Các nghiên cứu đã cho thấy rằng việc: Cam kết với một mục tiêu có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên. Nghiên cứu cũng phát hiện ra: Đặt các mục tiêu thách thức và cụ thể có thể nâng cao sự cam kết của nhân viên trong việc đạt được các mục tiêu đó. Google thường sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu OKRs. Đó là mục tiêu và Kết quả then chốt để lập mục tiêu tham vọng và theo dõi tiến trình.
OKR (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản trị mục tiêu. Trong đó, doanh nghiệp sử dụng OKR như một phương pháp để định lượng. Đồng thời tạo ra những kết quả then chốt (key results) cụ thể nhằm hiện thực hóa mục tiêu (objectives) trong một thời hạn nhất định. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng OKR kết hợp với KPI.
OKR là gì?
⭐️Sơ lược về OKR
Các mục tiêu tham vọng và có thể cảm thấy chút không thoải mái
Các kết quả chính có thể đo lường và dễ dàng đánh giá bằng thang đo (Google sử dụng thang 0 – 10)
Mục tiêu OKRs công khai để mọi người trong doanh nghiệp có thể thấy người khác đang làm gì
Vùng thoải mái của OKR là khoảng 60-70%. Nếu mục tiêu dễ dàng đạt được một cách nhất quán, chứng tỏ mục tiêu OKRs không đủ tham vọng. Như vậy, cần đặt mục tiêu cao hơn.
Điểm thấp có thể làm căn cứ để lập mục tiêu OKRs kỳ tiếp theo
OKRs không đồng nghĩa với đánh giá nhân viên
OKRs không phải là một danh mục công việc được chia sẻ
Thực tế, OKRs khác với cách thiết lập mục tiêu khác, nó hướng tới các mục tiêu rất tham vọng. Nó có thể hỗ trợ các nhóm tập trung vào một “vụ cá cược” lớn và đạt được kết quả lớn hơn tưởng tượng của nhóm. Thậm chí ngay cả khi họ không thể đạt hoàn thành mục tiêu đã tuyên bố. Phương pháp này giúp các nhóm và cá nhân thoát khỏi vùng an toàn của họ. Mặt khác, OKR cũng giúp thiết lập ưu tiên công việc, học từ thành công và thất bại.
⭐️Lược sử OKRs
Cựu CEO của Intel – Andy Grove, giải thích trong cuốn sách Quản lý Hiệu suất Cao (High Output Management), có 2 câu hỏi cần được trả lời để thiết lập một hệ thống mục tiêu chung như OKRs:
Tôi muốn đi đâu? Câu trả lời cung cấp Mục tiêu
Làm thế nào tôi bước nhanh hơn để đến đích? Câu trả lời cung cấp Kết quả then chốt.
John Doerr, một trong những nhà đầu tư đầu tiên của Google. Ông hiện là thành viên Hội đồng Quản trị học OKRs từ Andy Grove khi còn làm việc ở Intel. Doerr giải thích rằng khi ông tham gia Intel, công ty đang dịch chuyển từ một công ty sản xuất bộ nhớ sang một công ty sản xuất bộ vi xử lý. Grove và ban lãnh đạo cần một cách để giúp nhân viên tập trung vào một tập các ưu tiêp để thực hiện chuyển đổi thành công. OKRs giúp họ trao đổi về các ưu tiên, đảm bảo đi đúng hướng và thực hiện sự chuyển đổi.
Vài thập kỷ sau, đầu năm 2000, Doerr giới thiệu OKRs với ban lãnh đạo Google. Họ bắt đầu thấy được giá trị của nó và bắt đầu thử nghiệm chúng trong vài quý tiếp theo. Ngày nay, Google thiết lập OKRs năm và quý và thực hiện các cuộc họp toàn công ty hàng quý để chia sẻ và đánh giá OKRs.
Google thường sử dụng các mục tiêu vượt quá ngưỡng khả thi, đôi khi được gọi là những mục tiêu đột phá. Tạo ra các mục tiêu không thể đạt được là một thủ thuật và có thể coi là đặt một nhóm vào tình thế đối mặt với thất bại. Tuy nhiên, những mục tiêu đó lại có thể có xu hướng thu hút những nhân sự tốt nhất và tạo ra một môi trường làm việc kích thích sự say mê. Hơn nữa, khi đặt mục tiêu cao, kể cả khi mục tiêu thất bại vẫn có thể đạt được thành tựu đáng kể.
Chìa khóa ở đây là trao đổi rõ ràng về bản chất của các mục tiêu đột phá và đâu là ngưỡng của thành công. Google thích thiết lâp OKRs mà thành công có nghĩa là đạt được 70% mục tiêu. Trong khi đó, hoàn thành mục tiêu có nghĩa là đạt được thành tích phi thường. Những mục tiêu đột phá này là những viên gạch để đạt được thành tựu phi thường trong dài hạn.
⭐️OKR mang đến cho doanh nghiệp bạn những gì?
Một phần quan trọng về OKRs là tính minh bạch. Khi triển khai OKRs tại doanh nghiệp, sẽ hữu ích nếu hiểu rõ OKRs là gì, vì sao lại hữu ích và cách thức sử dụng chúng. Nghiên cứu cho thấy hiệu suất cao hơn nếu mọi người cam kết với mục tiêu của họ. Vì vậy, điều quan trọng là cần làm cho mọi người tham gia.
💧Căn chỉnh mục tiêu
Một khi doanh nghiệp biết rõ trọng tâm và cách đo lường thành tựu, sẽ dễ dàng cho các cá nhân kết nối các dự án của họ với mục tiêu của doanh nghiệp.
💧Kỷ luật và Ưu tiên
Có thể khó cho bất kỳ một nhóm nào trong công ty để nói “không” với một ý tưởng tốt, một sự án đáng giá hoặc một cái tiến cần thiết. Một khi mọi người đồng ý với các mục tiêu quan trọng nhất, có thể dễ dàng nói “không” với các ý tưởng kém quan trọng hợn. Nói không không phải là một sự tranh luận mang tính chính trị hoặc cảm xúc. Nó trở thành một phản ứng mang tính lý trí với sự cam kết mà cả doanh nghiệp thống nhất.
“Điều tôi thấy ở Google và chắc chắn đã áp dụng ở Twitter là OKRs – Mục tiêu và Kết quả then chốt. Chúng là một phương thức tuyệt vời để giúp mọi người trong công ty hiểu điều gì quan trọng và cách thức bạn đo lường những điều quan trọng đó. Đó chắc chắn là một cách tốt để truyền thông chiến lược và làm thế nào đo lường được chiến lược. Và đó là cách chúng tôi sử dụng chúng. Khi bạn phát triển một công ty, điều duy nhất khó tăng quy mô là giao tiếp. Điều đó thực sự rất khó. OKRs là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người hiểu cách thức bạn đo lường chiến lược và thành công”
Công thức OKR
⭐️Mẹo khi thiết lập mục tiêu và các kết quả chính trong OKR?
Khi thiết lập các mục tiêu, Google thường bắt đầu với các OKRs doanh nghiệp. Họ xác định ưu tiên dùng 3 đến 5 mục tiêu với 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu. OKRs thành công có thể đến từ một cách tiếp cận kết hợp giữa trên xuống và dưới lên, cho phép các cá nhân từ mọi bộ phận nêu rõ cái gì họ tin là đáng giá với thời gian của họ và làm thế nào họ có thể sử dụng nỗ lực tốt nhất của họ.
💧Mẹo thiết lập mục tiêu
Chọn 3-5 mục tiêu – nhiều hơn có thể làm rối các team và pha loãng nỗ lực.
Tránh những thuật ngũ không thúc đẩy thành tựu mới, như “tiếp tục thuê”, “giữ thị phần”,”tiếp tục làm…”
Sử dụng các thuật ngữ truyền tải đích đến và tuyên bố như “ra mắt sản phẩm X”…
Sử dụng các thuật ngữ hữu hình, có mục tiêu và không gây nhầm lẫn. Và hiển nhiên là một chỉ số kết quả quan sát được. Nghiên cứu cho thấy các mục tiêu cụ thể thường có kết quả cao hơn và đạt được mục tiêu.
Các kết quả then chốt thể hiện mức đo lường được, nếu đạt sẽ trực tiếp đạt được mục tiêu.
Kết quả chính nên mô tả đầu ra, không phải hoạt động. Ví dụ nếu kết quả chính bao gồm các từ như “tư vấn”, “giúp”, “phân tích”, “tham gia”, chúng đang mô tả hoạt động. Thay vào đó, mô tả kết quả của những hoạt đông đó, ví dụ “xuất bản báo cáo về mức độ hài lòng của khách hàng vào 17/3, hơn là đánh giá sự hài lòng của khách hàng.
Các cột mốc đo lường được nên bao gồm bằng chứng hoàn thành và bằng chứng này nên sẵn sàng, đáng tin cậy và dễ dàng tìm thấy.
Mẹo khi thiết lập OKR
⭐️Tránh các lỗi liên quan đến mục tiêu OKR
Xây dựng OKRs trong đó thiết lập mục tiêu rõ ràng, đo lường bằng các kết quả đã thống nhất. Như vậy, có thể thúc đẩy các nhóm đạt được những kết quả đột phá. Đồng thời giúp doanh nghiệp tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất. Những OKRs được viết không tốt có thể tạo ra chiến lược không rõ ràng, coi nhẹ các thước đo nội bộ và và khiến các nhóm tập trung vào việc duy trì hiện trạng. Khi xây dựng OKRs, tránh các lỗi sau:
💧Truyền thông sai về các mục tiêu OKRs đột phá
Thiết lập mục tiêu đột phá đòi hỏi việc truyền thông cẩn thận trọng các nhóm chịu trách nhiệm chính về các mục tiêu và các nhóm phụ thuộc vào công việc được chuyển giao như một phần của mục tiêu OKRs. Nếu dự án của bạn phụ thuộc vào các mục tiêu của nhóm khác, hãy chắc chắn bạn hiểu triết lý thiết lập mục tiêu của họ. Nếu họ sử dụng mục tiêu đột phá, nên kỳ vọng họ đạt được khoảng 70% mục tiêu của họ.
💧Các mục tiêu OKRs thông thường của kinh doanh
OKRs thường được viết dựa trên điều các nhóm tin tưởng có thể đạt được mà không thay đổi những điều họ họ đang làm, hơn là mong muốn của nhóm hoặc khách hàng. Để thử điều này, hãy thử xếp hạng công việc hiện tại và những dự án mới được yêu cầu của nhóm theo giá trị và nỗ lực yêu cầu. Nếu OKRs chứa bất kỳ điều gì mà không phải là những nỗ lực hàng đầu, đó chỉ là những OKRs thông thường của doanh nghiệp.
Lược bỏ những nỗ lực ưu tiên thấp và bố trí lại nguồn lực vào những OKRs hàng đầu. Có những mục tiêu sẽ không đổi từ quý này sang quý khác, như “Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng trên XX%,” và điều đó là ổn nếu mục tiêu đó có ưu tiên cao. Nhưng kết quả chính nên bao gồm việc thức đẩy nhóm tiếp tục sáng tạo và hiệu quả hơn.
💧Cộng tác
Các nhóm có thể đạt được OKRs của họ mà không cần đến tất cả các nguồn lực của nhóm. Nhóm có thể đang tích trữ quá mức nguồn lực cần thiết hoặc chưa thúc đẩy hoặc cả hai.
💧Các mục tiêu giá trị thấp
OKRs nên hứa hẹn một giá trị kinh doanh rõ ràng – nếu không, không có lý do mở rộng nguồn lực thực hiện chúng. Các mục tiêu giá trị thấp, kể cả khi hoàn thành 100%, không tạo ra nhiều sự khác biệt cho doanh nghiệp. Hãy hỏi, liệu có chỉ tiêu KPI đạt 1.0 điểm (100%) dưới điều kiện bình thường mà không mang lại một lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp? Nếu có, nên viết lại KPI để tập trung vào lợi ích hiện hữu.
💧Không đủ Kết quả chính cho các mục tiêu
Nếu các kết quả chính cho một mục tiêu cụ thể không đại diện cho tất cả các kết quả để hoàn thành mục tiêu đó, có thể mục tiêu OKR đó đã thiếu kết quả chính. Điều này có thể dẫn đến sự trì hoãn việc phát hiện các yêu cầu nguồn lực và mục tiêu đó không hoàn thành đúng hạn.
⭐️Xây dựng mục tiêu OKR nhóm
Để tạo ra sự nhất quán, trước tiên thống nhất các mục tiêu doanh nghiệp. Sau đó, các nhóm và cá nhân đặt mục tiêu của họ để phục vụ các mục tiêu lớn hơn. Tiếp theo, doanh nghiệp cần bao nhiêu lớp OKRs nhóm – mỗi phòng chức năng, nhóm có cần OKRs?
Không nhất thiết OKR công ty được phản ánh trong mọi OKR của nhóm. Có thể các OKRs của một nhóm tập trung vào 1 khía cạnh của OKRs doanh nghiệp. Nhưng cần có một vài liên hệ giữa OKRs nhóm và ít nhất 1 OKRs công ty.
Một cách để lập OKR nhóm là yêu cầu các trưởng nhóm họp để thiết lập mục tiêu. Ở Google, trưởng nhóm đôi khi phải liệt kê ưu tiên cho quý tới trong bối cảnh OKRs công ty. Khi tạo ra các ưu tiên này, cần chú ý tới OKRs công ty và kiểm tra:
Ưu tiên của nhóm có liên hệ với bất kỳ kết quả chính nào của DN?
Ưu tiên của nhóm có khiến việc đạt OKRs của DN thuận loại hơn?
Liệu có thiếu những ưu tiên mà các nhóm khác nghĩ là nhóm này nên đặt ra?
Có nhiều hơn 3 ưu tiên?
OKRs không phải là checklist. Chúng không phải là danh sách mọi công việc cần làm trong quý. Dùng OKRs để xác định tác động nhóm muốn thấy và họ tự quyết định đạt chúng bằng cách nào.
Dưới đây là một số ví dụ về OKRs nhóm hoặc cá nhân có thể đặt ra với mục tiêu DN là “đạt được xx% thị phần”.
⭐️Ví dụ về OKR nhóm hoặc cá nhân
Mục tiêu: Tăng mạnh tốc độ tăng trưởng doanh thu của sản phẩm A
Kết quả chính:
Phát hành 05 tính năng mới tới tất cả khách hàng
Thực hiện 05 sáng kiến để tăng doanh thu lên xx% / khách hàng
Thực hiện 03 thử nghiệm để xác định yếu tố chi phối doanh thu
Đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật để xây 03 tính năng mới trong Quý 1
Mục tiêu: Cải thiện danh tiếng của sản phẩm B
Kết quả chính:
Thiết lập hình ảnh dẫn đầu của sản phẩm B bằng cách nói chuyện trước 3 sự kiện ngành
Xác định và tiếp cận trực tiếp top 100 người dùng
Rút ngắn thời gian phản ứng với các lỗi do người dùng phát hiện 30%
⭐️Công cụ: thang đo OKRs
Tại Google, OKRs thường được đánh giá trên thang 0.0 to 1.0, 1.0 nghĩa là mục tiêu hoàn thành 100%. Nếu các kết quả chính của cá nhân được đánh giá và khi đó, sử dụng một phép bình quân đơn giản, thì mức độ hoàn thành mục tiêu được tính tương ứng. Điều này được mô tả là “đơn giản” vì chưa tính đến trọng số của các kết quả chính. Một số kết quả chính hoặc là 0 hoặc là 1. Ví dụ “Tiến hành một chiến dịch marketing qua mạng lưới thành viên” có thể kết quả là Có hoặc Không. Hay nói cách khác, 1 hoặc 0. Không có điểm 0.5 trong trường hợp này.
⭐️Lưu ý khi đánh giá OKR
💧Vùng an toàn của OKR là khoảng 60-70%
Điểm thấp hơn có nghĩa DN không đạt đủ mức có thể. Đạt cao hơn có thể có nghĩa là một mục tiêu đột phá có thể chưa được thiết lập đủ cao. Với thang đo Google’s 0.0 – 1.0, kỳ vọng đạt được bình quân 0.6 to 0.7 đối với tất cả cả OKRs. Với các DN mới triển khai OKRs, ý nghĩa sai lệch về “thất bại” trong việc đạt được các mục tiêu thách thức bản thân nó đã “không thoải mái”.
💧OKRs không đồng nghĩa với đánh giá kết quả
OKRs không phải làm một công cụ đầy đủ (hoàn chỉnh) để đánh giá một doanh nghiệp hay cá nhân. Thay vào đó, nó có thể được sử dụng để tóm tắt những gì một người làm trong kỳ trước. Có thể cho thấy đóng góp và tác động tới mục tiêu doanh nghiệp.
💧Đánh giá OKR công ty một cách công khai
Tại Google, các OKRs công ty thường được chia sẻ và đánh giá hàng năm và hàng quý. Đầu năm, có cuộc họp toàn công ty trong đó kết quả đánh giá OKR kỳ trước được công bố và OKRs mới được chia sẻ, cho cả năm và quý tiếp theo. Sau đó, công ty họp hàng quý để đánh giá OKR và đặt OKR cho quý tiếp theo. Ở những cuộc họp này, chủ của mỗi OKR (thưởng là các trưởng nhóm) giải thích cách tính điểm và điều chỉnh cho quý sau, nếu có.
💧Kiểm tra trong kỳ
Trước kỳ đánh giá cuối cùng, có thể hữu ích nếu có rà soát OKR giữa quý cho OKR tất cả các cấp độ để cung cấp cho các cá nhân và nhóm một cảm giác về mức độ đạt OKRs hiện tại. Cuối quý, rà soát cũng có thể được sử dụng để chuẩn bị cho đánh giá cuối kỳ.
⭐️Công cụ đánh giá kết hợp OKR và KPI hiệu quả – Phần mềm OOC digiiTeamW
Phần mềm digiiTeamW kết hợp linh hoạt các phương pháp quản lý mục tiêu, công việc, hiệu suất. Ngay trên một nền tảng, doanh nghiệp có thể quản lý mục tiêu và kết quả trọng yếu dễ dàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể quản lý theo BSC-KPI hay quản lý dự án, quản lý công việc.
Nhóm Google Ventures chia sẻ những điều Google đã học được trong sử dụng OKRs với các công ty khác. Rick Klau, Partner của Google Ventures, trình bày với nhiều startups đang triển khai OKRs lần đầu tiên. Bài trình bày gồm các nội dung OKRs là gì? Chúng giúp các startup tăng trưởng nhanh giữ được sự tập trung như thế nào? Điều gì nên tránh khi triển khai OKRs?
