Quản lý công việc thời Covid. Mùa này còn giống mùa xưa?

Last updated on 20/01/2022

Những thử thách Covid mang lại đang ngày một nặng trĩu trên vai của các doanh nghiệp. Tình hình dịch bệnh đang càng trở nên khó đoán định xong chưa hẹn ngày kết thúc. Là một nhà quản lý thông minh, bạn nên cùng với đội ngũ của mình nên có kế hoạch đối phó dài hạn và tiến tới đổi mới mô hình làm việc phù hợp thời hậu Covid thay vì chỉ xem đây là một “trận cúm mùa” mà đưa ra những biện pháp cầm chừng, rời rạc, mang tính chất tạm thời. Kế hoạch linh hoạt thay đổi dài hạn và có hệ thống ấy cần được bắt đầu bằng một cách thức quản lý công việc hiệu quả hơn. Theo bạn 2 phong cách quản lý công việc thời Covid, cái nào sẽ đem lại hiệu quả lấn át hơn?

Tìm hiểu thêm: Xu hướng làm việc tại nhà và cách thức quản lý hiệu quả trong tương lai

1. Quản lý ngày lao động – công cụ quản lý thời gian

Một tâm lý chung của nhà quản lý là luôn lo nhân viên sao nhãng, ngó lơ công việc. Thay vì tập trung hoàn thành các nhiệm vụ thì họ có thể dành thời gian lang thang Facebook, lượn lờ web phim. 

Tính năng

Phần mềm theo dõi một cánh tay nối dài giúp nhà quản lý có thể quan sát từng nhân viên một cách chặt chẽ. “Lớp phó gương mẫu” này sẽ lưu lại từng cú click chuột, từng trang web truy cập đến cả từng số phút dành trên mỗi tab để báo cáo chi tiết đến nhà quản lý. Phần mềm quản lý công việc thời Coivd này còn cho phép chụp màn hình một cách ngẫu nhiên dùng làm bằng chứng cho mức độ chăm chỉ hay biểu hiện lười nhác của nhân viên. Dừng hoạt động làm việc trong 3-5 phút cũng được coi là một biểu hiện đáng nghi trong từ điển của phần mềm và sẽ được thống kê sau cuối ngày làm việc. 

Những phần mềm như Doctor time, Toggl hay Recuse Time đang giúp doanh nghiệp giải bài toán quản lý theo cách đó. Phần mềm một lúc được tích hợp nhiều chức năng vừa có thể chấm công vừa theo dõi mức độ hoạt động của bàn phím và chuột. Đồng thời cũng có thể cho phép người dùng thiết lập mục tiêu năng suất và báo cáo nếu như nhiệm vụ đó đang chiếm quá nhiều thời gian.

Hạn chế của phần mềm theo dõi thời gian

Xuất phát từ nhu cầu quản lý đơn thuần nhưng áp dụng phương pháp này hoàn toàn không không phù hợp trong mùa làm việc tại nhà. Phần lớn nhân viên làm việc với máy tính nhưng không thể lấy đây là cơ sở thước đo cho sự chăm chỉ và hiệu suất công việc. Sẽ thật bất công nếu nhân viên đang bận bịu xử lý giấy tờ nhưng lại bị tính lơ đãng công việc vì không dùng máy tính. Việc theo dõi từng con trỏ chuột sẽ tạo ra cảm giác bị soi xét, tâm lý sợ hãi và nhiều mâu thuẫn giữa hai cấp làm việc. Vô hình chung, áp dụng cách thức quản lý này sẽ tạo nên một văn hóa bắt lỗi và nỗi sợ giao tiếp trong toàn công ty.

Tìm hiểu thêm:Thế nào là một Phần mềm quản lý công việc tốt?

2. Phần mềm quản lý công việc thời Covid

Rõ ràng rằng, nếu công ty bạn vẫn tính lương dựa trên ngày công lao động thì chẳng sớm thì muộn con đường kinh doanh của bạn sẽ gặp khủng hoảng. Nó thực sự không phù hợp khi áp dụng hình thức khi làm việc tại nhà bởi bạn không thể quan sát, theo dõi trực tiếp nhân viên của mình. Vậy hãy quản lý công việc thời Covid dựa trên hiệu suất nhân viên.

Thay vì tập trung vào thời gian và cách thức làm việc, nhà quản lý nên quan tâm vào kết quả làm việc. Hãy để tinh thần làm việc tại nhà – thoải mái, cho phép nhân viên tự quyết định cách họ làm việc, miễn sao tiến độ và chất lượng công việc được đảm bảo. Xây dựng mô hình quản trị KPI hay OKR phù hợp sẽ tạo dòng chảy mới cho công việc của bạn.

KPI – Key Performance Indicator

KPI là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp, cá nhân. Mỗi phòng ban, cá nhân sẽ được áp những KPI riêng và KPI lớn dần khi trách nhiệm công việc tăng lên. 

Chỉ tiêu KPI sẽ thường gắn với con số cụ thể, cụ thể hóa chiến lược và chiến thuật của doanh nghiệp cho mỗi kỳ kinh doanh. Ví dụ, KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chất chiến lược: thu về lợi nhuận 150 tỷ trong một năm; nâng quy mô hoạt động lên 30% so với hiện tại. Trong khi KPI được gắn với các mục tiêu chiến thuật như: sản xuất 3 clip giới thiệu sản phẩm trong một tháng, đạt được 5000 lượt truy cập trang web dưới dạng click chuyển đổi. 

Tìm hiểu thêm: 5 sai lầm thường gặp về phần mềm KPI

OKR – Objectives and Key Results

OKR là một hệ thống quản trị mục tiêu. Trong đó, doanh nghiệp sử dụng OKR như một phương pháp để định lượng và tạo ra những kết quả then chốt (key results) cụ thể nhằm hiện thực hóa mục tiêu (objectives) trong một thời hạn nhất định.

OKR ra đời xoay quanh 2 câu hỏi khác nhau: 

Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu? Giúp chỉ ra mục tiêu của công ty, phòng ban hoặc cá nhân.

Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào? Giúp vạch ra những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu doanh nghiệp mong muốn.

Một mục tiêu tốt cần ngắn gọn, có tính khả thi đủ lớn để truyền cảm hứng cho tất cả mọi người và nên được chia nhỏ thành từ 2 – 5 kết quả then chốt ngắn hạn. 

Ví dụ: 

Mục tiêu (Objective) : Tổng doanh thu năm 2019 đạt 10,000,000 USD

Kết quả then chốt (Key result):

                Đạt mức doanh thu định kỳ hàng tháng 834,000 USD

                Giá trị đăng ký trung bình ít nhất $ 295 mỗi tháng

                Tỷ lệ phần trăm gia hạn hàng năm 75%

                Tỷ lệ biến động từ 3 – 5% hàng tháng.

Tìm hiểu thêm: Ứng dụng của OKR trong doanh nghiệp

3. Phần mềm digiiTeamW – Quản lý công việc và cộng tác tối ưu thời Covid

Khi đã xây dựng được bộ chỉ số KPI hoặc OKR hoàn chỉnh, hãy để phần mềm công việc và cộng tác digiiTeamW giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hệ thống giao việc và theo dõi tiến độ, kết quả.  Phần mềm giống như một nhà quản lý thứ hai, có thể sát sao với từng nhân viên cho tới cấp độ mục tiêu của toàn công ty nhờ chức năng, báo cáo, thảo luận, lưu giữ mức độ hoàn thành. Phần mềm digiiTeamW hỗ trợ DN quản lý công việc thời covid thông qua những đặc điểm nổi bật sau:

• Giao tiếp xuyên suốt

Phần mềm digiiTeamW đóng vai trò như một kênh giao tiếp công việc trực tuyến như các nền tảng như Viber, Zalo, Skype. Tuy nhiên, ưu điểm hơn cả, phần mềm này loại bỏ ngay hình thức lập nhiều nhóm cho một đầu việc và một nhóm cho nhiều đầu việc. Việc giao tiếp trong các nhóm riêng khiến phần còn lại của team rất khó để nắm bắt, chưa kể thông tin được tổ chức thiếu quy củ, dễ rơi rớt. Đây sẽ là điều đặc biệt khó khi nhà quản lý muốn kiểm tra mức độ hoàn thành của các đầu công việc hay khó khăn mà các nhân viên đang mắc phải.

Thay vào đó, phần mềm digiiTeamW quản lý công việc thời Covid dựa trên yêu cầu tất cả các nhân viên cùng giao tiếp ngay bên dưới dự án, chỉ tiêu, mục tiêu của nhóm mình. Nó đảm bảo mọi người tham gia nhóm để có quyền chủ động cập nhật thông tin, đồng thời được nhắc nhở về mức độ hoàn thành và mục tiêu cuối cùng. 

• Giao việc dễ dàng, minh bạch

Với phần mềm digiiTeamW, nhà quản lý có thể trực tiếp phân công nhân viên phù hợp vào công việc, nhiệm vụ. Với mỗi chỉ tiêu, nhà quản lý sẽ chọn một bạn leader để giúp hệ thống và quản lý tiến độ. Số lượng chỉ tiêu, dự án hay đầu việc mỗi nhân sự đang tham gia sẽ được báo cáo về màn hình làm việc của nhà quản lý. Chính vì vậy, nhà quản lý có thể cân đối khối lượng công việc của mỗi người, đồng thời có kế hoạch phân bổ nguồn lực hiệu quả. 

• Báo cáo chi tiết, rõ ràng

Dù được đo lường theo các dạng thức khác nhau, phần mềm digiiTeamW vẫn đưa ra những báo cáo chi tiết về mức tình trạng hoàn thành hay tốc độ xử lý công việc của nhóm được giao. Đối với riêng mỗi cá nhân, nhà quản lý có thể có bản thống kê nhanh về mức độ hoàn thành một nhân viên đang đảm nhận. Dựa vào báo cáo trực quan, nhà quản lý có thể phát hiện nhanh những chỉ tiêu chậm tiến độ để tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục. 

Tìm hiểu thêm: digiiTeamW – Phần mềm quản lý công việc all in one

4. Tổng kết

Covid đến mang những thách thức buộc nhà quản lý phải có chiến lược ứng biến linh hoạt và thay đổi lâu dài. Bước đầu tiên,nhà quản lý cần thay đổi đó chính là cách thức quản lý công việc. Đặt trong bối cảnh mùa dịch, khăng khăng áp dụng hình thức quản lý hiệu suất theo ngày lao động sẽ là nước đi sai lầm mà không ai khác doanh nghiệp sẽ phải chịu hậu quả. Hãy quan tâm đến việc kết quả làm việc như thế nào và làm sao để tối ưu hiệu suất sẽ tạo ra nhiều bước tiến tích cực trong hoạt động kinh doanh. Một trong những công cụ giải quyết nhanh gọn bài toán này đó chính là phần mềm quản lý công việc thời Covid – phần mềm digiiTeamw.

Tham khảo các bài đọc khác:

Bảo vệ nhân viên, kiên cường mùa dịch. Doanh nghiệp bạn có thể làm những gì?

Kỹ năng cần có khi làm việc từ xa

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

_______________________________

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

📞Hotline/Zalo: 0886595688

📩 Email: [email protected]

💻 Website: https://ooc.vn