Tại sao doanh nghiệp có cách hiểu và ứng dụng sai lầm về phần mềm KPI? Bài viết làm rõ 5 sai lầm về phần mềm KPI. Đại đa số các yêu cầu về tư vấn KPI đều xuất phát từ phòng nhân sự các công ty. Hầu hết công ty phần mềm đều giới thiệu phần mềm quản lý KPI như một phần của phần mềm nhân sự. Điều đó có thể lý giải, là nhiều doanh nghiệp cũng như cán bộ nhân sự coi KPI là một mảng của quản trị nhân sự – quản lý hiệu quả công việc.
KPI có phải là công cụ của Quản lý nhân sự?
Tuy nhiên, KPI không thuần túy là một công cụ quản lý hiệu quả công việc của nhân viên. KPI trước tiên là công cụ quản lý thực hiện chiến lược. Giúp DN cụ thể hóa chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường được, ở cấp công ty.
Số liệu phục vụ tính toán các chỉ tiêu KPI được thu thập từ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ như bộ phận marketing, kinh doanh, sản xuất, hay các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Như vậy, các chỉ tiêu KPI quan trọng nhất nên do ai chịu trách nhiệm quản lý? Nên do Ban Giám đốc/ Phòng Kế hoạch/ Phòng Kinh doanh thay vì phòng Nhân sự.
Phòng Nhân sự chỉ sử dụng lại kết quả đánh giá KPI cá nhân để thực hiện nghiệp vụ. Chẳng hạn là đầu vào cho đánh giá công việc nhân viên, tính lương, thưởng và các nghiệp vụ khác. Hiểu sai vai trò của KPI sẽ khiến doanh nghiệp xác định sai yêu cầu của khi quyết định mua phần mềm này.
Xem thêm: KPI là gì? Phân loại và triển khai KPI hiệu quả
5 sai lầm về phần mềm KPI thường gặp
Sai lầm 1: Coi phần mềm KPIs là một phân hệ của phần mềm nhân sự
Phần mềm KPI không hoàn toàn là một phân hệ của phần mềm nhân sự. Cần hiểu đây như một phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống mục tiêu chiến lược. Phần mềm này trước tiên phục vụ công tác điều hành, sau mới cho công tác quản lý nhân sự.
Đơn giản vì KPI liên quan đến chiến lược. Các thông tin không chỉ gói gọn trong mảng nhân sự, mà xuyên suốt toàn bộ các hoạt động trọng yếu của doanh nghiệp. Công tác quản lý nhân sự chủ yếu liên quan đến con người trong các hoạt động đó. Phần mềm này vượt ra ngoài phần mềm nhân sự. Bởi thông tin đầu vào, đầu ra và sự bao quát của nó đối với toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp trên tất cả các mảng hoạt động. Bao gồm Tài chính, kinh doanh, khách hàng, nhân sự, vận hành, sản xuất…
Sai lầm 2: Coi phần mềm quản lý KPIs như một phần mềm quản lý chức năng
Cần làm rõ phần mềm quản lý KPI cũng không phải là phần mềm quản lý các mảng công việc theo chức năng như marketing, kinh doanh hay sản xuất. Phần mềm KPI đơn giản là một công cụ giúp thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI. Và thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý các chức năng vận hành của doanh nghiệp. Từ đó tính toán và thể hiện kết quả của các chỉ tiêu KPI dưới một định dạng đã quy định, hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).
Sai lầm 3: Đòi hỏi phần mềm phải ghi nhận trực tiếp kết quả hoạt động của các mảng chức năng
Giống như Tableau của ô tô, không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Mà cần thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Vì vậy, phần mềm quản lý KPI cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để có thể mang lại cho nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật. Nếu không tích hợp, có thể dùng cơ chế import dữ liệu hoặc nhập trực tiếp. Tuy nhiên, trong dài hạn, phương thức này thường khó có thể vận hành tốt. Do tốn thời gian và nỗ lực, ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cá nhân, hoặc do sai số do nhập liệu nhiều lần.
Sai lầm 4: Xây dựng phần mềm một cách độc lập, các chỉ tiêu được xây dựng trực tiếp mà thiếu nền tảng dữ liệu thành phần
Điều này khiến việc đo lường KPI gặp khó khăn, nhất là với các chỉ tiêu không thường xuyên xuất hiện ở bảng KPI. Phần mềm KPI cần được xây dựng trên nền tảng BI để giúp doanh nghiệp đảm bảo việc thu thập dữ liệu thường xuyên. Xem thêm bài Phần mềm BI – nền tảng của giải pháp BI để hiểu rõ thêm vấn đề này.
Sai lầm 5: Đánh giá KPI của cá nhân được thực hiện trực tiếp trên phần mềm nhân sự
Thực tế, kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI cá nhân được kết xuất từ phần mềm ra. Hoặc chuyển sang phần mềm nhân sự để làm đầu vào cho việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Nói cách khác, phần mềm nhân sự chỉ kế thừa kết quả thực hiện công việc cá nhân từ phần mềm KPI.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm KPI digiiTeamW
Việc hiểu đúng về KPI và phần mềm KPI sẽ giúp doanh nghiệp có cách tiếp cận đúng đắn. Và lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm phù hợp. Phần mềm digiiTeamW của OOC qua nhiều lần rút kinh nghiệp từ các phiên bản trước. Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp quản lý việc thực hiện chiến lược. Từ thiết kế bản đồ chiến lược, KPI công ty, KPI bộ phận và KPI cá nhân đến việc theo dõi thực hiện, có hệ thống báo cáo/dashboard trực quan, sinh động. Và kết nối với các module khác của phần mềm nhân sự như digiiHRcore – thông tin nhân sự để cung cấp thông tin cho việc quản lý hồ sơ và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự, phục vụ các nghiệp vụ quản lý nhân sự khác.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý KPI – hiểu thế nào cho đúng?
Phần mềm digiiTeamW – KPI, OKR và hơn thế nữa
Giống phần mềm KPI chuyên nghiệp, digiiTeamW giúp quản lý chiến lược và hiệu suất đa dạng cho doanh nghiệp. Đặc biệt, digiiTeamW không hạn chế chuyên môn về một phương pháp KPI. Nó là phần mềm tổng hợp quản lý theo nhiều hình thức khác như: OKR, Task, quản lý Dự án.
digiTeamW là một công cụ chuyên biệt để quản lý chiến lược thông qua hệ thống chỉ tiêu KPI. Phần mềm giúp DN cụ thể hóa chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường cấp công ty. Công cụ này được xây dựng trên kinh nghiệm 18 năm tư vấn KPI của OCD. Bảng điểm cân bằng (Balance Scoredcard – BSC) là phương pháp được áp dụng trong phần mềm KPI digiiTeamW. Phương pháp này giúp mọi tổ chức quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá.
Ngoài ra, digiiTeamW còn là phần mềm quản lý hiệu suất all-in-one. Đây là lựa chọn tuyệt vời khi DN muốn quản lý đa dạng như KPI, OKR, Task, Dự án. Quản lý có thể dùng các phương pháp linh hoạt mà không cần tìm kiếm những phần mềm chuyên biệt. Doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các mục tiêu với nhiều phương pháp trên cùng một nền tảng. Nhờ vậy, giúp nâng cao tính liên kết để hướng tới mục tiêu chung nhất.
Lựa chọn phần mềm thế nào cho phù hợp?
Lựa chọn phần mềm KPI phù hợp là bài toán khó đối với doanh nghiệp. Nếu lựa chọn phần mềm không phù hợp, doanh nghiệp tổn hại rất lớn. Không chỉ tổn hại về tiền bạc, mà còn tốn rất nhiều thời gian, nguồn lực và sự nỗ lực của cả tập thể. Mặt khác, tạo một tâm lý e ngại khi tiếp cận phần mềm mới. Hoặc e ngại làm quen với phần mềm mới. Những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn Phần mềm KPI có thể giúp doanh nghiệp tự tin hơn tìm ra phần mềm phù hợp.
Tham khảo: 10 Phần mềm KPI miễn phí, hiệu quả cho doanh nghiệp
