Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn theo dõi thời gian làm việc của nhân sự theo phương pháp thủ công. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng như vậy, hãy yên tâm rằng bạn không cô đơn. Tuy nhiên, để DN hoạt động hiệu quả hơn và tránh các vấn đề phổ biến liên quan đến báo cáo thời gian lỗi thời, phần mềm chấm công online chính là giải pháp hoàn hảo.
Hệ thống chấm công trực tuyến hay phần mềm chấm công online là một giải pháp dựa trên đám mây có thể thu thập thông tin của nhân viên, chẳng hạn như thời điểm họ bắt đầu và kết thúc ca làm việc, giờ nghỉ giải lao, ngày nghỉ. Dưới đây là 10 lợi ích mà hệ thống chấm công trực tuyến có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công thu thập các thông tin đi làm của từng nhân viên để người lãnh đạo có thể quản lý được tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm chấm công còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian chấm công nhân viên. Đặc biệt những bảng tính lương mà phần mềm chấm công đưa ra rất chính xác và minh bạch.
10 lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công online
Loại bỏ trộm thời gian
Nếu hiện tại doanh nghiệp đang phụ thuộc vào bảng giấy chấm công hoặc hệ thống tính thời gian lỗi thời, doanh nghiệp dễ dàng gặp rủi ro đáng kể về việc bị đánh cắp thời gian. Trong một tổ chức đông nhân sự, không phải ai cũng thực sự có ý thức. Có những người đi làm không đúng giờ, nhưng họ không thừa nhận điều này. Nhà quản trị nhân sự cũng không phải lúc nào cũng kiểm soát được tính trung thực của nhân sự. Những “trộm thời gian” này khiến tổ chức trở nên lộn xộn với những quy tắc thường bị bỏ quên. Do đó, với hệ thống chấm công trực tuyến, bạn có thể tự bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khỏi các bảng chấm công không chính xác, hỗn độn.
Tiết kiệm thời gian
Trên thực tế, việc thu thập thời gian làm việc của nhân viên theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và năng lượng. Thử tượng tưởng, chúng ta phải hỏi từng nhân viên về thời gian đi làm mỗi ngày, hoặc thu thập thông tin qua các bảng tích công cuối tháng. Mặc dù công cụ excel có thể hỗ trợ, nhưng một phần nào đó cũng mất nhiều thời gian. Bằng cách nâng cấp lên hệ thống chấm công trực tuyến, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên nhân sự, cũng như cải thiện tốc độ làm việc của họ.
Giảm rủi ro bị mất bảng chấm công
Việc nhân viên hay nhà quản lý đánh mất bảng chấm công hoàn toàn có thể xảy ra. File lưu trữ trên máy tính dễ dàng bị mất khi lỡ tay xóa, vi rút xâm nhập hay máy tính cài lại win nhưng không sao lưu dữ liệu. Khi đó, hệ thống chấm công trực tuyến được lưu trữ trên đám mây giúp dữ liệu được cất giữ an toàn và luôn trong tình trạng có thể truy cập được. Nó cũng giúp việc theo dõi các thay đổi trong dữ liệu thời gian dễ dàng hơn.
Cải thiện thói quen của nhân viên
Ngay cả khi bạn có những nhân viên tuyệt vời, một số người trong số họ nhất định có lúc sẽ đến muộn, về sớm hoặc nghỉ phép vì lý do cá nhân. Thói quen là thứ khó bỏ, do đó, hãy tạo cho nhân viên thói quen chấm công khi họ bước vào hay bước ra công ty. Mặc dù bạn không thể kiểm soát mọi việc mà nhân viên của mình làm, nhưng hệ thống chấm công trực tuyến có thể giảm thiểu những thói quen xấu này, giúp họ tự giác hơn khi làm việc.
Tăng cường độ chính xác
Chấm công thủ công là nỗ lực của những người làm nhân sự. Do đó, việc tính lương hoàn toàn có khả năng mắc lỗi ở mọi thời điểm hay quy trình, bất kể họ có tỉ mỉ đến đâu. Xét cho cùng, thật khó để ghi lại những chữ viết tay lộn xộn và tin tưởng nhân viên theo dõi chính xác thời gian của họ. Bằng cách đầu tư vào hệ thống chấm công trực tuyến, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác của dữ liệu bảng chấm công.
Duy trì sự tuân thủ
Có vô số điều khoản liên quan đến luật lao động mà doanh nghiệp có trách nhiệm tuân thủ, như: thời gian đi làm là 8 tiếng/ngày. Các giải pháp chấm công thủ công có thể khiến việc tuân thủ các quy định này trở thành một thách thức. Không phải ai cũng đi làm đúng giờ và thành thật về sai lầm của mình. Do đó, các hệ thống chấm công trực tuyến thực sự có hiệu lực.
Bảo vệ doanh nghiệp và người lao động trước những tranh chấp
Nhiều vụ kiện xảy ra khi nhân viên khởi kiện người sử dụng lao động của họ vì không được trả lương công bằng. Với hệ thống chấm công trực tuyến, những tranh chấp này sẽ giảm thiểu một phần nào đó dựa trên số giờ công thực tế mà nhân sự đi làm
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Mặc dù doanh nghiệp có thể gặp phải một số phản đối từ nhân viên khi ban đầu cố gắng áp dụng hệ thống chấm công trực tuyến, nhưng chắc chắn nhân viên sẽ hài lòng hơn theo thời gian. Thời đại 4.0, tất cả mọi người đều hiểu rằng công nghệ đã trở thành người đồng hành không thể thiểu. Không còn những chu trình chấm công phức tạp trên giấy, hệ thống chấm công online giảm bớt giấy tờ lằng nhằng. Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn với quá trình làm việc tinh gọn, và sử dụng nó như công việc quen thuộc mỗi khi đi làm.
Gia tăng sự bình đẳng của nhân viên
Khi những nhân viên chăm chỉ đi làm đúng giờ và họ được biết rằng một số đồng nghiệp của họ đến muộn, nghỉ trưa lâu hay về nhà bất cứ khi nào họ cảm thấy thích, tinh thần của những “con ong chăm chỉ” có thể đi xuống. Phần mềm chấm công online có thể giảm thiểu vấn đề này và tăng tính bình đẳng của nhân viên.
Tăng khả năng sinh lời
Nếu mục tiêu của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi, việc theo dõi thời gian của nhân viên một cách chính xác thông qua hệ thống chấm công trực tuyến là điều cần thiết. Nó có thể giúp bạn phân tích chất lượng và năng suất của họ để doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận. Với những nhân viên đi làm không đủ giờ quy định và chất lượng không tốt, doanh nghiệp sẽ có biện pháp để điều chỉnh hoặc thay thế.
Đọc thêm: Tích hợp phần mềm tính lương và giải pháp chấm công – sẽ ra sao?
Các phần mềm chấm công phổ biến hiện nay
Phần mềm chấm công iAccess
Phần mềm chấm công iAccess có các chức năng quản lý chấm công hữu ích, bao gồm:
- Bảng chấm công
- Dữ liệu truy cập chi tiết
- Báo cáo chuyên cần
- Quản lý danh sách nhân viên và dữ liệu khuôn mặt
- Quản lý phòng ban
- Thiết lập tham số hoạt động của hệ thống
iAcess thuộc bộ giải pháp toàn diện Eagle Vision – giải pháp an ninh sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo. iAcess có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp như phần mềm tính lương
Đọc thêm: Tại sao nên tích hợp phần mềm chấm công iAccess với phần mềm tính lương của OOC?
Phần mềm chấm công trực tuyến Tanca
Phần mềm chấm công tanca hoạt động trên 2 nền tảng linh hoạt: online và offline. Tanca cung cấp các giải pháp chấm công toàn diện. Hầu hết mọi doanh nghiệp với hình thức kinh doanh khác nhau đều có thể sử dụng. Bên cạnh đó, Tanca có thể đọc dữ liệu chấm công tại hầu hết các dòng máy chấm công hiện nay.
Phần mềm chấm công Paradise
Paradise là phần mềm chấm công hoạt động tương đối ổn định. Vì hoạt động tương đối đơn giản nên phần mềm ít có lỗi phát sinh. Tính năng của Paradise là quản lý nhân viên, tiền lương, chế độ tăng ca, nghỉ việc, theo dõi chấm công,… Phần mềm chấm công Paradise tương thích tốt nhất với cho các máy chấm công có dung lượng 15,7MB.
Với phần mềm chấm công Paradise, mọi thao tác gần như xử lý tự động. Chỉ khi cần yêu cầu xác nhận thì người dùng mới cần thao tác trên phần mềm. Phần mềm chấm công Paradise được thiết kế theo lưu đồ công việc. Chỉ cần theo đúng trình tự trên lưu đồ, sử dụng phần mềm vô cùng đơn giản.
Phần mềm chấm công Mitaco
Mitapro là một trong những phần mềm chấm công đầu tiền tại Việt Nam. Tuy nhiên, cũng vì điều này mà phần mềm Mitaco chỉ đáp ứng được các nhu cầu tính công ở mức cơ bản. Điểm cộng của phần mềm là cài đặt dễ dàng và nhanh chóng chỉ vài lượt click. Bên canh đó, Mitaco tương thích với hầu hết tất cả các hệ điều hành Window hiện nay.
Phần mềm chấm công TimeSOFT
Phần mềm chấm công TimeSOFT tương thích với hầu hết máy chấm công như thẻ từ, khuôn mặt và dấu vân tay,… Phần mêm TimeSOFT có các tính năng nổi bật như:
- Chức năng lưu trữ thông tin nhân viên
- Quản lý dữ liệu chấm công
- Chức năng tìm kiếm nhanh
- Báo cáo chức năng check-in
- Quản lý danh sách ca làm việc
- Quản lý ca làm việc của nhân viên
- Quản lý chi nhánh
- Quản lý lịch sử nhân viên đi làm
- Quản lý thiết bị kết nối với phần mềm
- Chức năng xuất file báo cáo chấm công
Phần mềm chấm công vân tay HRAD
Phần mềm chấm công tính lương HRAD tương thích với hầu hết tất cả các loại máy chấm công vân tay hiện nay. HRAD còn hỗ trợ doanh nghiệp tính lương với chi phí hợp lý . Phần mềm chấm công HRAD hỗ trợ tìm kiếm nhanh, truy vấn thông tin từ các bảng liên kết.
Phần mềm chấm công trên điện thoại Logicbuy Software
Phần mềm chấm công Logicbuy Software có giao diện rất dễ dùng. Với ngôn ngữ Tiếng Việt nên thao tác tương đối dễ dàng. Bên cạnh đó, phù hợp với hầu hết các dòng máy chấm công hiện nay. Phần mềm chấm công Logicbuy Software có thể hoạt động trên nền tảng điện thoại di động. Các báo cáo tính lương của Logicbuy Software tương đối phù hợp với yêu cầu của nhiều công ty.
Phần mềm chấm công Wisami
Phần mềm chấm công Wisami phù hợp nhất với các nhà máy, nhà hàng,… Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tự động tính công, nghỉ phép, số giờ làm thêm,… và lưu trữ hồ sơ nhân viên trực tuyến.
Tính năng của Phần mềm chấm công Wisami là:
- Giải phóng khỏi giấy tờ, nhập liệu thủ công
- Quản lý từ xa
- Cập nhật theo thời gian thực
- Số hóa dữ liệu nhân sự
Các giải pháp chấm công phổ biến nhất hiện nay
Chấm công bằng máy chấm công thẻ từ
Máy chấm công bằng thẻ sử dụng thẻ từ cảm ứng (RFID) để xác định thời gian làm việc của nhân viên. Thiết bị này sẽ phân tích mã số mà thiết bị đọc được trên thẻ. Sau đó, nó sẽ xác định thông tin cá nhân của người vừa thực hiện chấm công là đúng hay sai?
Ưu điểm:
- Chấm công nhanh chóng, ít lỗi xảy ra
- Không bị các yếu tố thời tiết làm ảnh hưởng
Nhược điểm:
- Dễ xảy ra tình trạng chấm công hộ
- Nếu thẻ bị gãy, mất thì mất thời gian làm lại
Chấm công bằng máy chấm công nhận diện vân tay
Đây là công cụ xác định thời gian làm việc của nhân viên bằng cách nhận dạng dấu vân tay. Thiết bị này áp dụng các thuật toán xử lý hình ảnh. Từ đó nó sẽ xác định các dấu hiệu riêng biệt để so sánh giữa dấu vân tay này với dấu vân tay khác.
Ưu điểm:
- Chấm công chính xác, không xảy ra trình trạng chấm công hộ
Nhược điểm:
- Chấm công khó khăn nếu tay bị ướt
Chấm công bằng máy chấm công nhận diện khuôn mặt
Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt tương đối giống với máy chấm công bằng vân tay. Tuy nhiên, điểm khác biệt là thay vì vân tay thì sẽ nhận diện bằng khuôn mặt.
Đây là hình thức chấm công áp dụng công nghệ AI nhận dạng khuôn mặt. Hình thức này có tính bảo mật cao, dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong công ty.
Ưu điểm:
- Chấm công chính xác, không xảy ra trình trạng chấm công hộ
- Phù hợp với những công việc đòi hỏi danh tính cao
Nhược điểm:
- Không sợ tay ướt, không sợ gãy thẻ
Trên đây là một số chia sẻ của OOC về phần mềm chấm công và các giải pháp chấm công. Hy vọng các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm phù hợp với chi phí hợp lý nhất!
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
