Hệ thống chỉ tiêu KPI – hay Hệ thống chỉ số kết quả trọng yếu của doanh nghiệp, thường được biết đến với tên gọi ngắn gọn là KPI – đang dần trở thành một công cụ thiết yếu trong điều hành doanh nghiệp và quản lý kết quả công việc của nhân viên. Có nhiều yếu tố đảm bảo sự thành công của triển khai KPI tại doanh nghiệp. Trong số đó, việc ứng dụng phần mềm KPI phù hợp là hướng đi tất yếu để triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp.
Phần mềm KPI – Hướng đi tất yếu để triển khai thành công hệ thống KPI trong DN
Để triển khai thành công, hệ thống chỉ tiêu KPI phải được thiết kế bám sát chiến lược và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, đảm bảo tính tập trung nhờ quản lý số lượng chỉ tiêu và phân bổ trọng số hợp lý, chỉ tiêu KPI cấp bộ phận và chỉ tiêu KPI cá nhân phải đảm bảo phù hợp với chức năng của của bộ phận và cá nhân đó.
Tuy nhiên, để đảm bảo triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI dài hạn và thực sự trở thành một công cụ quản lý hiệu quả của doanh nghiệp, một phần mềm KPI phù hợp, được tích hợp tốt với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp như ERP, MES, CRM, DMS, phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý tài liệu, phần mềm kế toán hay chính phần mềm nhân sự là không thể thiếu.
Phần mềm KPI có đặc điểm gì và tại sao quan trọng khi triển khai hệ thống KPI?
Không nên coi phần mềm KPI là một module của phần mềm nhân sự
Phần mềm KPI hay bị hiểu nhầm là một module của phần mềm nhân sự. Thực tế, hệ thống chỉ tiêu KPI trước hết là một hệ thống quản lý phục vụ công tác kế hoạch và điều hành doanh nghiệp, mà trọng tâm của nó là các hoạt động lõi của doanh nghiệp như kinh doanh, sản xuất…, bên cạnh một phần các chỉ tiêu hướng vào công tác cải tiến quy trình và nâng cao năng lực.
Do đó, phần mềm KPI trước tiên phục vụ việc thiết kế các chỉ tiêu – hay nói cách khác là lập kế hoạch của doanh nghiệp, hỗ trợ việc giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu đó và cung cấp các báo cáo quản trị ở dạng dashboard – báo cáo tổng hợp hoặc báo cáo theo từng chỉ tiêu, đồng thời cho phép so sánh giữa các kỳ báo cáo của cùng một chỉ tiêu.
Ngoài việc hỗ trợ theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu KPI cấp công ty, phần mềm KPI cũng hỗ trợ việc theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu KPI cấp bộ phận và cá nhân. Những thông tin này sẽ được cung cấp cho bộ phận quản lý nhân sự, có thể có hoặc không thông qua phần mềm nhân sự để phục vụ công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Phần mềm quản lý KPI không phải là phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh trực tiếp
Phần mềm KPI, như đã nói trên, là một phần mềm hỗ trợ công tác lập kế hoạch và điều hành thực hiện kế hoạch theo chiến lược. Ứng dụng phần mềm KPI không làm thay chức năng của các phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh hoặc các chức năng khác của doanh nghiệp như nhân sự, quản lý dự án, kế toán. Chính vì thế, việc sử dụng phần mềm KPI để nhập trực tiếp các dữ liệu về sản xuất, kinh doanh là không hợp lý, trừ một số chỉ tiêu đặc biệt mà dữ liệu không thể thu thập được thường xuyên từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý khác.
Vì vậy, việc tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp gần như là một yêu cầu bắt buộc của bất kỳ phần mềm KPI nào. Nếu không thực hiện được việc tích hợp, việc triển khai phần mềm KPI thường yêu cầu các bộ phận phải nhập liệu trực tiếp hoặc import dữ liệu. Điều này làm mất thời gian và nỗ lực của nhân sự, dẫn đến khả năng phản đối và chối bỏ phần mềm tăng dần theo thời gian.
Kết hợp phần mềm BI để tạo nền tảng dữ liệu cho KPI
Như đã nói trên, phần mềm KPI cần được tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, do nguyên tắc thiết kế, các chỉ tiêu KPI lại không cố định theo thời gian do trọng tâm hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi. Điều này khiến cho việc theo dõi, cập nhật số liệu của phần mềm KPI gặp khó khăn. Do đó, việc xây dựng một nền tảng BI để thu thập thông tin về tất cả các chỉ tiêu vận hành phổ biến của doanh nghiệp cũng như các các mảng chức năng khác nhau là cần thiết để luôn sẵn sàng nguồn thông tin cho KPI. Xem thêm thông tin về BI tại bài viết Phần mềm BI – nền tảng của giải pháp KPI.
Hiện trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý KPI được giới thiệu đến các doanh nghiệp. Tham khảo 10 phần mềm KPI hiệu quả nhất 2024.
Phần mềm đánh giá KPI sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được một số bài toán khó
Ứng dụng phần mềm KPI phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được nhiều vấn đề nan giải:
- Quản lý được song song cả 2 vấn đề: quản lý hệ thống mục tiêu/chỉ tiêu chiến lược của công ty và đánh giá hiệu suất cá nhân người lao động, nhờ cơ chế tích hợp với các phần mềm quản lý khác và phân quyền đối với các tài khoản người dùng.
- Đảm bảo việc theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu với thông tin cập nhật thông qua cơ chế tích hợp, giúp BLĐ doanh nghiệp luôn nắm được thông tin quan trọng để cập nhật về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và so sánh với mục tiêu chiến lược.
- Giảm thiểu được nỗ lực và thời gian nhập liệu của nhân viên, từ đó tăng khả năng chấp nhận và sử dụng phần mềm, song song với việc chấp nhận triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, giúp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả.
- Đánh giá được hiệu quả công việc của người lao động, từ đó áp dụng các biện pháp quản lý nhân sự hướng mục tiêu vào hiệu suất, ví dụ như phương pháp trả lương 3P.
Phần mềm KPI digiiTeamW – phiên bản nâng cấp hoàn toàn mới của digiiKPI
Phần mềm digiiKPI V02 của OOC, được ra mắt vào tháng 4/2019, và được triển khai đầu tiên cho Công ty CP Đầu tư Địa ốc Thành phố (Cityland), được thiết kế theo hướng tích hợp giữa KPI và BI, hướng tới việc giúp các doanh nghiệp có một nền tảng phần mềm BI để thu thập, lưu trữ các thông tin quản lý từ các phần mềm quản lý vận hành khác như CRM, DMS, PM, Quản lý sản xuất hay Quản lý dự án, đồng thời vẫn thiết kế/theo dõi được KPI để quản lý các hệ thống chỉ tiêu kết quả trọng yếu.
Tuy nhiên, với tinh thần liên tục đổi mới, OOC đã tiếp tục phát triển và ra mắt phần mềm KPI hoàn toàn mới với nhiều tính năng ưu việt hơn – Phần mềm KPI digiiTeamW. Tham khảo thông tin về Phần mềm KPI digiiTeamW tại đây. Ngay từ khi ra mắt, phần mềm KPI digiiTeamW đã được OOC triển khai cho hàng loạt khách hàng như CityLand, Đất Xanh Group, Công ty Đầu tư Xây dựng Xuân Mai, PTSC Thanh Hóa, Yody, Công ty BĐS Thành Phố Vàng, Tâp đoàn Vitto Hoàn Mỹ…
