Thế nào là KPI đánh giá năng lực nhân viên?

Đánh giá nhân viên thường thuộc về 1 trong 2 tình huống. Có thể là đánh giá kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc và những giá trị tiềm ẩn bên trong nhân viên. Bên cạnh đó là đánh giá năng lực đầu vào, đánh giá định kỳ. Nhà quản lý còn có thể sử dụng KPI đánh giá kết quả của nhân viên để xác định hiệu quả công việc. Từ đó hỗ trợ hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt, nâng cao hiệu suất công việc của toàn thể doanh nghiệp

Hiểu thế nào về đánh giá nhân viên

Đánh giá năng lực

Thứ nhất, đánh giá năng lực nhân viên là đánh giá năng lực định kỳ theo quý, năm hoặc phục vụ cho đánh giá đầu vào tuyển dụng. Nếu một nhân viên có năng lực tốt, được đặt đúng vị trí với điều kiện làm việc phù hợp thì sẽ có hiệu quả công việc cao, mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Đánh giá năng lực nhân viên là thước đo để doanh nghiệp dự báo trước khả năng hoàn thành mục tiêu công việc của nhân viên, mục tiêu của doanh nghiệp, là cơ sở để trả lương theo năng lực. Từ đó, đây là cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực (lập kế hoạch đào tạo và phát triển, thuyên chuyển, bổ nhiệm,…)

Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả hay hiệu quả công việc cá nhân theo các chỉ số – phù hợp với chiến lược phát triển của bộ phận và doanh nghiệp. KPI ở đây – hiểu đúng nghĩa – là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân. Chỉ số này thường được đo lường theo tuần, tháng. Việc sử dụng KPI đánh giá nhân viên nói chung hỗ trợ hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt, nâng cao hiệu suất công việc của toàn thể doanh nghiệp. Đánh giá KPI cá nhân đem lại cái nhìn tổng quan nhất về hiệu quả làm việc của nhân viên, mức độ đóng góp trong tổ chức, làm cơ sở để trả lương. 

Hiểu thế nào về đánh giá nhân viên

Phương pháp đánh giá nhân viên

Phương pháp đánh giá năng lực nhân viên đầu vào tuyển dụng, định kỳ

– Bước 1: Xác định mục đích

Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực là gì? 

• Tuyển dụng nhân viên
• Đào tạo nhân sự dài hạn/ngắn hạn
• Phát triển nguồn nhân lực dài hạn
• Đánh giá nhân sự,…
• Xây dựng lương 3P

Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.

– Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng Khung năng lực, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định, nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

– Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực, đó là: xây dựng mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ khung năng lực có sẵn. 

• Nếu lựa chọn xây dựng mới hoàn toàn, bạn có thể dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc. Một số phương pháp có thể sử dụng như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,…

• Nếu sử dụng bộ khung năng lực có sẵn, đây sẽ là một giải pháp khá tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD),…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp. 

Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó.

– Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước tiếp đó là xây dựng khung năng lực (mô hình năng lực) chi tiết cho từng vị trí trong tổ chức của bạn.

• Từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp, tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh. Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể
• Bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi một chức danh.
• Lưu ý: Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí.

– Bước 5: Triển khai, kiểm soát và cải tiến khung năng lực

Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu. 

 Đọc thêm Tự xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực

Khung năng lực

Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính:

(1) Các phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong phòng ban đó.

(2) Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho các phòng ban. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.

Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể.

Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs

– KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

–  KPIs cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

– Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận

Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

– Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm.

– Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.

Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Một số KPI phổ biến khi đánh giá hiệu quả nhân viên

Doanh thu trên mỗi nhân viên

= Doanh thu / số lượng nhân viên

Đây là chỉ số cơ bản nhất về những gì mỗi nhân viên mang lại. Thật hữu ích để đảm bảo lực lượng lao động của bạn không làm bạn tốn kém hơn họ đang làm cho bạn. Nó thường được sử dụng để đánh giá lợi nhuận của các công ty.

Lợi nhuận trên mỗi nhân viên

= Tổng lợi nhuận / số lượng nhân viên

Tương tự như trên, KPI hiệu suất của nhân viên này phá vỡ lợi nhuận thô (miễn phí), có thể hữu ích cho các công ty có nhân viên làm việc từ xa hoặc tự do không phải chịu các chi phí tương tự như nhân viên nội bộ.

Tỷ lệ phần trăm hóa đơn của nhân viên

= (Tổng số giờ lập hóa đơn hàng tuần được ghi / tổng số giờ hàng tuần được ghi) x 100

KPI này cho bạn thấy tỷ lệ chung của công việc có lợi nhuận trực tiếp so với chi phí nội bộ mà mỗi nhân viên tham gia. 

Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ trung bình

= Tổng thời gian để hoàn thành cùng một nhiệm vụ (trên khung thời gian đã đặt) / số lần thực hiện

Làm thêm giờ trên mỗi nhân viên

= Tổng số giờ làm thêm / số lượng nhân viên

Năng lực nhân viên

= công suất hàng tuần – tổng số giờ đăng nhập

Đánh giá năng lực của nhân viên bằng KPI là một thước đo tuyệt vời của hiệu suất sản xuất. Đánh giá năng lực của nhân viên thành công là cơ sở để nâng cao trình độ của nhân viên và giúp doanh nghiệp đi lên.

KPI

Một số lưu ý đánh giá năng lực nhân viên

-Tiêu chí đánh giá rõ ràng: Cho dù áp dụng bất cứ phương pháp đánh giá nào, nhà quản lý cũng nên có các tiêu chí đánh giá nhân viên rõ ràng và quan trọng nhất là phải đo lường được, tránh đưa ra các tiêu chí “chung chung” dẫn tới sự hiểu lầm của cấp dưới.

–  Đánh giá công bằng, khách quan

Doanh nghiệp cần có thước đo chính xác cho từng vị trí nhân viên. Do vậy việc thiết lập bộ từ điển năng lực cho nhân viên và các chỉ số đo lường đánh giá KPI cho công việc là 2 nhân tố không thể thiếu trong việc triển khai quy trình đánh giá thành công.

– Đánh giá để phát triển

Khi đánh giá, cấp quản lý cũng cần chỉ ra những điểm yếu cần khắc phục nhằm cải thiện năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên, giúp họ vươn lên những mục tiêu cao hơn nữa. KPI đánh giá năng lực nhân viên

-Thực hiện đánh giá thường xuyên

Tốt nhất là doanh nghiệp nên đánh giá nhân viên thường xuyên, định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng/lần để đảm bảo bám sát mục tiêu của doanh nghiệp và các giá trị khen thưởng, đào tạo. 

Xây dựng đánh giá năng lực nhân viên bằng KPI cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:

S – Specific – Mục tiêu cụ thể

M – Measurable – Mục tiêu đo lường được

A – Attainable – Mục tiêu có thể đạt được

R – Relevant – Mục tiêu thực tế

T – Timebound – Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Tiêu chí SMART

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC tổng hợp

Đọc thêm:

Cách tính lương theo hệ số KPI

Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs cần chú ý gì?