Hiện nay, “giải pháp chấm công” không còn trở nên xa lạ trong mắt các nhà quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, quản lý nhân sự chưa bao giờ là công việc đơn giản. Đặc biệt khi số lượng người lao động vượt quá tầm kiểm soát. Với những DN có trên 50 nhân sự, hay những doanh nghiệp sản xuất, quản lý nhân sự thủ công không còn hiệu quả.
Nhà quản lý dù có ” 3 đầu 6 tay” cũng không thể quản lý giờ giấc đi làm của mỗi nhân viên mỗi ngày. Trong khi đó, họ có vô vàn những công việc quan trọng khác cần thực hiện. Đó chính là lý do các giải pháp chấm công ra đời. Dưới đây là tổng hợp 3 giải pháp chấm công phổ biến hiện nay cũng như ưu nhược điểm của nó.
Giải pháp chấm công là gì?
Hiểu đơn giản, giải pháp chấm công là thiết bị thu thập thời gian check in và check out của người lao động. Chúng lưu lại thời gian làm việc của họ: đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép,…Từ đó, nhà quản lý dễ dàng thực hiện công việc tính lương, trợ cấp chính xác, nhanh chóng và công bằng. Chấm công online giúp tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu công việc và giấy tờ không cần thiết. Từ đó, tính minh bạch trong tổ chức cũng trở nên rõ ràng, hạn chế xảy ra trường hợp gian lận, tính sai.
Top 3 giải pháp chấm công phổ biến nhất
Giải pháp chấm công bằng thẻ từ
Giải pháp chấm công bằng thẻ từ là sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã id riêng. Mỗi id của thẻ sẽ có thông tin của nhân viên. Mỗi thẻ này sẽ được cấp cho 1 cá nhân người lao động. Doanh nghiệp sẽ sử dụng một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Mỗi khi quẹt thẻ qua máy đọc, thông tin về id của nhân sự sẽ lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ.
Sử dụng thẻ chấm công sẽ có một số ưu nhược điểm dưới đây:
* Ưu điểm
- Đa phần các dòng máy chấm công hiện nay có thiết kế khá đơn giản và gọn nhẹ. Do đó, chúng không đòi hỏi hay tiêu tốn nhiều diện tích lắp đặt.
- So với giải pháp chấm công bằng vân tay, sử dụng thẻ từ có độ nhạy bén tốt hơn. Ngoại trừ các trường hợp hỏng máy, thì đa phần việc xác nhận thông tin chỉ diễn ra từ 1s đến 2s
- Bộ nhớ lưu trữ của các dòng thẻ từ cũng cao hơn so với các dòng máy khác
- Chấm công bằng thẻ từ không bị tác động bởi thời tiết, môi trường, ngành nghề hay lĩnh vực công việc.
* Nhược điểm
Ưu điểm là thế, nhưng sử dụng thẻ từ cũng bị hạn chế bởi một số nhược điểm dưới đây:
- Trường hợp nhân viên làm mất hay thẻ hỏng hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, nhân sự sẽ phải đợi một thời gian làm thẻ mới.
- Trường hợp nhân viên nhờ chấm công hộ sẽ xảy ra ở một số trường hợp. Do đó, nhà quản lý luôn phải quán triệt vấn đề này.
Giải pháp chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động. Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy. Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy. Hiện nay có 2 loại máy chấm công vân tay phổ biến:
- Máy chấm công sử dụng cảm biến quang. Loại này sử dụng công nghệ quang học để lấy mẫu vân tay. Ưu điểm của nó là giá thành rẻ nhưng có thiết kế tương đối cồng kềnh và dày dặn.
- Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung. Loại này sử dụng đế cảm biến điện dung tích hợp các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập dữ liệu về dấu vân tay. Ưu điểm của loại máy này là vân tay giả khó qua mặt được nó. Tuy nhiên, chi phí mua tương đối cao.
* Ưu điểm:
- Mỗi nhân viên bắt buộc phải tự mình thực hiện chấm công. Do đó, trường hợp chấm công hộ hoàn toàn không thể xảy ra
- Dữ liệu thu về luôn luôn chính xác và ở mức khách quan tốt nhất.
- Không một ai có thể vào thay đổi được thông tin, dữ liệu bởi máy có hệ thống phân quyền rõ ràng
- Giảm thiểu rắc rối đi kèm vì không phải mang thẻ mỗi ngày đến chỗ làm.
- Dữ liệu sẽ được thiết lập tự động tải về máy chủ của trụ sở chính nếu doanh nghiệp có nhiều cơ quan, phòng ban
* Nhược điểm:
- Thời gian chấm công sẽ lâu hơn. Nó phải so sánh hình ảnh của vân tay vừa nhận với những hình ảnh đã tồn tại để xem có trùng khớp hay không.
- Khi đặt vân tay, nếu nhân viên không chú ý có thể đặt sai vị trí so với lúc đăng ký. Vì thế sẽ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến những người phía sau
- Môi trường làm việc và ngành nghề hoạt động cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của thiết bị
Lưu ý và cách khắc phục:
- Khi đặt vân tay cần chú ý đặt thật chuẩn xác
- Tránh hiện tượng tay bị ướt. Điều này không những khiến độ nhạy của vân tay thấp hơn mà còn gây nên nguy hiểm
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt ( Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên.
Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động.
* Ưu điểm:
- Tiện lợi hơn các giải pháp truyền thống
- Không bị ảnh hưởng bởi độ nhạy vân tay nên rất phù hợp với môi trường nhà máy
- Nhận diện ngay cả khi đeo khẩu trang hoặc kính mát
- Thời gian chấm công nhanh
* Nhược điểm:
- Ảnh hưởng bởi độ nhạy của camera
Lưu ý và cách khắc phục:
- Bảo dưỡng, vệ sinh camera thường xuyên
Một số giải pháp chấm công
Tanca – phần mềm chấm công trực tuyến
Tanca cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự, trong đó có phần mềm chấm công. Phần mềm chấm công tanca có thể chạy trên nền tảng online và offline. Tanca hỗ trợ xem dữ liệu chấm công trên điện thoại. Do đó, tanca cực kỳ phù hợp với các đại lý phân phối. Là ứng dụng trực tuyến nên bạn chỉ cần có tài khoản là có thể vào xem được. Tanca có thể đọc dữ liệu chấm công tại tất cả các máy chấm công.
Phần mềm chấm công TimeSOFT
Phần mềm chấm công TimeSOFT hỗ trợ nhập và lưu các thông tin của nhân viên: Họ tên, sinh nhật, địa chỉ, số điện thoại,… TimeSOFT sử dụng với máy chấm công dạng như thẻ từ, khuôn mặt và dấu vân tay,… TimeSOFT giúp chủ doanh nghiệp rất nhiều khi quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự.
Phần mềm chấm công vân tay HRAD
Phần mềm chấn công vân tay HRAD có thể kết nối được với tất cả các mấy chấm công trên thị trường hiện nay. Điểm trừ của HRAD là giao diện khá khó sử dụng, tương đối rối mắt.
Phần mềm chấm công trên điện thoại Logicbuy Software
Phần mềm chấm công Logicbuy Software có giao diện rất dễ dùng. Do đó, Logicbuy Software phù hợp với với các dòng máy chấm công hiện nay. Điểm đặc biệt của Logicbuy Software là quản lý nhân sự ngay trên điện thoại di động. Các báo cáo tính lương của phần mềm chấm công Logicbuy Software có nhiều bảng báo cáo chấm công phù hợp với yêu cầu của từng công ty.
Phần mềm chấm công Wisami
Phần mềm chấm công Wisami phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là nhà máy, nhà hàng,… Giải pháp này có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với hình thức chấm công đa dạng. Wisami hỗ trợ tự động tính công, nghỉ phép, số giờ làm thêm,… và lưu trữ hồ sơ nhân viên trực tuyến.
Phần mềm chấm khuôn mặt Biface
Biface là thiết bị chấm công, điểm danh nhận diện khuôn mặt do người Việt nghiên cứu và phát triển. Giải pháp chấm công có thể ứng dụng trong điểm danh tại trường học, công sở hay tích hợp đóng mở cửa,… Tốc độ chấm công nhanh chưa tới 1 giây, cùng với hệ thống báo cáo real-time, giúp nắm bắt, quản lý giờ giấc của nhân viên.
Trên đây là một số chia sẻ của OOC về phần mềm chấm công. Hy vọng các doanh nghiệp sẽ lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất.
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
