Ngày nay chúng ta được bao quanh bởi công nghệ trong cả môi trường cá nhân và chuyên nghiệp, giúp việc hoàn thành bất kì công việc nào trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong doanh nghiệp, các ứng dụng máy tính đang giúp cải thiện hiệu quả, giảm chi phí và nếu chúng ta nói cụ thể về phần mềm quản lý doanh nghiệp, những lợi thế đạt được đặt ra câu hỏi “Tại sao chúng ta không thực hiện việc này sớm hơn?”.
Bất kỳ công ty nào, bất kể quy mô, ngành hoặc độ tuổi đều có thể được hưởng lợi từ các tính năng được cung cấp bởi các công cụ quản lý doanh nghiệp như ERP. Khi một công ty phát triển, các nhà lãnh đạo phải đưa ra quyết định liên quan đến những phần mềm cần thiết sử dụng làm hệ thống cốt lõi của doanh nghiệp. Ví dụ: việc tính toán tài khoản vào cuối tháng trở nên phức tạp hơn, việc quản lí mức tồn kho tốt để giúp thực hiện các đơn hàng trong khi giữ chi phí ở mức tối thiểu phải mất hàng giờ nhập thủ công hoặc đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp để đến một thời điểm cụ thể cho sản xuất liên quan đến tính toán thủ công, đó chính là dấu hiệu cho thấy đã đến lấy doanh nghiệp phải thay đổi, phải ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp trong cách vận hành để phát triển.
Thứ nhất, phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp một hệ thống thông tin tập trung duy nhất và chính xác nhất.
Mục đích chính của các phần mềm quản lý doanh nghiệp này là cung cấp thông tin hữu ích về tình hình của một doanh nghiệp trong một bảng điều khiển đơn giản, dễ hiểu. Tất nhiên, bạn có thể đi vào chi tiết và thực sự xem xét kỹ lưỡng tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp nhưng để thực hiện điều này, một doanh nghiệp phải chuyển hoặc tích hợp tất cả dữ liệu có thể định lượng và tập trung hóa nó trong một hệ thống duy nhất.
Nếu các doanh nghiệp không sử dụng hệ thống thông tin trung tâm cốt lõi phải chịu tác động ngược lại. Ví dụ: doanh nghiệp có một công cụ kế toán, một công cụ khác cho quy trình tiếp thị và công cụ thứ ba để quản lí đơn hàng thì dữ liệu của họ có thể bị trùng lặp trên các nền tảng hoặc các thông tin chính bị bỏ sót trong các báo cáo. Nhiều hệ thống yêu cầu nhiều người dùng hiểu các quy trình khác nhau, điều này dẫn đến việc mất nhiều thời gian hơn cho việc đào tạo và sử dụng hệ thống cũng như có nhiều lỗi hơn so với hệ thống quản lí doanh nghiệp tập trung.
Sự trùng lặp và cô lập hệ thống này không chỉ là một sự tốn kém về nguồn lực, chúng còn có thể trở thành một nút cổ chai thực sự cho việc quản lí một công ty, khiến các quy trình nội bộ trì hoãn bất kỳ sự quản lí nào. Ví dụ, hãy suy nghĩ về một hóa đơn phải được sửa chữa và trong tất cả các bộ phận liên quan phải được thông báo để thực hiện một thay đổi đơn thuần.
Thứ hai, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp để đạt được lòng trung thành của khách hàng
Khả năng quản lý hiệu quả các đơn hàng, hàng tồn kho, lô hàng, tài liệu tiếp thị, v…v là điểm khác biệt chính giữa thành công và vượt qua những thách thức có thể khiến doanh nghiệp của bạn khác biệt với đối thủ.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế để đạt được phương thức trực tuyến ngay khi họ quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực cũng như tạo các cảnh báo tự động liên quan đến quản lý hàng tồn kho nói trên, cho doanh nghiệp của bạn cơ hội hành động gần như ngay lập tức đối với các đơn đặt hàng, khấu hao cổ phiếu và biến động chi phí .
Không chỉ vậy mà kết nối được thiết lập bằng cách tích hợp tất cả các công cụ vào một hệ thống quản lý doanh nghiệp tập trung cho phép dự đoán các sự kiện trong tương lai. Nhờ phân tích dữ liệu nâng cao, giờ đây có thể có được thông tin về thói quen mua hàng của khách hàng, vòng đời của sản phẩm, tác động của tính thời vụ và mức cao nhất trong tiêu dùng.
Chúng ta cũng sẽ có thể cung cấp các lợi ích bổ sung cho khách hàng. Không cần đi xa hơn, giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có thể được tích hợp với nền tảng thương mại điện tử và người dùng sẽ có quyền truy cập trực tuyến vào trạng thái mua hàng của họ, để theo dõi đơn đặt hàng của họ và họ có thể liên hệ với bộ phận trợ giúp để giải quyết sự cố.
Thứ 3, phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp và lưu trữ dữ liệu và thông tin đầy đủ nhất.
Thay vì sử dụng các phần mềm khác nhau cho các khía cạnh khác nhau của công ty, một phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp có thể đảm bảo rằng tất cả các ứng dụng có quyền truy cập vào thông tin cập nhật nhất, bất kể các phòng ban, thiết bị và thậm chí cả vị trí địa lý.
Ví dụ, các công ty lớn đầu tư một khoản tiền lớn vào các hệ thống phân tích tài chính tiên tiến vì nó rất quan trọng đối với thành công của họ nhưng ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể đưa ra quyết định tốt hơn nếu họ có thông tin chính xác, chẳng hạn như cân bằng thu nhập và chi phí mà các giải pháp ERP cho phép tạo ra ngay lập tức. Tương tự, một nhân viên bán hàng sẽ có lợi thế trong việc đàm phán với khách hàng nếu anh ta biết lịch sử mua hàng của khách hàng đó.
Nhìn chung, mỗi bộ phận sẽ hiệu quả hơn và được hưởng lợi từ việc cung cấp dữ liệu chính dễ dàng.
Thứ 4, đầu tư vào phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt sẽ cắt giảm chi phí về lâu dài.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp (đặc biệt là các giải pháp dựa trên điện hoá đám mây) có thể giảm đáng kể chi phí cho các công ty lớn. Với các bản cập nhật hệ thống đám mây và các bản vá hệ thống được áp dụng ngay lập tức, cập nhật tất cả các hệ thống người dùng trong khi các hệ thống tại cơ sở yêu cầu thời gian chết, một kỹ sư đến và cài đặt bản vá và chờ thời gian khi họ có thể làm như vậy.
Nói tóm lại, và mặc dù mỗi công ty là có nét riêng, tất cả các doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ những lợi thế mà phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại.
Phần mềm quản lý OOC – digiiMS – phần mềm quản lý giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh. Phần mềm quản lý OOC – digiiMS hiện bao gồm các module Cơ cấu tổ chức (digiiOST), Hồ sơ nhân sự (digiiHR), Quản lý năng lực (digiiCAT), Đánh giá kết quả (digiiKPI), Quản lý đãi ngộ (digiiC&B), và Quản lý giao việc (digiiTASK).
