Giao việc hay quản lý công việc là gì?
Giao việc là tạo ra, giao và quản lý một nhiệm vụ trong suốt vòng đời nhiệm vụ đó. Nó bao gồm lập kế hoạch, giao việc, theo dõi và báo cáo. Giao việc có thể giúp đạt được mục tiêu của cá nhân, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp và chia sẻ kiến thức về việc đạt được mục tiêu công việc chung. Các nhiệm vụ cũng được phân biệt bởi tính phức tạp, từ thấp đến cao.
Như vậy, giao việc hiệu quả đòi hỏi quản lý các khía cạnh của nhiệm vụ, bao gồm trạng thái công việc, mức độ ưu tiên, thời gian, nhân lực, tài lực, tần suất lặp lại, độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, các cảnh báo… Những yêu tố này có thể coi là những hoạt động cơ bản của quản lý công việc. Giao việc có thể thực hiện thông qua các phần mềm giao việc.
Giao việc có thể thực hiện như một phần của quản lý dự án và quản lý quy trình, và có thể hoạt động như nền tảng quả của quản lý quy trình trong doanh nghiệp. Các nhà quản lý dự án gắn với quản lý theo hướng công việc có lịch trình dự án chi tiết và cập nhật, và thường có vai trò quan trọng trọng việc định hướng thành viên nhóm và hoàn thành mục tiêu dự án.
Các bước giao việc
Giao việc bao gồm những bước cơ bản:
- Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện. Và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
- Giao việc đó cho nhân sự cấp dưới hoặc bản thân
- Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
- Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc
Bất kể cho dù bạn đang điều hành doanh nghiệp hay thậm chí làm việc cho chính mình thì việc sử dụng phần mềm quản lý giao việc để quản lý danh sách việc cần làm của bạn là điều vô cùng cần thiết. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp bạn có nhiều deadline phải hoàn thành và việc phải quản lý các công việc ưu tiên sẽ trở thành một thách thức khi số lượng deadline của bạn tăng lên.
May mắn rằng phần mềm dành riêng cho quản lý giao việc, giúp dễ dàng ưu tiên, sắp xếp thời hạn và giúp bạn đảm bảo được tất cả những công việc này. Điều này sẽ làm khả năng quản lý các nhiệm vụ phức tạp được cải thiện, đặc biệt là đối với các dự án riêng lẻ với những yêu cầu phức tạp, cũng như để xử lý những dự án có đặc thù riêng. Dưới đây là những phần mềm quản lý tác vụ tốt nhất giúp quản lý công việc dễ dàng.
5 phần mềm giao việc phổ biến
1.Centrallo
Nếu bạn là người thường xuyên bỏ lỡ nhiều điều xảy ra, bạn chắc chắn nên tìm hiểu về Centrallo. Phần mềm này được mô tả như một ứng dụng tổ chức đơn giản và khá dễ sử dụng. Mục đích và khẩu hiệu của phần mềm này là “nắm bắt mọi thứ cuộc sống trong cuộc sống bạn”.
Phần mềm có một cơ sở khá tốt và chắc chắn để giúp bạn đạt được điều này. Với Centrallo, bạn có thể tạo ghi chú, checklist tùy ý và chia sẻ chúng riêng tư hoặc công khai.
Bạn cũng có thể thêm ảnh, video, ghi chú thoại vào danh sách và lưu trữ trong mục ghi nhớ. Bằng cách này bạn sẽ không bỏ lỡ bất kì điều gì hay bất kì deadline quan trọng nào. Ngoài ra, phần mềm có khả năng làm việc nhóm với nhiều thành viên qua một cổng thông tin chung. Hơn nữa, bạn có thể chỉnh sửa danh sách bằng điện thoại hoặc máy tính bảng trong khi di chuyển. Bằng cách đó, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kì tác vụ công việc nào.
2.Easynote
Easynote là một công cụ phần mềm quản lý giao việc dễ sử dụng có giá cả khá phải chăng. Nó cung cấp cho bạn các công cụ để tạo, phân công và theo dõi các nhiệm vụ. Mục tiêu của phần mềm là quản lý công việc hàng ngày của người dùng và doanh nghiệp. Phần mềm có thể sắp xếp mọi thứ từ danh sách mua sắm đến các dự án đa nền tảng.
Về tính năng, phần mềm cho phép bạn cộng tác trên các tác vụ và chia sẻ tệp. Bạn có thể đặt giờ deadline, nhiệm vụ, báo thức và nhắc nhở. Ngoài ra, cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp và yêu cầu sửa đổi về nhiệm vụ. Hơn nữa, nếu bạn có kế hoạch sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp của mình, bạn sẽ không cần phải mất thời gian và công sức để đào tạo, nó sẽ tự hoạt động một cách chuyên nghiệp và trơn tru,
Easynote tuyên bố rằng phần mềm quản lý công việc này được sử dụng bởi hàng chục ngàn người và các công ty trên toàn cầu, bao gồm các tập đoàn lớn như Samsung, Yamaha, Siemens, Barclays, Unicef và Pfizer.
3.Trello
Khi nói đến phần mềm quản lý giao việc, Trello chắc chắn là một trong những dịch vụ phổ biến và được biết đến rộng rãi nhất trên thị trường. Có sẵn trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động, ứng dụng cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ cá nhân và chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý tác vụ này sẽ giúp bạn liệt kê các công việc như bài tập về nhà, danh sách mua sắm và các dự án làm việc.
Giao diện thân thiện dựa trên các bảng mà bạn tạo để sắp xếp công việc phải làm. Bạn có thể phân loại chúng dựa trên chủ đề và nhiệm vụ. Sau đó cùng đồng nghiệp, bạn bè và thành viên gia đình bổ sung checklist hay hoàn thành nhiệm vụ.
Sau khi tạo bảng, bạn có thể tạo các nhiệm vụ và giao chúng cho những người khác nhau. Từ đây, có thể nhận xét hoặc nhận phản hồi để đảm bảo nắm rõ lịch trình công việc. Ngoài ra, bạn cũng có tùy chọn để thêm ảnh, video và tệp và xem danh sách trong lịch công tác để theo dõi deadline một cách thuận tiện nhất.
4.Monday.com
Nếu bạn muốn có một phần mềm quản lý giao việc mà hoạt động trơn tru và nhuần nhuyễn với các nhóm kinh doanh của bạn, Monday.com sẽ là một sự lựa chọn đáng chú ý. Phần mềm quản lý công việc này có một phần mềm năng suất được định hướng trực quan hơn. Nó cho phép quản lý ủy thác nhiệm vụ và theo dõi từng bước các thành viên thực hiện.
Ngoài ra, bạn có thể tạo danh sách công việc, chia sẻ tệp và liên lạc với đồng nghiệp. Phần mềm quản lý công việc này cung cấp những quan điểm khá sâu sắc về các dự án. Nó cho phép bạn chỉnh sửa những chi tiết quan trọng như trạng thái chủ sở hữu, mức độ ưu tiên và thời gian dự án. Hơn nữa, chức năng trò chuyện cho phép thảo luận và cập nhật công việc với từng thành viên.
5. Phần mềm KPI digiiTeamW
digiiTeamW là phần mềm KPI?
Đúng, digiiTeamW là một phần mềm KPI đúng nghĩa, với đầy đủ các chức năng thông thường như tạo mục tiêu, tạo chỉ tiêu, trọng số, công thức tính, phân giao cho các bộ phận… Phần mềm cũng cho phép nhà quản lý xem các báo cáo, KPI dashboard, xếp hạng KPI hay bản đồ chiến lược.
digiiTeamW được phát triển trên cơ sở kế thừa và cải tiến những hạn chế của phần mềm digiiKPI do OOC xây dựng.
digiiTeamW là phần mềm OKR?
Đúng, digiiTeamW cũng là một phần mềm OKR. Cơ chế linh hoạt cho phép người dùng tạo Mục tiêu (O) và Kết quả then chốt (KR) theo các cấp độ và quản lý việc thực hiện các mục tiêu/kết quả then chốt này. Kết quả được tính theo % hoàn thành – một cải tiến từ cơ chế tính theo thang 0-1 hoặc thang 10 truyền thống.
digiiTeamW cũng hỗ trợ mạnh nhu cầu trao đổi trong quá trình thực hiện các mục tiêu, KR thông qua các công cụ chat, comments theo ngữ cảnh. digiiTeamW hỗ trợ cơ chế giao mục tiêu linh hoạt theo cơ cấu tổ chức hoặc theo team dự án – một đặc thù của phương pháp OKR.
Quản lý dự án?
Đúng, Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW có thể sử dụng như một công cụ quản lý dự án với các thành phần cơ bản như 5W2H: Ai, Làm gì, Với ai, Khi nào, (Ở đâu), Như thế nào và Cần bao nhiêu nguồn lực.
digiiTeamW được thiết kế hoàn toàn tương thích với Work Break-down Structure, cho phép người quản lý dự án (hay mục tiêu) có thể chia nhỏ mục tiêu theo WBS và giao cho nhân sự trong team.
Giao việc và quản lý công việc?
Đương nhiên, Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW hoàn toàn có thể sử dụng như một phần mềm giao việc và quản lý công việc. Nhà quản lý có thể tạo đầu việc, giao việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Cộng tác và quản lý nhóm làm việc từ xa?
Đúng. Cộng tác chính là một trong những tính năng quan trọng của digiiTeamW. Nhờ các công cụ cộng tác theo ngữ cảnh của mục tiêu/công việc, digiiTeamW cung cấp một nền tảng cộng tác trực tuyến giữa các thành viên trong một bộ phận hoặc nhóm – cùng thực hiện một mục tiêu.
Điều này giúp các thành viên nhóm dễ dàng trao đổi những vấn đề trong quá trình thực hiện mà không cần dùng đến các công cụ chat bên ngoài như Zalo, Viber vốn dễ bị trôi thông tin theo thời gian. Việc bảo mật cũng vì thế mà tốt hơn.
Trong bối cảnh dãn cách xã hội như hiện nay, làm việc tại nhà là điều không thể tránh khỏi. digiiTeamW chắc chắn sẽ giúp các doanh nghiệp hay ngay cả các nhóm làm việc dễ dàng phối hợp và hỗ trợ nhau trong công việc, đảm bảo kết quả tốt hơn.
Tính năng chính của Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW
- Tạo mục tiêu/chỉ tiêu/đầu việc
- Thiết lập trọng số mục tiêu, chỉ tiêu hay đầu việc
- Thiết lập công thức tính toán và quy đổi kết quả
- Phân công mục tiêu, chỉ tiêu hay giao việc cho bộ phận hay nhân sự tương ứng
- Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
- Tự động hóa phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng)
- Theo dõi quá trình thực hiện
- Cập nhật trạng thái thực hiện
- Cập nhật kết quả chỉ tiêu hay công việc
- Đánh giá kết quả
- Duyệt kết quả đánh giá
- Xếp hạng bộ phận/nhân sự theo kết quả thực hiện
- Báo cáo kết quả
- Dashboard
- Hỗ trợ tương tác trong bộ phận hoặc team dự án cùng thực hiện một mục tiêu
- Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm
- Cơ chế nhập liệu linh hoạt – nhập tay, import Excel hoặc tích hợp
- Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng
6. Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM
digiiPM là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý… Phần mềm quản lý dự án digiiPM có những tính năng chính:
Lập kế hoạch dự án
Phần mềm digiiPM được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án theo nguyên tắc 5W2H, giúp trưởng dự án nắm bắt toàn diện các bối cảnh của dự án. Ngoài việc xác định mục tiêu được xác định ban đầu, phần mềm digiiPM hỗ trợ giám sát và báo cáo loại công việc, tiến độ từng dự án, nhân sự, chi phí, … Giao diện đơn giản theo 5W2H giúp tối ưu hiển thị tới người dùng, cho trải nghiệm dễ dàng, thân thiện khi phải quản lý cùng lúc nhiều dự án. Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cũng cung cấp các giao diện khác như GANTT chart hoặc Kanban giúp người dùng có nhiều lựa chọn hiển thị kế hoạch dự án tùy theo mục tiêu quản lý.
Quản lý tiến độ hoạt động dự án
Tình hình tiến độ dự án sẽ luôn được phần mềm digiiPM ghi nhận và báo cáo real-time theo lượt update. Dựa vào những lần cập nhật tiến độ cho từng đầu việc phần mềm có thể cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc đó. Trưởng dự án có thể dựa vào các con số phần trăm để đánh giá mức độ đúng hẹn của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày bắt đầu và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn. Kết hợp với trọng số của từng dự án, phần mềm kết luận về mức độ rủi ro mà cả team phải đối mặt khi không hoàn thành đúng deadline.
Quản lý chất lượng và khối lượng của dự án
Phần mềm cho phép nhập số kế hoạch và kết quả hoàn thành khối lượng công việc theo từng dự án. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo.
Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…).
Theo dõi nhân sự dự án
Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm cập nhật đơn vị đảm nhận dự án, cá nhân thực hiện công việc. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc. Hơn thế nữa, nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt nhanh số lượng công việc mỗi nhân viên đang đảm nhận. Số lượng và chất lượng dự án/ công việc của mỗi thành viên trong team sẽ được thống kê và báo cáo trên phần mềm. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.
Quản lý chi phí dự án
Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.
Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm
Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ngoài ra, các thao tác nhập liệu cũng được tối giản để nhập liệu trực hoặc import theo file mẫu. Tùy vào mức độ quan trọng, người thiết lập có thể chọn các nội dung được hiển thị trên bảng tin. Có thể thiết lập thời gian chạy tự động (bắt đầu, kết thúc), tốc độ chạy bảng tin.
Dashboard đa dạng, báo cáo nhanh
digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM. Người trưởng nhóm hoàn toàn có thể nắm được bức tranh toàn cảnh cũng như từng khía cạnh của dự án. Ngoài ra, các báo có thể xuất file dưới dạng excel, pdf, phục vụ cho công tác tổng kết, đóng dự án.
