fbpx

Top 3 giải pháp chấm công phổ biến hiện nay – Ưu nhược điểm?

Hướng dẫn cơ bản về cổng thông tin nhân sự
Hướng dẫn cơ bản về cổng thông tin nhân sự – digiiPortal- ooc.vn
02/11/2020
Thông báo tuyển dụng: NHÂN VIÊN KINH DOANH
Thông báo tuyển dụng: NHÂN VIÊN KINH DOANH
17/11/2020
Show all
Top 3 giải pháp chấm công phổ biến hiện nay - Ưu nhược điểm?

Top 3 giải pháp chấm công phổ biến hiện nay - Ưu nhược điểm?

Hiện nay, “giải pháp chấm công” không còn trở nên xa lạ trong mắt các nhà quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, quản lý nhân sự chưa bao giờ là công việc đơn giản. Đặc biệt khi số lượng người lao động vượt quá tầm kiểm soát. Với những DN có trên 50 nhân sự, hay những doanh nghiệp sản xuất, quản lý nhân sự thủ công không còn hiệu quả.

Nhà quản lý dù có ” 3 đầu 6 tay” cũng không thể quản lý giờ giấc đi làm của mỗi nhân viên mỗi ngày. Trong khi đó, họ có vô vàn những công việc quan trọng khác cần thực hiện. Đó chính là lý do các giải pháp chấm công ra đời. Dưới đây là tổng hợp 3 giải pháp chấm công phổ biến hiện nay cũng như ưu nhược điểm của nó. 

Giải pháp chấm công là gì? 

Hiểu đơn giản, giải pháp chấm công là thiết bị thu thập thời gian check in và check out của người lao động. Chúng lưu lại thời gian làm việc của họ: đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép,…Từ đó, nhà quản lý dễ dàng thực hiện công việc tính lương, trợ cấp chính xác, nhanh chóng và công bằng. Chấm công online giúp tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu công việc và giấy tờ không cần thiết. Từ đó, tính minh bạch trong tổ chức cũng trở nên rõ ràng, hạn chế xảy ra trường hợp gian lận, tính sai. 

Là nhân viên, ai cũng sẽ có những lần lao đao để chấm công kịp giờ

Là nhân viên, ai cũng sẽ có những lần lao đao để chấm công kịp giờ

Top 3 giải pháp chấm công phổ biến nhất

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ là sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã id riêng. Mỗi id của thẻ sẽ có thông tin của nhân viên. Mỗi thẻ này sẽ được cấp cho 1 cá nhân người lao động. Doanh nghiệp sẽ sử dụng một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Mỗi khi quẹt thẻ qua máy đọc, thông tin về id của nhân sự sẽ lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ.

Sử dụng thẻ chấm công sẽ có một số ưu nhược điểm dưới đây:

* Ưu điểm

  • Đa phần các dòng máy chấm công hiện nay có thiết kế khá đơn giản và gọn nhẹ. Do đó, chúng không đòi hỏi hay tiêu tốn nhiều diện tích lắp đặt.
  • So với giải pháp chấm công bằng vân tay, sử dụng thẻ từ có độ nhạy bén tốt hơn. Ngoại trừ các trường hợp hỏng máy, thì đa phần việc xác nhận thông tin chỉ diễn ra từ 1s đến 2s
  • Bộ nhớ lưu trữ của các dòng thẻ từ cũng cao hơn so với các dòng máy khác
  • Chấm công bằng thẻ từ không bị tác động bởi thời tiết, môi trường, ngành nghề hay lĩnh vực công việc.

* Nhược điểm

Ưu điểm là thế, nhưng sử dụng thẻ từ cũng bị hạn chế bởi một số nhược điểm dưới đây:

  • Trường hợp nhân viên làm mất hay thẻ hỏng hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, nhân sự sẽ phải đợi một thời gian làm thẻ mới.
  • Trường hợp nhân viên nhờ chấm công hộ sẽ xảy ra ở một số trường hợp. Do đó, nhà quản lý luôn phải quán triệt vấn đề này.
Giải pháp chấm công bằng thẻ từ

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ

Giải pháp chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động. Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy. Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy. Hiện nay có 2 loại máy chấm công vân tay phổ biến:

  • Máy chấm công sử dụng cảm biến quang. Loại này sử dụng công nghệ quang học để lấy mẫu vân tay. Ưu điểm của nó là giá thành rẻ nhưng có thiết kế tương đối cồng kềnh và dày dặn.
  • Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung. Loại này sử dụng đế cảm biến điện dung tích hợp các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập dữ liệu về dấu vân tay. Ưu điểm của loại máy này là vân tay giả khó qua mặt được nó. Tuy nhiên, chi phí mua tương đối cao.

* Ưu điểm:

  • Mỗi nhân viên bắt buộc phải tự mình thực hiện chấm công. Do đó, trường hợp chấm công hộ hoàn toàn không thể xảy ra
  • Dữ liệu thu về luôn luôn chính xác và ở mức khách quan tốt nhất.
  • Không một ai có thể vào thay đổi được thông tin, dữ liệu bởi máy có hệ thống phân quyền rõ ràng
  • Giảm thiểu rắc rối đi kèm vì không phải mang thẻ mỗi ngày đến chỗ làm.
  • Dữ liệu sẽ được thiết lập tự động tải về máy chủ của trụ sở chính nếu doanh nghiệp có nhiều cơ quan, phòng ban

* Nhược điểm:

  • Thời gian chấm công sẽ lâu hơn. Nó phải so sánh hình ảnh của vân tay vừa nhận với những hình ảnh đã tồn tại để xem có trùng khớp hay không.
  • Khi đặt vân tay, nếu nhân viên không chú ý có thể đặt sai vị trí so với lúc đăng ký. Vì thế sẽ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến những người phía sau
  • Môi trường làm việc và ngành nghề hoạt động cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của thiết bị

Lưu ý và cách khắc phục:

  • Khi đặt vân tay cần chú ý đặt thật chuẩn xác
  • Tránh hiện tượng tay bị ướt. Điều này không những khiến độ nhạy của vân tay thấp hơn mà còn gây nên nguy hiểm
Giải pháp chấm công bằng vân tay (ảnh: sưu tầm)

Giải pháp chấm công bằng vân tay (ảnh: sưu tầm)

Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt ( Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên.

Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động.

* Ưu điểm:

  • Tình trạng chấm công hộ là hoàn toàn không thể xảy ra. Không ai có thể thay đổi thay đổi khuôn mặt để giống với người khác
  • Phương pháp này đảm bảo chính xác tuyệt đối, tránh gian lận và công bằng. Do đó, nhân viên phải tuân thủ những nội quy và quy định mà doanh nghiệp đã đề ra.
  • Người lao động không cầnmang thẻ bên mình. Không có trường hợp tay ướt khiến vân tay không nhạy
  • Giải pháp này áp dụng rộng rãi với nhiều mô hình quản lý khác nhau như: nhân viên tại văn phòng, nhà máy,… Thậm chí, các trường học cũng đang áp dụng hình thức này.
  • Tính bảo mật: Chấm công bằng khuôn mặt tránh được tình trạng người lạ làm giả thẻ để xâm nhập vào doanh nghiệp. Từ đó, tính an toàn và bảo mật được đảm bảo gần như tối đa.
  • Chấm công khuôn mặt giúp nhân viên không phải trở về nhà để lấy thẻ từ trong trường hợp bỏ quên hoặc thẻ bị hư hỏng.
  • Khả năng hoạt động linh hoạt: Chấm công khuôn mặt có thể thực hiện dễ dàng. Chỉ cần không che mặt, không đeo khẩu trang thì thao tác thực hiện nhanh chóng. 
  • Khả năng hoạt động ổn định: Chấm công khuôn mặt không yêu cầu nhân viên phải chạm vào máy. Do đó, khi chấm vân tay liên tục của nhiều người có thể khiến phần đầu quét vân tay bị mờ, hỏng hóc.
  • Chip xử lý hiện đại: Nhận diện khuôn mặt là phương pháp tiên tiến hơn so với quét vân tay. Do đó, máy chấm công khuôn mặt cũng có bộ xử lý hiện đại và mạnh mẽ hơn.

*Nhược điểm:

  • Tốc độ xử lý tương đối chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay hay thẻ từ.
  • Giá thành khá cao, cao hơn so với các dòng máy chấm công thông thường cùng phân khúc.
Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Đọc thêm: Quản lý nhân sự 4.0: Cơ hội lớn, thách thức lớn

Các tiêu chí khi lựa chọn giải pháp chấm công 

Số lượng nhân sự, ngành nghề kinh doanh

Tùy thuộc vào số lượng nhân sự, lĩnh vực kinh doanh để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp chấm công phù hợp nhất. Ví dụ: 

  • Các doanh nghiệp sản xuất với lượng nhân sự quá đông, chấm công bằng thẻ từ có lẽ là lựa chọn hàng đầu. Bởi vì khi đó, cái họ cần là sự nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. 
  • Các doanh nghiệp, phòng ban làm việc với tính bảo mật cao thì chấm công khuôn mặt được ưu tiên nhiều hơn
  • Doanh nghiệp với số nhân sự vừa phải, mô hình hẹp thì chấm công bằng vân tay khá hợp lý

Chi phí 

Chi phí là một trong những lý do hàng đầu khi quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Khi chi phí hợp lý đi kèm với lợi ích tốt thì lựa chọn cũng càng cao.

Tuổi thọ sản phẩm, tính hư hỏng

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp dựa theo tuổi thọ của nó. Với lượng nhân sự quá đông, khi một thiết bị hỏng hóc sẽ dẫn đến rất nhiều hệ quả xấu. Họ phải thay mới, tiến hành kết nối lại từ đầu, thậm chí là mất hết dữ liệu

Khả năng tích hợp với phần mềm tính lương

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm tính lương để trả lương cho nhân viên. Và lúc này, các giải pháp chấm công phải có khả năng tích hợp với phần mềm. Khi đó, công việc kiểm tra ngày công cho đến tính toán lương bổng sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều. 

Phần mềm tính lương digiiC&B của OOC là một trong những giải pháp tính lương được đánh giá cao. digiiC&B có tính năng phân tích ngày công, chủ động giúp nhà quản lý tính toán chi phí với từng nhân sự. 

Top 10 phần mềm chấm công phổ biến nhất hiện nay

Phần mềm chấm công iAccess

iAccess là sản phẩm của Công ty Cổ phần Ứng dụng Công nghệ Truyền thông CTC.  Các chức năng chính bao gồm:

  • Bảng chấm công
    Dữ liệu truy cập chi tiết 
  • Báo cáo chuyên cần 
  • Quản lý danh sách nhân viên và dữ liệu khuôn mặt
  • Quản lý phòng ban
  • Thiết lập tham số hoạt động của hệ thống 

iAcess thuộc bộ giải pháp toàn diện Eagle Vision – giải pháp an ninh sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo.  iAcess có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp như phần mềm tính lương.

Phần mềm chấm công iAccess

Phần mềm chấm công iAccess

Phần mềm chấm công Wise Eyes

Wise Eye là một thương hiệu máy chấm công vân tay & khuôn mặt có tặng kèm phần mềm chấm công miễn phí. Đây là một trong những thương hiệu lâu đời nhất tại Việt Nam. Ưu điểm của Wise Eyes là hoạt động hiệu quả trên máy chấm công Ronald Jack. Tuy nhiên, cách thiết kế của Wise Eyes tương đối cũ và nhiều tính năng vẫn chưa được tối ưu hoá như các phần mềm hiện nay. 

Phần mềm chấm công Wise Eyes

Phần mềm chấm công Wise Eyes

Phần mềm chấm công Mitaco

Phần mềm chấm công Mitapro là một trong những phần mềm chấm công đầu tiên tại Việt Nam. Mitapro hoạt động đáp ứng các nhu cầu tính công ở mức cơ bản hiện nay. Tuy nhiên, các máy chấm công phiên bản mới như nhận diện hình ảnh hay thẻ mới… đều khó đồng bộ trên Mitaco.

Phần mềm Mitaco

Phần mềm Mitaco

Phần mềm chấm công Paradise

Phần mềm chấm công Paradise có các chức năng cơ bản như quản lý nhân viên, quản lý tiền lương, chế độ tăng ca, nghỉ việc, theo dõi chấm công,… Parasie hoạt động tương đối ổn định với tốc độ xử lý tốt. Paradise tương thích tốt với các máy chấm công có dung lượng 15,7MB. 

Phần mềm chấm công Paradise

Phần mềm chấm công Paradise

Phần mềm chấm công FTA

Phần mềm chấm công FTA có thể tương thích nhiều loại máy chấm công khác nhau. Phần mềm có  giao diện đơn giản, dễ dàng tương tác khi sử dụng.

Phần mềm chấm công FTA

Tanca – phần mềm chấm công trực tuyến

Tanca cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự, trong đó có phần mềm chấm công. Phần mềm chấm công tanca có thể chạy trên nền tảng online và offline. Tanca hỗ trợ xem dữ liệu chấm công trên điện thoại. Do đó, tanca cực kỳ phù hợp với các đại lý phân phối. Là ứng dụng trực tuyến nên bạn chỉ cần có tài khoản là có thể vào xem được. Phần mềm chấm công Tanca có thể đọc dữ liệu chấm công tại tất cả các máy chấm công.

Phần mềm chấm công tanca

Phần mềm chấm công tanca

Phần mềm chấm công TimeSOFT

Phần mềm chấm công  TimeSOFT hỗ trợ nhập và lưu các thông tin của nhân viên: Họ tên, sinh nhật, địa chỉ, số điện thoại,… TimeSOFT sử dụng với máy chấm công dạng như thẻ từ, khuôn mặt và dấu vân tay,… TimeSOFT giúp chủ doanh nghiệp rất nhiều khi quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự.

Giao diện quản lý thông tin nhân viên

Giao diện quản lý thông tin nhân viên

Phần mềm chấm công vân tay HRAD

Phần mềm chấn công vân tay HRAD có thể kết nối được với tất cả các mấy chấm công trên thị trường hiện nay. Điểm trừ của HRAD là giao diện khá khó sử dụng, tương đối rối mắt. 

Giao diện phần mềm chấm công HRAD

Giao diện phần mềm chấm công HRAD

Phần mềm chấm công trên điện thoại Logicbuy Software

Phần mềm chấm công Logicbuy Software có giao diện rất dễ dùng. Do đó,  Logicbuy Software  phù hợp với với các dòng máy chấm công hiện nay. Điểm đặc biệt của Logicbuy Software là  quản lý nhân sự ngay trên điện thoại di động. Các báo cáo tính lương của phần mềm chấm công  Logicbuy Software có nhiều bảng báo cáo chấm công phù hợp với yêu cầu của từng công ty.

Phần mềm chấm công Logicbuy Software có thể tích hợp được với 1 phần mềm nữa: quản lý nhân sự, phần mềm kế toán,…

Phần mềm chấm công Logicbuy Software có thể tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán,…

Phần mềm chấm công Wisami

Phần mềm chấm công Wisami  phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là nhà máy, nhà hàng,… Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với hình thức chấm công đa dạng. Wisami hỗ trợ tự động tính công, nghỉ phép, số giờ làm thêm,… và lưu trữ hồ sơ nhân viên trực tuyến. 

Phần mềm chấm công Wisami

Phần mềm chấm công Wisami

Trên đây là một số chia sẻ của OOC về phần mềm chấm công. Hy vọng các doanh nghiệp sẽ lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất. 

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

 

//]]>