Chắc chắn bạn đã nghe nói về quản lý dự án – quá trình quản lý một nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, có một “người anh em” khá ít được biết đến trong thế giới quản lý – đó chính là Program Management (Quản lý chương trình). Nếu bạn đang thắc mắc “Quản lý chương trình là gì?” “Tại sao quản lý chương trình lại quan trọng?”, hãy cùng tôi đặt khám phá về quản lý chương trình (Program Management) nhé.
Program là gì?
Program (Chương trình) trong quản lý dự án là một nhóm dự án, chương trình con và các hoạt động chương trình khác được quản lý một cách phối hợp để đạt được các lợi ích không thể có được từ việc quản lý chúng độc lập. Mục tiêu của một chương trình thường lớn hơn và liên quan đến chiến lược tổng thể của tổ chức.
Một chương trình đảm bảo rằng các dự án và các phần tử thuộc chương trình đóng góp vào việc đạt được các kết quả và lợi ích cuối cùng. Quản lý chương trình tập trung vào việc theo dõi sự tiến triển của các thành phần chương tringf, quản lý tài nguyên, quản lý rủi ro và đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả.
=> Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?
Sự khác nhau giữa Project, Program, Portfolio
Định nghĩa, phạm vi, thay đổi
| Project | Program | Portfolio | |
| Định nghĩa | Dự án là một công việc tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất | Một chương trình là một nhóm các dự án liên quan, các chương trình phụ và các hoạt động của chương trình đang được quản lý một cách phối hợp để đạt được lợi ích không thể có được từ việc quản lý độc lập | Một danh mục dự án là một tập hợp các dự án, chương trình, danh mục dự án phụ và hoạt động vận hành được quản lý như một nhóm để đạt được các mục tiêu chiến lược |
| Phạm vi | Dự án có mục tiêu được xác định. Phạm vi được tiếp tục phát triển trong suốt chu kỳ hoạt động của dự án. | Chương trình bao gồm phạm vi bao quát các phạm của các thành phần chương trình của nó. | Danh mục dự án có phạm vi tổ chức thay đổi theo các mục tiêu chiến lược của tổ chức |
| Thay đổi | Các quản lý dự án mong đợi sự thay đổi và triển khai các | Chương trình được quản lý một cách chấp nhận và thích ứng với sự thay đổi khi cần thiết | Quản lý danh mục dự án liên tục theo dõi sự thay đổi trong các môi trường nội bộ và ngoại bộ |
Lập kế hoạch, quản lý, giám sát, thành công
| Lập kế hoạch | Các quản lý dự án tiến triển từ thông tin cấp cao thành các kế hoạch chi tiết trong suốt chu kì hoạt động của dự án | Chương trình được quản lý bằng cách sử dụng các kế hoạch cấp cao heo dõi các sự phụ thuộc và tiến trình của các thành phần chương trình | Quản lý danh mục dự án tạo và duy trì các quy trình và giao tiếp cần thiết liên quan đến danh mục tổng hợp |
| Quản lý | Các quản lý dự án quản lý nhóm dự án để đáp ứng các mục tiêu dự án | Chương trình được quản lý bởi người quản lý chương trình đảm bảo rằng lợi ích chương trình được giao hàng như mong đợi | Quản lý danh mục dự án có thể quản lý các nhân viên quản lý danh mục, và dự án có trách nhiệm báo cáo vào danh mục tổng hợp |
| Giám sát | Các quản lý dự án giám sát và kiểm soát công việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ hoạch kết quả mà dự án được thực hiện để tạo ra | Người quản lý chương trình giám sát tiến trình của các thành phần chương trình để đảm bảo rằng mục tiêu tổng thể, lịch trình, ngân sách | Quản lý danh mục dự án giám sát sự thay đổi chiến lược và phân bổ nguồn lực tổng hợp, kết quả hiệu suất và rủi ro |
| Thành công | Sự thành công được đo lường bằng chất lượng sản phẩm | Sự thành công của chương trình được đo lương bằng mức độ đạt được mục tiêu, hiệu quả tiến trình và sự hài lòng của khách hàng | Thành công của Portfolio được đo lường bằng hiệu suất đầu tư. |
Program Management là gì?
Program Management (Quản lý chương trình) là một quá trình tổ chức, quản lý và giám sát một tập hợp các dự án liên quan nhằm đạt được mục tiêu chung hoặc mang lại lợi ích lớn hơn cho tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chương trình này thường bao gồm nhiều dự án nhỏ và mục tiêu chung của chương trình thường có thể không thể đạt được bằng cách triển khai từng dự án một cách độc lập.
Quản lý chương trình tập trung vào việc cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các dự án con, đảm bảo rằng chúng hoạt động cùng nhau để đạt được mục tiêu chung của chương trình. Các tác vụ thường bao gồm lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro, phân bổ nguồn lực, và báo cáo tiến trình.
Ví dụ, một công ty phần mềm có thể triển khai một chương trình để phát triển một bộ ứng dụng mới. Chương trình này có thể bao gồm các dự án con như phát triển giao diện người dùng, phát triển cơ sở dữ liệu, kiểm thử và triển khai. Quản lý chương trình sẽ đảm bảo rằng các dự án con này hoạt động cùng nhau và đạt được mục tiêu chung của việc phát triển ứng dụng.
Tầm quan trọng của Program Management
Program Management là một phương pháp toàn diện để quản lý quy trình phức tạp và quy mô lớn. Điều quan trọng là Quản lý chương trình không chỉ đơn giản là một nhóm các dự án mà nằm ở trung tâm của việc định hình và thúc đẩy mục tiêu chiến lược của tổ chức. Một chương trình tốt có thể tạo nên sự khác biệt giữa một dự án chạy trơn tru và một dự án gặp nhiều vấn đề. Program có thiết kế chắc chắn có thể cho phép các nhà phát triển tạo mã hiệu quả, dễ đọc, gỡ lỗi và bảo trì.
Khi một tổ chức bắt đầu triển khai một Program, mục tiêu đầu tiên là tối ưu hóa tập trung tài nguyên. Các dự án trong Program hoạt động hài hòa, đồng thuận, tận dụng các liên kết mà không thể thấy được khi quản lý một cách riêng lẻ. Điều này mang lại lợi ích vượt trội và tác động sâu rộng.
Hơn nữa, Program Management cũng chứa bản chất linh hoạt. Nó không ngần ngại thay đổi và thích nghi để đảm bảo rằng lợi ích được tối ưu hóa. Khi các thành phần của Program mang lại kết quả và/hoặc đầu ra, Program sẵn sàng thích nghi để duy trì tiến độ. Một yếu tố quan trọng khác là quản lý rủi ro hiệu quả. Program Management giúp nhận diện và giảm thiểu các tác động tiêu cực. Bằng cách tập trung vào quy trình toàn diện, các rủi ro có thể được dự báo và giải quyết trước khi gây ra hậu quả lớn.
Đặc điểm của Program management
Program Management không chỉ đơn thuần là quản lý các dự án, mà nó còn bao gồm các khía cạnh chiến lược, tối ưu hóa nguồn lực, quản lý rủi ro và thích ứng với sự thay đổi. Vậy đặc điểm của Program Management là gì?
Sự phối hợp giữa các cấp độ
Sự phối hợp? Đúng, điểm đặc biệt của quản lý chương trình là sự phối hợp giữa các cấp. Không có mức độ nào là quá cao, cũng không quá thấp. Hãy tưởng tượng các dự án như các thành viên của một gia đình và chương trình như những cánh tay xoay để tạo nên một thế giới hoàn hảo. Tương tự như sự hòa hợp trong gia đình, quản lý chương trình đảm bảo rằng mọi người cùng làm việc để đạt được mục tiêu chung. Sự thành công của một chương trình phụ thuộc vào cách các cấp độ khác nhau làm việc liền mạch để đạt được kết quả mong muốn.
Sự phối hợp này có nghĩa là người quản lý chương trình phải có kỹ năng làm việc với nhiều nhóm, các bên liên quan và đơn vị kinh doanh để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Giao tiếp và cộng tác hiệu quả là những thành phần thiết yếu trong quản lý chương trình để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm và làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Bằng cách hài hòa các cấp độ khác nhau và kết hợp giao tiếp cởi mở, người quản lý chương trình sẽ đặt ra lộ trình thành công.
Phân bổ nguồn lực và quản lý chi phí trong chương trình
Quản lý một chương trình bao gồm nhiều khía cạnh, bao gồm phân bổ nguồn lực và quản lý chi phí; đây là những thành phần quan trọng. Nếu ngân sách của bạn từ 1 tỷ USD trở lên, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tiền của mình đang được sử dụng hiệu quả. Do đó, quản lý chương trình tồn tại để đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hợp lý và sử dụng đầy đủ.
Người quản lý chương trình có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác nhau để đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đáp ứng đúng thời gian và trong ngân sách. Vai trò này đòi hỏi kiến thức sâu rộng về dự án và khả năng làm việc chặt chẽ với các bên liên quan cũng như khả năng giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm.
Quản lý chương trình thành công bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và giám sát cẩn thận để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành thành công. Một phần của việc quản lý chương trình là thiết lập các mục tiêu rõ ràng và làm việc với nhóm để đạt được chúng. Điều cần thiết là phải theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo chương trình đi đúng hướng. Nhìn chung, quản lý chương trình hiệu quả là rất quan trọng để đạt được kết quả thành công và đòi hỏi chuyên môn cũng như sự chú ý đến từng chi tiết.
Quản lý rủi ro và thay đổi
Việc quản lý một chương trình tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và không thể đoán trước. Sự thành công của một chương trình về cơ bản phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của việc thực hiện quản lý rủi ro và thay đổi. Việc không lập kế hoạch cho những rủi ro tiềm ẩn và những thay đổi không lường trước được có thể dẫn đến việc lạc vào một rừng các dự án phụ thuộc lẫn nhau. Bằng cách quản lý hiệu quả các rủi ro và thay đổi với sự trợ giúp của quản lý chương trình, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực của mình.
Quản lý chương trình là một vai trò quan trọng đòi hỏi chuyên môn để xác định, quản lý và giảm thiểu rủi ro. Quản lý rủi ro và thay đổi hiệu quả có thể giúp bạn hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và làm hài lòng các bên liên quan của bạn. Điều cần thiết là phải nhận ra rằng rủi ro và thay đổi sẽ luôn hiện hữu, nhưng với việc quản lý chương trình hiệu quả, bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực tiềm ẩn của những rủi ro và thay đổi đó đối với dự án của mình.
Đo lường và theo dõi
Quản lý một chương trình cũng giống như điều khiển một con tàu đi qua vùng nước nguy hiểm. Nếu không có các công cụ và nguồn lực phù hợp, bạn không thể đi đúng hướng hoặc đo lường sự tiến bộ. Điều cần thiết là tập trung vào các khía cạnh có thể đo lường được của một chương trình và theo dõi chúng thường xuyên để đảm bảo rằng chương trình đang đi đúng hướng. Đơn giản chỉ cần đặt ra những mục tiêu mơ hồ và hướng tới chúng một cách không mục đích là công thức dẫn đến thảm họa.
Ví dụ, cố gắng đo kích thước của vũ trụ mà không có công cụ thích hợp có thể dẫn đến hiểu biết sai lầm, dẫn đến những kết luận sai lầm. Tương tự, cố gắng quản lý một chương trình mà không có số liệu liên quan có thể dẫn đến thất bại. Đó là lúc ban quản lý chương trình can thiệp, cung cấp một khuôn khổ toàn diện để đo lường tiến độ, xác định những cạm bẫy và điều chỉnh lộ trình khi cần thiết để đạt được mục tiêu. Do đó, quản lý một chương trình có nghĩa là thiết lập các số liệu phù hợp và theo dõi chúng liên tục để đảm bảo rằng chương trình luôn đi đúng hướng.
Ví dụ về Program management
Hãy tưởng tượng rằng chúng ta đang tham gia vào việc xây dựng một hệ thống vệ tinh liên lạc mới.
“Tại sao lại là một chương trình chứ không phải một dự án?”
Trong chương trình này, chúng ta có các dự án cấu phần khác nhau để đảm bảo rằng hệ thống vệ tinh này hoạt động tốt. Chúng ta có dự án để thiết kế và xây dựng vệ tinh, dự án để phóng vệ tinh lên không gian, và dự án để tích hợp hệ thống. Tất cả các dự án này đều phụ thuộc vào nhau và mang lại lợi ích lớn cho chương trình. Đồng nghĩa với việc, chúng ta cần có một người quản lý chương trình thông minh và tài ba để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
“Nhưng không phải quản lý dự án cũng có thể làm việc này sao?”
Dạ, tất nhiên là có thể, nhưng quản lý chương trình mang lại lợi ích ưu việt hơn. Nó không chỉ tập trung vào từng dự án một, mà còn đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả cho các dự án phụ thuộc. Bằng cách này, chúng ta có thể xác định và giải quyết các rủi ro và thay đổi một cách tốt nhất. Ngoài ra, quản lý chương trình còn tạo ra giá trị thực cho doanh nghiệp thông qua việc tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và giảm chi phí.
Kết luận
Hãy tìm hiểu xem chúng ta đã gặt hái được gì từ những gì đã nói và có lẽ “không có gì” cũng không phải là câu trả lời đúng. Quản lý chương trình không chỉ là việc quản lý một chuỗi các dự án, mà còn là cách để tạo ra giá trị thực cho doanh nghiệp. Với sự phối hợp giữa các cấp độ, phân bổ nguồn lực thông minh, quản lý rủi ro và thay đổi, và đo lường và theo dõi chặt chẽ, chúng ta có thể tối ưu hóa việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, giảm chi phí và tạo sự nhất quán và hiệu quả cho các dự án phụ thuộc.
