Phương pháp quản lý theo mục tiêu, hay còn gọi là MBO (Management by Objectives), là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất để định hình và đạt được sự thành công trong doanh nghiệp. Với tầm quan trọng và ảnh hưởng của nó trong quản lý và phát triển doanh nghiệp, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về MBO, lợi ích và quy trình quản lý theo mục tiêu (MBO) để đảm bảo sự phát triển và đạt được mục tiêu của bạn.
Phương pháp MBO là gì?
MBO là một phương pháp quản lý mà trong đó mục tiêu được đặt ra và quản lý dựa trên những mục tiêu này. Nó giúp tập trung sự chú ý vào kết quả và định hướng rõ ràng cho công việc của cả cá nhân và tổ chức. MBO bắt nguồn từ quan điểm của nhà quản lý người Mỹ – Peter Drucker, người đã xuất bản cuốn sách “The Practice of Management” vào năm 1954. Thành tựu đầu tiên của phương pháp này được ứng dụng trong khuôn viên của công ty dầu khí DuPont. Sau đó, các công ty khác như General Electric, IBM và Procter & Gamble cũng sử dụng MBO để quản lý hiệu suất công ty.
MBO khác với quản lý truyền thống bởi vì nó tâm huyết với việc tập trung vào kết quả và được đặt ra dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp. Thiết lập mục tiêu là cực kỳ quan trọng trong chiến lược MBO và sẽ được đề cập rõ hơn trong các phần tiếp theo.
MBO được sử dụng rộng rãi để giải quyết thách thức tăng trưởng của doanh nghiệp. Để giải quyết các thách thức này, MBO khuyến khích các quản lý tiếp cận kế hoạch hóa theo cách dựa trên cụ thể và chọn lựa ra các mục tiêu rõ ràng cho từng phần của doanh nghiệp. Các kế hoạch này sau đó sẽ được phân công trách nhiệm và theo dõi sát sao để đảm bảo tiến trình chính xác.
Tiếp nối MBO, KPI và OKR là những quản lý mục tiêu cụ thể và được áp dụng rộng rãi hơn. Đọc thêm về KPI và OKR.
Hiện nhiều nhà cung cấp cũng đã phát triển nhiều công cụ quản lý KPI và OKR.
Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO
Ưu điểm
Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO) là một công cụ quản lý được đánh giá cao, có nhiều ưu điểm như:
Trách nhiệm rõ ràng chính là một trong những điểm mạnh nhất của MBO. Với việc xác định và thông qua đánh giá mục tiêu được phân công, MBO giúp cho người đứng đầu dễ dàng quản lý những công việc cần được hoàn thành. Đồng thời, những thắc mắc và khó khăn trong quá trình thực hiện cũng được giải quyết một cách rõ ràng và chi tiết.
Một điểm nữa của MBO là tăng cường sự tập trung và hiệu quả cho doanh nghiệp. Chính vì đã xác định rõ mục tiêu và phân công trách nhiệm, MBO giúp cho toàn bộ nhân viên nắm rõ tổng thể công việc và cách hoàn thành nhiệm vụ. Việc này giúp cho công việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp, từ đó cải thiện hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Cuối cùng, MBO còn giúp tăng cường tính tự chủ và sáng tạo của cá nhân và tổ chức. Thông qua sự tham gia vào việc định hướng và đóng góp ý kiến trong quá trình xây dựng mục tiêu và phân công trách nhiệm, nhân viên sẽ có được sự tự tin và khát khao học hỏi, tìm kiếm giải pháp sáng tạo để hoàn thành tốt công việc của mình.
Hạn chế
Tuy nhiên, MBO cũng có những hạn chế cần được lưu ý:
– MBO yêu cầu việc thiết lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể hơn nhiều so với các phương pháp quản lý khác, vì vậy việc xác định được mục tiêu hợp lý và phù hợp cần sự chú ý vào chi tiết.
– MBO có thể dẫn đến một số tình huống mâu thuẫn với nhau, khi mà mục tiêu của một nhân viên có thể không phù hợp hoặc không tương thích với mục tiêu chung của công ty.
Vì vậy, khi áp dụng MBO, cần lưu ý những ưu điểm và hạn chế của phương pháp quản lý này để tận dụng những tiện ích của nó và tránh những rắc rối không đáng có.
Lợi ích của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO
Quản trị theo mục tiêu, hay còn gọi là phương pháp quản lý chuẩn mực, đang được ứng dụng rộng rãi trong các tổ chức hiện đại. Được thiết kế để đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức trờ thành mục tiêu của tất cả các thành viên trong đội ngũ, phương pháp này mang lại nhiều lợi ích.
Trước hết, nó giúp nhân viên trong tổ chức có được định hướng rõ ràng về công việc và hành động cụ thể để đạt được mục tiêu. Với việc biết được mục tiêu của mình, các nhân viên có thể tập trung và làm việc hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu đó, dẫn đến tăng hiệu suất làm việc chung của tổ chức.
Thứ hai, quản trị theo mục tiêu giúp tạo ra sự đồng thuận và hiểu biết giữa các thành viên trong đội ngũ, nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Những nỗ lực đóng góp của từng nhân viên sẽ được đánh giá và đo lường theo mục tiêu chung, từ đó tránh gây ra sự mâu thuẫn hoặc không đồng nhất trong cách thức thực hiện công việc.
Thứ ba, quản trị theo mục tiêu cung cấp một cơ chế để đo lường, đánh giá và cải tiến quá trình làm việc, hỗ trợ tổ chức trong việc đưa ra những điều chỉnh đúng đắn để đạt được mục tiêu tối ưu. Cuối cùng, mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường mang lại động lực cho nhân viên của tổ chức, khi họ biết rằng công lao và nỗ lực của mình sẽ giúp đạt được mục tiêu cuối cùng của tổ chức.
Quy trình của phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO
Quy trình quản lý theo mục tiêu MBO (Management by Objectives) là một phương pháp quản lý tập trung vào việc thiết lập và đánh giá mục tiêu cho từng cá nhân trong tổ chức. Nó được sử dụng để tạo ra sự tương tác giữa các mục tiêu của cá nhân và mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Quy trình này bao gồm các bước sau:
Thiết lập mục tiêu
Trong giai đoạn này, việc quản lý và nhân viên phải cùng nhau làm việc để thiết lập các mục tiêu cụ thể, đo lường được và đặt ra thời gian để hoàn thành chúng. Mục tiêu phải được phân công cho mỗi cá nhân và được điều chỉnh với các mục tiêu tổng thể của tổ chức. Bước này là rất quan trọng vì nhiều lý do, trong đó bao gồm đảm bảo rằng nhóm nhận thức được trách nhiệm của mình và thời hạn mà họ phải hoàn thành.
Nó cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ mục tiêu toàn cầu của các dự án. Mà không có mục tiêu rõ ràng và cụ thể, thì rất khó để đánh giá thành công và đạt được tiến bộ đáng kể. Do đó, thiết lập mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được là một thành phần quan trọng của bất kỳ dự án thành công hoặc chiến lược tổ chức nào.
Phân tích tiêu chí đánh giá
Trước khi đánh giá bất kỳ mục tiêu nào, việc xác định các tiêu chí đánh giá là quan trọng. Các tiêu chí này có thể bao gồm hiệu suất làm việc, đóng góp cho tổ chức, phát triển cá nhân và những yếu tố liên quan đến công việc khác. Để đánh giá một mục tiêu một cách chính xác, các tiêu chí nên được thiết lập trước.
Mỗi tiêu chí nên cụ thể và có thể đo lường, và phù hợp với từng cá nhân và trách nhiệm công việc của họ. Điều này đảm bảo quá trình đánh giá là công bằng và nhất quán, và nhân viên được biết đến những gì được mong đợi từ họ. Ngoài ra, các tiêu chí rõ ràng có thể giúp đặt ra những mục tiêu thực tế và phát triển kế hoạch để đạt được chúng.
Đánh giá mục tiêu
Quá trình đánh giá mục tiêu là rất cần thiết để giám đốc đánh giá thành tích của cá nhân dựa trên tiêu chí được quy định trước. Đánh giá này nhằm đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu cho mỗi người. Cả giám đốc và nhân viên đều tích cực tham gia vào quá trình đánh giá để xác định thách thức và cải thiện năng suất. Bằng việc tham gia vào quá trình đánh giá, giám đốc có thể thu thập thông tin chi tiết về hiệu suất của từng nhân viên, xác định các lĩnh vực cần thiết cải thiện và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.
Hơn nữa, việc tham gia nhân viên vào quá trình đánh giá giúp tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, trong đó giao tiếp và minh bạch được thúc đẩy. Cùng nhau, giám đốc và nhân viên có thể đối mặt với những trở ngại gây khó khăn cho việc thực hiện mục tiêu và làm việc để nâng cao năng suất làm việc chung.
Phản hồi và cải thiện
Sau khi tiến hành đánh giá, việc cung cấp phản hồi về hiệu suất làm việc của nhân viên là rất quan trọng đối với các quản lý. Phản hồi này đóng vai trò quan trọng đối với cả nhân viên và quản lý để cùng nhau nâng cao mục tiêu và tăng cường năng suất lao động. Bằng cách chia sẻ các ví dụ cụ thể và lĩnh vực cần cải thiện, quản lý có thể giúp nhân viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình, đồng thời cung cấp hướng dẫn về cách nâng cao kỹ năng.
Cách tiếp cận hợp tác này tạo ra một cảm giác đồng đội và khuyến khích nhân viên tự chịu trách nhiệm đối với việc phát triển chuyên môn của mình. Ngoài ra, các buổi phản hồi định kỳ có thể là cơ hội cho quản lý và nhân viên thiết lập mục tiêu chung, đề ra kế hoạch hành động và theo dõi tiến trình qua thời gian. Bằng cách cùng nhau giải quyết các vấn đề cần cải thiện, nhân viên có thể không ngừng cố gắng để đạt được mức độ hiệu suất cao hơn, từ đó mang lại lợi ích cho cả bản thân và tổ chức.
Đánh giá và khối lượng công việc
Quy trình MBO bao gồm đánh giá khối lượng công việc của nhân viên, điều này rất quan trọng để đảm bảo nhiệm vụ được giao một cách hợp lý và tránh tình huống nhân viên gánh nhiều công việc hoặc không được sử dụng đầy đủ. Bằng cách đánh giá khối lượng công việc, quản lý có thể phân phối nhiệm vụ một cách hiệu quả cho các thành viên trong nhóm, xem xét khả năng và sẵn có của họ.
Việc đánh giá này không chỉ khuyến khích phân chia công việc cân đối mà còn tối ưu hóa năng suất và ngăn ngừa cháy máy cho nhân viên. Nó giúp duy trì một môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi cá nhân có thể tập trung vào nhiệm vụ được giao mà không cảm thấy quá tải hoặc không đủ khả năng. Ngoài ra, thông qua việc đánh giá định kỳ khối lượng công việc, quản lý có thể xác định các vấn đề cần hỗ trợ hoặc điều chỉnh thêm, góp phần nâng cao hiệu suất chung và sự hài lòng trong công việc của nhân viên.
Tổng thể, quy trình quản lý theo mục tiêu MBO là một phương pháp quản lý hiệu quả và cung cấp cơ hội cho cả người quản lý và nhân viên để cùng đóng góp vào sự thành công của tổ chức.
Đánh giá hiệu suất nhân viên bằng phương pháp MBO
Phương pháp MBO cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để đánh giá hiệu suất của nhân viên và giúp đảm bảo rằng nhân viên phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là sự thành công của phương pháp MBO phụ thuộc vào giao tiếp hiệu quả, sự tin tưởng lẫn nhau và sự hỗ trợ liên tục từ cả người quản lý và nhân viên.
Để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên bằng phương pháp MBO, điều quan trọng trước tiên là xác định tiêu chí đánh giá. Đồng bộ hóa các tiêu chí này với mục tiêu quản lý để thiết lập mối liên kết tốt hơn giữa chúng và đảm bảo kết quả đánh giá chính xác.
Để tăng hiệu quả của việc đánh giá, việc đánh giá cần được tiến hành thường xuyên trong một khung thời gian cụ thể. Điều này cho phép đạt được tiến bộ trong việc đánh giá hiệu suất giữa các lần đánh giá.
Việc cung cấp phản hồi về kết quả đánh giá là rất quan trọng nhưng phải chính xác và khách quan, đồng thời nêu bật điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để giúp họ cải thiện kỹ năng và năng lực của mình.
Đánh giá hiệu suất của nhân viên không phải là một cơn ác mộng. Khi được thực hiện chính xác, nó có thể là một công cụ hữu ích để đo lường và nâng cao hiệu suất của nhân viên, đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể của công ty.
