Tổ chức và Quản lý công việc là gì? Tưởng tượng bạn phải giải quyết hơn 30 nhiệm vụ và không biết bắt đầu từ đâu? Bạn có thể đã tìm kiếm những cách hiệu quả hơn để tổ chức công việc của mình. Dưới đây là cách tổ chức, sắp xếp công việc để giúp bạn cân bằng công việc một cách dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý công việc.
Tổ chức và Quản lý công việc là gì?
Tổ chức và Quản lý công việc là gì?
Tổ chức và Quản lý công việc là quản lý một nhiệm vụ trong suốt vòng đời nhiệm vụ đó. Nó bao gồm lập kế hoạch, giao việc, theo dõi và báo cáo. Tổ chức và sắp xếp công việc có thể giúp đạt được mục tiêu của cá nhân, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp và chia sẻ kiến thức về việc đạt được mục tiêu công việc chung. Các nhiệm vụ cũng được phân biệt bởi tính phức tạp, từ thấp đến cao.
Như vậy, quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi quản lý các khía cạnh của nhiệm vụ, bao gồm trạng thái công việc, mức độ ưu tiên, thời gian, nhân lực, tài lực, tần suất lặp lại, độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, các cảnh báo… Những yêu tố này có thể coi là những hoạt động cơ bản của quản lý công việc. Tổ chức, sắp xếp công việc có thể thực hiện thông qua các phần mềm quản lý công việc hoặc dự án.
Tổ chức và sắp xếp công việc có thể thực hiện như một phần của quản lý dự án và quản lý quy trình, và có thể hoạt động như nền tảng quả của quản lý quy trình trong doanh nghiệp. Các nhà quản lý dự án gắn với quản lý theo hướng công việc có lịch trình dự án chi tiết và cập nhật, và thường có vai trò quan trọng trọng việc định hướng thành viên nhóm và hoàn thành mục tiêu dự án.
Các bước trong tổ chức và quản lý công việc
Quản lý công việc bao gồm những bước cơ bản:
- Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện. Và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
- Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
- Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình tổ chức, sắp xếp công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc
(Note: Bạn không chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý công việc để tổ chức, sắp xếp công việc tại văn phòng, công ty. Mà còn quản lý nhiều nhiệm vụ bên ngoài môi trường nơi làm việc như: chuyến đi nghỉ, những thứ bạn cần mua sắm,…)
Tại sao phần mềm quản lý công việc lại quan trọng đến vậy?
Phần mềm quản lý công việc cung cấp sự rõ ràng và ổn định khi nói đến mọi nhiệm vụ bạn đã, đang và sẽ thực hiện.
Bạn luôn luôn biết chính xác những gì cần phải làm và theo thứ tự. Tổ chức và giám sát tốt công việc tốt sẽ giảm mức độ căng thẳng và lo lắng mỗi khi đối mặt với deadline. Việc này cũng giảm khả năng trì hoãn công việc.
Dưới đây là các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Làm việc hiệu quả và đảm bảo hoạt động hàng ngày của bạn được sắp xếp hợp lý
Với phần mềm quản lý công việc, bạn kiểm soát tất cả công việc ở một nơi. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo cách bạn muốn. Thông qua một danh sách việc cần làm (to-do list) đơn giản, danh sách nhiệm vụ (task lists) nâng cao. Hay áp dụng những phương pháp trực quan như: bảng Kanban, Biểu đồ Gantt, v..v.
Bạn không còn phải tìm kiếm các nhiệm vụ thông qua email hoặc trong đống giấy tờ, văn bản. Dùng phần mềm quản lý công việc một cách hiệu quả, bạn sẽ không lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.
(Note: Trước đây chúng tôi đã thực hiện khảo sát thông qua hơn 200 danh sách công việc từ một webite việc hoạt động tại hơn 50 quốc gia. Kết quả cho thấy tổ chức và sắp xếp công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng hàng đầu mà các nhà tuyển dụng đang mong đợi từ các nhà quản lý dự án của họ. Điều này cho thấy tổ chức công việc và quản lý giao việc quan trọng như thế nào đối với nhà tuyển dụng để doanh nghiệp có thể đạt được kết quả kỳ vọng và năng suất hiệu quả)
Hoàn thành deadlines công việc
Không ai muốn lãng phí thời gian cho hoạt động hành chính như kiểm tra email hoặc gửi hóa đơn. Đó là lý do tại sao bạn cần đặt thời gian giới hạn cho các nhiệm vụ của mình. Những ranh giới này giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Để tránh tình trạng lãng phí thời gian và bị công việc cuốn đi, bạn cần theo dõi bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ bạn làm trong ngày. Bằng cách hạn chế số giờ dành cho các hoạt động không quan trọng hoặc lãng phí thời gian. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung nhiều thời gian hơn vào các việc quan trọng và sắp đến deadlines. Từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.
Kiểm soát ngân sách
Hầu hết các nhiệm vụ đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Cho dù bạn cần tiền để mua phần mềm mới hoặc đồ dùng văn phòng, thuê chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên mới, tải hình ảnh từ stock hoặc tạo video quảng cáo cho khách hàng của bạn, công việc của bạn luôn được gắn với ngân sách đã dự trù.
Để đảm bảo bạn không vượt quá số tiền đó, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ và một phần thuộc tính của nó cho các hoạt động riêng lẻ dựa trên ước tính của bạn.
Sắp xếp rõ ràng những công việc cần ưu tiên
Sắp xếp các công việc ưu tiên của bạn là rất quan trọng để cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn. Đó là lý do tại sao việc sắp xếp các công việc theo các nhóm khác nhau như nhóm việc khẩn cấp (urgency) hay nhóm việc quan trọng (importantce) giúp bạn dễ dàng sắp xếp các công việc ưu tiên.
Rất nhiều lúc bạn cảm thấy hứng thú khi bắt đầu vào làm việc vào buổi sáng và sau đó mất động lực vì bạn không biết bắt đầu từ đâu vì bạn luôn cảm thấy tất cả mọi công việc đều cần ưu tiên. Vì vậy, hãy tìm hiểu những phương pháp bạn có thể sử dụng để dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các công việc của mình.
Các Tips để tổ chức công việc hiệu quả với phần mềm quản lý công việc
Quản lý các công việc ở cấp độ nhóm sẽ có nhiều điểm khác biệt so với tổ chức công việc cá nhân hay còn có thể gọi là quản lý giao việc.
Bạn cần trao đổi với các thành viên trong nhóm về việc phân công công việc, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ nhất định và sau đó báo cáo về tiến độ công việc, deadline, ngân sách tối thiểu, các nguồn lực cần thiết, thứ tự công việc ưu tiền và các yếu tố ảnh hưởng khác.
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc với tư cách cá nhân, các nhiệm vụ của bạn có thể chỉ phụ thuộc vào khách hàng của bạn, ngân sách được đặt và thời hạn, còn khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc khi làm việc với nhóm, công ty, việc quản lý sẽ phức tạp và liên quan đến nhiều yếu tố hơn: đồng nghiệp trong công ty, team members trong một nhóm. Ở cấp độ quản lý giao việc này, bạn cần giao tiếp nhiều hơn với các thành viên trong nhóm để cùng hoàn thành mục tiêu công việc. Điều này đảm bảo rằng tài nguyên nhóm được sử dụng chính xác (thời gian, ngân sách, …) và sẽ giúp trong dự án thành công, đúng tiến độ.
Phần mềm digiiTeamW
Quản lý Công việc hiệu quả là một cách hoàn hảo để bắt đầu tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và hiệu suất lao động của doanh nghiệp. Nếu đó là điều mới mẻ đối doanh nghiệp, mẹo nhỏ là có thể bắt đầu với thử với một đầu công việc đơn giản và giao việc ở cấp độ nhóm và cá nhân trên Phần mềm digiiTeamW. Để đảm bảo việc ủy thác công việc tốt và không đưa tất cả các nhiệm vụ vào một người, Phần mềm digiiTeamW sẽ giúp những người có trách nhiệm theo dõi các công việc đang được thực hiện dễ một cách dễ dàng hơn.
Phần mềm digiiTeamW giúp người dùng cụ thể hóa cá chỉ tiêu KPI được giao thành những đầu việc nhỏ hơn để có thể quản lý, theo dõi việc thực thi, từ đó có thể nắm bắt được trạng thái thực hiện các chỉ tiêu KPI. Điều này giúp các chỉ tiêu KPI được giao xuống không ở trong tình trạng lơ lửng và chỉ được cập nhật kết quả vào cuối kỳ.
Tính năng chính của Phần mềm digiiTeamW
- Tạo mục tiêu/chỉ tiêu/đầu việc
- Thiết lập trọng số mục tiêu, chỉ tiêu hay đầu việc
- Thiết lập công thức tính toán và quy đổi kết quả
- Phân công mục tiêu, chỉ tiêu hay đầu việc cho bộ phận hay nhân sự tương ứng
- Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
- Tự động hóa phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng)
- Theo dõi quá trình thực hiện
- Cập nhật trạng thái thực hiện
- Cập nhật kết quả chỉ tiêu hay công việc
- Đánh giá
- Duyệt kết quả đánh giá
- Xếp hạng bộ phận/nhân sự theo kết quả thực hiện
- Báo cáo kết quả
- Dashboard
- Hỗ trợ tương tác trong bộ phận hoặc team dự án cùng thực hiện một mục tiêu
- Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm
- Cơ chế nhập liệu linh hoạt – nhập tay, import Excel hoặc tích hợp
- Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng
Doanh nghiệp nào phù hợp với digiiTeamW
Doanh nghiệp lớn
Ở những doanh nghiệp lớn, quy mô nhân sự có thể lên đến hàng ngàn người. Tại đây, triển khai phần mềm giao việc luôn gặp vướng mắc do:
- Yêu cầu tính tùy biến cao do sự đa dạng về phương pháp quản lý và thói quen của nhà quản lý. Họ có thể vừa muốn sử dụng KPI, OKR trong khi ở nhiều phòng ban lại muốn dùng phần mềm giao việc.
- Tốc độ tải phần mềm và tính toán là yêu cầu hàng đầu do lượng số truy cập đồng thời cao
- Yêu cầu hệ thống cập nhật nhưng phải đáp ứng đủ nhiều yêu cầu quản lý khác nhau. Ví dụ các tập đoàn cần quản lý một số chỉ tiêu KPI chính của các công ty thành viên bên cạnh các báo cáo KPI thông thường.
- Cơ chế nhập liệu linh hoạt, hỗ trợ nhập liệu tự động – tích hợp hoặc số lớn – import file
- Kết nối với các phần mềm quản lý khác
Doanh nghiệp nhỏ
Các doanh nghiệp nhỏ lại thường có những vấn đề khác với doanh nghiệp lớn.
- Sử dụng công cụ quản lý đa năng: KPI, OKR, dự án hay giao việc trên 1 nền tảng. Họ không muốn đầu tư nhiều công cụ khác nhau – tốn kém và khó kết nối
- Phần mềm đơn giản, dễ sử dụng
- Các sử dụng có nhiều điểm tương đồng với 1 công cụ quen thuộc hàng mấy chục năm nay – Excel
- Nhân sự kiêm nhiệm nhiều do thiếu người – cần cơ chế giao chỉ tiêu hoặc công việc linh hoạt
- Linh hoạt trong sử dụng phương pháp quản lý. Đôi khi tùy biến theo quan điểm và phong cách của người đứng đầu
Do đó, Phần mềm digiiTeamW phù hợp với cả 2 nhóm DN trên.
Xem thêm về các phần mềm đánh giá kết quả.
Các phân hệ khác của digiiMS
- Cơ cấu tổ chức digiiOST
- Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR
- Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore
- Quản lý năng lực digiiCAT
- Cổng thông tin nhân sự digiiPortal
- Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B
- Phần mềm KPI digiiTeamW
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
_______________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
Hotline/Zalo: 0886595688
Nguồn: paymoapp.com
Lược dịch bởi OOC.
