Hệ thống chỉ số KPIs là gì? trong quản trị doanh nghiệp?

Hệ thống chỉ số KPIs (Key Performance Indicators) đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Mặc dù được sử dụng rộng rãi, khái niệm này thường bị hiểu lầm hoặc áp dụng không đúng cách. Chỉ tiêu KPI thường được sử dụng để mô tả bất kỳ ma trận hoặc số liệu được sử dụng để đo lường kết quả kinh doanh.

Nên hiểu hệ thống chỉ số KPIs là gì?

Hệ thống chỉ số KPIs không đơn thuần là tập hợp các số liệu đo lường kết quả kinh doanh. Theo Rob Petersen – Chuyên gia trong lĩnh vực này: “Hệ thống chỉ tiêu KPI là một hệ thống thẻ điểm có tính dẫn dắt hành động để đảm bảo chiến lược của doanh nghiệp đi đúng hướng. Hệ thống chỉ tiêu KPI có thể quản lý, kiểm soát và đạt được những kết quả kinh doanh mong muốn.” Tất nhiên đó là 1 quan điểm từ Rob Petersen

Dưới đây là một số khái niệm Hệ thống chỉ tiêu KPI từ một số chuyên gia khác như:

1. “Hệ thống chỉ tiêu KPI là các đo lường giúp người ra quyết định xác định và đo lường quá trình để đạt được mục tiêu kinh doanh. Hệ thống chỉ tiêu KPI chuyển các đo lường phức tạp thành một chỉ số đơn giản cho phép những người ra quyết định đánh giá tình trạng hiện tại và hành động nhanh chóng.” – KAIZEN Analytics
2. “Hệ thống chỉ tiêu KPI là hệ thống thông tin về hiệu suất quan trọng nhất cho phép doanh nghiệp hoặc các cán bộ quản lý hiểu doanh nghiệp đang đi đúng định hướng chiến lược hay không.” – Bernard Marr
3. “Hệ thống chỉ tiêu KPI là các đo lường được lựa chọn để cung cấp tính hữu hình cho hiệu suất của doanh nghiệp và hỗ trợ nhà quản lý thực hiện các hành động để đạt được kết quả mong muons – Aurel Brudan

Vai trò của Hệ thống chỉ số KPIs

Vai trò của chỉ tiêu KPI lớn hơn và quan trọng hơn. Trong thực tế chỉ tiêu KPI là một trong những thông điệp có tính dẫn dắt đối với các doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp nên có hệ thống chỉ tiêu KPI.

Ngoài ra, một trong những công cụ quan trọng được sử dụng để đảm bảo chiến lược của doanh doanh nghiệp đi đúng hướng là “KPI Dashboard”.

Bạn không cần quá nhiều bảng, nhưng bạn cần lựa chọn, báo cáo và hành động một cách cẩn trọng để đạt được những chỉ tiêu KPI đã chọn. Hãy chi tiết hóa định nghĩa này để nó có ích cho doanh nghiệp bạn, đặc biệt cân nhắc sử dụng những tài liệu hướng dẫn sẵn có trên Internet.

Giữ chiến lược của bạn đi đúng hướng

Hệ thống chỉ số KPIs đóng vai trò như một la bàn, giúp doanh nghiệp duy trì hướng đi đúng đắn trong quá trình thực hiện chiến lược. Chúng cung cấp thông tin về hiệu suất quan trọng, cho phép nhà quản lý đánh gí liệu doanh nghiệp có đang tiến đúng hướng hay không?

Giúp đạt kết quả kinh doanh mong muốn

Việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI hiệu quả bắt đầu từ việc xác định rõ ràng kết quả kinh doanh mong muốn. Thay vì mục tiêu chung như “tăng doanh số”, hãy cụ thể hóa cách thức đạt được mục tiêu đó. Ví dụ:

1. Rút ngắn chu kỳ bán hàng
2. Tăng 50% số lượng đơn hàng tiềm năng
3. Tạo ra cơ hội sử dụng sản phẩm mới
4. Tăng 30% doanh số từ khách hàng trung thành

Bằng cách xác định rõ đích đến, doanh nghiệp có thể xây dựng các chỉ tiêu KPI phù hợp, tạo lộ trình cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra. Điều này đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng đến kết quả mong muốn, tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống KPI.

Xây dựng Hệ thống Chỉ tiêu KPI bao gồm các thẻ điểm khả thi

Hệ thống chỉ tiêu KPI hiệu quả tập trung vào một số lượng hạn chế các chỉ số quan trọng nhất, thường là 5-6 chỉ tiêu. Các chỉ tiêu này phải đo lường được và liên quan trực tiếp đến mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ, để rút ngắn chu kỳ bán hàng 50%, có thể sử dụng các KPI sau:

• Số lượng tìm kiếm từ khóa liên quan đến nhu cầu sản phẩm
• Lượng truy cập website
• Tỷ lệ thoát (bounce rate)
• Doanh thu từ bán hàng trực tuyến
• Giá trị khách hàng trung bình

Bằng cách tập trung vào số lượng KPI hạn chế nhưng có ý nghĩa, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả tiến độ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác..

Ý nghĩa của hệ thống chỉ tiêu KPIs

Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, hay hệ thống chỉ tiêu KPI, là một công cụ đo lường của cá nhân hoặc tổ chức doanh nghiệp về mức độ thực hiện một hoạt động có vai trò quan trọng sự thành công của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai. Hoạt động quan trọng đó không nhất thiết phải là một hoạt động cá nhân, nó có thể là hoạt đồng của tổ chức, chiến lược hay chiến thuật.

Lợi ích của hệ thống KPIs

Hệ thống chỉ tiêu KPI giúp bạn xác định và lượng hóa được quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức doanh nghiệp. Hệ thống chỉ tiêu KPI đưa ra cho tất cả các thành viên một bức tranh rõ ràng hơn về những điểm trọng tâm và những gì họ cần phải làm để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Bạn có thể sử dụng hệ thống chỉ tiêu KPI để thúc đẩy nhận viên của mình hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp. Nó được sử dụng như thang điểm chuẩn, hệ thống chỉ tiêu KPI có thể giúp bạn so sánh được hiệu suất của tổ chức danh nghiệp với các tổ chức doanh nghiệp đối thủ trong cùng một lĩnh vực.

Công cụ đo lường các yếu tố thành công chủ chốt CSF (Critical Success Factors)

Các yếu tố thành công chủ chốt, hay CSFs, là những nhân tố dần đường đến thành công cho doanh nghiệp bạn. Ví dụ, một dịch vụ chuyển phát nhanh phụ thuộc rất nhiều vào thời gian, sự tin cậy và giá cả. Do đó dịch vụ chuyển phát cần đánh giá bằng ba yếu tố thành công quan trọng này.Để đo lường và định lượng các yếu tố thành công quan trọng này, bạn cần xác định các chỉ số hiệu suất chính để xác định tổ chức doanh nghiệp của bạn hoạt động tốt như thế nào trong các lĩnh vực quan trọng này nói cách khác đó chính là xác định hệ thống chỉ tiêu KPI.

Xác định các chỉ tiêu KPI liên quan

Không có hệ thống chỉ tiêu KPI nào được tạo ra sẵn phù hợp với mọi tổ chức doanh nghiệp, bởi vì hệ thống chỉ tiêu KPI khác nhau tùy vào từng lĩnh vực và từng tổ chức doanh nghiệp. Do đó, để quyết định sử dụng hệ thống chỉ tiêu KPI nào để phân tích hiệu quả là rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp sản xuất giày và xác định chất lượng cao là một yếu tố thành công chủ chốt, bạn cần phát triển các số liệu có thể đo lường được chất lượng. Bạn có thể thể hiện và đo lường chất lượng cao bằng tỷ lệ thu hồi sau khi giao hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi bị từ chối hoặc số lượng khiếu nại.

Thiết lập hệ thống KPIs phù hợp

Bạn không thể đo lường mọi hoạt động hoặc giao dịch mà doanh nghiệp bạn đang thực hiện. Để thiết lập được hệ thống KPIs phù hợp, bạn cần xác định những yếu tố cụ thể có thể đo lường được, có thể thực hiện, thực tế, kịp thời và thỏa mãn các yêu cầu theo nguyên tắc SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound).

Kết luận 

Hệ thống chỉ số KPIs là công cụ quản trị doanh nghiệp mạnh mẽ nhưng cần được hiểu đúng và áp dụng một cách có chiến lược. Khi được triển khai hiệu quả, KPIs không chỉ đo lường hiệu suất mà còn định hướng hành động, thúc đẩy cải tiến và đảm bảo doanh nghiệp luôn hướng tới mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng một hệ thống KPIs phù hợp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, liên tục đánh giá và điều chỉnh để phản ánh chính xác nhất chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. 

Để triển khai hệ thống chỉ số KPIs cần công cụ phù hợp. Tham khảo 10 phần mềm KPI tốt nhất cho doanh nghiệp.