6 yếu tố tạo nên phần mềm quản lý nhân sự chất lượng

Phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là giải pháp giúp doanh nghiệp có những bước tiến dễ dàng và hiệu quả hơn trong việc quản lý nhân sự. Đáp ứng được nhu cầu của những doanh nghiệp nhỏ với số nhân sự dưới 200 người đến doanh nghiệp vừa và cả những tập đoàn lớn. Giải pháp này sẽ là công cụ giúp nhà quản lý tối đa hóa được khả năng phát triển của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai.

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý nhân sự

Mọi doanh nghiệp đều phụ thuộc vào một thành phần chính để hoạt động đúng: Nguồn nhân lực. Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào lực lượng lao động.

Đối với những doanh nghiệp lớn, nhân viên nhân sự không thể quản lý tốt lực lượng lao động mà không cần một số hỗ trợ. Một khoản đầu tư thông minh chính là phần mềm quản lý nhân sự. Trên thực tế, phần mềm nhân sự giúp nhân viên nhân sự làm việc hiệu quả và chính xác hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, các nhà lãnh đạo nhân sự cần nhiều thời gian để xác định phần mềm nhân sự hoàn hảo.

Khi đó, các nhà lãnh đạo cần xác minh định những tính năng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp của mình.

Những yếu tố cần có cho thấy một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng

1. Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên là chức năng cốt lõi bắt buộc phải có. Chức năng này thể hiện qua các mặt như lập kế hoạch, theo dõi thông tin nhân sự, lịch sử việc làm, chi tiết lương thưởng, quản lý và phân tích nguồn nhân lực trên nhiều phòng ban khác nhau.

Một phần mềm nhân sự cao cấp sẽ cho phép các tổ chức lên kế hoạch cho lực lượng lao động theo yêu cầu của khối lượng công việc. Họ có thể quản lý số lượng nhân viên, số lượng hoàn thành công việc cũng như thời gian để hoàn thành, từ đó thiết lập chiến lược nhân sự trong ngân sách được phân bổ.

2. Thiết kế lấy người dùng làm trung tâm

Thiết kế của một phần mềm quản lý nhân sự lý tưởng sẽ lấy người dùng làm trung tâm. Đó chính là giao diện thân thiện với người dùng với các công cụ kéo và thả để tùy chỉnh biểu mẫu, trường người dùng, báo cáo và các kía cạnh khác.

Không một ai muốn sử dụng phần mềm với cấu hình phức tạp, khó hiểu và khó sử dụng. Điều này sẽ gây nên rất nhiều khó khăn chồng chéo lên nhau.

3. Dựa trên nền tảng đám mây

Thiết yếu cho thời đại

Thời đại mới đã thay đổi cho một loạt sự phát triển của công nghệ. Đặc biệt là kỷ nguyên 4.0. Do đó, phần mềm quản lý nhân sự kêu gọi một giải pháp đa kênh, luôn có thể truy cập để thực hiện các hoạt động nhân sự khi đang di chuyển.

Phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây cho phép các tổ chức tạo, quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu tập trung có thể được truy cập bất cứ lúc nào từ bất cứ đâu. Các giải pháp đám mây có thể mở rộng, tiết kiệm chi phí và không phải cập nhật phần mềm và cài đặt phức tạp.

Nỗi lo bảo mật

Tuy nhiên, hiện nay, việc nên sử dụng nền tảng đám mây hay không vẫn là câu hỏi nhiều người đắn đo và hoài nghi. Vì về cơ bản, họ còn lo ngại về tính bảo mật. Liệu những thông tin về doanh nghiệp, về nhân sự có thực sự được bảo toàn? Nếu nhìn rộng ra thì rõ ràng tất cả chúng ta đều đang phụ thuộc vào nền tảng đám mây như một công cụ hỗ trợ đắc lực. Có thể kể đến mạng xã hội như Facebook, Google, thậm chí là Microsoft. Và việc doanh nghiệp sử dụng nền tảng này không còn xa lạ trên thế giới, bởi họ nhận ra những giá trị thực sự và lợi ích nền tảng đám mây mang lại. Chính vì thế, không có lý do gì mà các doanh nghiệp tại Việt Nam lại e dè trước một công nghệ đang được đón nhận như vậy.

4. Đối chiếu dữ liệu liền mạch

Phần mềm quản lý nhân sự tốt phải có sự liên kết đến các công cụ quản lý nhân sự khác và cho phép nhân viên nhân sự nhập và xuất dữ liệu trực tiếp từ bảng tính hoặc các hệ thống bên thứ ba khác. Chẳng hạn như doanh nghiệp kiểm soát nhân viên qua hệ thống chấm công thường ngày. Hệ thống này sẽ liên kết với phần mềm quản lý nhân sự để cung cấp các thông tin cần thiết như giờ giấc ra vào, số ngày làm việc,… Từ đó là điều kiện để tiến hành đánh giá nhân viên hiệu quả và trung thực.

5. Khả năng tương tác

Tích hợp liền mạch một phần mềm quản lý nhân sự với các mô-đun khác sẽ cải thiện hiệu quả toàn bộ doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự không chỉ cung cấp, thu hồi thông tin nhân sự, thông tin cá nhân và vị trí. Kết quả KPI hàng tháng, đánh giá năng lực định kỳ sẽ được thu thập. Tất cả thông tin được cung cấp sẽ xác định khung bậc, mức lương cá nhân,… Do vậy, tính liền mạch không chỉ là tính liên kết đơn thuần, không chỉ là liên kết API mà còn là sự đồng nhất về mặt số liệu.

Một phần mềm quản lý nhân sự mạnh hoàn toàn có thể sử dụng dữ liệu từ các phần mềm khác. Đây có thể là yếu tố then chốt giúp tổ chức đưa ra quyết định mua hàng.

6. Khả năng bảo mật dữ liệu

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả phải hạn chế khả năng hiển thị thông tin bí mật. Đảm bảo bảo mật dữ liệu là điều vô cùng cần thiết. Phần mềm cần đảm bảo thông tin của nhân viên chỉ có sẵn cho các bên liên quan. Cụ thể là trong phạm vi doanh nghiệp hoạt động và những người có liên quan tới nhân sự đó.

Người sử dụng phần mềm cần được cấp phép dựa trên sự cho phép các tổ chức quản lý ủy quyền và kiểm soát các hành động được phép trên phần mềm.

Các yếu tố đem lại giá trị gì cho doanh nghiệp?

Những yếu tố này cung cấp những giá trị cơ bản và thiết yếu cho doanh nghiệp

Thảm thiểu số lượng giấy từ nhờ việc tự động hóa công
Thu thập dữ liệu nhanh hơn với ít lỗi hơn và độ tin cậy cao hơn
Giảm chi phí nhân sự cho phòng nhân sự
Tổ chức thu thập dữ liệu chính xác
Môi trường làm việc tốt hơn cho cả nhân viên nhân sự cũng như tất cả nhân viên bao gồm cả quản lý

Lựa chọn một phần mềm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp nên dựa vào những yếu tố cơ bản và cần thiết. Những yếu tố này vừa tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn, vừa mang lại hiệu quả tích cực trong quá trình làm việc.

Phần mềm Quản lý Nhân sự nền tảng digiiHRcore

Quản lý Dữ liệu nhân sự

Cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, truy suất dữ liệu nhân sự (thông tin nhân sự, nhân thân, thông tin tài chính, sức khỏe…)
Đồng bộ dữ liệu và các bản scan hồ sơ nhân sự trên cùng một phần mềm để tăng khả năng lưu trữ và truy suất
Theo dõi quá trình nhân sự liên quan (quá trình làm việc, bổ nhiệm, thăng tiến, hợp đồng lao động, đào tạo, thay đổi lương và chế độ…)

Phần mềm digiiHRcore – Hồ sơ nhân sự

Quản lý thư viện hồ sơ

Lưu trữ các văn bản, hồ sơ, thông báo, quyết định liên quan đến nhân sự

Thủ tục nhân sự

Thực hiện các thủ tục nhân sự: lập hợp đồng lao động, thanh lý, thuyên chuyển/bổ nhiệm…
Thống kê, phân tích chỉ số cơ bản, lập báo cáo bộ ban ngành/nội bộ

Quản lý chính sách nhân sự

Tạo chính sách nhân sự, bao gồm các thông tin về đối tượng của chính sách, thời hạn hiệu lực của chính sách và cách thức tính toán các công thức trong chính sách
Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm các phiên bản chính sách nhân sự dưới dạng dữ liệu quy ước, công thức tính toán, đối tượng và thời hạn hiệu lực. Một số chính sách tiêu biểu như chính sách lương, chính sách phụ cấp, chính sách ngày nghỉ, ngày lễ…

Quản lý dữ liệu chấm công, đánh giá thành tích, năng lực

Tích hợp với các phần mềm khác như quản lý sản xuất, CRM, DMS, giải pháp chấm công quản lý dự án hoặc các phân hệ khác của digiiHR để lấy dữ liệu về chấm công, thành tích
Đưa dữ liệu vào tính lương, thưởng và thành tích

Phần mềm Quản lý nhân sự digiiHRcore - Đăng ký công

Phần mềm digiiHRcore – Đăng ký công

Quản lý giờ làm việc, đi muộn về sớm, nghỉ phép

Đăng ký ca, giờ làm việc
Đăng ký, theo dõi, quản lý nghỉ phép của nhân sự
Quản lý quỹ ngày phép

Thiết lập Báo cáo tự động

Hệ thống báo cáo tự động, trực quan, dễ dàng tùy biến
Cơ chế cảnh báo chặt chẽ theo quy định của pháp luật

digiiHRcore kết xuất dữ liệu nhân sự theo nhiều tiêu chí, nhiều hình thức excel/ pdf… để lưu trữ, trình ký. Trên nền tảng web, digiiHRcore giúp DN theo dõi và quản lý nhân sự online, mọi lúc mọi nơi.

Tìm hiểu thêm về các cấu phần khác của digiiMS