Hệ thống chỉ số KPIs là gì trong quản trị doanh nghiệp

Hệ thống chỉ số KPIs (Key Performance Indicators) đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Mặc dù được sử dụng rộng rãi, khái niệm này thường bị hiểu lầm hoặc áp dụng không đúng cách. Chỉ tiêu KPI thường được sử dụng để mô tả bất kỳ ma trận hoặc số liệu được sử dụng để đo lường kết quả kinh doanh.

Nên hiểu hệ thống chỉ số KPIs là gì?

Hệ thống chỉ số KPIs không đơn thuần là tập hợp các số liệu đo lường kết quả kinh doanh. Theo Rob Petersen – Chuyên gia trong lĩnh vực này: “Hệ thống chỉ tiêu KPI là một hệ thống thẻ điểm có tính dẫn dắt hành động để đảm bảo chiến lược của doanh nghiệp đi đúng hướng. Hệ thống chỉ tiêu KPI có thể quản lý, kiểm soát và đạt được những kết quả kinh doanh mong muốn.” Tất nhiên đó là 1 quan điểm từ Rob Petersen

Dưới đây là một số khái niệm Hệ thống chỉ tiêu KPI từ một số chuyên gia khác như:

1. “Hệ thống chỉ tiêu KPI là các đo lường giúp người ra quyết định xác định và đo lường quá trình để đạt được mục tiêu kinh doanh. Hệ thống chỉ tiêu KPI chuyển các đo lường phức tạp thành một chỉ số đơn giản cho phép những người ra quyết định đánh giá tình trạng hiện tại và hành động nhanh chóng.” – KAIZEN Analytics
2. “Hệ thống chỉ tiêu KPI là hệ thống thông tin về hiệu suất quan trọng nhất cho phép doanh nghiệp hoặc các cán bộ quản lý hiểu doanh nghiệp đang đi đúng định hướng chiến lược hay không.” – Bernard Marr
3. “Hệ thống chỉ tiêu KPI là các đo lường được lựa chọn để cung cấp tính hữu hình cho hiệu suất của doanh nghiệp và hỗ trợ nhà quản lý thực hiện các hành động để đạt được kết quả mong muons – Aurel Brudan

Vai trò của Hệ thống chỉ số KPIs

Vai trò của chỉ tiêu KPI lớn hơn và quan trọng hơn. Trong thực tế chỉ tiêu KPI là một trong những thông điệp có tính dẫn dắt đối với các doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp nên có hệ thống chỉ tiêu KPI.

Ngoài ra, một trong những công cụ quan trọng được sử dụng để đảm bảo chiến lược của doanh doanh nghiệp đi đúng hướng là “KPI Dashboard”.

Bạn không cần quá nhiều bảng, nhưng bạn cần lựa chọn, báo cáo và hành động một cách cẩn trọng để đạt được những chỉ tiêu KPI đã chọn. Hãy chi tiết hóa định nghĩa này để nó có ích cho doanh nghiệp bạn, đặc biệt cân nhắc sử dụng những tài liệu hướng dẫn sẵn có trên Internet.

GIỮ CHIẾN LƯỢC CỦA BẠN ĐI ĐÚNG HƯỚNG

Hệ thống chỉ số KPIs đóng vai trò như một la bàn, giúp doanh nghiệp duy trì hướng đi đúng đắn trong quá trình thực hiện chiến lược. Chúng cung cấp thông tin về hiệu suất quan trọng, cho phép nhà quản lý đánh gí liệu doanh nghiệp có đang tiến đúng hướng hay không?

GIÚP ĐẠT KẾT QUẢ KINH DOANH MONG MUỐN

Việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI hiệu quả bắt đầu từ việc xác định rõ ràng kết quả kinh doanh mong muốn. Thay vì mục tiêu chung như “tăng doanh số”, hãy cụ thể hóa cách thức đạt được mục tiêu đó. Ví dụ:

1. Rút ngắn chu kỳ bán hàng
2. Tăng 50% số lượng đơn hàng tiềm năng
3. Tạo ra cơ hội sử dụng sản phẩm mới
4. Tăng 30% doanh số từ khách hàng trung thành

Bằng cách xác định rõ đích đến, doanh nghiệp có thể xây dựng các chỉ tiêu KPI phù hợp, tạo lộ trình cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra. Điều này đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng đến kết quả mong muốn, tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống KPI.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỈ TIÊU KPI BAO GỒM CÁC THẺ ĐIỂM KHẢ THI

Hệ thống chỉ tiêu KPI hiệu quả tập trung vào một số lượng hạn chế các chỉ số quan trọng nhất, thường là 5-6 chỉ tiêu. Các chỉ tiêu này phải đo lường được và liên quan trực tiếp đến mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ, để rút ngắn chu kỳ bán hàng 50%, có thể sử dụng các KPI sau:

• Số lượng tìm kiếm từ khóa liên quan đến nhu cầu sản phẩm
• Lượng truy cập website
• Tỷ lệ thoát (bounce rate)
• Doanh thu từ bán hàng trực tuyến
• Giá trị khách hàng trung bình

Bằng cách tập trung vào số lượng KPI hạn chế nhưng có ý nghĩa, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả tiến độ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác..

Kết luận 

Hệ thống chỉ số KPIs là công cụ quản trị doanh nghiệp mạnh mẽ nhưng cần được hiểu đúng và áp dụng một cách có chiến lược. Khi được triển khai hiệu quả, KPIs không chỉ đo lường hiệu suất mà còn định hướng hành động, thúc đẩy cải tiến và đảm bảo doanh nghiệp luôn hướng tới mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng một hệ thống KPIs phù hợp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, liên tục đánh giá và điều chỉnh để phản ánh chính xác nhất chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. 

Để triển khai hệ thống chỉ số KPIs cần công cụ phù hợp. Tham khảo 10 phần mềm KPI tốt nhất cho doanh nghiệp.