Ngày nay trong thời đại kỹ thuật số, các doanh nghiệp đều có xu hướng chuyển đổi công nghệ và sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp, thay cho phương thức truyền thống. Tuy nhiên không phải Phần mềm nào cũng hỗ trợ được tất cả những gì Doanh nghiệp mong muốn, tuy nhiên bộ 3 Phần mềm Quyền lực của hệ thống OOC digiiMS đã và đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích duy trì và phát triển lợi thế cạnh tranh.
1. Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là phần mềm được sử dụng với mục đích mang đến hiệu quả toàn diện và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Trong doanh , phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ có nhiệm vụ quản lý, vận hành, điều phối và sắp xếp nghiệp vụ. Phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm một loạt các cấu phần đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp và được tích hợp với nhau. Điều này bao gồm các công cụ chuyên dụng cho các chức năng cụ thể, cũng như các hệ thống tích hợp đầy đủ cho phép linh hoạt hơn và khả năng mở rộng.
Tất nhiên, các phần mềm do các NCC khác nhau phát triển sẽ không thể giống nhau. Tuy nhiên các phần mềm đều hướng đến một mục tiêu chung. Một phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt, đáng tin cậy được thiết kế để phát triển cùng với doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích vượt xa . Khi công nghệ ngày càng phát triển, ngày càng có nhiều công cụ phần mềm quản lý để các doanh nghiệp xử lí mọi thứ từ danh mục đầu tư dự án đến tài sản.
Sau đây là một số lợi ích khi Doanh nghiệp khi sử dụng Phần mềm :
- Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu một cách đầy đủ và chính xác nhất
- Kiểm soát tài chính, tự động hóa các nghiệp vụ kế toán
- Tối ưu hóa các hoạt động nhân sự
- Tự động liên kết các dữ
- Kết xuất dữ liệu và báo cáo thống kê
- Phù hợp với nhiều mô hình, loại hình dinh doanh của các doanh nghiệp
- Triển khai dễ dàng, giao diện rõ ràng
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
Cùng tốc độ phát triển nhanh của công nghệ trên nền tảng Internet và các thiết bị di động, xu hướng phần mềm quản lý dần chuyển sang trực tuyến, phù hợp với tiêu chí: sử dụng ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào. Và công nghệ điện toán đám mây là xu hướng được lựa chọn nhiều nhất vì nó có sự linh hoạt trong quá trình triển khai, vận hành, bảo trì, nâng cấp và tính bảo mật thông tin rất cao. Với những ưu điểm, giá trị mang lại, phần mềm quản lý dần trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực mà các chủ doanh nghiệp, các nhà quản trị nhất định không nên bỏ qua nếu muốn điều hành và quản lý hiệu quả.
2. Những tiêu chí khi lựa chọn Phần mềm Quản lý
Các doanh nghiệp trong thời đại ỹ thuật số đều hoạt động hiệu quả nhất với những nhân viên chủ động trên hê thống công nghệ hiện đại. Không giống như những phần mềm theo tính năng riêng lẻ, phần mềm quản lý doanh nghiệp cần sự đồng nhất về hệ thống và cần phải đảm bảo được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Những hoạt động này cần được đảm bảo quy trình từ lãnh đạo cho đến các nhân viên phòng ban, các bộ phận khác nhau. Vì vậy để lựa chọn được phần mềm quản lý cần có những tiêu chí sau:
Có sẵn hệ thống lưu trữ khoa học:
Mục đích chính khi sử dụng các phần mềm thông minh là giúp mọi dữ liệu được quản lý một cách khoa học. So với việc các quy trình trong doanh nghiệp được quản lý thủ công, thì việc số hóa các giấy tờ sẽ giúp chúng được quản lý một cách minh bạch, rõ ràng, không cần phải lo lắng đến việc bị thất lạc. Vì vậy, hãy lựa chọn một phần mềm thông minh nơi mà thông tin nhân sự, kinh doanh, sản phẩm, hàng hóa, dòng tiền,… được sắp xếp logic, tự động và có tính liên kết chặt chẽ. Dữ liệu của doanh nghiệp có thể thuộc nhiều vị trí, phòng ban khác nhau tuy nhiên khi sử dụng các phần mềm quản lý thông minh ít nhất có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng khi mà dữ liệu đã tồn tại trên hệ thống.
Hỗ trợ sự tương tác kết nối:
Ngày nay, doanh nghiệp may mắn hơn khi phát triển trong một thời đại thông minh và tiên tiến. Lãnh đạo, tổ chức có thể được tiếp cận với nhiều phươg tiện hơn để quản lý nhân sự hiệu quả. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể có nhiều sự lựa chọn hơn trong các phương án hỗ trợ sự tương tác , kết nối với nhân viên. Các phần mềm chat hiện nay mặc dù được sử dụng miễn phí nhưng chúng lại có thể gây ra sự rò rỉ dữ liệu cho doanh nghiệp.
Có khả năng truy cập từ xa:
Tiêu chí này đặc biệt quan trọng với bộ phận quản lý, lãnh đạo công ty – những bộ phận thường xuyên phải đi công tác, không có mặt tại văn phòng. Tính năng này giúp các nhà quản lý có thể truy cập hệ thống và điều hành công việc từ xa dễ dàng. Hoặc trong một số trường hợp gấp, đặc biệt, nhân viên không thể có mặt tại công ty, tính năng này sẽ giúp công việc được hoàn thành mọi lúc mọi nơi.
An toàn thông tin, tối đa bảo mật
Vấn đề quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp cần lưu ý khi đưa các dữ liệu lên hệ thống trực tuyến là cần đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. Phần mềm quản lý cần được áp dụng các phương thức bảo mật, tiêu chuẩn an toàn thông tin hiện đại để tối đa bảo mật, tránh bị rò rỉ thông tin và các dữ liệu quan trọng.
Linh hoạt trên đa nền tảng
Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý khác nhau. Trong đó hệ thống cũng được xây dựng, cài đặt theo nhiều cách thức. Những phần mềm này có thể chỉ được triển khai một phần, hay phân chia theo nhiều vai trò, lợi ích khác nhau. Thậm chí có nhiều ứng dụng chỉ hoạt động được khi nhân viên có mặt tại văn phòng thì mới được truy cập và làm việc. Doanh nghiệp có thể bảo vệ được dữ liệu, thông tin trên hệ thống. Tuy nhiên, điều này khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian cũng như nguồn lực vì còn rất nhiều hạn chế.
Để thuận tiện hơn, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý tổng thể, tất cả thông tin đều được thống nhất, đồng bộ đưa lên phần mềm thông minh. Tức là, tất cả dữ liệu đều phải được lưu trữ dưới dạng điện toán đám mây. Chỉ cần sử dụng internet để đăng nhập sử dụng. Đặc biệt, chúng phải tương thích với càng nhiều thiết bị di động (lap top, máy tính bảng, mobile, PC,…) và hệ điều hành (iOS, Android) càng tốt.
Khi ấy, doanh nghiệp và cả nhân viên dễ dàng truy cập, nắm bắt công việc, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hay báo cáo,… ở mọi lúc mọi nơi. Luồng thông tin và dữ liệu trên phần mềm sẽ được tự động nhắc nhở và truyền tới đúng đối tượng cần quan tâm. Họ có thể dễ dàng mở ra đọc dù có ở văn phòng hay không.
>>> Như vậy, những tiêu chí trên chính là chìa khóa vàng để doanh nghiệp tìm kiếm một phần mềm quản lý hiệu quả. Đây chính là yếu tố then chốt giúp cho doanh nghiệp, tổ chức có một “trợ lý” thông minh mọi lúc mọi nơi.
2. Phần mềm được sử dụng để Quản lý doanh nghiệp nhiều nhất hiện nay
Hiện nay có rất nhiều phần mềm Quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay. Tuy nhiên chúng có đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí cần có của một phần mềm Quản lý hay không? Chúng tôi gợi ý cho doanh nghiệp, tổ chức bộ ba phần mềm Quản lý nằm trong hệ thống digiiMS – đây là hệ thống tích hợp được gần như các yêu cầu, chức năng mà mọi doanh nghiệp cần.
Với bộ 3 phần mềm sau:
- Đánh giá Năng lực digiiCAT
- Quản lý Công việc, KPI, OKR digiiTeamW
- Quản lý Tài năng digiiTalent
Hệ thống phần mềm này đang là giải pháp số 1 được hơn 100 doanh nghiệp sử dụng và hơn 115.000 lượt nhân sự được đánh giá. Phần mềm cho phép quản lý doanh nghiệp với mọi quy mô và ngành nghề khác nhau.
Các giải pháp nổi bật mà digiiMS cung cấp bao gồm:
Đánh giá Năng lực digiiCAT
- digiiCAT giúp thiết kế Từ điển năng lực trên cơ sở dữ liệu sẵn có theo ngành/lĩnh vực và thiết lập linh hoạt các nhóm năng lực, năng lực.
- Phần mềm cho phép thiết kế khung năng lực cho từng vị trí, thiết lập điểm tối thiểu và kỳ vọng với mỗi năng lực.
- Tài khoản Admin có thể thiết lập chức danh được đánh giá, người đánh giá và được đánh giá trong từng đợt, quy ước tính điểm và lựa chọn loại hình đánh giá đa dạng.
- Người đánh giá có thể trực tiếp đánh giá nhân sự được phân công hoặc ủy quyền cho nhân sự khác đánh giá.
- Phân quyền các vai trò đánh giá hay giám sát quá trình đánh giá
- Phần mềm tự động thiết lập các báo cáo (theo nhóm năng lực, năng lực, hồ sơ năng lực…) sau khi hoàn tất mỗi đợt đánh giá.
- Báo cáo trực quan, sinh động. Dễ dàng xuất file để lưu trữ và sử dụng như đầu vào của các công tác quản trị khác.
- Phần mềm sử dụng dữ liệu cơ cấu, chức danh từ các module khác như digiiHRI
Quản lý công việc, KPI, OKR digiiTeamW
- Thiết kế linh hoạt, giúp DN sử dụng quản lý OKR, KPI, công việc hoặc quản lý dự án.
- Dễ dàng thể hiện các thành phần của các hệ thống nói trên, như O và KR hay Mục tiêu – Chỉ tiêu KPI các cấp
- Thể hiện các hoạt động được phân cấp hay Work-breakdown Structure trong quản lý dự án.
- Phản ánh đầy đủ các thành phần để giúp doanh nghiệp lập và theo dõi mục tiêu – kế hoạch (5W2H) như Ai, Làm gì, Khi nào, Ở đâu, Với ai, Như thế nào, Hết bao nhiêu tiền (Who, do What, When, Where, With Whom, How và How much).
- Dễ dàng phân bổ mục tiêu, chỉ tiêu, hoạt động cho bộ phận, dự án hay cá nhân
- Gán trọng số cho các thành phần; phương pháp gán trọng số đơn giản và linh hoạt
- Thanh trạng thái thể hiện tiến độ thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu
- Phản ánh kết quả đánh giá theo thang 10 như OKR hay đo lường trực tiếp như KPI
- Báo cáo và dashboard trực quan, sinh động
- Dê dàng tương tác với các thành viên nhóm về quá trình thực hiện các chỉ tiêu hay công việc
- Tích hợp với các phần mềm khác để tự động cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu
- Tích hợp các cảnh báo đa dạng như báo chỉ tiêu chưa nhập liệu, cảnh báo bộ phận/nhân sự có mức độ hoàn thành thấp, cảnh báo chỉ tiêu quá hạn…
Quản lý tài năng digiiTalent
- Được thiết kế đơn giản, rõ ràng, hướng tới sự linh hoạt dễ sử dụng cho người dùng, phần mềm cho phép doanh nghiệp tự điền ngưỡng để định nghĩa mức độ đáp ứng năng lực theo đặc thù. Chúng ta có thể đánh giá kết quả thực hiện công việc cũng như mức độ đánh giá năng lực
- Doanh nghiệp có thể tự nhập dữ liệu kết quả công việc và mức độ đáp ứng năng lực của từng nhân viên
- Hệ thống sẽ tự động đưa ra các nhận định với từng nhân sự và đưa ra khuyến nghị đối với đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp một cách rõ ràng, nhanh chóng và minh bạch. Hệ thống phần mềm có thể đưa ra các nhận định tài năng như: nhân viên cốt lõi, lãnh đạo tương lai, triển vọng,….từ đó đưa ra khuyến nghị về việc đào tạo, bổ nhiệm hoặc thậm chí dừng sử dụng nhân viên này
- digiiTalent có hệ thống báo cáo chuyên sâu, rõ ràng, dễ hiểu. Hệ thống báo cáo phân tích, dự báo tự động được thiết lập , hỗ trợ nhà quản trị để đưa ra các khyến nghị về nhân sự, lập kế hoạch và điều chỉnh chính sách.
- Khi đã nhập dữ liệu của từng nhân viên vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động tạo báo cáo. Báo cáo này giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định bao nhiêu nhân viên thuộc các nhóm Bổ nhiệm, Đào tạo nâng cao năng lực hay cân nhắc dừng sử dụng. Đồng thời hệ thống sẽ tự tạo ra Mô hình 9 hộp tài năng và với tên nhân viên ở vị trí phù hợp trong từng hộp.
3. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm vào Quản lý doanh nghiệp
- Quản lý tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp tập trung trực tuyến: Phần mềm giúp nhà quản lý, quản lý tất cả các nghiệp vụ – hoạt động trong doanh nghiệp như: quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý nội bộ doanh nghiệp, quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng… Trong mỗi nghiệp vụ lại có các hoạt động nhỏ hơn như quản lý hoạt động xuất nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý công nợ… tập trung trên một hệ thống trực tuyến.
- Tiết kiệm chi phí, thời gian: Tối ưu thời gian xử lý công việc, tự động hóa một số tác vụ trong công việc và tăng hiệu suất, thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự
- Nền tảng để doanh nghiệp thực hiện số hóa, chuyển đổi số: Ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản trị doanh nghiệp được xem là bước đầu cho việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp, là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và ứng dụng những phân hệ nhỏ như quản trị nội bộ trước, sau đó khi nhận thấy phần mềm phù hợp với doanh nghiệp thì sử dụng đầy đủ các phân hệ.
- Tạo môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp: Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Ngoài những lợi ích cụ thể rõ ràng trên, ứng dụng phần mềm trong quản trị doanh nghiệp còn giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, loại bỏ những quy trình quản lý thủ công, cồng kềnh. Thay vì sử dụng Excel, ứng dụng Chat thì doanh nghiệp chỉ cần sử dụng 1 phần mềm quản trị chuyên biệt.
4. Tại sao bộ 3 Phần mềm này lại phổ biến nhất hiện nay
Với tất cả những tính năng nêu trên, hiện nay bộ 3 Phần mềm thông minh được coi là phần mềm đứng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Đây có thể là lựa chọn số 1 dành cho nhà lãnh đạo đang tìm kiếm giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể. Bởi đã có tới hơn 115.000 nhân sự được đánh giá trên toàn quốc đã lựa chọn tin dùng phần mềm thuộc hệ thống digiiMS. Đồng thời khi sử dụng bộ 3 Phần mềm thông minh này sẽ tạo ra được chuỗi liên kết đánh giá để từ đó tìm ra được những tài năng, những nhân viên thực sự đạt hiệu suất công việc tốt và từ đó tạo lập lên kế hoạch cũng như mục tiêu để phát triển hơn nữa những nguồn lực mà doanh nghiệp hiện đang có
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý doanh nghiệp tại Fanpage.
Tìm hiểu thêm về Hệ sinh thái phần mềm digiiMS
