Trong lĩnh vực quản lý dự án, mô hình Critical Path Method (CPM) đã trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch và quản lý các dự án phức tạp. Phương pháp này giúp người quản lý dự án xác định được các hoạt động quan trọng nhất và đường lối chính của dự án để đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong việc hoàn thành các nhiệm vụ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu về Phương pháp đường găng (CPM) là gì?, tầm quan trọng và cách áp dụng phương pháp quản lý dự án này.
Tổng quan về Critical Path
Critical Path là gì?
Critical Path (đường găng quan trọng) trong Phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM) là chuỗi hoạt động trong dự án mà nếu có bất kỳ trễ chậm nào, sẽ làm kéo dài thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Nó được xác định qua sơ đồ mạng lưới, với thời gian hoàn thành dài nhất. Mọi trễ chậm trên Critical Path ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của dự án. Điều này giúp quản lý dự án tập trung theo dõi và quản lý các hoạt động quan trọng nhất để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
Lịch sử ra đời của Critical Path
Phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM) được phát triển vào đầu những năm 1950 tại Mỹ như một kết quả của các nghiên cứu và dự án của hai người, Morgan R. Walker và James E. Kelley Jr., tại Học viện Hải quân Hoa Kỳ (United States Navy’s Special Projects Office).
Ban đầu, CPM được phát triển để giải quyết vấn đề lập kế hoạch và quản lý dự án trong ngành xây dựng và xây dựng tàu thủy. Tuy nhiên, sau này, nó đã được mở rộ để áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như công nghệ thông tin, quản lý sản xuất, quản lý dự án phần mềm và nhiều lĩnh vực quản lý dự án khác.
CPM được công nhận là một cách tiếp cận quản lý dự án hiệu quả và đã đóng góp đáng kể vào sự phát triển của lĩnh vực quản lý dự án. Nó giúp cải thiện khả năng lập kế hoạch, kiểm soát và theo dõi tiến độ của dự án, đồng thời giảm nguy cơ trễ hạn và chi phí thất thoát. CPM đã trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến và mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới.Trên cùng của Biểu mẫu
*Xem thêm: Quản lý dự án là gì?
Phương pháp đường găng(CPM) là gì?
Phương pháp đường găng (CPM) là một mô hình quản lý dự án sử dụng các thuật toán để tính toán thời gian ước tính và xây dựng sơ đồ mạng lưới để biểu diễn trực quan chuỗi các nhiệm vụ trong dự án. Mục tiêu chính của CPM là xác định chuỗi nhiệm vụ dài nhất cần thực hiện để hoàn thành dự án và các hoạt động quan trọng nhất có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Trước khi triển khai CPM, người quản lý dự án phải tạo lịch trình cho dự án, danh sách các nhiệm vụ, mối quan hệ giữa chúng và ước tính thời gian hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ riêng lẻ. Sơ đồ mạng lưới được xây dựng dựa trên các hoạt động và mối quan hệ giữa chúng, giúp thể hiện rõ ràng sự phụ thuộc và tuần tự giữa các nhiệm vụ trong dự án.
*Tham khảo: Mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp
Tầm quan trọng của CPM trong Quản lý dự án
Xác định các hoạt động quan Trọng và Critical Path
Một trong những điểm quan trọng của Phương pháp đường găng (CPM) đó là khả năng xác định các hoạt động quan trọng cùng với critical path trong quá trình thực hiện dự án. Critical path là chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp mà nếu có bất kỳ trễ chậm nào trong quá trình hoàn thành chúng, sẽ dẫn đến việc kéo dài thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Khi tập trung vào việc quản lý critical path, người quản lý dự án có khả năng tối ưu hóa các hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo tiến độ chung của dự án.
Ví dụ: Giả sử bạn đang quản lý một dự án xây dựng nhà. Trong quá trình này, việc thi công móng cơ sở, xây dựng khung nhà, và hoàn thiện nội thất có thể là các hoạt động quan trọng. Nếu việc hoàn thành móng cơ sở chậm trễ, toàn bộ tiến độ xây dựng sẽ bị ảnh hưởng. Đây chính là ví dụ về critical path trong dự án xây dựng nhà.
Lập kế hoạch và quản lý thời gian dự án
Một phần quan trọng của CPM là khả năng giúp người quản lý dự án xác định thời gian dự kiến cho mỗi nhiệm vụ và lập kế hoạch chi tiết cho từng bước tiến cụ thể. Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động được hoàn thành đúng theo lịch trình đã đề ra và ngăn chặn việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án.
Chẳng hạn, nếu bạn đang quản lý một dự án phát triển phần mềm, việc thiết kế giao diện, lập trình, kiểm thử và triển khai có thể là các bước quan trọng. Bằng cách lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn và xác định thời gian cần thiết cho mỗi bước, bạn có thể theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
*Xem thêm: Lập kế hoạch dự án là gì? Tại sao lại quan trọng?
Đánh giá và giảm thiểu rủi ro
CPM cung cấp khả năng phân tích rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Bằng cách xem xét các hoạt động có khả năng gây trễ và các điểm tắc nghẽn có thể xảy ra, người quản lý dự án có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro hiệu quả.
Ví dụ, trong dự án xây dựng một cầu, việc gian lận trong kiểm tra chất lượng vật liệu có thể gây ra nguy cơ xảy ra sự cố nghiêm trọng. Bằng cách đánh giá và theo dõi việc kiểm tra chất lượng, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các rủi ro có thể xảy ra đã được kiểm soát.
Với những khả năng quan trọng như trên, CPM đóng góp một phần quan trọng trong việc xây dựng và quản lý dự án một cách hiệu quả, giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.
Áp dụng CPM trong lập kế hoạch dự án
Tạo bản kế hoạch cho dự án
Để bắt đầu, người quản lý dự án cần xác định rõ mục tiêu và phạm vi của dự án. Sau đó, các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án được định danh và liệt kê. Tiếp theo, người quản lý xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, tức là nếu một nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiệm vụ khác để bắt đầu hoặc hoàn thành. Sơ đồ mạng lưới (network diagram) được tạo ra để hiển thị rõ ràng các hoạt động và mối quan hệ giữa chúng. Đây là bước quan trọng để xây dựng một kế hoạch dự án cụ thể và có cơ sở.
Phân bổ nguồn lực và phân công nhiệm vụ
Dựa trên thời gian hoàn thành ước tính của từng hoạt động trong sơ đồ mạng lưới, người quản lý có thể xác định tài nguyên cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Điều này bao gồm nguồn nhân lực, vật liệu và thiết bị. Bằng cách phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, người quản lý đảm bảo rằng mỗi hoạt động có đủ tài nguyên để hoàn thành. Sau đó, nhiệm vụ cụ thể được phân công cho các thành viên trong nhóm dự án, dựa trên khả năng và chuyên môn của họ.
Xem xét các mối liên kết và thời hạn
Trong quá trình lập kế hoạch, người quản lý cần xem xét kỹ các mối quan hệ giữa các hoạt động và thời hạn của chúng. Các mối quan hệ này có thể là “bắt đầu-bắt đầu” (start-to-start), “kết thúc-bắt đầu” (finish-to-start), “bắt đầu-kết thúc” (start-to-finish) hoặc “kết thúc-kết thúc” (finish-to-finish). Điều này giúp xác định thứ tự và liên kết giữa các nhiệm vụ, giúp dự án diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Nếu một nhiệm vụ không thể bắt đầu hoặc hoàn thành cho đến khi một nhiệm vụ khác hoàn thành, người quản lý cần đảm bảo rằng thời hạn của nhiệm vụ đầu tiên được thiết lập sao cho phù hợp với nhiệm vụ thứ hai.
Trong việc áp dụng CPM trong lập kế hoạch dự án, sơ đồ mạng lưới đóng vai trò quan trọng để hình dung mối quan hệ giữa các hoạt động và thời gian cần thiết. Điều này giúp người quản lý dự án xây dựng kế hoạch chi tiết, phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả và đảm bảo tiến độ của dự án được thực hiện đúng hạn.
*Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt cần đáp ứng yêu cầu gì?
Phần mềm Quản lý dự án CPM phổ biến
Microsoft Project
- Ưu điểm: Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ và linh hoạt, với khả năng xây dựng sơ đồ mạng lưới phức tạp và xác định Critical Path một cách chi tiết. Nó cung cấp nhiều biểu đồ và báo cáo để theo dõi tiến độ dự án.
- Tính năng: Xây dựng sơ đồ Gantt và sơ đồ mạng lưới, tính toán CPM, phân bổ nguồn lực, tạo báo cáo tiến độ, tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office khác.
- Hạn chế: Giao diện có thể phức tạp và đòi hỏi thời gian học tập. Chi phí có thể cao đối với các phiên bản cao cấp.
Primavera P6
- Ưu điểm: Primavera P6 là một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp dành cho các dự án lớn và phức tạp. Nó có khả năng xử lý nhiều dự án cùng lúc và cung cấp chức năng tối ưu hóa lịch trình.
- Tính năng: Xây dựng sơ đồ mạng lưới phức tạp, tính toán CPM, phân bổ nguồn lực, tạo báo cáo tiến độ, hỗ trợ quản lý dự án đa dự án.
- Hạn chế: Đòi hỏi sự hiểu biết sâu về quản lý dự án và có giá khá cao.
Smartsheet
- Ưu điểm: Smartsheet là một công cụ dự án trực tuyến dễ sử dụng, có khả năng tích hợp CPM để xác định Critical Path và quản lý tiến độ dự án.
- Tính năng: Xây dựng sơ đồ Gantt và tính toán CPM, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, tạo báo cáo tiến độ.
- Hạn chế: Không phải là một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, không thể xử lý các dự án lớn và phức tạp một cách hiệu quả như các phần mềm cao cấp.
Trello
- Ưu điểm: Trello là một công cụ quản lý công việc trực tuyến đơn giản, có thể tùy chỉnh để áp dụng phương pháp CPM thông qua việc sử dụng thẻ và danh sách để biểu thị nhiệm vụ và mối quan hệ giữa chúng.
- Tính năng: Tạo thẻ, danh sách và bảng để biểu thị công việc và mối quan hệ, tạo lịch trình dự án sử dụng thẻ và thời gian hoàn thành.
- Hạn chế: Không phải là một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp, không phù hợp cho các dự án lớn và phức tạp.
Asana
- Ưu điểm: Asana cung cấp khả năng quản lý dự án và công việc trực tuyến, có thể tùy chỉnh để áp dụng phương pháp CPM thông qua việc tạo dự án, nhiệm vụ và mối quan hệ.
- Tính năng: Tạo dự án, nhiệm vụ, danh sách công việc và gán mối quan hệ giữa chúng, theo dõi tiến độ.
- Hạn chế: Cũng không phải là một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp, hạn chế trong việc xử lý các dự án lớn và复杂。
*Tham khảo: Phần mềm Quản lý dự án digiiPM
Kết luận
Critical Path Method (CPM) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và lập kế hoạch dự án. Phương pháp này giúp xác định critical path, tối ưu hóa tài nguyên, đánh giá và giảm thiểu rủi ro, cải thiện kiểm soát dự án và nâng cao sự giao tiếp trong nhóm. CPM cung cấp một cách tiếp cận cấu trúc và hiệu quả để thực hiện các dự án phức tạp, giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và đạt được mục tiêu dự án.
Đọc thêm:
