Hệ thống thông tin nhân sự là gì? 08 bước xây dựng và chuẩn hóa Hệ thống thông tin nhân sự

Nhân sự là yếu tố căn bản, là gốc rễ của doanh nghiệp từ khi hình thành và phát triển. Nhân sự luôn là một trong các yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Theo đó, xây dựng và khai thác hiệu quả Hệ thống thông tin Nhân sự là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin nhân sự của doanh nghiệp là tập hợp toàn bộ các thông tin, dữ liệu liên quan đến nhân sự dưới mọi hình thức, có tính kết nối với nhau. Phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về̀ trí lực, thể lực của nhân sự. Nó bao gồm số lượng, chất lượng, tình trạng, đặc điểm nhân sự. Và toàn bộ các thông tin liên quan đến nhân sự phát sinh từ các hoạt động tại doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Dữ liệu nhân sự ngày càng được làm đầy và mở rộng.

Thông tin nhân sự lấy từ đâu?

Quan niệm dữ liệu nhân sự chỉ phát sinh từ hệ thống quản lý nhân sự là chưa đầy đủ. Nhân sự tham gia vào toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin nhân sự nhận toàn bộ dữ liệu nhân sự phát sinh trong quá trình làm việc.

Hệ thống thông tin nhân sự tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu gì?

Thông tin được đề cập trong hệ thống thông tin nhân sự bao gồm:

Dữ liệu của cá nhân

• Thông tin của bản thân của người lao động

  • về đặc điểm, tình trạng của bản thân người lao động
  • Thông tin thân nhân
  • Có những thông tin nhân sự thuộc về đặc tính không đổi. Có những thông tin có thể thay đổi và cần được tổng hợp và cập nhật khi có thay đổi/ phát sinh.

• Thông tin về quá trình hoạt động của nhân sự trước khi vào doanh nghiệp

  • Quá trình học tập, trình độ, bằng cấp
  • Kinh nghiệm công tác trước khi vào doanh nghiệp
  • Hoạt động khác

• Dữ liệu nhân sự phát sinh từ thực hiện nghiệp vụ lõi của doanh nghiệp

• • MES – Hệ thống Quản lý sản xuất cung cấp các dữ liệu liên quan đến nhân sự thực hiện nghiệp vụ: dữ liệu chấm công, sản lượng, sản phẩm, chất lượng
  • DMS – Hệ thống quản lý bán hàng cung cấp các dữ liệu liên quan đến nhân sự thực hiện nghiệp vụ: dữ liệu chấm công, doanh số, doanh thu, công nợ, hợp đồng, khách hàng…
  • CRM – Hệ thống quản lý dịch vụ khách hàng cung cấp các dữ liệu liên quan đến nhân sự thực hiện nghiệp vụ: số lượng khách hàng chăm sóc, xử lý khiếu nại khách hàng…
  • Hệ thống marketing cung cấp các dữ liệu liên quan đến nhân sự thực hiện nghiệp vụ: số lượng chiến dịch marketing, tiến độ thực hiện chương trình…
  • Các hệ thống khác: liên quan đến số lượng, tiến độ và chất lượng thực hiện các nghiệp vụ

• Dữ liệu phát sinh từ hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

• • Thông tin vị trí tuyển dụng (vị trí ứng tuyển, hợp đồng lao động…)
  • Kết quả công việc (lịch sử kết quả công việc hàng kỳ)
  • Mức độ đáp ứng năng lực (lịch sử mức độ đáp ứng năng lực theo kỳ)
  • Kết quả và quá trình đào tạo
  • Quá trình làm việc (vị trí, thuyên chuyển, bổ nhiệm…)
  • Quá trình thu nhập (lịch sử lương và chế độ hàng kỳ)

Dữ liệu của tổ chức

• Cơ cấu tổ chức, chức danh, chức năng và mô tả công việc
• Hệ thống quy trình công việc
• Hệ thống chính sách nhân sự, quy chế, quy định: Tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm, lương và chế độ, đánh giá…
• Các chính sách, quyết định… liên quan đến nhân sự
• Hệ thống quản trị: cung cấp các chính sách chung liên quan đến nhân sự, hệ thống cơ cấu tổ chức, chức năng, chức danh…

Lợi ích của Hệ thống thông tin nhân sự

Rất nhiều doanh nghiệp mặc dù nắm giữ rất nhiều thông tin nhân sự. Nhưng lại không biết cách khai thác triệt để hệ thống dữ liệu lớn quý giá đó. Khi trình độ quản lý của doanh nghiệp càng cao và độ chuyên môn hóa sâu. Hệ thống thông tin nhân sự càng được coi trọng.

Dưới đây là các lợi ích chính yếu mà Hệ thống thông tin nhân sự mang lại cho doanh nghiệp

Hỗ trợ công tác điều hành, ra quyết định về nhân sự

Dữ liệu nhân sự đa chiều ngày càng được làm giàu trong quá trình làm việc của nhân sự. Mỗi quyết định ban hành sẽ ảnh hưởng đến từng cá nhân và hành vi tương lai của họ. Cũng như ảnh hưởng đến cả tập thể. Do vậy, các quyết định càng phù hợp nếu được căn cứ trên dữ liệu lịch sử đa dạng. Các quyết định sẽ tối ưu và hiệu quả hơn khi có đủ căn cứ cho việc ra quyết định. Chẳng hạn quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, thuyên chuyển… Nhờ vậy, sẽ thu hút, giữ chân và phát triển nhân tài đáp ứng được tốt nhất cho SXKD.

Hỗ trợ công tác phân tích và dự báo về nguồn nhân lực

Các dữ liệu nhân sự được tổng hợp thành quá trình lịch sử. Bao gồm dữ liệu đa chiều không những của một nhân sự mà còn của cả tập thể. Do vậy, bằng cách khai thác tối đa nguồn dữ liệu này và phân tích hiệu quả. Doanh nghiệp sẽ phân tích được xu hướng, dự báo được số lượng và chất lương nguồn cung, cầu nhân sự. Đây là căn cứ cho việc xây dựng Chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

Là căn cứ quan trọng trong xây dựng Chiến lược Phát triển Nguồn nhân lực

Từ công tác phân tích dữ liệu nhân sự đa chiều của toàn thể doanh nghiệp đến dự báo nguồn nhân lực. Kết hợp với những nhu cầu từ hoạt động SXKD cũng như các nguồn lực khác của doanh nghiệp. Những con số biết nói từ hiện trạng hệ thống hiện tại, những dự báo đối với nhân sự tương lai. Sẽ hỗ trợ lớn cho doanh nghiệp xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực (Buy – Build – Borrow). Nhờ vậy, công tác quản trị nguồn nhân lực sẽ có tính chủ động. Sẽ phục vụ linh hoạt, hiệu quả cho nhu cầu phát triển nhanh và mạnh của doanh nghiệp.

Hỗ trợ tốt cho công tác lập kế hoạch và triển khai kế hoạch về ngồn nhân lực

Chiến lược mang tính vĩ mô và dài hơi. Còn kế hoạch có thời kỳ ngắn hơn so với chiến lược. Cần cụ thể hóa chiến lược thành các kế hoạch chi tiết, cụ thể, các chương trình hành động. Lập kế hoạch không chỉ dựa trên nguồn lực tài chính hay các điều kiện của doanh nghiệp. Mà còn dựa trên hiện trạng và khả năng đáp ứng của nhân lực trong doanh nghiệp. Các phân tích, báo cáo dựa trên dữ liệu nhân sự lớn. Đây là căn cứ sát thực nhất cho việc xây dựng kế hoạch và triển khai kế hoạch.

Các bước xây dựng và phát triển Hệ thống Thông tin Nhân sự

Để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin nhân sự đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Nhằm phát huy được những lợi ích hết sức quan trọng và cần thiết như trên, ngay từ đầu, doanh nghiệp cần lưu tâm xây dựng hệ thống ngay từ đầu.

Đối với những doanh nghiệp mới thành lập

• Bước 1: Giao nhiệm vụ cho đơn vị/ vị trí/ cá nhân quản lý hệ thống thông tin nhân sự
• Bước 2: Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định và quy trình trong quản lý hệ thống thông tin nhân sự trong từng bộ phận và liên bộ phận
• Bước 3: Xây dựng các yêu cầu, biểu mẫu một cách đồng nhất, có tính kết nối (nếu cần), ban hành kèm theo các quy chế, quy trình, quy định
• Bước 4: Đều đặn ghi nhận, cập nhật/ điều chỉnh đầy đủ, chính xác các dữ liệu phát sinh
• Bước 5: Kiểm tra giám sát hoạt động ghi nhận dữ liệu nhân sự trong tất cả các hoạt động của tất cả các bộ phận và khâu có liên quan đến phát sinh dữ liệu
• Bước 6: Tổng hợp và phân tích dữ liệu nhân sự
• Bước 7: Thiết lập các báo cáo nhân sự theo nhu cầu (lập báo cáo mẫu và báo cáo tự động)
• Bước 8: Cân nhắc ứng dụng các giải pháp và phần mềm trong quản lý hệ thống thông tin nhân sự

Đối với những doanh nghiệp đang hoạt động

• Bước 1: Rà soát, chuẩn hóa chức năng, nhiệm vụ của đơn vị/ vị trí/ cá nhân quản lý hệ thống thông tin nhân sự (khi cần)
• Bước 2: Rà soát, chuẩn hóa, bổ sung hệ thống quy chế, quy trình, quy định, biểu mẫu đã ban hành cho hệ thống thông tin nhân sự trong từng bộ phận và liên bộ phận
• Bước 4: Ghi nhận, cập nhật/ điều chỉnh đầy đủ, chính xác các dữ liệu phát sinh
• Bước 5: Kiểm tra giám sát hoạt động ghi nhận dữ liệu nhân sự trong tất cả các hoạt động của tất cả các bộ phận và khâu có liên quan đến phát sinh dữ liệu
• Bước 6: Tổng hợp và phân tích dữ liệu nhân sự
• Bước 7: Thiết lập các báo cáo nhân sự theo nhu cầu (lập báo cáo mẫu và báo cáo tự động)
• Bước 8: Cân nhắc ứng dụng các giải pháp và phần mềm trong quản lý hệ thống thông tin nhân sự

Phần mềm quản lý hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Ngay khi chưa dùng phần mềm, mỗi doanh nghiệp đều có lượng dữ liệu nhân sự rất lớn. Phụ thuộc vào các quy định, quy trình và sự quan tâm của mỗi doanh nghiệp mà hệ thống dữ liệu nhân sự được quản lý tốt/ hiệu quả hay chưa. Việc ứng dụng công nghệ – Phần mềm nhân sự kết nối cùng với các hệ thống phần mềm quản lý lõi khác trong doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp Quản lý, khai thác tối ưu hơn nguồn dữ liệu lớn ngày càng được làm giàu này.

Nhờ quản lý tập trung và đồng bộ tất cả các dữ liệu phát sinh, toàn bộ các thông tin nhân sự được lưu trữ và cập nhật liên tục, thường xuyên. Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm nguồn lực, tăng hiệu quả công việc của cán bộ nhân sự, tăng hiệu quả quản lý nhân sự và giữ chân nhân tài. Cũng như tự động phân tích và báo cáo, hỗ trợ kịp thời cho các nhà quản lý ra các quyết định nhanh chóng và chính xác.

Tìm hiểu thêm về Phần mềm Nhân sự digiiHR

• Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore
• Cổng thông tin nhân sự digiiPortal
• Quản lý năng lực digiiCAT
• Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B
• Ứng dụng giao việc và cộng tác digiiTeamW (KPI, OKR, Quản lý công việc)

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

___________________________

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

Hotline/Zalo: 0886595688

 Email: [email protected]