Sự phát triển vượt bậc của doanh nghiệp được định đoạt bởi sự ổn định của kết quả kinh doanh. Những kết quả này có thể đạt được nếu từng nhân viên của công ty đạt được đúng mục tiêu mong muốn một cách bền vững.
KPI là gì?
KPI được viết tắt từ cụm từ Key Performance Indicator, có nghĩa “Chỉ số đo lường hiệu suất”. Đây là một loại công cụ đo lường hiệu suất, nhằm đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. KPI có đặc trưng như sau:
- Định lượng, đo lường được chính xác bằng con số.
- Diễn ra thường xuyên, hay nói cách khác việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.
Có nhiều rất loại KPI khác nhau. Việc chọn đúng KPI phụ thuộc vào các yếu tố như ngành mà doanh nghiệp đang tham gia. Mỗi bộ phận hoặc nhóm sẽ sử dụng các KPI khác nhau để đo lường thành công. Đôi khi, KPI còn được gọi là “chỉ số sức khoẻ của doanh nghiệp”.
Vai trò của KPI?
Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty.
Vai trò của KPI trong đo lường mục tiêu
KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty. Nhưng chúng thực chất là phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, KPI sẽ chỉ cách nhanh nhất hay chậm nhất để đạt được những mục tiêu này.
Một hệ thống KPI trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty đã thiết lập như là một tiêu chuẩn. Một người quản lý trong tình huống này sẽ ngay lập tức giúp đội ngũ bán hàng nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.
Khi có thể đo lường các mục tiêu theo cách này, nó mang lại cho doanh nghiệp cơ hội để nhìn thấy mình đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Đây được cho là lý do quan trọng nhất lý giải tại sao KPI nên được sử dụng.
Vai trò của KPI trong việc cung cấp thông tin quan trọng kịp thời
KPI có thể cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực “đánh bại” đối thủ cạnh tranh.
Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp có thể giúp nhà quản lý điều chỉnh, theo dõi hệ thống thường xuyên. Doanh nghiệp sẽ không còn rơi vào tình trạng thay đổi kế hoạch rầm rộ mỗi cuối tháng để đạt được mục tiêu.
Vai trò của KPI trong việc tạo ra môi trường giao tiếp thuận lợi
Đo lường KPI có thể tạo ra một bầu không khí đầy năng động trong công ty. Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.
Khi nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, nhà quản lý sẽ có cơ hội để thảo luận với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể. Đây là cơ hội tuyệt vời để nhà quản lý có thể hướng dẫn nhân viên làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu đề ra.
Khuyến khích tinh thần trách nhiệm
Nếu không có số liệu từ hệ thống KPI, nhà quản lý có thể gặp phải nguy cơ ra quyết định không chính xác tới các nhân viên trong quá trình đánh giá. Giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề về giờ giấc nhưng nhà quản lý lại không có bằng chứng định lượng.
Về cơ bản, KPI khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động.
Vai trò của KPI trong việc nâng cao tinh thần làm việc
Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nhân viên sẽ cảm thấy có động lực khi nhận được các báo cáo tích cực, đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm.
Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW – KPI, OKR
digiiTeamW là phần mềm KPI?
Đúng, digiiTeamW là một phần mềm KPI đúng nghĩa, với đầy đủ các chức năng thông thường như tạo mục tiêu, tạo chỉ tiêu, trọng số, công thức tính, phân giao cho các bộ phận… Phần mềm cũng cho phép nhà quản lý xem các báo cáo, KPI dashboard, xếp hạng KPI hay bản đồ chiến lược.
digiiTeamW được phát triển trên cơ sở kế thừa và cải tiến những hạn chế của phần mềm digiiKPI do OOC xây dựng.
digiiTeamW là phần mềm OKR?
Đúng, digiiTeamW cũng là một phần mềm OKR. Cơ chế linh hoạt cho phép người dùng tạo Mục tiêu (O) và Kết quả then chốt (KR) theo các cấp độ và quản lý việc thực hiện các mục tiêu/kết quả then chốt này. Kết quả được tính theo % hoàn thành – một cải tiến từ cơ chế tính theo thang 0-1 hoặc thang 10 truyền thống.
digiiTeamW cũng hỗ trợ mạnh nhu cầu trao đổi trong quá trình thực hiện các mục tiêu, KR thông qua các công cụ chat, comments theo ngữ cảnh. digiiTeamW hỗ trợ cơ chế giao mục tiêu linh hoạt theo cơ cấu tổ chức hoặc theo team dự án – một đặc thù của phương pháp OKR.
Quản lý dự án?
Đúng, Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW có thể sử dụng như một công cụ quản lý dự án với các thành phần cơ bản như 5W2H: Ai, Làm gì, Với ai, Khi nào, (Ở đâu), Như thế nào và Cần bao nhiêu nguồn lực.
digiiTeamW được thiết kế hoàn toàn tương thích với Work Break-down Structure, cho phép người quản lý dự án (hay mục tiêu) có thể chia nhỏ mục tiêu theo WBS và giao cho nhân sự trong team.
Giao việc và quản lý công việc?
Đương nhiên, Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW hoàn toàn có thể sử dụng như một phần mềm giao việc và quản lý công việc. Nhà quản lý có thể tạo đầu việc, giao việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.
Ưu điểm của Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW
- Sử dụng 1 giao diện thống nhất cho các phương pháp: đơn giản, dễ học, dễ làm quen
- Màn hình và công thức tính toán thiết lập tương tự Excel
- Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
- Phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng) giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
- Cơ chế thiết lập trọng số thông minh, đơn giản hóa khâu thiết lập trọng số phức tạp này
- Quy đồng cơ chế tính điểm của KPI và OKR, cho phép sử dụng chung một hệ đo lường cho kết quả cuối cùng
- Hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu và chỉ tiêu: dạng số lượng, % hay tiến độ (ngày tháng)
- Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm.
- Kết hợp giữa chart trạng thái chỉ tiêu/hoạt động và kết quả cuối cùng. Điều đó giúp nhà quản lý nắm được tình hình thực hiện của nhân viên khi chưa đến kỳ đánh giá.
- Cho phép kết hợp giữa tính toán kết quả tự động và phê duyệt “bằng tay” của quản lý
- Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng
- Công cụ tương tác theo ngữ cảnh, giúp trao đổi thông tin trật tự và chính xác
- Linh hoạt, cho phép bổ sung, thêm bớt các viễn cảnh hay nhóm chỉ tiêu khác nhau
- Tốc độ tải nhanh, hàng trăm ngàn chỉ tiêu trong vài giây.
- Đảm bảo tốc độ tính toán tối ưu.
Kết luận
KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu của và giúp doanh nghiệp tăng trưởng bằng cách thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời. Tuy nhiên cũng không thể thiết lập KPI một cách mù quáng hoặc “làm đại cho có”.
Ví dụ mục tiêu năm nay của doanh nghiệp là chứng kiến một mức tăng trưởng từ khách hàng hiện tại. Nhà quản lý sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi tạo ra hệ thống KPI bởi những mục tiêu này không dễ dàng định lượng được.
Vì vậy, cần phải thiết lập những mục tiêu KPI cụ thể, cần thiết để cho phép doanh nghiệp cải thiện toàn diện kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm để thực hiện tối ưu phương pháp quản lý hiệu quả công việc phức tạp như KPI.
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
Hotline/Zalo: 0886595688
