Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt, KPI đã trở thành công cụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp đo lường, đánh giá và định hướng phát triển chiến lược. Tuy nhiên, triển khai KPI thành công không phải điều dễ dàng. Việc lựa chọn phương thức triển khai phù hợp đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả dài hạn của hệ thống KPI. Bài viết này sẽ đưa bạn khám phá 4 phương thức triển khai KPI phổ biến nhất tại doanh nghiệp hiện nay, từ phương thức tiết kiệm chi phí nhất đến giải pháp toàn diện nhưng đòi hỏi sự đầu tư. Hãy cùng phân tích từng phương thức để tìm ra lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Tự xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI + triển khai thủ công bằng hệ thống file Excel
Phương thức đầu tiên và phổ biến nhất là doanh nghiệp tự xây dựng và triển khai hệ thống KPI thông qua các công cụ thủ công như Excel.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào phần mềm hoặc thuê tư vấn, chỉ cần sử dụng các nguồn lực nội bộ.
- Nhanh chóng: Nếu doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự am hiểu về KPI, quá trình xây dựng có thể hoàn thành trong thời gian ngắn.
Nhược điểm:
- Nhân sự nội bộ có thể thiếu cái nhìn toàn cảnh, đầy đủ về KPI, dẫn đến xây dựng bộ chỉ tiêu KPI sai bản chất hoặc mất đi những tính chất cần có của chỉ tiêu. Lựa chọn chỉ tiêu và thiết lập chỉ tiêu không phù hợp dân đến bộ chỉ tiêu khó đánh giá hoặc không mang tính phân loại (đa số đều đạt loại xuất sắc…)
- Tham quá nhiều chỉ tiêu dẫn đến đánh giá mất thời gian và không khả thi. Thời gian triển khai thực tế có thể kéo dài do loay hoay điều chỉnh, thay đổi
- Không có công cụ ghi nhận, theo dõi, đánh giá phù hợp dẫn đến việc sử dụng file excel – khó bảo mật, khó phân quyền và khó tổng hợp thành hệ thống, dẫn đến quá trình sử dụng lâu dài không hiệu quả và không khả thi
Phương thức này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu đo lường đơn giản và có nguồn lực tài chính hạn chế. Tuy nhiên, trong dài hạn, việc duy trì và theo dõi dữ liệu KPI thủ công có thể khiến quá trình này trở nên nặng nề và kém hiệu quả.
Tư vấn xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI + triển khai thủ công bằng hệ thống file Excel
Một cách tiếp cận khác là thuê dịch vụ tư vấn để xây dựng hệ thống KPI, sau đó triển khai thủ công thông qua Excel. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm cơ bản và đảm bảo hệ thống KPI được thiết kế chuẩn mực ngay từ đầu.
Ưu điểm:
- Chuyên nghiệp và bài bản: Các chuyên gia tư vấn sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống KPI theo tiêu chuẩn, phù hợp với quy mô và mục tiêu.
- Đồng bộ hóa giữa các bộ phận: Nhờ vào sự tư vấn, phương pháp triển khai KPI sẽ nhất quán giữa các phòng ban.
Nhược điểm:
- Thời gian xây dựng có thể kéo dài do tư vấn thực hiện bài bản và mất thời gian trao đổi qua lại giữa tư vấn và doanh nghiệp để chốt tài liệu từng đoạn
- Không có công cụ ghi nhận, theo dõi, đánh giá phù hợp dẫn đến việc sử dụng file excel – khó bảo mật, khó phân quyền và khó tổng hợp thành hệ thống, dẫn đến quá trình sử dụng lâu dài không hiệu quả và không khả thi
- Tốn chi phí tư vấn
>>> Phương thức này phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, muốn bắt đầu triển khai KPI đúng hướng nhưng chưa sẵn sàng đầu tư vào các công cụ phần mềm chuyên nghiệp.
Tư vấn xây dựng hệ thống KPI + triển khai phần mềm KPI
Một giải pháp tiên tiến hơn là kết hợp dịch vụ tư vấn và phần mềm KPI chuyên dụng. Với phương thức này, doanh nghiệp không chỉ xây dựng hệ thống KPI đúng chuẩn mà còn có công cụ mạnh mẽ để quản lý, theo dõi và phân tích dữ liệu.
Ưu điểm:
- Đúng phương pháp và có tính hệ thống cao – nếu thuê được tư vấn tốt
- Đồng nhất phương pháp xây dựng KPI ở các bộ phận
- Có phần mềm KPI làm công cụ thiết kế bộ chỉ tiêu ở các cấp và các kỳ đánh giá (năm, quý, tháng) và ghi nhận dữ liệu thực hiện, theo dõi, cập nhật và duyệt dữ liệu đánh giá, tổng hợp dữ liệu và lên báo cáo – với điều kiện doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm KPI phù hợp
Nhược điểm
- Thời gian xây dựng có thể kéo dài do tư vấn thực hiện bài bản và mất thời gian trao đổi qua lại giữa tư vấn và doanh nghiệp để chốt tài liệu từng đoạn
- Chi phí cao: Do phải đầu tư cả chi phí tư vấn và phần mềm, đây là phương thức triển khai tốn kém nhất.
>>> Phương thức này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn, nơi hệ thống KPI cần được tổ chức một cách bài bản và có công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để quản lý và đánh giá hiệu quả.
Đào tạo xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI + triển khai phần mềm KPI
Với phương án này, thay vì một dự án tư vấn dài hơi thì doanh nghiệp lựa chọn 1 khóa đào tạo KPI thực chiến, đồng thời yêu cầu cán bộ đi học tạo luôn bộ chỉ tiêu ở các bộ phận với sự hỗ trợ của giảng viên. Khóa này có thể kèm theo hạng mục góp ý, chỉnh sửa bộ KPI đã thiết kế trong và sau khóa học.
Ưu điểm:
- Vẫn đảm bảo hệ thống chỉ tiêu KPI được xây dựng đúng phương pháp và có tính hệ thống cao – nếu khóa học được thực hiện bởi giảng viên giàu kinh nghiệm xây dựng KPI thực chiến
- Đồng nhất phương pháp xây dựng KPI ở các bộ phận thông qua đào tạo
- Có phần mềm KPI làm công cụ thiết kế bộ chỉ tiêu ở các cấp và các kỳ đánh giá (năm, quý, tháng) và ghi nhận dữ liệu thực hiện, theo dõi, cập nhật và duyệt dữ liệu đánh giá, tổng hợp dữ liệu và lên báo cáo – với điều kiện có phần mềm KPI phù hợp
- Thời gian triển khai ngắn mà vẫn đảm bảo bộ chỉ tiêu được thiết kế, góp ý, hiệu chỉnh và triển khai trên phần mềm KPI
- Chi phí thấp hơn khá nhiều so với phương án thuê tư vấn
Nhược điểm
- Chi phí cao: Để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào các khóa đào tạo chuyên sâu và mua phần mềm KPI phù hợp.
Nếu sử dụng gói dịch vụ đào tạo và thuê/mua phần mềm KPI digiiTeamW của OOC, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích, cụ thể như:
- Rút ngắn thời gian triển khai hệ thống KPI
- Có phần mềm KPI để đồng nhất biểu mẫu, quy trình thiết kế, theo dõi, đánh giá và báo cáo KPI toàn công ty ở mọi cấp
- Chi phí hợp lý
Phần mềm KPI digiiTeamW có nhiều ưu điểm vượt trội:
- Sử dụng 1 giao diện thống nhất cho các phương pháp: đơn giản, dễ học, dễ làm quen
- Sử dụng giao diện cuộn theo chiều dọc – tiết kiệm thời gian thao tác
- Màn hình nhập liệu cho phép thao tác như Excel
- Công thức tính toán thiết lập tương tự Excel
- Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
- Phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng) giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
- Cơ chế thiết lập trọng số thông minh, đơn giản hóa khâu thiết lập trọng số phức tạp này
- Quy đồng cơ chế tính điểm của KPI và OKR, cho phép sử dụng chung một hệ đo lường cho kết quả cuối cùng
- Hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu và chỉ tiêu: dạng số lượng, % hay tiến độ (ngày tháng)
- Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm.
- Kết hợp giữa chart trạng thái chỉ tiêu/hoạt động và kết quả cuối cùng. Điều đó giúp nhà quản lý nắm được tình hình thực hiện của nhân viên khi chưa đến kỳ đánh giá.
- Cho phép kết hợp giữa tính toán kết quả tự động và phê duyệt “bằng tay” của quản lý
- Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng
- Công cụ tương tác theo ngữ cảnh, giúp trao đổi thông tin trật tự và chính xác
- Linh hoạt, cho phép bổ sung, thêm bớt các viễn cảnh hay nhóm chỉ tiêu khác nhau
- Tốc độ tải nhanh, cho phép tải hàng trăm ngàn chỉ tiêu trong vài giây.
Khách hàng lựa chọn dịch vụ đào tạo và triển khai phần mềm KPI tại doanh nghiệp
Với nhiều ưu điểm như trên, nhiều khách hàng đã tin tưởng lựa chọn sử dụng dịch vụ đào tạo xây dựng hệ thống KPI và phần mềm KPI của OOC, cụ thể như:
- Đào tạo xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI và triển khai phần mềm KPI cho Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí PTSC Thanh Hóa (Dịch vụ Dầu khí, Thanh hóa)
- Tư vấn xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI và triển khai phần mềm KPI Công ty Cổ phần Tập đoàn Đất Xanh (doanh nghiệp Bất động sản hàng đầu, TP Hồ Chí Minh)
- Đào tạo KPI và triển khai phần mềm KPI cho Công ty Cổ phần Kho vận Hải An (Logistics, kho vận, Hải Phòng
- Cung cấp Phần mềm KPI cho Công ty Cổ phần Tập đoàn Cityland (Bất động sản, TP HCM)
- Triển khai Phần mềm KPI cho Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV (Bảo hiểm, Hà nội)
- Cung cấp Phần mềm KPI cho Công ty Nhiệt điện Bà Rịa (Nhiệt điện, Bà rịa – Vũng Tàu)
- Triển khai Phần mềm KPI và nhân sự cho Công ty Nhựa Hưng Yên (Sản xuất nhựa, Hưng Yên)
- Cung cấp Phần mềm KPI cho Tập đoàn Vitto Hoàn Mỹ (Sản xuất gạch ốp lát, Vĩnh Phúc)
Kết luận
Không có phương thức triển khai KPI nào là hoàn toàn đúng hay sai; sự lựa chọn sẽ phụ thuộc vào quy mô, ngân sách và mục tiêu cụ thể của từng doanh nghiệp. Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ và cần tiết kiệm chi phí, triển khai KPI thủ công qua Excel có thể là bước đầu phù hợp. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn hơn có thể xem xét đầu tư vào dịch vụ tư vấn và phần mềm KPI để tối ưu hóa quy trình quản lý và đo lường hiệu suất.
Dù lựa chọn phương thức nào, hãy luôn nhớ rằng KPI là một hệ thống phát triển liên tục. Đánh giá, cải thiện và điều chỉnh thường xuyên sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp không ngừng tiến lên và đạt được hiệu quả tối ưu trong dài hạn.
