Ứng dụng khung năng lực để đánh giá kỹ năng, thái độ của ứng viên và nhân viên đã dần trở nên phổ biến hơn trong vấn đề quản trị nhân sự. Vậy khung năng lực là gì? Phải xây dựng khung năng lực như thế nào để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng OOC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
✅Khung năng lực là gì?
“Khung năng lực là gì? – Là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh, nghĩa là mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được đánh giá năng lực theo tiêu chí năng lực, hay khung năng lực theo vị trí đang nắm giữ, thay vì đánh giá năng lực chung chung”. Trên cơ sở kết quả đánh giá năng lực, doanh nghiệp sẽ xây dựng yêu cầu đào tạo hoặc lộ trình công danh phù hợp với nhân sự đó. Ở góc độ công ty, kết quả đánh giá năng lực là căn cứ xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược nhân sự.
Phương pháp này thường gắn liền với 2 khái niệm: Khung năng lực – bộ tiêu chuẩn năng lực cho một vị trí và Từ điển năng lực – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp.
Qua gần 20 năm nghiên cứu ứng dụng cho doanh nghiệp Việt Nam, các chuyên gia tư vấn thuộc Công ty Tư vấn Quản lý OCD đã xây dựng và cái tiến mô hình công cụ giúp cho việc xây dựng Khung năng lực tại các doanh nghiệp được tiến hành nhanh, có logic chặt chẽ và song hành với định hướng chiến lược phát triển của mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng này là kết quả nghiên cứu của các chuyên gia tư vấn quản trị nhân sự tại Công ty Tư vấn Quản lý OCD thông qua thử nghiệm thành công tại hàng loạt doanh nghiệp cỡ vừa và lớn.
✅Ý nghĩa của khung năng lực
Khung năng lực được sử dụng để:
- Đặt được các yêu cầu chuẩn của doanh nghiệp về năng lực cho các vị trí phục vụ cho sắp xếp nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, quản lý lộ trình nghề nghiệp và hoạch định nguồn nhân lực
- Lượng hóa được các tiêu chí để đánh giá được năng lực nhân viên ở từng thời điểm sử dụng
- Gợi ý được các định hướng nội dung và cách thức đào tạo cho từng năng lực hoặc cho từng nhóm công việc.
Các bước xây dựng khung năng lực
– Bước 1: Xác định mục đích
Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực là gì?
- Tuyển dụng nhân viên
- Đánh giá nhân sự
- Đào tạo nhân sự dài hạn/ngắn hạn
- Phát triển nguồn nhân lực dài hạn
- Xây dựng lương 3P
Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.
– Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng Khung năng lực, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định, nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.
– Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực
Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực: thiết kế mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ từ điển có sẵn.
- Nếu lựa chọn xây dựng mới hoàn toàn, bạn có thể dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc. Một số phương pháp có thể sử dụng như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,…
- Nếu sử dụng bộ khung năng lực có sẵn, đây sẽ là một giải pháp khá tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD),…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp.
Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó.
– Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí
- Từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp, tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh. Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể
- Bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi một chức danh.
- Lưu ý: Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí.
– Bước 5: Triển khai, kiểm soát và cải tiến khung năng lực
Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu.
✅Xây dựng khung năng lực theo mô hình COID
Mô hình khung năng lực COID được sử dụng để xây dựng được mô tả các mức độ thành thạo của năng lực dưới dạng các hành vi đặc trưng trong thực tế công việc của doanh nghiệp.
Tổng hòa mô hình một năng lực bao gồm kiến thức và/hoặc kỹ năng mà các chuyên gia tư vấn của Công ty Tư vấn Quản lý OCD đề xuất là nguyên tắc mô tả cấu phần năng lực có tên gọi C-O-I-D: trong đó C (conceive) là kiến thức, và O-I-D (operate – implement – design) là các loại kỹ năng khác nhau trong một năng lực.
Mô hình khung năng lực COID do các chuyên gia tư vấn quản lý OCD phát triển và ứng dụng mô phỏng nguyên tắc “đào tạo theo nhu cầu xã hội” của Đại học MIT (Mỹ) có tên CDIO, với lý giải rằng mọi chương trình đào tạo sinh viên và nghiên cứu sinh đều phải hướng tới việc trang bị đồng thời kiến thức (Conceive) và các kỹ năng về vận hành công cụ (Operate), và/hoặc ứng dụng để giải quyết vấn đề (Implement), và/hoặc thiết kế (Design) nội dung mới trong năng lực đang được đề cập.
✅Nguyên tắc xây dựng các cấp độ năng lực
Nếu như một số mô hình thông dụng như Harvard, HAY chia năng lực thành 4 cấp độ, tư vấn OCD đã sử dụng 5 cấp độ năng lực, trong đó cấp độ 1 mô tả mức độ rất ít thành thạo của một năng lực, cho dù không phải là kỳ vọng của doanh nghiệp nhưng vẫn cần thiết để đánh giá năng lực thực tế của cá nhân trong bối cảnh thường xuyên thay đổi về kiến thức
Như vậy, mỗi năng lực cần được mô tả dưới dạng tập hợp các cấu phần (theo nguyên tắc khung năng lực COID) và mỗi cấu phần cũng cần được mô tả độ thành thạo dưới dạng các hành vi, có thể thành 5 cấp độ hoặc ít hơn, nhưng tựu trung tập hợp các hành vi theo C-O-I-D sẽ tạo thành cấp độ năng lực.
So với phương pháp xây dựng từ điển năng lực đã từng thực hiện tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, hệ thống này có tính tương đồng cao hơn ở nguyên tắc mô tả cấp độ và các thông tin mô tả trong từng năng lực. Sự khác biệt mà OCD áp dụng là cụ thể hóa theo cấu phần COID nhằm giúp cho việc đánh giá thực tế được dễ dàng hơn, dễ triển khai trên hệ thống phần mềm và tiện lợi trong việc xác định nội dung đào tạo tương ứng với mỗi cấp độ năng lực.
Từ bộ tiêu chí chi tiết này, phương pháp lượng hóa đánh giá năng lực thông qua từ điển năng lực và khung năng lực để so sánh năng lực thực tế cá nhân với yêu cầu năng lực của một vị trí đã có thể thực hiện được.
✅Xây dựng khung năng lực và đánh giá trên Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT
📌Tự thiết kế từ điển năng lực và khung năng lực cho các vị trí
- Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT cho phép tự thiết kế Từ điển năng lực dựa trên cơ sở dữ liệu gợi ý sẵn có theo ngành
- Thiết lập linh hoạt các nhóm năng lực, năng lực, điểm từng năng lực.
- Phần mềm cho phép tự thiết kế khung năng lực cho từng vị trí. Qua đó, phần mềm giúp thiết lập điểm tối thiểu và kỳ vọng với mỗi năng lực.
📌Tự thiết kế đợt đánh giá năng lực theo khung năng lực
- Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT cho phép tự thiết kế nhiều đợt đánh giá sử dụng khung năng lực tùy chọn.
- Tài khoản Quản trị hệ thống có thể thiết lập chức danh được đánh giá, nhân sự đánh giá và được đánh giá trong từng đợt
- Quy ước tính điểm và lựa chọn loại hình đánh giá đa dạng.
📌Đánh giá năng lực và theo dõi
- Người đánh giá có thể đánh giá năng lực nhân viên hoặc ủy quyền cho nhân sự khác đánh giá.
- Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT cho phép phân quyền giám sát quá trình đánh giá và xem kết quả
📌Báo cáo
- Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT tự động thiết lập báo cáo theo nhiều tiêu chí
- Các báo cáo được hiển thị trực tiếp trên hệ thống online
- Dễ dàng kết xuất bản mềm để lưu trữ và sử dụng như đầu vào của công tác quản trị nhân sự khác.
- Với các tình năng như trên, phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT giúp DN đánh giá năng lực cá nhân dễ dàng, linh hoạt. Báo cáo đánh giá năng lực giúp DN định hướng phát triển năng lực nhân viên. Kết quả đánh giá cũng là căn cứ cho tuyển dụng, tính lương, bổ nhiệm.
Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT giúp lưu trữ, quản lý từ điển năng lực và đánh giá năng lực cá nhân, được kỳ vọng sẽ giúp cho các doanh nghiệp có công cụ thuận tiện để đánh giá năng lực, qua đó có kế hoạch phát triển nhân sự và thực hiện các công tác quản lý nhân sự khác.
Để tìm hiểu thêm và được tư vấn về Phần mềm Quản lý năng lực digiiCAT, vui lòng liên hệ:
Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC
Phần mềm Quản lý Công việc | Phần mềm Quản lý Năng lực | Phần mềm Quản trị nhân sự | Phần mềm KPI
Điện thoại: 0886595688
Email: [email protected]
