Mô hình Scrum là gì? Ứng dụng Scrum trong Quản lý dự án

Last updated on 16/01/2024

Scrum – mô hình quản lý dự án mà hầu như ai cũng nghe nói về nó ít ra một lần. Có thể bạn đã nghe người ta trình bày về sự linh hoạt, tập trung, và hiệu suất mà Scrum mang lại cho việc quản lý dự án. Nhưng thực tế là, công việc này không dễ dàng chút nào. Đúng vậy, nhưng bạn không cần phải lo lắng! Hãy cùng bắt đầu khám phá mô hình Scrum và tìm hiểu vì sao nó trở thành lựa chọn hàng đầu cho quản lý dự án hiện đại. Dừng lại và cân nhắc vì sao lại không? Sau tất cả, chúng ta cũng đang tìm kiếm sự linh hoạt và sự tập trung, phải không?

Mô hình Scrum là gì?

Scrum là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và đem lại hiệu quả cao. Đặc biệt, Scrum phù hợp với các dự án có yêu cầu thay đổi thường xuyên và không rõ ràng từ đầu. Với Scrum, việc quản lý dự án trở nên linh hoạt hơn bao giờ hết. Một trong những đặc điểm nổi bật của Scrum là sự sắp xếp công việc theo kiểu sprint. Các công việc được chia thành các đợt, mỗi đợt được gọi là sprint, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Sprint giúp tăng cường tập trung và hiệu suất làm việc

=> Tìm hiểu thêm: Mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp

Tại sao cần phải sử dụng mô hình Scrum?

Truyền thống quản lý dự án phần mềm? Những thách thức nằm ngay đó. Dự án kéo dài mãi mãi, không bao giờ chấm dứt. Cảm giác như bạn đang đi xuyên qua một bộ phim kinh dị, ôi đúng rồi, dự án truyền thống sẽ khiến bạn “kinh sợ” mà không hề biết lý do. Đủ loại tình huống bất ngờ sẽ xuất hiện trên con đường của bạn. Và thậm chí bạn còn không đủ thông tin để đưa ra quyết định thông minh. Đừng cố gắng làm điều đó bằng đôi mắt tầm thường của bạn.

Với Scrum, bạn có thể bắt đầu ước mơ trở thành người quản lý dự án lành nghề. Mô hình này giúp bạn chia nhỏ dự án thành nhiều nhóm nhỏ, giúp bạn nhìn rõ quá trình phát triển và tiếp tục điều chỉnh nó khi cần thiết. Nếu dự án của bạn đang lang bạt giữa biển lớn của thông tin, Scrum sẽ là chiếc phao cứu hụt. Nó giúp bạn tương tác với nhóm một cách sâu sắc và giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Vậy là bạn đã biết nguyên nhân lý do tại sao nên sử dụng Scrum. Quản lý dự án truyền thống luôn đầy rẫy các khó khăn và rủi ro. Agile giúp bạn thoát khỏi rừng rậm này nhưng cũng sẽ không tránh khỏi bất ngờ và thử thách. Với Scrum, bạn có thể hình thành một quy trình làm việc minh bạch và tác động tích cực đến thành viên. Và nếu muốn tham gia vào cuộc chơi này, bạn cần chuẩn bị và triển khai Scrum một cách đúng đắn. Nhưng để có thể triển khai Scrum được thì bạn cần phải hiểu cơ bản về mô hình Scrum.

Kiến trúc của mô hình Scrum

Scrum là một mô hình quản lý dự án phát triển phần mềm theo hướng Agile. Với việc tập trung vào sự phát triển linh hoạt và tạo sự tương tác giữa các thành viên trong đội ngũ làm việc, Scrum đã trở thành một giải pháp phổ biến và hiệu quả trong việc quản lý dự án.

Các quy tắc của mô hình Scrum

Scrum có những nguyên tắc cơ bản để xây dựng một dự án thành công.

• Quy tắc đầu tiên là phải có một Product Owner, người đại diện cho khách hàng và định rõ yêu cầu của dự án.
• Quy tắc thứ hai là tổ chức dự án thành các đợt phát triển nhỏ, gọi là Sprint, với thời gian thực hiện trong khoảng 1-4 tuần.
• Quy tắc thứ ba là tổ chức một cuộc họp hàng ngày, gọi là Daily Scrum, để team thông báo về tiến độ công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Công cụ trong mô hình Scrum

Các sản phẩm chính là Product Backlog và Sprint Backlog. Product Backlog là một danh sách các yêu cầu và công việc cần hoàn thành. Sprint Backlog là một danh sách con của Product Backlog, chỉ định công việc cho mỗi Sprint. Công cụ quan trọng nhất trong Scrum là Task Board, nơi mà các công việc được theo dõi và di chuyển trong quá trình Sprint. Các sản phẩm và công cụ này giống như những chiếc gậy ma thuật và hòm đồ chứa sự sáng tạo!

Ngoài ra còn 2 công cụ của Scrum là Kanban board và Burndown giúp ích rất nhiều cho công việc quản lý dự án. Kanban board là một công cụ trực quan giúp quản lý các công việc, tối ưu quy trình làm việc và cải thiện năng suất. Nó theo dõi các công việc bằng các thẻ hoặc giấy dán và được sử dụng trong quản lý dự án nhẹ và linh hoạt. Burndown chart được sử dụng để giám sát tiến độ và dự đoán thời gian hoàn thành trong một dự án linh hoạt. Nó hiển thị tổng số công việc và tiến độ thực tế theo thời gian. Mục đích của nó là đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt.

-> Tìm hiểu thêm: Kanban là gì?

Các sự kiện trong mô hình Scrum

Trong Scrum, có bốn sự kiện chính: Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum và Sprint Review. Sprints là một loạt các đợt làm việc ngắn hạn, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần, trong đó các nhiệm vụ được thực hiện và các sản phẩm được giao hàng. Sprint Planning là buổi họp trong đó Product Owner và Development Team thống nhất về mục tiêu của Sprint và xác định các công việc cần làm. Daily Scrum là buổi họp ngắn mỗi ngày nơi mà các thành viên trong nhóm cùng trao đổi về tiến độ và thảo luận các vấn đề cần giải quyết.

Sprint Review là buổi tổng kết Sprint, nơi mà Development Team giao hàng và nhận phản hồi từ Product Owner và người dùng. Mỗi sự kiện này hơn cả một màn biểu diễn nghệ thuật để tạo ra sản phẩm hoàn thiện!Bằng cách sử dụng các quy tắc, công cụ và sự kiện này, Scrum giúp team làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn. Nó giúp tăng năng suất, phát triển sản phẩm nhanh hơn và giảm thiểu rủi ro. Hơn nữa, Scrum tạo điều kiện cho sự cộng tác cao và tăng tính minh bạch và tiên đoán trong quá trình phát triển.

Các vai trò trong mô hình Scrum

Scrum Master

Vai trò của Scrum Master là cố vấn và người hướng dẫn cho đội phát triển và Product Owner. Họ đảm bảo rằng quy trình Scrum được thực hiện đúng theo nguyên tắc và tạo điều kiện cho sự phát triển hiệu quả. Nhưng đừng nghĩ Scrum Master chỉ là người chỉ đường, họ còn phải là chuyên gia giải quyết xung đột, người cung cấp hỗ trợ giúp định vị các vấn đề và tìm ra giải pháp làm sao để đội phát triển hoạt động suôn sẻ.

Product Owner

Chủ sở hữu sản phẩm là người chiếm quyền quyết định đầu tiên – họ định nghĩa các yêu cầu sản phẩm và ưu tiên công việc trong backlog. Gần như là người “thụ lựa” luôn. Có thể nói, họ chính là tiếng nói của khách hàng, sự đại diện cho lợi ích của khách hàng. “Lợi ích khách hàng và sản phẩm” mới là hai từ mà Product Owner thường nghĩ đếch xa rời. Họ đảm bảo rằng sản phẩm phục vụ được muốn, mua của khách hàng. Đồng thời, họ phải biết khéo léo chạy đua với thời gian để sản phẩm ra mắt nhanh chóng.

Nhóm phát triển

Nhóm phát triển là một nhóm tổ chức và quản lý công việc phát triển sản phẩm. Họ là những “bộ não sáng tạo” đằng sau quy trình phát triển. Với kiến thức chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm, họ sẽ thi công những ý tưởng, mẫu mực, và mang lại giá trị thực cho khách hàng. Một cái gì đó giống như vị thần quyền năng chẳng hạn, quyền uy vô hạn!

Vậy, trong Scrum có ba vai trò quan trọng. Scrum Master đảm bảo quy trình được tuân thủ. Product Owner thể hiện tiếng nói của khách hàng. Và nhóm phát triển sở hữu khả năng thi sử thông qua kiến thức và kỹ năng chuyên môn của mình. Đây là một sự kết hợp chuẩn chỉ làm nên thành công của Scrum. Quả thật, không ai là người hùng độc diễn, cả ba vai trò này phải hợp sức nhau thì mới cán đích.

Ưu điểm của mô hình Scrum

Scrum là một mô hình quản lý dự án phổ biến ngày nay và nó cung cấp nhiều ưu điểm mà không thể bỏ qua. Hãy cùng tìm hiểu những điểm mạnh của Scrum.

Đầu tiên, Scrum thực sự rất linh hoạt. Nó cho phép các nhóm làm việc thay đổi và thích ứng trong quá trình dự án. Khi các yêu cầu hay mục tiêu thay đổi, Scrum giúp nhóm dễ dàng thích ứng mà không cần phải thay đổi toàn bộ quy trình.

Tiếp theo, Scrum tập trung vào việc tăng cường hiệu suất và tập trung của nhóm. Bằng cách tách dự án thành các phiên làm việc ngắn, Scrum đảm bảo nhóm luôn nỗ lực để hoàn thành công việc trong khoảng thời gian ngắn. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn làm tăng cả cảm giác trách nhiệm và sự hứng thú.

Scrum cũng nổi tiếng với khả năng thích ứng với thay đổi. Dự án có thể mắc phải những khó khăn và rủi ro không lường trước, và Scrum giúp nhóm phản ứng nhanh chóng và tìm ra giải pháp linh hoạt. Không có gì tồi tệ hơn là bị căng thẳng khi không thể thích nghi, đúng không?

Ngoài ra, Scrum còn giúp giảm thiểu rủi ro. Bằng cách đánh giá và kiểm soát tiến độ công việc thường xuyên trong các phiên làm việc, Scrum giúp phát hiện sớm những vấn đề và xử lý chúng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Ứng dụng của mô hình Scrum trong quản lý dự án

Scrum, đó là cái tên đã được nhắc lại nhiều lần trong suốt blog này. Và bây giờ, chúng ta sẽ tìm hiểu xem Scrum được áp dụng như thế nào trong quản lý dự án. Đừng nghĩ rằng quy trình này chỉ đơn thuần là một chiêu thức để tạo ra sự tương tác trong nhóm làm việc. Không, không phải như vậy! Scrum đang tỏ ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết và đã chứng minh rằng nó có thể giúp nâng cao hiệu suất, tập trung, và hài lòng khách hàng. Ồ, tôi biết bạn đang trông đợi những bí quyết đột phá, vậy không cần chờ đợi nữa, hãy sẵn sàng để khám phá điều đó!

Sự linh hoạt trong quản lý dự án

Scrum mang đến sự linh hoạt cho quản lý dự án, cho phép nhóm làm việc thích nghi và đáp ứng nhanh chóng với thay đổi. Quy trình này cho phép dự án được chia thành các giai đoạn ngắn hơn, gọi là sprints, với mục tiêu cụ thể cần đạt được trong mỗi giai đoạn. Điều này cho phép nhóm làm việc tập trung và dễ dàng thích ứng với yêu cầu mới và thay đổi từ khách hàng. Quy trình linh hoạt này giúp ngăn chặn việc lạc hậu và đảm bảo rằng dự án tiến triển theo hướng đúng.

Tăng cường hiệu suất và tập trung

Với Scrum, quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Sự phân chia rõ ràng của các nhiệm vụ và vai trò trong nhóm làm việc giúp mọi người biết rõ mình đang làm gì và có trách nhiệm gì. Việc này dẫn đến sự tập trung cao hơn vào công việc của mỗi thành viên và giúp tăng cường hiệu suất làm việc. Bằng cách theo dõi tiến độ qua các cuộc họp hàng ngày và các công cụ quản lý sprints, Scrum giúp đảm bảo rằng mọi người đều hoàn thành công việc theo đúng tiến độ.

Khả năng thích ứng với thay đổi

Trong quản lý dự án, thay đổi không thể tránh khỏi. Điều quan trọng là làm thế nào để xử lý những thay đổi đó một cách hiệu quả. Scrum cung cấp khả năng thích ứng, cho phép nhóm làm việc dễ dàng điều chỉnh và ưu tiên lại nhiệm vụ khi có sự thay đổi từ khách hàng. Thông qua sự linh hoạt của Scrum và khả năng ưu tiên lại yêu cầu, dự án có thể đạt được sự linh hoạt và thay đổi mà không mất đi sự tiến triển.

Giảm thiểu rủi ro

Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Với Scrum, việc giảm thiểu rủi ro trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bằng cách chia dự án thành các sprints ngắn, nhóm làm việc có thể đánh giá rủi ro và tìm cách giải quyết chúng một cách nhanh chóng. Thông qua việc xây dựng ít nhất một phiên bản hoàn chỉnh trong mỗi sprint, Scrum giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc triển khai dự án. Từ đó, sự tự tin của nhóm và khách hàng cũng được tăng lên đáng kể.

Tăng độ hài lòng của khách hàng

Và cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, Scrum giúp tăng độ hài lòng của khách hàng. Bằng cách đảm bảo rằng dự án được phân chia thành các phiên bản nhỏ và tiến triển theo từng bước, khách hàng có thể kiểm tra và đánh giá kết quả dễ dàng hơn. Điều này mở ra cơ hội cho phản hồi và phản ánh từ khách hàng, giúp làm rõ yêu cầu và đảm bảo hài lòng cuối cùng. Với Scrum, không chỉ nhóm làm việc hài lòng, mà cả khách hàng cũng sẽ thấy hài lòng với sự tiến triển và kết quả của dự án.

Kết luận

Vậy là chúng ta đã điều tra rõ về cách Scrum được ứng dụng trong quản lý dự án. Từ sự linh hoạt, tăng cường hiệu suất và tập trung, khả năng thích ứng với thay đổi, giảm thiểu rủi ro cho đến tăng độ hài lòng của khách hàng, Scrum đã chứng minh rằng nó không chỉ là một quy trình đơn thuần, mà là một cách tiếp cận sáng tạo và hiệu quả cho quản lý dự án. Vậy nên, hãy chuẩn bị sẵn sàng và áp dụng Scrum cho dự án tiếp theo của bạn để thấy sự khác biệt rõ rệt mà nó mang lại!

Đọc thêm:

10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất

Phần mềm quản lý dự án cần đáp ứng yêu cầu gì?