấp độ 1 mô tả mức độ rất ít thành thạo của một năng lực, cấp độ lớn hơn thì mức độ thành thạo sẽ cao hơn. Sử dụng các cấp độ trong khung năng lực là việc làm cần thiết, hữu ích để đánh giá vị trí, cá nhân định kỳ theo tháng, quý, năm,…So với phương pháp xây dựng từ điển năng lực đã từng thực hiện tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, hệ thống này có tính tương đồng cao hơn ở nguyên tắc mô tả cấp độ và các thông tin mô tả trong từng năng lực.

 

Xây dựng mục tiêu  chương trình đánh giá

Để xây dựng kỳ đánh giá nhân viên hiệu quả, cần xác định và xây dựng mục tiêu chương trình đánh giá, thường được phân ra thành các mục đích chính: 

• Mục đích cá nhân: Kết quả của việc đánh giá nhân viên được sử dụng để ra các quyết định về nhân sự liên quan đến cá nhân như: tăng lương, đề bạt, sa thải , hoặc tạo cơ hội đào tạo và phát triển.
• Mục đích phát triển: Trong trường hợp này, việc xếp hạng hiệu quả được dùng để cung cấp các thông tin cho nhân viên về hiệu quả công việc của họ. Việc cung cấp thông tin này nhằm củng cố các hành vi lao động trong mong muốn của nhân viên, hướng dẫn và khuyến khích việc cải thiện thái độ và tác phong làm việc.
• Mục đích điều hành: Trong trường hợp này, phân loại hiệu quả được dùng để điều hành chất lượng của lực lượng lao động chung và đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý nhân lực như : tuyển chọn nhân viên , huấn luyện , phát triển , trả lương theo hiệu quả. 

Hướng dẫn đánh giá

Sau khi xây dựng bộ từ điển năng lực, khung năng lực và mục đích chương trình đánh giá, doanh nghiệp sẽ tổ chức hướng dẫn đánh giá theo mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Hướng dẫn đánh giá phải chi tiết, đầy đủ, chính xác và được phổ biến cho toàn thể nhân viên để tạo được kết quả tốt nhất. Để kỳ đánh giá thành công, không thể thiếu khâu hướng dẫn đánh giá trong quy trình đánh giá năng lực nhân viên.

Tổ chức đánh giá

Doanh nghiệp có thể bắt đầu tổ chức đánh giá dựa trên những tiêu chí đã xây dựng từ bộ khung năng lực, ví dụ như: 

• Đánh giá dựa trên tiêu chí đã được xác định cho mỗi nhân viên
• Đánh giá dựa trên năng lực yêu cầu cho vị trí công việc
• Đánh giá dựa trên năng lực cốt lõi,…

Tổ chức đánh giá có thể kết hợp giữa các cá nhân, phòng ban, …nhưng mang lại khó khăn rất lớn cho người quản lý vì số lượng nhân viên đông đảo và tính chủ quan của nó. 

Hiện nay có rất nhiều phần mềm ra đời với lợi ích to lớn, giúp doanh nghiệp tổ chức đánh giá nhân viên dễ dàng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, cũng như nâng cao tính khách quan của việc đánh giá nhân viên. 

Tổng hợp kết quả đánh giá

Tổng hợp kết quả đánh giá sẽ được những vị trí, phòng ban có chuyên môn về nhân sự đảm nhận hoặc có thể được sự trợ giúp từ những phần mềm quản lý. Toàn bộ kết quả sẽ được lưu trong bộ hồ sơ nhân viên và sẽ được gửi cho những người liên quan theo quy trình mà doanh nghiệp thiết lập. 

Phân tích báo cáo và đề xuất 

Doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích dựa trên kết quả đã được tổng hợp. Quá trình xác định báo cáo năng lực phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ, kết quả đầu ra của mỗi chức danh, đảm bảo việc theo dõi sát sao và đóng góp vào nâng cao hiệu quả công việc. Kết thúc giai đoạn này, mỗi công việc trong doanh nghiệp (trừ các công việc đơn giản) đều gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng. Đây chính là khung năng lực cho từng vị trí công việc. Trên cơ sở kết quả phân tích so sánh này, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp để giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả cũng như thực hiện được lộ trình phát triển đã đặt ra.. Doanh nghiệp cũng có thể dựa trên việc phân tích khung năng lực của mỗi cá nhân để xây dựng mức đãi ngộ và lương thưởng phù hợp cho họ. Nếu nhân viên có sự tiến bộ qua từng kỳ đánh giá theo quý, năm thì có thể được đề xuất tăng lương. 

Nguồn: Công ty tư vấn quản lý OCD 

Đọc thêm: 

Tầm quan trọng của hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc KPI tới doanh nghiệp