Mô hình SECI – Vòng quay tri thức của Nonaka & Takeuchi

Hai loại tri thức trong mô hình SECI

Mô hình SECI (Socialization – Externalization – Combination – Internalization) tập trung vào quá trình chuyển đổi giữa hai loại tri thức chính để tạo ra giá trị trong doanh nghiệp:

Tri thức ẩn (Tacit Knowledge)

• Là loại tri thức dựa trên kinh nghiệm cá nhân, thường khó diễn đạt thành từ ngữ hoặc văn bản.
• Tri thức ẩn chủ yếu được học qua thực hành, quan sát và tương tác thay vì đọc tài liệu hay nghe giảng. Ví dụ:
  • Kỹ năng lãnh đạo.
  • Cảm nhận thị trường và ra quyết định trong kinh doanh.
  • Khả năng sáng tạo trong thiết kế sản phẩm.
  • Kinh nghiệm xử lý tình huống trong dịch vụ khách hàng.

Tri thức hiện (Explicit Knowledge)

• Là loại tri thức có thể dễ dàng ghi chép, lưu trữ và truyền đạt dưới dạng văn bản, hình ảnh, quy trình hoặc dữ liệu.
• Tri thức hiện thường được lưu trữ trong tài liệu hướng dẫn, báo cáo, sách vở, phần mềm quản lý tri thức. Ví dụ:
  • Hướng dẫn sử dụng sản phẩm.
  • Tài liệu đào tạo nhân viên.
  • Báo cáo phân tích thị trường.
  • Sơ đồ quy trình làm việc trong doanh nghiệp.

Sự chuyển đổi giữa hai loại tri thức

Mô hình SECI mô tả cách tri thức ẩn và tri thức hiện được chuyển đổi qua lại liên tục. Điều này hướng đến tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Ví dụ, kinh nghiệm cá nhân của nhân viên (tri thức ẩn) có thể được tổng hợp thành tài liệu hướng dẫn (tri thức hiện). Sau đó, nhân viên khác học hỏi từ tài liệu này để tích lũy kinh nghiệm cho bản thân.

🔹 Tri thức ẩn → Tri thức hiện: Một nhân viên giỏi bán hàng chia sẻ kinh nghiệm của mình bằng cách viết tài liệu hướng dẫn.
🔹 Tri thức hiện → Tri thức ẩn: Một nhân viên mới đọc tài liệu hướng dẫn và sau đó áp dụng vào thực tế để rèn luyện kỹ năng.

👉 Bằng cách luân chuyển liên tục giữa hai loại tri thức này, doanh nghiệp có thể phát triển và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Tại sao mô hình SECI lại quan trọng?

Mô hình SECI đóng vai trò quan trọng trong quản lý tri thức. Nó giúp doanh nghiệp tạo ra, chia sẻ và ứng dụng tri thức hiệu quả. Dưới đây là những lý do chính:

Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo trong tổ chức

• Quá trình chuyển đổi giữa tri thức ẩn và tri thức hiện giúp nhân viên dễ dàng học hỏi từ kinh nghiệm của nhau.
• Khi tri thức được chia sẻ, doanh nghiệp có thể khuyến khích sáng tạo. Từ đây tiếp tục cải tiến quy trình và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.
• Ví dụ: Một nhân viên kỹ thuật có kinh nghiệm giải quyết sự cố máy móc (tri thức ẩn) chia sẻ phương pháp này qua tài liệu đào tạo (tri thức hiện). Mục đích cuối cùng là giúp công ty cải tiến quy trình bảo trì.

Giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ tri thức hiệu quả

• Tri thức cá nhân nếu không được hệ thống hóa có thể bị thất thoát. Đặc biệt là khi nhân viên rời đi.
• SECI giúp biến kinh nghiệm cá nhân thành tài sản chung của doanh nghiệp. Như vậy sẽ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát tri thức.
• Ví dụ: Một doanh nghiệp phần mềm lưu trữ hướng dẫn lập trình, quy trình làm việc trên hệ thống nội bộ. Như vậy sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc. Thêm vào đó là việc tối ưu được thời gian, không cần đào tạo trực tiếp.

Tăng năng suất và hiệu suất làm việc

• Khi nhân viên dễ dàng truy cập và học hỏi tri thức, họ có thể làm việc hiệu quả hơn, hạn chế sai sót.
• Quy trình chia sẻ tri thức giúp công việc được thực hiện nhanh chóng.
• Ví dụ: Một công ty cung cấp dịch vụ khách hàng xây dựng tài liệu hướng dẫn cách xử lý các tình huống thường gặp. Tài liệu này giúp nhân viên giải quyết vấn đề nhanh hơn. Từ đây sẽ cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Cải thiện năng lực nhân viên

• Nhân viên có thể học hỏi từ tri thức tổ chức, nâng cao kỹ năng và phát triển chuyên môn nhanh hơn.
• Khi tri thức cá nhân được ghi chép và chia sẻ rộng rãi, tổ chức sẽ có một hệ thống đào tạo nội bộ mạnh mẽ, giúp nhân viên liên tục phát triển.
• Ví dụ: Một công ty tổ chức hội thảo nội bộ, nơi nhân viên chia sẻ kinh nghiệm thực tế về quản lý dự án, giúp cả nhóm học hỏi và nâng cao kỹ năng.

Bốn giai đoạn của mô hình SECI

Mô hình SECI gồm 4 giai đoạn. Từng giai đoạn đều có những điểm khác biệt riêng.

Socialization (Xã hội hóa – Chuyển đổi từ tri thức ẩn sang tri thức ẩn)

Khái niệm

• Đây là quá trình chia sẻ tri thức ẩn thông qua quan sát, giao tiếp và làm việc thực tế. Đặc biệt quá trình này không cần tài liệu hay văn bản hướng dẫn. Tri thức được truyền đạt thông qua trải nghiệm thực tế, học việc, hoặc hướng dẫn trực tiếp từ người có kinh nghiệm.
• Quá trình này thường diễn ra trong môi trường làm việc. Đặc biệt là khi nhân viên mới học hỏi kỹ năng từ những người có kinh nghiệm hơn.

Cách thức diễn ra Socialization

• Học qua quan sát: Nhân viên mới theo dõi cách đồng nghiệp thực hiện công việc.
• Học qua thực hành: Thực hiện công việc trực tiếp dưới sự hướng dẫn của người có kinh nghiệm.
• Học qua giao tiếp: Trao đổi ý tưởng, kinh nghiệm thông qua các cuộc trò chuyện, thảo luận nhóm.

Externalization (Ngoại hóa – Chuyển đổi từ tri thức ẩn sang tri thức hiện)

Khái niệm

• Externalization là quá trình chuyển đổi tri thức ẩn (kinh nghiệm, hiểu biết cá nhân) thành tri thức hiện (tài liệu, hướng dẫn, báo cáo, sơ đồ, bài giảng).
• Giúp tri thức cá nhân có thể chia sẻ rộng rãi, không chỉ giới hạn ở một người hay một nhóm nhỏ.
• Đây là bước quan trọng để chuẩn hóa tri thức, giúp tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả.

Cách thức thực hiện Externalization

• Viết tài liệu hướng dẫn để chia sẻ kinh nghiệm.
• Xây dựng quy trình, sơ đồ để giúp người khác dễ hiểu và làm theo.
• Ghi chép lại kinh nghiệm thực tế thành bài giảng, báo cáo hoặc video đào tạo.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, minh họa cụ thể để truyền tải tri thức dễ dàng hơn.

Combination (Kết hợp – Chuyển đổi từ tri thức hiện sang tri thức hiện)

Khái niệm

• Combination là quá trình thu thập, sắp xếp, hệ thống hóa và kết hợp các nguồn tri thức hiện có để tạo ra tri thức mới, có giá trị cao hơn.
• Quá trình này giúp doanh nghiệp tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, phân tích dữ liệu và đưa ra chiến lược hoặc giải pháp tối ưu.
• Thường được thực hiện thông qua báo cáo, hệ thống quản lý tri thức, phần mềm dữ liệu, và công cụ phân tích.

Cách thức thực hiện Combination

• Tổng hợp tài liệu, báo cáo từ nhiều nguồn để đưa ra chiến lược hoặc giải pháp mới.
• Tạo hệ thống dữ liệu tập trung giúp tổ chức dễ dàng tra cứu và sử dụng thông tin.
• Kết hợp kiến thức từ nhiều lĩnh vực để phát triển sản phẩm, dịch vụ hoặc chiến lược kinh doanh.
• Áp dụng công nghệ và công cụ phân tích để xử lý dữ liệu và đưa ra quyết định chính xác.

Internalization (Nội hóa – Chuyển đổi từ tri thức hiện sang tri thức ẩn)

Khái niệm

• Internalization là quá trình biến tri thức hiện (tài liệu, hướng dẫn, quy trình) thành tri thức ẩn. Quá trình này sẽ hình thành thông qua trải nghiệm thực tế.
• Khi nhân viên học tập từ sách vở, tài liệu, khóa đào tạo và sau đó áp dụng vào công việc thực tế, họ dần biến tri thức đó thành kinh nghiệm cá nhân.
• Đây là giai đoạn học hỏi – thực hành – đúc kết kinh nghiệm, giúp cá nhân nâng cao kỹ năng và sáng tạo trong công việc.

Cách thức thực hiện Internalization

• Học từ tài liệu, giáo trình, hướng dẫn và thực hành thực tế.
• Tham gia đào tạo, hội thảo và áp dụng kiến thức vào công việc.
• Lặp lại quy trình làm việc, rút kinh nghiệm và cải tiến phương pháp cá nhân.
• Tạo ra cách làm việc riêng, dựa trên kiến thức đã học và kinh nghiệm cá nhân.

Toyota và mô hình SECI

Toyota là một trong những công ty áp dụng mô hình SECI thành công nhất. Mục đích giúp họ xây dựng hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing). Đồng thời, duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành công nghiệp ô tô.

Socialization (Xã hội hóa – Chuyển đổi từ tri thức ẩn sang tri thức ẩn)

• Tại Toyota, nhân viên mới không chỉ học lý thuyết mà còn quan sát, tương tác và thực hành trực tiếp với các kỹ sư và công nhân kỳ cựu.
• Hệ thống Gemba Walk khuyến khích lãnh đạo xuống nhà máy để học hỏi thực tế từ nhân viên sản xuất.
• Các nhóm làm việc thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi kinh nghiệm (Kaizen meetings) để chia sẻ các vấn đề và giải pháp cải tiến.

Externalization (Ngoại hóa – Chuyển đổi từ tri thức ẩn sang tri thức hiện)

• Những cải tiến từ kinh nghiệm thực tế được hệ thống hóa thành hướng dẫn vận hành tiêu chuẩn (Standard Operating Procedures – SOPs) và tài liệu hóa trong hệ thống Toyota Production System (TPS).
• Nhân viên được khuyến khích ghi chép lại những vấn đề phát sinh và cách giải quyết. Định hướng giúp biến tri thức cá nhân thành tài sản chung của công ty.

Combination (Kết hợp – Chuyển đổi từ tri thức hiện sang tri thức hiện)

• Toyota liên tục thu thập dữ liệu từ các bộ phận sản xuất, kinh doanh và khách hàng để cải tiến quy trình làm việc.
• Các tài liệu SOPs được kết hợp với công nghệ và dữ liệu phân tích. Mục đích để tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thiểu lãng phí theo triết lý Just-in-Time (JIT).
• Công ty tổng hợp báo cáo từ nhiều nhà máy trên toàn cầu để đưa ra chiến lược sản xuất và phân phối tối ưu.

Internalization (Nội hóa – Chuyển đổi từ tri thức hiện sang tri thức ẩn)

• Nhân viên đọc tài liệu, tham gia đào tạo về TPS, sau đó áp dụng vào thực tế làm việc.
• Sau khi thực hành, họ tự đúc kết kinh nghiệm và sáng tạo các phương pháp cải tiến mới, góp phần phát triển thêm hệ thống sản xuất của Toyota.
• Nhờ quá trình nội hóa liên tục, Toyota duy trì được văn hóa Kaizen (Cải tiến liên tục), giúp công ty không ngừng phát triển.

Kết quả của việc áp dụng mô hình SECI tại Toyota

• Tăng hiệu suất sản xuất, giảm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Cải thiện khả năng quản lý tri thức
• Giúp nhân viên mới học hỏi nhanh hơn và tiếp tục cải tiến quy trình.
• Duy trì lợi thế cạnh tranh, khi mọi cải tiến đều được chia sẻ và phát triển thành tri thức chung.

👉 Toyota đã chứng minh rằng mô hình SECI không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Nó còn tạo ra một nền văn hóa học tập liên tục. Không những như vậy, SECI đã giúp công ty phát triển bền vững trong suốt nhiều thập kỷ.

Mô hình PESO là gì? Các thành tố chính trong mô hình

Mô hình SCQA – Tối ưu hóa giao tiếp và giải quyết vấn đề