Tích hợp phần mềm tính lương và giải pháp chấm công

Last updated on 26/05/2023

Trên thực tế, tích hợp giải pháp chấm công với phần mềm tính lương sẽ tác động lớn đến ngân sách và mức độ quản lý nhân viên của doanh nghiệp

Đối với nhiều nhà quản trị, việc quản lý thời gian và sự tham gia của nhân viên đối với tổ chức là một nhiệm vụ tối quan trọng và tốn nhiều thời gian. Hiện nay, không ít công ty sử dụng các hệ thống riêng biệt, không tích hợp theo dõi và quản lý thời gian. Do đó, việc trả lương thường xuyên gặp phải tình trạng chậm deadline, kém hiệu quả cùng với những chi phí đi kèm ngày càng gia tăng. 

Những nhược điểm khi theo dõi thời gian thủ công

Chấm công theo phương pháp thủ công với các chức năng tách biệt với tính lương thì khả năng xảy ra sai sót tương đối cao. Ví dụ, nhân viên sử dụng hệ thống chấm công trên giấy tờ có thể quên hoàn thành bảng chấm công của họ trước thời hạn, và sau đó dễ dàng mắc lỗi khi vội vàng nộp đúng giờ. Tình trạng không nhớ chính xác thời gian đi làm, thời gian nghỉ trưa hoặc thời gian chính xác họ đi trong ngày luôn luôn xảy ra.

Điều này mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp không trả lương cho nhân viên tương đương với thời gian họ làm việc. Do đó, tình trạng khiếu nại thường xuyên của người lao động không thể không tránh khỏi. Đôi khi, doanh nghiệp còn xảy ra tình trạng  trả lương quá cao cho người lao động, trong khi trên thực tế, năng suất làm việc không tương ứng. Các vấn đề xoay quanh tiền lương có thể tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên, từ đó có thể ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc.

Sử dụng các hệ thống khác nhau để theo dõi thời gian và nhiệm vụ nhân sự khác

Khi bộ phận nhân sự sử dụng phần mềm để theo dõi các nhiệm vụ nhân sự khác nhau, không ngoại trừ trường hợp các hệ thống khác nhau có thể khiến công việc việc kém hiệu quả, thậm chí tăng chi phí. 

Ví dụ: một công ty mua 1 gói phần mềm xử lý bảng lương, nhưng phần mềm đó không tích hợp với phần mềm chấm công hay các công cụ khác. Khi một nhân viên thay đổi địa chỉ sinh sống, địa chỉ có thể được xử lý trong một hệ thống nhưng không được xử lý trong một hệ thống khác, dẫn đến tiền lương được gửi đến địa chỉ sinh sống cũ.  Bên cạnh đó, người làm nhân sự dễ dàng cảm thấy chán nản  khi phải nhập thông tin vào nhiều hệ thống khác nhau nhiều lần và phải tìm và sửa lỗi nhiều lần.

Lợi ích khi tích hợp phần mềm tính với giải pháp chấm công

Phần mềm tính lương và giải pháp chấm công được tích hợp có thể đảm bảo rằng các thông tin về nhân sự nhất quán trên toàn bộ hệ thống. Thông tin được cập nhật tự động, giảm bớt khối lượng công việc cho nhà quản lý nhân sự khi phải thay đổi đầu vào nhiều lần trong các hệ thống công việc khác nhau.

Khi các hệ thống tích hợp tự động hóa, hệ thống làm việc có thể đạt hiệu quả tối đa. Ví dụ, phần mềm chấm công có thể thu thập, theo dõi và quản lý giờ làm việc của nhân viên. Từ đó là cơ sở để tính và trả lương vào cuối tháng. Dữ liệu được phân tích theo thời gian thực, cho phép người quản lý xem xét và phê duyệt thời gian của nhân viên để xử lý bảng lương với hiệu quả và độ chính xác cao hơn. Nhà quản lý nhân sự không cần tới đống giấy tờ chấm công lộn xộn và dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn. 

Các hệ thống chấm công có thể theo dõi thời gian làm việc của nhân viên như: 

• Dải từ hoặc mã vạch trên thẻ công ty của nhân viên.
• Thông tin sinh trắc học (không còn trường hợp thẻ từ bị mất, tình trạng chấm công hộ) 
• Số lần đăng nhập và đăng xuất tại máy tính cá nhân của nhân viên.

Một số lợi ích cốt lõi bổ sung của hệ thống chấm công tự động bao gồm:

Quản lý lực lượng lao động hiệu quả

Các giải pháp chấm công giúp tăng hiệu quả, đáp ứng các mục tiêu sản xuất và quản lý chi phí. Bảng điều khiển phân tích cho phép người quản lý xem xét dữ liệu theo thời gian, tìm kiếm các cơ hội để làm việc hiệu quả hơn và giải quyết các vấn đề có thể làm mất năng suất. Các giải pháp tích hợp cho phép người quản lý đưa ra quyết định hiệu quả hơn với tất cả dữ liệu có sẵn trong tay.

Giảm thiểu giấy tờ

Không thể phủ nhận rằng: cắt giảm thủ tục, giấy tờ rất có lợi cho người sử dụng lao động và lực lượng lao động. Khi phần mềm tính lương tích hợp giải pháp chấm công, nhà quản lý không còn phải in bảng chấm công ra giấy hay nhập dữ liệu theo phương pháp thủ công. Với dữ liệu được tự động tích hợp, nhân viên nhân sự có thể tự động tính toán và xử lý bảng lương. Tiên tiến hơn, tiền lương có thể được rút tự động từ tài khoản ngân hàng của công ty và gửi trực tiếp vào tài khoản nhân viên tương ứng. Tất cả hồ sơ cũng có thể được tích hợp tự động vào cổng thông tin cá nhân của nhân viên, cho phép người lao động truy cập ngay vào hồ sơ bảng lương và giảm nhu cầu kiểm tra giấy tờ thực tế.

Giải phóng  nhà quản lý và nhân viên nhân sự khỏi các công việc hành chính lặp lại

Tích hợp phần mềm tính lương và chấm công sẽ giảm bớt sự giám sát của nhân viên nhân sự với những công việc hành chính tốn nhiều thời gian. Bên cạnh đó, các thông tin từ biểu mẫu thuế, dữ liệu hay đánh giá hiệu suất chỉ cần nhập một lần. Bằng cách này, nhân viên nhân sự có thể tập trung hơn vào các hoạt động chiến lược như cách để tuyển dụng và giữ chân những nhân viên có giá trị.

Bảo vệ khỏi các tuyên bố không tuân thủ

Hệ thống chấm công có thể giúp doanh nghiệp tự bảo vệ mình trước những tuyên bố không tuân thủ luật doanh nghiệp (giờ làm). Ví dụ: tùy thuộc vào luật và quy định hiện hành của mỗi quốc gia và doanh nghiệp, nhân viên sẽ số giờ tối đa được phép nghỉ tại mỗi thời điểm. 

Phần mềm chấm công có thể cho phép người quản lý đặt thông báo và cảnh báo về các xung đột trong lịch trình. Ngoài ra, nhà quản lý có thể quản lý thời gian làm thêm giờ để tuân thủ các nguyên tắc của chính phủ, hợp đồng và công ty về việc lên lịch và lương thưởng. Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn bị kiểm toán vì các cáo buộc vi phạm tiền lương và giờ làm, độ chính xác của dữ liệu được tạo ra thông qua hệ thống tính lương tích hợp có thể giúp tạo thuận lợi cho quá trình kiểm toán.

Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Lên lịch trình và xử lý các yêu cầu về thời gian nghỉ là những yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng của lực lượng lao động. Khi sự hài lòng của nhân viên tăng lên, thì các vấn đề như doanh thu có thể giảm tương đối đáng kể. Vì sác công ty cung cấp cho họ đủ thời gian để tối đa hóa thu nhập, đồng thời đủ linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu nghỉ ngơi thúc đẩy trải nghiệm mong muốn của nhân viên. Với các hệ thống chấm công, nhà quản lý có thể nhanh chóng xem xét, phê duyệt hoặc giải quyết các yêu cầu như vậy, cũng như quản lý sự vắng mặt theo kế hoạch để giảm thiểu sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Các đánh giá của nhân viên hay chế độ tăng lương có thể có tác động đáng kể đến sự hài lòng của nhân viên. Các cảnh báo tự động trong hệ thống tích hợp có thể thông báo cho nhân viên nhân sự về các ngày kỷ niệm sắp tới như sinh viên, ngày đủ điều kiện nhận phúc lợi và các cột mốc quan trọng khác. Khi các đánh giá hoặc tăng lương được nhập vào hồ sơ của nhân viên, một hệ thống tích hợp có thể tự động cập nhật mức lương của nhân viên, cho phép việc tăng lương có hiệu lực ngay lập tức. Khi HR có công cụ để thực hiện các hành động này nhanh chóng, nhân viên có thể cảm thấy được trân trọng và hài lòng hơn trong công việc.

Tăng cường quyền truy cập và bảo mật dữ liệu

Việc hợp lý hóa việc nhập dữ liệu cũng có thể giúp tăng tính chính xác và bảo mật của thông tin bảng lương. Càng ít người được ủy quyền nhập thông tin và truy cập hệ thống, dữ liệu càng có nhiều khả năng chính xác hơn, hạn chế khả năng xảy ra các thay đổi trái phép hoặc thông tin không tương thích trên các nền tảng khác nhau. Điều này cuối cùng có thể giúp ngăn ngừa các lỗi tốn kém và tiết kiệm thời gian và tiền bạc để sửa những điểm không chính xác.

Giao diện tích hợp cũng giúp cải thiện bảo mật dữ liệu, vì hệ thống tính lương và phúc lợi nhân sự chứa thông tin công ty và nhân viên rất nhạy cảm, chẳng hạn như số lương và số an sinh xã hội. Bằng cách tích hợp các hệ thống này vào một nền tảng nhân sự bảo mật cao, bạn có thể giúp giảm nguy cơ vi phạm dữ liệu. Bằng cách giảm số lượng điểm truy cập vào hệ thống thông qua một nền tảng tích hợp và loại bỏ các hệ thống khác nhau, doanh nghiệp có thể giảm cơ hội cho các tin tặc nội bộ hoặc bên ngoài truy cập trái phép vào các thông tin nhạy cảm.

Giải pháp chấm công như một phần của giải pháp nhân sự và tính lương tích hợp

Khi thông tin về bảng lương và nhân sự cùng có sẵn trên một giao diện duy nhất, các tính năng tự phục vụ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Nhân viên nhân sự có thể đăng nhập vào hệ thống và nhanh chóng truy cập thông tin về bảng lương, thời gian nghỉ phép, ốm đau, các khoản khấu trừ thuế và phúc lợi hiện hành. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng tìm thấy các câu trả lời cơ bản về nhân sự. Từ đó thúc đẩy sự hài lòng, giảm lượng thời gian tập trung vào các công việc kém quan trọng. 

Tích hợp phần mềm chấm công và tính lương cho phép nhà quản lý nhân sự dễ dàng truy cập thông tin nhân viên theo yêu cầu, tiết kiệm thời gian và cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt. Các nhà quản lý cũng có thể cảm thấy tự tin rằng thông tin họ đang xem là chính xác và được cập nhật liên tục. 

Đừng để các quy trình theo dõi thời gian lỗi thời, thủ công hoặc riêng biệt kéo giảm năng suất của doanh nghiệp. Hệ thống tính lương được tích hợp hoàn toàn với giải pháp chấm công sẽ quản lý hiệu quả  quy trình nhân sự đồng thời giảm thiểu các công việc kém hiệu quả nội bộ.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC