Phần mềm nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự là phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chức năng quản lý nhân sự, tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo độ chính xác của thông tin. Công cụ này cũng giúp cán bộ quản lý nhân sự lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự và quá trình làm việc của nhân sự một cách hệ thống và có tính liên kết cao.
Vai trò của phần mềm nhân sự
Vậy phần mềm nhân sự có vai trò như thế nào đối với quản trị doanh nghiệp? Đối với mỗi nhóm đối tượng sử dụng khác nhau thì phần mềm nhân sự sẽ có vai trò khác nhau. Tuy nhiên, tổng hợp lại, phần mềm nhân sự có thể có những vai trò chính dưới đây:
Quản lý thông tin về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Một vai trò của phần mềm nhân sự là có thể lưu trữ, cập nhật và báo cáo số lượng nhân sự từng phòng ban, chi nhánh hay tỷ lệ nhà quản lý và nhân viên, … Đây sẽ là cơ sở để cán bộ quản lý nắm bắt nhanh cơ cấu công ty, cũng như sự phân bổ nguồn lực giữa các phòng ban mà có kế hoạch đầu tư hay cắt giảm.
Quản lý hồ sơ nhân sự một cách có hệ thống và nhất quán
Với phần mềm nhân sự, doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng lưu trữ lâu dài, bảo mật thông tin nhân sự. Không còn giấy tờ hay file excel rời rạc, không nhất quán, nhân viên nhân sự sẽ nhập, lưu, và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng với giao diện thân thiện. Phần mềm hỗ trợ lưu trữ: thông tin cá nhân, trình độ văn hóa, gia cảnh, các thông tin hợp đồng lao động nhân viên, vị trí…
Quản lý thông tin về quá trình làm việc (career path) của nhân viên.
Những thông tin bao gồm: thông tin các đợt tăng lương, ghi nhận lịch sử làm việc như thuyên chuyển, bổ nhiệm, kiêm nhiệm đều được ghi nhận trên phần mềm nhân sự.
Tính lương, thưởng và quản lý thông tin lương, thưởng, chế độ của nhân viên
Nhà quản lý có thể áp dụng và theo dõi chính sách lương của từng nhân viên, bộ phận với hệ thống ghi nhận của phần mềm.
Đánh giá năng lực và quản lý năng lực nhân viên
Phần mềm nhân sự cho phép nhà quản lý thực hiện thao tác đánh giá năng lực nhân viên và lưu trữ dữ liệu dài hạn qua các đợt. Công tác đánh giá sẽ trở nên dễ dàng, nhanh gọn và bảo mật hơn với phần mềm nhân sự.
Đánh giá và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên
Phần mềm nhân sự còn có vai trò cho phép cập nhật và báo cáo kết quả hiệu suất nhân viên realtime – cập nhật nhanh mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên. Với công tích hợp API, các thông tin về năng suất được quản lý tập trung ngay trên phần mềm nhân sự. Đảm bảo nhu cầu quản lý thông tin tập trung cũng như hoạt động đánh giá, báo cáo.
Quản lý đào tạo
Các thông tin về hiệu suất và kết quả đánh giá năng lực trên phần mềm nhân sự sẽ là cơ sở hỗ trợ nhà quản lý lên kế hoạch đào tạo, lấp đầy khoảng trống trong kiến thức và kỹ năng cho nhân viên. Phần mềm nhân sự cho phép một kế hoạch đào tạo sát thực và tiết kiệm được đầu tư.
Quản lý thông tin tuyển dụng, quá trình tuyển dụng, hồ sơ ứng viên
Với phân hệ tuyển dụng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu quy trình tuyển dụng mà vẫn tạo hiệu quả ấn tượng. Phần mềm lưu trữ hồ sơ thông tin ứng viên một cách khoa học, đảm bảo không bỏ sót nhân tài. Trong khi đó, cơ sở dữ liệu ứng viên được lưu giữ trên phần mềm sẽ là nguồn cung cấp nhân tài của doanh nghiệp trong tương lai giúp tối ưu kết quả tuyển dụng với chi phí rẻ.
Quản lý thời gian làm việc/ Chấm công
Các thông tin về thời gian ra/vào, lịch nghỉ phép, số giờ đi sớm về muộn, tăng ca sẽ được máy chấm công ghi nhận và kết nối trực tiếp đến phần mềm nhân sự. Phần mềm nhân sự có thể tận dụng thông tin này để theo dõi mức độ chuyên cần cũng như thực hiện nghiệp vụ tính lương.
Ai là người sử dụng phần mềm nhân sự
- Cán bộ quản lý nhân sự: Quản lý thông tin chung về nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự cũng như quá trình làm việc, kết quả công việc, lương, thưởng, chế độ của nhân viên toàn doanh nghiệp
- Quản lý trực tiếp: Quản lý trực tiếp sử dụng phần mềm nhân sự để quản lý quá trình làm của nhân viên: giao việc hoặc chỉ tiêu, quản lý, theo dõi quá trình thực hiện công việc, chấm công, quản lý nghỉ phép của nhân viên; Đánh giá năng lực và kết quả làm việc của nhân viên
- Ban điều hành: Sử dụng phần mềm nhân sự để theo dõi tổng thể các vấn đề về nhân sự, tiền lương, quỹ lương cũng như hiệu suất chung của các bộ phận và nhân viên thông qua hệ thống báo cáo. Ban điều hành cũng tham gia quá trình đánh giá nhân sự cấp cao
- Nhân viên: Tiếp nhận các thông báo từ công ty. Theo dõi các thông tin hàng tháng của cá nhân như lương, thưởng, KPI của bản thân. Đề đạt nguyện vọng, ý kiến đến nhà quản lý. Cũng như tự cập nhật những thay đổi về thông tin cá nhân hay đăng ký nghỉ phép.
Các module của phần mềm nhân sự
Hồ sơ nhân sự
Module Hồ sơ nhân sự (hay Thông tin nhân sự) giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự, thông tin cá nhân của nhân sự cũng như quản lý chi tiết quá trình làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp. Module Hồ sơ nhân sự cũng tự cập nhật thông tin về quá trình làm việc, lương, thưởng của nhân viên từ các module khác của phần mềm nhân sự và quản lý tập trung tại module này.
Theo thời gian, Module Hồ sơ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được chi tiết quá trình làm việc của nhân viên mà thông thường, nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hay Excel sẽ rất khó đáp ứng được.
Module Hồ sơ nhân sự sẽ là nơi tập hợp tất cả các dữ liệu lịch sử chi tiết liên quan đến nhân sự từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Là nơi tập hợp dữ liệu lớn, đa chiều, toàn cảnh về toàn bộ nhân sự đang làm việc, đã nghỉ việc. Đó là tài sản dữ liệu vô giá giúp doanh nghiệp phân tích được xu hướng cũng như hành vi của người lao động. Từ đó hỗ trợ rất lớn cho nhà quản lý trong công tác xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, giữ chân và thu hút nhân tài.
Phần mềm Quản lý Hồ sơ nhân sự digiiHRCore cung cấp khả năng quản lý hồ sơ và thông tin nhân sự đầy đủ, đặc biệt hỗ trợ cập nhật tự động thông tin về quá trình làm việc, KPI của nhân viên.
Lương thưởng và chế độ khác (C&B)
Module Lương, thưởng hay C&B thực hiện những chức năng cơ bản như tổng hợp thông tin để tính lương, tính thưởng và các chế độ cho nhân sự, cung cấp báo cáo về thu nhập của nhân viên.
Phần mềm lương hay Module lương cũng cần hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các phương pháp tính lương có thể sử dụng, ví dụ tính lương theo vị trí, lương theo KPI, lương sản phẩm hoặc lương kinh doanh…
Mỗi phương pháp tính lương sẽ có cơ chế tính toán riêng cần được thiết lập như một chính sách riêng, với công thức tính toán riêng, thời gian áp dụng cũng như đối tượng áp dụng riêng. Phần mềm lương digiiC&B của OOC hỗ trợ mạnh mẽ cho các phương thức trả lương khác nhau.
Đánh giá năng lực
Tùy theo phương pháp đánh giá năng lực, module đánh giá năng lực có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp đánh giá khác nhau. Những phương pháp đánh giá có thể là test, đánh giá sử dụng khung năng lực, thi tay nghề hay sử dụng kết quả đánh giá năng lực độc lập như tiếng Anh – IELST, lái xe…
Module đánh giá năng lực cũng cần cung cấp hệ thống báo cáo kết quả đánh giá có đối chiếu với chuẩn năng lực của các vị trí công việc. Phần mềm đánh giá năng lực digiiCAT của OOC cung cấp hệ thống báo cáo đánh giá đa dạng và trực quan.
Đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả là một module quan trọng trong phần mềm nhân sự, giúp doanh nghiệp tổ chức quá trình đánh giá kết quả theo các phương thức khác nhau. Doanh nghiệp sản xuất có thể đánh giá kết quả bộ phận sản xuất theo sản lượng của các dòng sản phẩm; Bộ phận kinh doanh có thể được đánh giá theo các chỉ tiêu kinh doanh, tiêu biểu như doanh thu. Một cách tổng hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng KPI hoặc một phương pháp tương tự để giao kế hoạch và đánh giá kết quả thực hiện của các bộ phận, cá nhân.
Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW của OOC là một công cụ tiêu biểu để giúp tổ chức hệ thống đánh giá KPI và thực hiện đánh giá.
Tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng sẽ được tối ưu hóa khi được đưa lên phần mềm quản lý. Doanh nghiệp có thể xây dựng thương hiệu tuyển dụng nhờ nâng cao trải nghiệm ứng viên đồng thời tạo nguồn ứng viên bền vững nhờ phần mềm tuyển dụng. Với phần mềm, hồ sơ nhân sự được tận dụng tối đa cho những đợt tuyển dụng trong tương lai nhờ khả năng lưu trữ và quản lý. Đây được coi là một điểm mạnh của phần mềm khi nó hỗ trợ các doanh nghiệp lớn như tập đoàn hay tổng công ty khi họ luôn trong nhu cầu tuyển dụng cao.
Ngoài ra, nhân viên nhân sự hoàn toàn có thể chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng khi có thể gửi email và nhận email ứng viên nhân trên phần mềm. Lịch hẹn giữa 2 bên: hội đồng tuyển dụng và ứng viên cũng được cập nhật trên hệ thống và đưa ra thông báo. Hệ thống báo cáo cũng là một tiện ích hỗ trợ tuyệt vời cho các nhà tuyển dụng khi phần mềm có thể thống kế số lượng ứng viên tiềm năng từ các nguồn, tỷ lệ nhân sự tuyển dụng thành công và số lượng ứng viên nộp đơn, …
Đào tạo
Module đào tạo giúp quản lý đề xuất và kế hoạch đạo. Lịch trình đào tạo, nội dung và đối tượng được đào tạo sẽ được cập nhật trên phần mềm. Sau mỗi khóa đào tạo phần mềm sẽ ghi nhận kết quả và đánh giá sau khi tham gia khóa học đảm bảo doanh nghiệp có thể quản lý chất lượng của các chương trình. Nhà quản lý có thể hoàn toàn quản lý quá trình học tập và kết quả của nhân viên trong mỗi chương trình đào tạo. Những thông tin báo cáo trên phần mềm quản lý đào tạo cũng được các nhà lên kế hoạch cân đo đong đếm để tối ưu hóa chi phí.
Cổng thông tin nhân viên
Portal – Cổng thông tin nhân viên, hay mới nhất được gọi là Employee Self-Service (ESS) là cổng tương tác giữa nhân viên với bộ phận nhân sự, quản lý trực tiếp hoặc công ty thông qua giao diện trên web hoặc mobile app. Cổng thông tin nhân viên cung cấp những thông tin liên quan đến cá nhân một cách trực tiếp đến cổng cá nhân của nhân viên, giúp DN cung cấp thông tin chính xác và đơn giản đến người lao động.
Ví dụ đơn giản của cổng thông tin nhân viên là việc thông báo thanh toán lương với các thông tin chi tiết một cách trực quan và thời gian thực thay vì gửi email cho 1000 người.
Đăng ký và chấm công
Phần mềm nhân sự digiiHRCore hỗ trợ khả năng đăng ký ca làm việc và quản lý ngày công làm việc thông qua kết nối với các giải pháp chấm công khuôn mặt hoặc vân tay như Hix Vision, cung cấp khả năng quản lý ca – kíp toàn vẹn, đáp ứng các trường hợp phân ca phức tạp của sản xuất.
Quản lý trải nghiệm nhân viên
Trải nghiệm nhân viên đang ngày càng trở thành mục tiêu quan trọng của quản trị nhân sự. Theo Forbes, trải nghiệm của nhân viên vượt ra ngoài khái niệm về sự gắn bó của cá nhân với tổ chức, các đặc quyền được cung cấp bởi thương hiệu của công ty hoặc nhà tuyển dụng.
Module khảo sát trải nghiệm nhân viên (hoặc khảo sát sự hài lòng của nhân viên) sẽ giúp doanh nghiệp khảo sát sự hài lòng của nhân viên thông qua Cổng thông tin nhân viên, từ đó tìm ra các biện pháp cải thiện.
BI và Dashboard
Các thông tin nhân sự và quá trình làm việc của nhân sự, lương thưởng, đào tạo hay hiệu quả công việc sẽ được tổng hợp về hệ thống báo cáo BI và Dashboard, từ đó giúp đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung, quản lý nhân sự và quản lý cấp cao có bức tranh toàn cảnh về đội ngũ nhân sự và công tác quản lý nhân sự tại doanh nghiệp, từ đó ra các quyết định về điều hành, quản lý.
Phân tích và lập kế hoạch nhân sự
Phân tích nhân sự là tổng hợp báo cáo từ các module trong phần mềm tính lương cho phép nhà quản lý nắm bắt nhanh bức tranh nhân sự của doanh nghiệp mình. Từ hệ thống dashboard của phần mềm mà Nhà quản lý có thể dễ dàng nhìn ra mối quan hệ giữa các yếu tố như mức lương thưởng trợ cấp, năng lực và kết quả làm việc. Từ đó, cán bộ quản lý có thể điều chỉnh chính sách lương thưởng cho những nhân sự tiềm năng hay kế hoạch đào tạo cho những nhân sự yếu kém hay cần cắt giảm thưởng với nhân viên có hiệu suất chưa cao.
Phân tích nhân sự còn là công việc cập nhật thường xuyên để doanh nghiệp dự đoán các kịch bản nguồn nhân lực và có kế hoạch ứng phó trong bối cảnh mới, điều kiện mới. Covid chính là một ví dụ nhãn tiền cho các doanh nghiệp về mức độ cần thiết của việc phân tích nhân sự.
Tích hợp với các phần mềm khác
Phần mềm quản lý nhân sự, nếu cần thiết, phải tích hợp với các phần mềm quản lý chức năng khác như sản xuất, kinh doanh, kế toán … để tự động cập nhật dữ liệu, ví dụ sản lượng/đầu người phục vụ tính lương sản phẩm, doanh thu giúp tính lương kinh doanh, tích hợp với phần mềm kế toán để đổ thông tin thanh toán lương hàng tháng…
Phần mềm nhân sự tích hợp với hệ thống chấm công (vân tay hoặc khuôn mặt) giúp tự động chấm công và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
Tiện ích
Import
Phần mềm nhân sự cần hỗ trợ khử năng Import dữ liệu từ Excel để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống dữ liệu cũ sang phần mềm. Nhập liệu phần mềm bằng nút import giúp tối giản thao tác nhập liệu và hạn chế sai sót.
Export
Tiện ích Export giúp người sử dụng dễ dàng kết xuất dữ liệu hoặc báo cáo ra Excel hoặc định dạng khác để dễ dàng sử dụng cho các mục đích khác nhau. Người dùng có thể xuất file thông tin nhân sự dưới dạng excel phục vụ cho các mục đích khác nhau. Hệ thống báo cáo, dashboard cũng được xuất file dưới dạng pdf hoặc excel thuận tiện cho công tác lập báo cáo.
Báo cáo nhân sự
Các module nhân sự đều được phát triển một hệ thống dashboard phục vụ cho công tác thống kê, so sánh, báo cáo và lập kế hoạch. Phần mềm nhân sự tổng hợp các báo liên quan đến cơ cấu nhân sự, trình độ văn hóa, mức độ phân bổ lương, hiệu suất làm việc, kết quả đánh giá năng lực,… Hệ thống dashboard trình bày những báo cáo quan trọng nhất cho công tác quản lý nhân sự và điều hành doanh nghiệp.
