Năng lực là gì? Đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả

Năng lực là gì? Lợi ích của đánh giá năng lực trong doanh nghiệp? Làm thế nào để đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả? Những khó khăn cần vượt qua?… Tất cả được gói gọn trong bài viết dưới đây như một cẩm nang đầy đủ để các bạn – những nhà quản lý thông minh có thể vận dụng, tự xây dựng cho doanh nghiệp mình hệ thống đánh giá năng.lực phù hợp.

✅Năng lực là gì?

“Năng lực là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ. Năng lực là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.”, theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management). 

Theo khái niệm này, năng lực thường bao gồm 3 nhóm yếu tố: A-S-K tương đương Thái độ, Kỹ năng, Kiến thức.

• Thái độ (Attitude): Mô tả cách nhìn nhận về công việc, về nhiệm vụ, về đồng nghiệp và về cộng đồng. Thái độ chi phối cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự
• Kỹ năng (Skill): Mô tả những khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế.
• Kiến thức (Knowledge): Mô tả những thông tin, sự kiện, quy luật thuộc lĩnh vực được học và nghiên cứu từ trường lớp hoặc được tích lũy từ thực tế, từ các nguồn tư liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm.

Năng lực có thể được hình thành do tư chất tự nhiên của cá nhân. Tuy nhiên năng.lực phần lớn được bồi đắp, nâng cao qua quá trình nỗ lực học hỏi, luyện tập, trau dồi kiến thức và kỹ năng.

✅Đánh giá năng lực là gì?

“Đánh giá theo năng lực là đánh giá kiến thức, kỹ năng và thái độ trong bối cảnh có ý nghĩa”, (Leen pil, 2011).

Đánh giá năng lực đối với cán bộ nhân viên tại doanh nghiệp thường được lựa chọn dựa theo phương pháp, cách thức, quy trình. Điều này được thực hiện bởi các chuyên gia hay cá nhân có thẩm quyền đánh giá. Từ đó, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin về thực trạng năng lực, xác định tiềm năng phát triển của nhân sự.

Năng lực không phải yếu tố có thể thay đổi nhanh chóng hay ngay lập tức. Năng lực phải trải qua quá trình rèn luyện, học tập, tích lũy trong thời gian đủ dài để “ngấm” kiến thức. Do vậy, đánh giá năng lực cho một hoặc nhóm nhân sự thường tối thiểu cách nhau 6 tháng đến 1 năm trở lên. 

✅Tại sao cần đánh giá năng lực?

Đánh giá năng lực có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Từ khi doanh nghiệp bắt đầu hình thành, việc tuyển dụng, sắp xếp những nhân sự đầu tiên sẽ dưới góc độ “Có khả năng và phù hợp với vị trí công việc dự kiến hay không?” hay cụ thể ra là nhân sự đó có kiến thức tốt để thực hiện công việc hay chưa? Kỹ năng đã đủ tốt để làm việc hiệu quả hay chưa? Thái độ có tốt hay không…? Cho dù việc đánh giá này có bài bản hay không. 

Đánh giá năng lực được sử dụng khá nhiều trong các hoạt động của Quản lý nhân sự. Là thông tin giá trị để phục vụ cho nhiều nghiệp vụ khác nhau trong doanh nghiệp:

✅Tại sao cần phân loại nhân viên theo năng lực?

Dựa trên kết quả năng lực của nhân viên, doanh nghiệp có thể phân loại nhân viên theo mức độ đáp ứng chuẩn NL. Từ đó có thể đề ra các phương án phù hợp để phân công giao việc, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm hay sử dụng nhân sự một cách hợp lý.

Việc thống kê, phân loại trong quản lý nhân sự vô cùng quan trọng. Mỗi nhóm đối tượng khác nhau sẽ có cách thức, biện pháp quản lý, nâng cao hay khai thác khác nhau. Điều này tránh tình trạng gói gọn năng lực nhân sự toàn công ty thành một cấp độ, tạo ra khoảng cách quá lớn giữa năng lực các nhân viên. Bên cạnh đó, việc quản lý hay khai thác tiềm năng nhân sự sẽ không đạt hiệu quả cao. Giống như trong đào tạo, hiệu quả đào tạo sẽ cao hơn khi học viên được đánh giá và phân chia các trình độ của học viên.

Các cấp độ đáp ứng chuẩn NL được phân chia thường thấy tại các doanh nghiệp:

• Đáp ứng 100% chuẩn NL trở lên
• Từ 85% – dưới 100% chuẩn NL
• Từ 75% – dưới 85% chuẩn NL
• 60% – dưới 75% chuẩn NL
• Dưới 60% chuẩn NL

✅Xác định mức độ đáp ứng yêu cầu năng lực

Mức độ đáp ứng yêu cầu năng lực có thể được ứng dụng cho nhiều nghiệp vụ trong Quản lý nhân sự để đảm bảo doanh nghiệp duy trì nguồn nhân lực có chất lượng tốt, số lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu kinh doanh:

📌Tuyển dụng

Đánh giá năng lực CBNV thường là tập hợp nhiều tiêu chí. Trong đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá nhờ tiếp xúc, cảm nhận và theo dõi Có những tiêu chí có thể được đánh giá sớm như kiến thức, thái độ. Tuy nhiên, một số tiêu chí cần được đánh giá sau một quá trình quan sát thực tế. Vì vậy, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một số tiêu chí đánh giá trong danh mục tiêu chí đầy đủ để đánh giá ứng viên tại các vị trí tương ứng.

Khi đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng thường quan tâm đến một số yếu tố như Kiến thức, kỹ năng, thái độ/tính cách hay các yếu tố liên quan đến đặc thù công việc. Đánh giá thường tập trung vào khả năng hay tiềm năng của ứng viên. Nếu ứng viên có thể đáp ứng kiến thức và một số kỹ năng cơ bản thì ứng viên đó sẽ có thể thực hiện tốt công việc trong tương lai.

Xác định mức độ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng thường được đánh giá qua các hoạt động như phỏng vấn, làm bài kiểm tra đầu vào (kiểm tra lý thuyết, bài tập tình huống trên giấy), qua quan sát thực tế thực hiện một công việc, hoạt động nào đó.

Một hội đồng đánh giá được thành lập và kết quả đánh giá của từng thành viên trong hội đồng được tổng hợp để xem xét, lựa chọn. Yếu tố năng lực thường được coi là quan trọng nhất để quyết định lựa chọn ứng viên. Mức độ chuẩn NL của ứng viên và một số các tiêu chí khác liên quan như bằng cấp, tính cách… là căn cứ để lựa chọn ứng viên qua các vòng tuyển dụng cũng như ký kết hợp đồng lao động.

Mặt khác, thông qua đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng xác định được kiến thức, kỹ năng nào có thế đào tạo. Kiến thức, kỹ năng nào có thể đáp ứng ngay sau tuyển dụng và năng lực nào khó phát triển.

📌Quy hoạch, bổ nhiệm và thuyên chuyển

Việc xem xét, bổ nhiệm cán bộ thực tế là so sánh giữa năng lực hiện tại và khả năng phù hợp của nhân sự đối với vị trí mới. Bằng việc đánh giá nhân sự đối với các tiêu chí của vị trí dự kiến bổ nhiệm, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ đáp ứng tiềm năng của nhân sự đối với vị trí tương ứng. Từ đó, nhân sự nào đáp ứng được yêu cầu năng lực cho vị trí được bổ nhiệm (thường là đáp ứng mức tối thiểu), doanh nghiệp cần cân nhắc vấn đề đào tạo hay hướng tới quá trình quy hoạch, bổ nhiệm.

Đánh giá năng lực cũng hỗ trợ rất tốt cho việc xem xét tính phù hợp của nhân sự cụ thể với một vị trí khác trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể bố trí, sắp xếp, thuyên chuyển nhân sự đó sang vị trí mới phù hợp với sở trường, khả năng và phát huy được tốt hơn những thế mạnh cá nhân.

📌Xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược phát triển nhân sự

Đánh giá năng lực là cơ sở quan trọng cho hoạt động đào tạo nhân sự, tiền đề cho xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

Dựa trên kết quả đánh giá năng lực của toàn bộ cá nhân trong doanh nghiệp, bộ phận nhân sự có thể xác định bằng tính toán và thống kê, tổng hợp kết quả:

• Cá nhân nào chưa đáp ứng/đáp ứng được yêu cầu năng lực
• Các năng lực nào có đa số cá nhân chưa đáp ứng/đáp ứng chuẩn NL
• Các vị trí nào có nhiều cá nhân đáp ứng/ chưa đáp ứng được chuẩn NL
• Mức độ đáp ứng chuẩn NL của các nhóm vị trí (quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên)
• Các cá nhân có năng lực tốt và có khả năng đào tạo người khác/trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ

Từ các thông tin trên, doanh nghiệp có thể xác định:

• Cần đào tạo năng lực gì theo thứ tự ưu tiên?
• Cần đào tạo các nhân sự/nhóm nhân sự nào theo thứ tự ưu tiên?
• Ưu tiên đào tạo cho nhóm quản lý hay nhân viên?
• Nội dung đào tạo (dựa theo nội dung năng lực được đánh giá)
• Nếu số lượng nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu ít và phân tán; hoặc số nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu tập trung nhiều ở một số năng lực… dựa vào số lượng cá nhân đáp ứng chuẩn NL mà doanh nghiệp có thể xác định cử nhân viên đi đào tạo bên ngoài theo các lớp public hoặc mời giảng viên về đào tạo tập trung…
• Những cá nhân nào có thể trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ thay vì thuê giảng viên bên ngoài
• Xác định kinh phí đào tạo dựa trên hình thức và quy mô đào tạo

Suy cho cùng, dựa trên mức độ đáp ứng chuẩn NL, bằng cách so sánh với cả chuẩn NL kỳ vọng đối với từng vị trí, doanh nghiệp có thể xây dựng được cụ thể kế hoạch đào tạo (đào tạo ai, nội dung gì, đào tạo cấp độ nào, hình thức tổ chức, kinh phí đào tạo, thời lượng đào tạo, thời gian đào tạo theo thứ tự ưu tiên, giảng viên)

📌Quản lý thành tích

Thông qua việc so sánh giữa mức độ đáp ứng chuẩn NL (tiềm năng) với kết quả thực hiện công việc (kết quả), doanh nghiệp có biện pháp để điều chỉnh các chính sách nhân sự, phong cách quản lý, phương pháp quản lý… một cách hiệu quả.

Việc gắn kết hai yếu tố trên nhằm giúp doanh nghiệp có các biện pháp phù hợp trong sử dụng và quản lý nhân sự, đảm bảo cân đối và tạo tính động lực tốt cho nhân sự, khai thác được thế mạnh để biến tiềm năng thành hiệu quả thực tế.

📌Đãi ngộ

Năng lực là một trong ba yếu tố của Lương 3Ps:

• P1 (position): vị trí
• P2 (Person): năng lực
• P3 (performance): kết quả thực hiện công việc

Trong đó, năng lực được xét là yếu tố thứ hai (P2). Trong khi P1 (yếu tố vị trí) chỉ xác định được cá nhân ở vị trí nào thì được gắn vào khung lương tương ứng. P2 (yếu tố năng lực) sẽ giúp quy ra điểm để xếp bậc lương trong khung lương của vị trí đó. P3 (yếu tố kết quả công việc) sẽ giúp xác định mức lương/thưởng hiệu quả của cá nhân theo kỳ. Như vậy, P1 và P2 xác định mức lương cố định lý thuyết của cá nhân đó. Điều đó lý giải vì sao hai nhân sự cùng làm việc tại 1 vị trí tương đương nhau nhưng bậc lương có thể khác nhau. Đó là do yếu tố năng lực của cá nhân đáp ứng các mức độ khác nhau so với yêu cầu chuẩn NL của vị trí.

Bên cạnh đó, những năng lực được cho là “hiếm”, là những kỹ năng đặc biệt mà không phải ai cũng dễ dàng thực hiện được trong một số công việc đặc thù, thì có thể là căn cứ cho doanh nghiệp bổ sung phụ cấp cho nhân sự. Ví dụ như Kỹ năng thử rượu, Kỹ năng nhận biết hương vị đặc biệt…

✅Các phương pháp đánh giá năng lực

📌Đánh giá thông qua kiểm tra (Test)

Phương pháp đánh giá năng lực qua kiểm tra được thực hiện dưới hình thức Kiểm tra giấy, Kiểm tra qua thực hành thực tế theo tình huống, Phỏng vấn trực tiếp người được đánh giá. Hoạt động này thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Ưu điểm

• Thấy rõ được thực tế năng lực của nhân sự tương đối đầy đủ, chi tiết cả về kiến thức, kỹ năng, thái độ

Nhược điểm

• Tốn thời gian: vì doanh nghiệp cần thiết kế bài kiểm tra chi tiết đến từng vị trí, cá nhân, cũng như tốn nhiều thời gian để tổ chức kiểm tra, đánh giá, chấm điểm, phỏng vấn
• Tốn chi phí: tốn nhiều chi phí của thiết kế, triển khai, thực hiện đánh giá cho toàn bộ doanh nghiệp

📌Đánh giá theo checklist

Checklist là một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên do đội ngũ nhân sự đặt ra. Các câu hỏi này sẽ được đặt dưới hình thức “có/không”, nhằm thu thập ý kiến của người quản lý về năng lực của một nhân viên cụ thể nào đó. 

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, cô đọng; song cũng bao hàm nguy cơ thông tin thiếu khách quan, không chính xác. 

📌Phương pháp Khung năng lực

Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở quan sát hành vi thực hiên công việc của nhân viên, dựa trên Từ điển năng lực (TĐNL) hành vi và đánh giá dựa trên KNL. Trong đó, từ điển là tập hợp mô tả năng lực của các nghề nghiệp có trong doanh nghiệp

Người đánh giá sẽ sử dụng tờ kiểm tra hành vi và cho điểm kiểm tra mọi hành động của nhân viên mà mình quan sát được. Để đảm bảo tính chính xác, những hành vi được nêu trong TĐNL cần phải đảm bảo có thể quan sát, theo dõi, chứng minh, ghi nhận được. Người đánh giá cần có thời gian để quan sát đủ lâu để có thể đánh giá hành vi của người được đánh giá. Chính vì vậy, phương pháp này được xem là phương pháp đánh giá quá trình

Ưu điểm:

• Thấy rõ được các hành vi của nhân viên
• Giảm được tối đa sự cảm tính của người đánh giá vì đánh giá theo hành vi quan sát được.

Nhược điểm:

• Xây dựng những thang điểm này thường tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc.
• Đôi khi công việc ghi chép bị bỏ qua.
• Người lao động không thoải mái khi biết rằng người lãnh đạo ghi chép lại những hành vi yếu kém của mình.

✅Ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự

📌Khung năng lực (KNL) là gì?

Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh. Nghĩa là mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được đánh giá năng lực theo tiêu chí năng lực, hay KNL theo vị trí đang nắm giữ, thay vì đánh giá năng lực chung chung.

Phương pháp này thường gắn liền với 2 khái niệm: 

• KNL – bộ tiêu chuẩn NL cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Bao gồm:
  • Chuẩn «tối thiểu»: sử dụng cho bổ nhiệm mới (tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm)
  • Chuẩn «kỳ vọng»: sử dụng cho đào tạo, quản lý kết quả công việc, trả lương
• Từ điển năng lực (TĐNL) – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp.

KNL là công cụ được ứng dụng từ những năm 90 của thế kỷ 20 vào thực tiễn quản trị nhân sự thế giới và khoảng 10 năm gần đây ở Việt Nam.

KNL có thể chia thành các nhóm khác nhau tùy quan điểm của doanh nghiệp, thông thường bao gồm:

• Nhóm năng lực chung/ cốt lõi: gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Các năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược, giá trị cốt lõi của công ty
• Nhóm năng lực quản lý/ lãnh đạo: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn NL quản lý khác nhau.
• Nhóm năng lực bổ trợ: là những năng lực có thể dùng chung cho nhiều vị trí trong doanh nghiệp, không bắt buộc nhưng có thể hỗ trợ tốt hơn trong thực hiện công việc. Lựa chọn năng lực này tùy vào bối cảnh thực hiện nhiệm vụ và vai trò của vị trí trong tổ chức
• Nhóm năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần để hoàn thành một công việc, mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.

📌Phương pháp Khung năng lực COID

Khung năng lực COID do Công ty Tư vấn Quản lý OCD phát triển và đã được cấp bản quyền tác giả. Khung năng lực COID đã được hàng trăm các doanh nghiệp sử dụng và triển khai thành công dưới sự hỗ trợ, đào tạo và chuyển giao từ các tư vấn giàu kinh nghiệm của OCD.

Mô hình khung năng lực COID mô tả các mức độ thành thạo của năng lực dưới dạng các hành vi đặc trưng trong công việc của doanh nghiệp.

Tương tự như mô hình ASK (Thái độ – Attitude, Kỹ năng – Skill, Kiến thức – Knowledge), mô hình COID loại bỏ đánh giá yếu tố Thái độ và chú tâm đến đánh giá năng lực dựa trên kiến thức và kỹ năng thông qua hành vi có thể quan sát, ghi nhận được. Qua đó, loại bỏ tối đa sự cảm tính trong đánh giá cá nhân, vì xét cho cùng, yếu tố thái độ phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm nhìn nhận của từng người cụ thể trong các bối cảnh cụ thể.

Mô hình khung năng lực COID được phát triển và dựa trên ứng dụng mô phỏng nguyên tắc “đào tạo theo nhu cầu xã hội” của Đại học MIT (Mỹ) có tên CDIO, lý giải rằng mọi chương trình đào tạo đều phải hướng tới việc trang bị đồng thời 4 yếu tố:

• Kiến thức (Conceive)
• Kỹ năng về vận hành công cụ (Operate)
• Ứng dụng để giải quyết vấn đề (Implement)
• Thiết kế (Design).

Nếu như HAY chia năng lực thành 4 cấp độ, tư vấn OCD đã sử dụng 5 cấp độ năng lực. Trong đó, cấp độ 1 mô tả mức độ rất ít thành thạo của một năng lực, cho dù không phải là kỳ vọng của doanh nghiệp nhưng vẫn cần thiết để đánh giá năng lực thực tế của cá nhân.

Như vậy, mỗi năng lực cần được mô tả theo 5 cấp độ và dưới dạng các cấu phần có nguyên tắc COID. So với phương pháp xây dựng TĐNL đã từng thực hiện tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, hệ thống này có tính tương đồng cao hơn ở nguyên tắc mô tả cấp độ và các thông tin mô tả trong từng năng lực. Sự khác biệt mà OCD áp dụng là cụ thể hóa theo cấu phần COID nhằm giúp cho việc đánh giá thực tế được dễ dàng hơn, dễ triển khai trên hệ thống phần mềm và tiện lợi trong việc xác định nội dung đào tạo cho nhân viên.

Từ bộ tiêu chí chi tiết này, phương pháp lượng hóa đánh giá thông qua TĐNL và chuẩn NL để so sánh năng lực thực tế cá nhân với chuẩn vị trí đã có thể thực hiện được.

📌Quy trình xây dựng KNL

Để xây dựng KNL một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1 – Xây dựng cấu trúc và danh mục năng lực
  • Xác định danh mục năng lực, bao gồm tên và định nghĩa từng năng lực trong mỗi nhóm năng lực cần được thực hiện dựa trên một Mô hình Chuỗi giá trị (Value Chain Model) của Michael Porter.
  • Chuỗi giá trị cho thấy các chức năng cần thiết của một doanh nghiệp tương ứng với mô hình kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp đó. Mỗi chức năng của doanh nghiệp sẽ yêu cầu một loạt các năng lực cần thiết.
• Bước 2 – Xây dựng từ điển của doanh nghiệp
  • Dựa vào tên và đinh nghĩa năng lực, viết mô tả theo nguyên tắc COID
• Bước 3 – Xác định KNL – Yêu cầu năng lực cho các vị trí
  • Xác định những năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của vị trí theo yêu cầu chức năng trong Mô tả công vệc
  • Xác định mức điểm yêu cầu của từng năng lực đối với từng vị trí
• Bước 4 – Xây dựng quy chế đánh giá
  • Quy chế đánh giá sẽ đưa ra các nguyên tắc thực hiện như phân quyền đánh giá, thời hạn, quy trình thực hiện, quy ước tính toán, quy ước so sánh kết quả… ban hành và phổ biến đến các bộ phận, cá nhân
• Bước 5 – Đánh giá năng lực cá nhân theo yêu cầu KNL
  • Người đánh giá thực hiện đánh giá năng lực cá nhân theo KNL và dựa trên những hành vi được mô tả.
• Bước 6 – Theo dõi, giám sát quá trình đánh giá năng lực
  • Bộ phận nhân sự theo dõi, giám sát tiến độ, quá trình đánh giá năng lực tại các bộ phận, đơn vị, chi nhánh… để đảm bảo các bộ phận đánh giá năng lực đúng nguyên tắc, phương pháp và thời gian quy định
• Bước 7 – Tổng hợp kết quả và phân tích
  • Tổng điểm của các cấu phần được lựa chọn trong một mô tả năng lực sẽ là điểm đánh giá năng lực cá nhân nắm giữ công việc đó.
  • Kết quả đánh giá cá nhân sẽ được trình bày dưới dạng một Hồ sơ năng lực cá nhân

Tham khảo chi tiết tại https://ooc.vn/cac-buoc-trien-khai-khung-nang-luc-coid-2/

📌Doanh nghiệp nào nên sử dụng KNL

Theo mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, hoạt động đánh giá năng lực thực tế thường được thực hiện dưới nhiều hình thức, quy trình hay phương pháp khác nhau. Có doanh nghiệp đánh giá bài bản, có doanh nghiệp đánh giá theo quan điểm cá nhân của nhà quản lý cấp cao.

Phương pháp KNL là phương pháp đánh giá theo hành vi, được xây dựng bài bản, chặt chẽ, yêu cầu doanh nghiệp áp dụng tuần tự theo các bước và nguyên tắc nhất định, cần sự nỗ lực, cam kết thực hiện của các cấp quản lý, nhân viên, theo đó sẽ tốn thời gian và chi phí tương ứng. Những doanh nghiệp nhỏ, startup, nhân sự ít, việc đánh giá năng lực theo phương pháp KNL nếu doanh nghiệp muốn thực hiện bài bản, nỗ lực thực hiện thì vẫn có thể áp dụng hình thức này song doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc yếu tố thời gian, chi phí, mức độ cam kết, nỗ lực để thực hiện hoặc tập trung trước mắt vào hoạt động sản xuất kinh doanh để ra doanh thu, lợi nhuận trước thay vì tập trung đánh giá năng lực quá bài bản. Đến một giai đoạn nhất định khi quy mô đủ lớn và để đáp ứng theo những mục tiêu lớn hơn cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến các phương pháp đánh giá để quản lý nhân sự tốt hơn.

Tham khảo Tại sao Ngân hàng, Tập đoàn lớn nên sử dụng KNL

Nhiều doanh nghiệp lớn đang sử dụng Phần mềm Đánh giá năng lực digiiCAT, bao gồm cả các DN Việt nam và nước ngoài: Transerco, PECC1, VPIC1, Yusen, Sato Vietnam, Taikisha Vietnam,  SOHACO Group, Vinphaco, Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Miền Bắc

📌Xây dựng KNL cho doanh nghiệp

Xây dựng KNL bằng Excel

Excel là công cụ tốt để xây dựng TĐNL, KNL. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng excel để xây dựng hệ thống và triển khai đánh giá. Các nội dung của danh mục năng lực, TĐNL hay KNL, các công thức tính toán, báo cáo có thể được làm vào từng sheet trong cùng 1 file. Mỗi đơn vị có thể đánh giá trên các file exel độc lập và tổng hợp lại vào 1 file chung.

Ưu điểm:

• Excel là công cụ có sẵn trong MS office nên chi phí sử dụng rẻ
• Excel là công cụ phổ biến và đa số các doanh nghiệp đã làm quen sử dụng
• Hỗ trợ tốt các công thức tính toán
• Có thể chứa các thông tin về thiết kế từ điển, KNL, đánh giá và lập báo cáo

Nhược điểm:

• File excel bị giới hạn dòng, cột, lượng dữ liệu bị giới hạn
• Thời gian tổng hợp và tính toán kết quả lâu
• Dễ có sai sót trong quá trình đánh giá, tính toán kết quả
• Khó khăn trong kiểm tra, giám sát thực hiện
• Thời gian thiết lập báo cáo lâu
• Tính kết nối dữ liệu kém, dữ liệu không tập trung

Xây dựng KNL bằng phần mềm

Việc xây dựng KNL và triển khai đánh giá trên phần mềm có nhiều ưu điểm hơn so với đánh giá bằng file truyền thống:

• Tính kết nối dữ liệu tốt trong toàn hệ thống
• Dữ liệu lớn được tập trung
• Dễ dàng tạo đợt đánh giá khác nhau tùy theo nhu cầu
• Thực hiện đánh giá đồng nhất trên nhiều địa bàn
• Dễ dàng theo dõi, giám sát quá trình đánh giá
• Kết quả cập nhật trực tiếp trên hệ thống
• Báo cáo tự động
• Dễ dàng lưu version TĐNL, KNL và kết quả đánh giá từng đợt

Tham khảo Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT của OOC – được xây dựng dựa trên kinh nghiệm gần 20 năm tư vấn cho các doanh nghiệp của OCD.

✅Phần mềm đánh giá năng lực

📌Tính năng cần có của phần mềm Đánh giá năng lực

Phần mềm đánh giá năng lực tốt cần có 7 tính năng cơ bản sau:

• Thiết lập TĐNL và KNL
• Thiết lập các đợt đánh giá theo KNL khác nhau
• Phân quyền và đánh giá năng lực
• Theo dõi, giám sát quá trình đánh giá 
• Báo cáo
• Tích hợp với các phần mềm khác (VD quản lý đào tạo, thông tin nhân sự…)
• Quản trị hệ thống (settings)

Tham khảo Phần mềm Quản lý Năng lực của OOC

📌Vai trò người dùng trên phần mềm đánh giá năng.lực

Một phần mềm đánh giá năng lực hiệu quả, cần đáp ứng được đủ nhu cầu và thực hiện nghiệp vụ theo vai trò của từng nhóm người dùng:

• Ban giám đốc
  • Thiết lập TĐNL và KNL
    
  • Quyết định nội dung hệ thống
  • Đánh giá nhân sự theo phân quyền
  • Xem báo cáo thời gian thực và ra quyết định nhanh
• Phòng Nhân sự/Quản trị hệ thống
  • Quản trị hệ thống
  • Thiết kế tài liệu
  • Triển khai, theo dõi, giám sát, đốc thúc
• Trưởng bộ phận
  • Thiết kế tài liệu của bộ phận
  • Ủy quyền, Đánh giá nhân viên
  • Xem báo cáo của bộ phận
• Phòng Nhân sự/Quản trị hệ thống
  • Tự đánh giá (nếu được phân quyền)
  • Được thông báo kết quả đánh giá 

📌Thế nào là phần mềm đánh giá năng.lực tốt?

Tại sao rất nhiều doanh nghiệp mong muốn tìm kiếm những phần mềm đánh giá năng lực tốt, phù hợp với nhu cầu nhưng chưa ưng được các phần mềm tiếp cận hoặc khi thuê/mua về thì phần mềm không thực sự đáp ứng được nhu cầu hoặc bỏ phí vì không sử dụng được tốt.

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp, đáp ứng yêu cầu là quan trọng để giúp doanh nghiệp tối ưu được các nguồn lực của mình, tránh tình trạng đầu tư nhiều vào chi phí, thời gian cũng như nhân sự mà cuối cùng không hiệu quả. Phần mềm đánh giá năng lực tốt cần đáp ứng được các tiêu chí sau:

• Quy trình và phương pháp chuẩn
• Cơ chế nhập xuất dữ liệu linh hoạt
• Lưu trữ dữ liệu lịch sử, nhiều và tập trung
• Cho phép tự thiết kế và điều chỉnh nội dung đánh giá
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
• Phân quyền chặt chẽ
• Giám sát và thực hiện được trên quy mô lớn, địa bàn xa
• Có khả năng tùy biến
• Có thể tích hợp, kết nối với các phần mềm khác

Tham khảo bài viết Thế nào là một phần mềm Khung năng lực tốt để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm đánh giá năng lực.

✅Quy trình thiết kế KNL và đánh giá trên phần mềm digiiCAT

📌Thiết kế từ điển năng lực

Xây dựng TĐNL thông qua thuê dịch vụ Tư vấn hoặc tham khảo các năng lực mẫu trên phần mềm/ngoài thị trường.

Nếu lựa chọn cách thức tham khảo bộ TĐNL mẫu, doanh nghiệp có thể cân nhắc, lựa chọn các năng lực nào là phù hợp và tự điều chỉnh các cấp độ thành thạo về hành vi trong từng năng lực theo kỳ vọng của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, của Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD), hay những bộ TĐNL mẫu chi tiết theo từng ngành nghề trên phần mềm Quản lý digiiMS…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh mức độ cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp

Nếu lựa chọn cách thức tự xây dựng TĐNL, doanh nghiệp có thể tự xác định dựa vào hệ thống chức năng và yêu cầu năng lực qua Mô tả công việc, thu thập, phỏng vấn…và thực hiện các bước:

• Xác định tên và định nghĩa năng lực cần thiết
• Phân chia thành các nhóm năng lực (VD cốt lõi, quản lý, bổ trợ, chuyên môn)
• Dựa vào tên và định nghĩa, viết mô tả các cấp độ năng lực
• Liệt kê các cấu phần C – O – I – D của mỗi năng lực bằng một số từ khóa quan trọng
• Xây dựng mô tả hành vi trong mỗi cấu phần theo 5 cấp độ (5 mức) với nguyên tắc thống nhất.

Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo https://ooc.vn/xay-dung-khung-nang-luc/

📌Xây dựng khung năng lực

Dựa trên danh mục và mô tả năng lực tại TĐNL, thiết lập KNL cho từng vị trí. Mỗi vị trí cần lựa chọn các năng lực tương ứng. Cần xác định và giới hạn số lượng năng lực cho mỗi vị trí, đảm bảo là năng lực chính yếu và được sử dụng thường xuyên trong công việc.

Đối với vị trí quản lý không nên vượt quá 25 năng lực, tốt nhất khoảng 17 – 20. Đối với vị trí nhân viên không nên vượt quá 20 năng lực, tốt nhất khoảng 15 – 17 để đảm bảo đánh giá được đúng bản chất yêu cầu công việc của vị trí.

Cần xác định mức độ năng lực (điểm chuẩn tối thiểu – là mức cần tối thiểu để bổ nhiệm vào vị trí và chuẩn kỳ vọng – là mức cần học tập và đào tạo nhằm thực hiện thành thạo công việc) đối với từng năng lực. Việc xác định mức độ chuẩn tối thiểu hay chuẩn kỳ vọng cần căn cứ vào nội dung của từng năng lực được ghi tại TĐNL để đảm bảo phù hợp với mục tiêu phát triển năng lực của doanh nghiệp.

Tham khảo clip Hướng dẫn Xây dựng KNL trên phần mềm digiiCAT

✅Quy trình đánh giá nhân viên trên phần mềm digiiCAT

Tham khảo Quy trình Đánh giá nhân viên trên phần mềm digiiCAT

📌Tạo đợt đánh giá và thiết lập ủy quyền đánh giá

Thiết lập đợt đánh giá: thời gian đánh giá, bộ phận trong phạm vi đánh giá, gán nhân sự vào đợt đánh giá (người đánh giá, người được đánh giá), cách tính kết quả, nhóm tham gia đánh giá, từ điển và khung đánh giá tương ứng, phân quyền vào hệ thống…

Thiết lập ủy quyền đánh giá: cán bộ cấp trên ủy quyền cho cán bộ cấp dưới đánh giá hoặc ủy quyền cho người có nhiều thông tin đánh giá nhân sự (theo bối cảnh cụ thể và quy định của doanh nghiệp)

Xem clip Hướng dẫn tạo đợt đánh giá

📌Tiến hành đánh giá

Thông báo đợt đánh giá, kế hoạch, yêu cầu đánh giá

Hướng dẫn người đánh giá đăng nhập phần mềm để đánh giá nhân sự

Người đánh giá thực hiện đánh giá nhân sự theo hướng dẫn và thời gian quy định trên phần mềm và nhấn nút gửi kết quả đánh giá

Xem clip Hướng dẫn đánh giá trên phần mềm digiiCAT

Xem clip Hướng dẫn ủy quyền đánh giá

📌Theo dõi, giám sát

Phòng nhân sự theo dõi, giám sát quá trình đánh giá của các bộ phận, cá nhân thông qua hệ thống giám sát đánh giá trên phần mềm để kịp thời đốc thúc, hỗ trợ hoàn tất đánh giá và cập nhật kịp thời thông tin về quá trình đánh giá cho quản lý (khi cần)

Xem clip Hướng dẫn giám sát đánh giá

📌Khai thác báo cáo đánh giá

Hệ thống báo cáo được thiết lập ngay lập tức khi hoàn thành đợt đánh giá, tùy theo quy định của công ty về tính bảo mật của các báo cáo mà các các tài khoản nếu được phân quyền sẽ có thể vào xem, kết xuất báo cáo, phân tích để phục vụ cho các nghiệp vụ cần thiết khác trong Quản lý nhân sự (phát triển nguồn nhân lực như chiến lược và hoạch định nguồn nhân lực, đào tạo, tuyển dụng, lộ trình nghề nghiệp, quản lý nhân tài, phát triển kế nhiệm …).

Khai thác được hiệu quả các báo cáo không hẳn là dễ dàng đối với các doanh nghiệp, một số báo cáo có ý nghĩa nhất định và hỗ trợ phân tích nhiều cho quản lý nhân sự của doanh nghiệp, ví dụ:

• Mức độ đáp ứng chuẩn NL của tất cả các vị trí với toàn bộ năng lực được đánh giá: báo cáo này hỗ trợ xác định nhóm nào trong doanh nghiệp đang tốt, đang chưa đáp ứng và cần được tập trung nâng cao
• Mức độ đáp ứng chuẩn NL theo vị trí: hỗ trợ xác định những vị trí nào có các cá nhân đang chưa đáp ứng được chuẩn NL của vị trí, đặc biệt dựa trên chiến lược phát triển của doanh nghiệp và biết được nhóm nhân sự nào là nhân sự chiến lược, chủ chốt thì dựa trên mức độ đáp ứng chuẩn NL để xác định khoảng cách năng lực cũng như mức độ ưu tiên trong đào tạo
• Báo cáo mức độ chuẩn NL theo cấp quản lý (Quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên): hỗ trợ doanh nghiệp xác định được mức độ ưu tiên và cần tập trung vào nhóm nào để đào tạo
• Báo cáo so sánh năng lực cá nhân qua từng năm: xác định được xu hướng năng lực của cán bộ nhân viên từ đó có những chính sách đào tạo, tạo động lực cho từng nhóm nhân viên cũng như từng nhân viên chủ chốt
• Hồ sơ năng lực cá nhân: hỗ trợ phân tích cho đào tạo cán bộ chủ chốt, xây dựng lộ trình công danh…

Xem clip Hướng dẫn xem báo cáo đánh giá

Tham khảo thêm về Phần mềm Quản lý Năng lực digiiCAT, vui lòng download file Giới thiệu Phần mềm digiiCAT.

✅ Những khó khăn khi triển khai phần mềm đánh giá năng.lực

Sự khác biệt trong quan điểm quản lý, trình độ quản lý của doanh nghiệp, ngân sách… hay đơn giản vì những mối quan tâm được đặt ra trong từng thời kỳ mà ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương pháp, hình thức đánh giá nhân viên của doanh nghiệp. Việc đánh giá nhân sự một cách bài bản, đương nhiên doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Song ngay khi có ý định triển khai đánh giá họ gặp phải khá nhiều băn khoăn từ khâu thiết kế đến triển khai trên phần mềm, chẳng hạn:

• Thời gian: doanh nghiệp đang tập trung nhiều vào SXKD, thời gian đâu để đánh giá nhân sự? Xáo trộn công ty lên, ngay lập tức có khi lại ảnh hưởng đến doanh thu?
• Chi phí: Để đánh giá một cách chuyên nghiệp hơn, ắt hẳn phải dành một ngân sách để thực hiện đánh giá (thuê đơn vị tư vấn xây dựng hệ thống đánh giá, thuê/mua phần mềm đánh giá)? hoặc chi phí cao để tuyển một HRD thật giỏi về xây dựng và triển khai hệ thống?
• Nhân sự: chắc chắn cần có người hiểu kiến thức QLNS để lựa chọn nhà cung cấp, triển khai và duy trì hệ thống đánh giá, và quan trọng hơn, khai thác triệt để được hệ thống đánh giá đó cho các nghiệp vụ khác nhau trong QLNS. Nhân sự đề cập đến 2 nhóm: nhóm nhân sự triển khai (cần nỗ lực và am hiểu phương pháp để thực hiện hiệu quả) và nhóm nhân sự thực hiện (Một số đội ngũ nhân sự trong một số doanh nghiệp có thể khó khăn trong thao tác máy tính và sử dụng phần mềm).
• Không phải nhà quản lý hay nhân sự nào cũng có thể đánh giá hoặc lựa chọn phương pháp, phần mềm đánh giá phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và chuẩn quản trị
• Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ tất cả các hình thức hiện có của doanh nghiệp (bản giấy, hình ảnh, excel…), dữ liệu phân tán, nắm giữ bởi nhiều người…gây khó khăn trong triển khai và đưa lên phần mềm thời gian đầu.
• Tâm lý: Công cụ đánh giá càng chuyên nghiệp, càng kỹ lưỡng, tiêu chí đánh giá càng rõ ràng thì việc triển khai càng khó do có thể xuất hiện công khai hoặc ngầm xuất hiện tâm lý “e ngại, chống đối…”

Còn khá nhiều vấn đề trong doanh nghiệp dẫn đến chậm hoặc chưa đạt kỳ vọng của nhà quản lý trong quá trình xây dựng, đánh giá nhân viên trên phần mềm. Để giảm bớt những khó khăn này, doanh nghiệp lựa chọn thời điểm, phương pháp, công cụ, nhân sự triển khai phù hợp, tích cực truyền thông nội bộ.

✅Điều kiện triển khai phần mềm thành công

Để triển khai phần mềm thành công, cần quan tâm đến các yếu tố sau:

• Sự quan tâm, sát sao của Ban lãnh đạo và nỗ lực, kiên trì của nhóm triển khai
• Lựa chọn đúng phương pháp đánh giá chuẩn nguyên tắc quản lý và phù hợp
• Lựa chọn phần mềm có các tính năng chuyên sâu và đúng nghiệp vụ
• Xác định rõ mục tiêu đánh giá, người đánh giá và người được đánh giá
• Thực hiện đúng quy trình đánh giá và giám sát quá trình đánh giá chặt chẽ
• Liên tục truyền thông nội bộ
• Khai thác triệt để kết quả đánh giá để phục vụ nghiệp vụ QLNS

✅Năng lực điển hình theo ngành nghề

Một số năng lực điển hình theo ngành nghề được gợi ý và chưa đầy đủ như sau:

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC